辦公設(shè)備及辦公用品管理規(guī)定(共6頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上ZB-XZ-ZD-08辦公設(shè)備及辦公用品管理規(guī)定1 總則1.1 為規(guī)范公司辦公設(shè)備及用品的采購、發(fā)放、使用和管理工作，降低辦公成本，杜絕浪費，特制訂本規(guī)定。1.2 辦公設(shè)備及用品的采購、發(fā)放和管理由行政人事中心歸口管理。1.3 行政人事中心負責辦公設(shè)備及用品的采購工作，具體為總監(jiān)負責采購計劃制訂，行政文秘負責辦公用品保管、發(fā)放及登記管理。1.4 辦公設(shè)備及用品的采購、發(fā)放和管理同時接受財務(wù)中心的監(jiān)督、檢查和審計。1.5 嚴格劃分辦公區(qū)域，使用頻繁的公共設(shè)備啟用專人保管和監(jiān)督。1.6 本規(guī)定適用于全體員工。2 辦公用品及辦公設(shè)備、設(shè)施分類2.1 辦公用品：2.1.1 筆

2、類：筆及筆芯等；2.1.2 釘類：曲別針、大頭針、訂書釘?shù)龋?.1.3 記事本類：記事本、活頁、稿紙；2.1.4 袋夾類：文件夾、檔案袋等；2.1.5 工具類：剪刀、裁紙刀、直尺、訂書機等；2.1.6 紙類：復印紙、傳真紙、便箋；2.1.7 耗材：墨盒、碳粉、軟盤、光盤、數(shù)據(jù)線等；2.1.8 其它類等。2.2 辦公設(shè)備：2.2.1 電腦、移動硬盤、U盤、掃描儀、打印機等；2.2.2 電話機、傳真機、復印機等；2.2.3 投影儀、音響、DVD、VCD、電視機等；2.2.4 攝影機、照相機等；2.2.5 空調(diào)等其他。2.3 辦公器具2.3.1 桌類：老板臺、辦公桌、會議桌、茶幾等；2.3.2 椅類

3、：老板椅、辦公椅、電腦椅、沙發(fā)等；2.3.3 櫥柜類：保險柜、文件柜、書柜、地櫥等；2.3.4 辦公架：三層架、書架；2.4 辦公設(shè)施。2.4.1 裝修的固定辦公設(shè)施；2.4.2 壁掛：企業(yè)文化展板、壁畫；2.4.3 燈具；3 辦公用品的采購3.1 辦公用品的采購遵循“按需采購、保證供應(yīng)、方便工作、降低成本”的原則。3.2 辦公用品的采購原則上采取年度預(yù)算、月度采購，具體按辦公用品采購程序辦理。3.2.1 各部門應(yīng)在每年12月20日前向行政人事中心申報下年度辦公用品需求，由行政人事中心進行匯總編制年度辦公費用預(yù)算計劃。3.2.2 行政人事中心按批準的年度辦公費用預(yù)算計劃和當月辦公用品領(lǐng)用情況，

4、統(tǒng)計、核查庫存數(shù)量，確定下月的采購計劃。3.2.3 行政人事中心應(yīng)及時對庫存辦公用品進行盤查，保持合理的庫存量，核對購進和領(lǐng)用數(shù)量，對已耗用完的辦公用品按規(guī)定進行申購補充。3.2.4 辦公用品采購時，行政人事中心采購人員應(yīng)對所采購物資的質(zhì)量進行逐一檢查（如數(shù)量較大時，可采取抽查方式），以保證采購的辦公設(shè)備及用品質(zhì)量符合要求。4 辦公器具及設(shè)備的采購4.1 辦公器具及設(shè)備的采購遵循“方便工作、合理配置、降低成本”的原則4.2 各部門若需新增辦公器具及設(shè)備，應(yīng)按要求填寫辦公設(shè)備及用品申領(lǐng)表后向行政人事中心申購，行政人事中心對各部門上報的辦公器具及設(shè)備需求進行審核與協(xié)調(diào)，不能協(xié)調(diào)的按照日常采購程序申

5、報采購。4.3 辦公器具及設(shè)備的采購必須堅持詢價、比價的原則，大宗辦公設(shè)備的采購可進行招標采購，具體按詢價程序辦理。4.4 如屬急需使用的以及預(yù)算外的辦公器具和設(shè)備，可按審批權(quán)限進行審批，審核通過后報行政人事中心協(xié)調(diào)進行臨時采購。4.5 辦公設(shè)備的采購須經(jīng)相應(yīng)審核權(quán)限人員批準后方可實施采購。4.6 汽車等大型固定資產(chǎn)的采購由需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要提請董事長批準后實施采購，由行政人事中心和其他相關(guān)部門共同實施。5 辦公設(shè)備及用品的領(lǐng)用和保管5.1 辦公設(shè)備及用品的采購登記。5.1.1 辦公設(shè)備及用品采購完畢后，將購進物資品名、規(guī)格和數(shù)量由前臺接待驗收保管并及時登記采購臺帳。屬固定資產(chǎn)范圍的，同

6、時報財務(wù)中心按規(guī)定建帳監(jiān)管。5.2 辦公設(shè)備的領(lǐng)用登記。5.2.1 辦公用品及設(shè)備的領(lǐng)用按辦公用品領(lǐng)用程序執(zhí)行，原則上實行按月領(lǐng)用方式。5.2.2 辦公設(shè)備需報有相應(yīng)審核權(quán)限的人員審核簽字后，憑審核后的辦公設(shè)備及用品申領(lǐng)表到行政人事中心進行登記領(lǐng)用。5.2.3 屬固定資產(chǎn)范疇的辦公設(shè)備及用品的領(lǐng)用由部門總監(jiān)申請，報經(jīng)總經(jīng)理批準后方可領(lǐng)用。5.2.4 辦公設(shè)備領(lǐng)用時，領(lǐng)用部門或人員應(yīng)對所領(lǐng)用辦公設(shè)備及用品的質(zhì)量進行檢查，對不符質(zhì)量要求或存在質(zhì)量問題的辦公設(shè)備不予領(lǐng)用。5.2.5 辦公設(shè)備的產(chǎn)品說明書、使用說明書及保修資料等由行政人事中心實行統(tǒng)一保管。5.3 辦公用品的領(lǐng)用與保管。5.3.1 辦公

7、用品由行政人事中心前臺接待負責保管。5.3.2 行政文秘應(yīng)對辦公設(shè)備及用品領(lǐng)用情況按月進行統(tǒng)計，并按月對庫存辦公設(shè)備及用品進行盤點，確保帳物相符。5.3.3 每月底由辦公室向各個部門發(fā)出下月辦公用品領(lǐng)用需求表。各部門根據(jù)部門實際需求情況填寫辦公用品需求表并返回辦公室。5.3.4 辦公室對返回的辦公用品需求表進行審核，并及時對各部門總監(jiān)反饋和商榷，以確定最后的領(lǐng)用量。5.3.5 辦公室將根據(jù)確定的辦公用品需求表將各部門需求的辦公物品一次性分發(fā)到各部門總監(jiān)處，在由總監(jiān)安排下發(fā)。5.3.6 各部門人員領(lǐng)用的辦公用品由各部門指定人員或領(lǐng)用人保管、使用。5.3.7 領(lǐng)用的辦公用品由領(lǐng)用人妥善保管，若當月

8、遺失由領(lǐng)用人自行負責。5.4 庫存辦公用品為常用辦公用品，各部門如需領(lǐng)用常用辦公用品以外的辦公用品，應(yīng)至少提前一周將需求情況及經(jīng)審批的辦公設(shè)備及用品申領(lǐng)表報行政人事中心，以便及時編制計劃實施采購。6 費用報銷6.1 辦公設(shè)備及用品采購后，經(jīng)辦人員應(yīng)憑稅務(wù)部門認可的發(fā)票在五日內(nèi)結(jié)報費用，逾期財務(wù)中心不得辦理（除總經(jīng)理批準延期外）。6.2 辦公用品采購報銷由經(jīng)辦人員報行政人事中心總監(jiān)審核，總裁批準后報銷。6.3 固定資產(chǎn)費用報銷實行一事一報，須經(jīng)領(lǐng)用人簽字證明，行政人事中心備案，行政人事中心總監(jiān)簽署意見，總經(jīng)理批準后方可報銷。6.4 辦公通訊費用管理。6.5 辦公用固定電話、傳真。6.5.1 話費

9、實行核定費用，部門使用，年終納入部門總費用一并考核。話費結(jié)報，由行政文秘負責辦理并做好費用統(tǒng)計，行政人事中心總監(jiān)簽署意見，總經(jīng)理批準后報銷。6.5.2 辦公用固定電話話費核定標準：6.5.3 行政人事中心： 財務(wù)中心：6.5.4 設(shè)計中心： 策劃中心：6.5.5 業(yè)務(wù)部門： 6.6 辦公用個人通訊設(shè)備。6.6.1 手機話費補貼標準：董事長及總經(jīng)理的手機電話實報實銷；部門經(jīng)理級以上管理人員和經(jīng)營性崗位人員電話標準見薪酬管理制度。6.6.2 公司所有人員須保證通訊暢通，每月有話費補貼的人員，凡在規(guī)定確保通訊暢通時間內(nèi)月累計超過三次（含）以上聯(lián)系不上的，當月話費補貼不予報銷。7 辦公設(shè)備及用品的盤點

10、7.1 公司辦公設(shè)備及用品實行定期盤點，一般為每年六月和十二月。7.2 辦公設(shè)備及用品的盤點由行政人事中心會同財務(wù)中心相關(guān)人員共同進行。7.3 辦公設(shè)備及用品盤點的依據(jù)為固定資產(chǎn)臺帳、行政人事中心辦公設(shè)備及用品臺帳、卡片、領(lǐng)用記錄等。7.4 辦公設(shè)備及用品盤點時應(yīng)實事求是，如實記錄盤點情況，嚴禁弄虛作假。7.5 盤點結(jié)束后應(yīng)如實填寫物資盤點表一式三份，注明盤點盈虧原因，行政人事中心和財務(wù)中心門以及當事人簽字確認后各留一份。8 辦公設(shè)備及用品的移交、閑置及減損處理8.1 員工因崗位變動或離職應(yīng)及時將領(lǐng)用的辦公設(shè)備及用品移交給接替人或歸還行政人事中心，移交時須有行政人事中心委托的監(jiān)交人員在場，并填

11、寫交接單。8.2 辦公設(shè)備因工作需要在公司內(nèi)部撥轉(zhuǎn)調(diào)濟，由行政人事中心負責協(xié)調(diào)，填寫辦公設(shè)備及用品轉(zhuǎn)移單一式四份，由行政人事中心、移入部門、移出部門相關(guān)人員簽字后各留一份，另一份報財務(wù)中心。8.3 各部門定期對已閑置三個月以上的辦公設(shè)備及用品進行匯總，申報給行政人事中心，由行政人事中心總監(jiān)批準后會同相關(guān)部門和人員確認已無利用價值后進行處理。9 辦公設(shè)備及用品的管理9.1 公司所屬固定資產(chǎn)或使用期限較長的非固定資產(chǎn)范圍的辦公設(shè)備及用品的使用和保管實施建帳、建卡管理，由行政文秘負責；易耗物品或使用期限相對較短的非固定資產(chǎn)范圍的辦公用品的使用實行領(lǐng)用登記制度。9.2 各部門應(yīng)根據(jù)公司要求指定專人負責

12、監(jiān)管范圍內(nèi)的辦公設(shè)備及用品的使用和保管。9.3 謹慎使用公共設(shè)備公共辦公設(shè)備及用品（如打印機、傳真機等），操作過程中做到輕拿輕放、輕開輕閉，切記過度用力，導致設(shè)備損傷。9.4 當需要使用公共辦公設(shè)備及用品（打印機、傳真機等）但不會操作或操作中遇到問題時，及時請教相關(guān)負責人代替使用或檢查，不要在設(shè)備上胡亂操作。9.5 辦公設(shè)備及用品維修。9.6 本規(guī)定所含使用頻繁的公共辦公設(shè)備及用品（打印機、傳真機等）如在正常使用過程中出現(xiàn)不可抗力因素導致無法使用時，應(yīng)及時通知行政人事中心相關(guān)人員進行檢查和維修，嚴禁敲打或隨意拆卸設(shè)備，若因此造成設(shè)備損壞將根據(jù)相關(guān)條例追究相關(guān)責任。9.7 本規(guī)定所含辦公設(shè)備及用

13、品如在使用過程出現(xiàn)故障時，使用部門應(yīng)填寫辦公設(shè)備及用品報修單，報行政人事中心協(xié)調(diào)維修單位進行維修；維修結(jié)束后，由報修部門經(jīng)理或報修人檢查維修情況后簽署意見繼續(xù)使用。9.8 辦公設(shè)備及用品在使用、保管過程中，發(fā)生以下情況的，經(jīng)行政人事中心對責任進行認定，責任人應(yīng)給予相應(yīng)賠償。9.8.1 對純屬人為原因致使辦公器具、設(shè)備損壞的，如責任人清楚，視情況由責任人賠償修理費用的70%100%；造成報廢或丟失的，視情況由責任人賠償原值的70%100%。如責任人不清的，由該部門負責人承擔賠償額的50%，保管人承擔另外50%。9.8.2 因保管不當造成辦公設(shè)備及用品遺失的，由保管人賠償原值的80%或責令自行增購并不得報支費用。9.9 對辦公設(shè)備及用品采購過程中利用職務(wù)之便弄虛作假、低買高報等損害樹王公司利益的以權(quán)謀私行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)查實，除沒收非法所得