論EBS中從采購到應(yīng)付付款的實現(xiàn)

1、 EBS中從采購到應(yīng)付付款的實現(xiàn)ERP系統(tǒng)實施與案例課程論文· 2010年12月 ·EBS中從采購到應(yīng)付付款的實現(xiàn)樹林大學(xué)軟件學(xué)院2007級軟件工程2班 摘 要 在制造業(yè)，采購原材料進(jìn)行加工，制造到最后出產(chǎn)品是最主要的工作之一，采購訂單不僅記錄企業(yè)的物流走向，并為今后的財務(wù)應(yīng)付賬款做依據(jù)。關(guān)鍵詞 EBS采購 發(fā)票 應(yīng)付引 言現(xiàn)在的企業(yè)都是大規(guī)模生產(chǎn)，全天無休，原材料與產(chǎn)品流通絡(luò)繹不絕。要關(guān)聯(lián)到如此大的數(shù)據(jù)賬目流動，采購與應(yīng)付系統(tǒng)應(yīng)運而生。采購與應(yīng)付管理系統(tǒng)，是指能夠?qū)崿F(xiàn)各種單據(jù)的快速傳遞，實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)的整合以與數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)資金流與業(yè)務(wù)流的雙軌并行，能提高工作效率，規(guī)企業(yè)

2、管理的一種系統(tǒng)。采購管理系統(tǒng)與應(yīng)付款管理系統(tǒng)緊密結(jié)合，可實現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)的一體化，實現(xiàn)對企業(yè)物流資金流的全面全過程管理。本學(xué)期軟件學(xué)院正益老師主講的ERP系統(tǒng)實施與案例課程系統(tǒng)地為大家介紹了ERP系統(tǒng)中的各個模塊，其中也包括采購管理模塊。本文章主要討論在Oracle EBS下實現(xiàn)采購訂單的建立，物料的接收，入庫，錄入應(yīng)付發(fā)票匹配采購訂單，并對發(fā)票進(jìn)行付款。業(yè)務(wù)場景的假設(shè)A公司生產(chǎn)部門由于生產(chǎn)工單J需要原材料M，向B公司采購原材料M，B公司發(fā)貨（對B公司而言，A公司的采購訂單是B公司的銷售訂單）到A公司收貨地點，A公司對貨物接收、檢驗、入庫，A公司拿到B公司開的發(fā)票（對B公司而言是應(yīng)收發(fā)票）后，錄一

3、應(yīng)付發(fā)票，這應(yīng)付發(fā)票用來匹配采購訂單，最后對這應(yīng)付發(fā)票進(jìn)行付款。在Oracle EBS業(yè)務(wù)流程如下圖：圖11. 生產(chǎn)部門通過跑MRP跑出工單J的請購單（簡單起見，這里我們在PO模塊直接手動錄一請購單） 2. 通過PO模塊的自動創(chuàng)建功能來為請購單生成采購訂單。 3. 生成采購訂單后修改采購訂單相關(guān)信息，審批 4. 審批結(jié)束之后到采購接收處查看、修改接收信息 5. 接收結(jié)束后到庫存接收事務(wù)處理處查看、修改接受入庫信息 6. 到AP模塊錄一發(fā)票，匹配采購訂單，審批，創(chuàng)建會計分錄 7. AP模塊付款，創(chuàng)建會計分錄 8. 子模塊憑證傳送至總賬手動錄入請購單流程圖2由請購單生成采購訂單流程圖3采購訂單下達(dá)

4、后，供應(yīng)商已經(jīng)發(fā)運來貨物，進(jìn)行接收圖4接收后就已經(jīng)有貨物了，如放在工廠的空地上，接下來要把貨物搬到倉庫，稱入庫圖5貨物拿到了，但是在系統(tǒng)里還沒有給供應(yīng)商，這時我們是負(fù)債的，要開發(fā)票來匹配采購訂單說明欠債情況圖6之后應(yīng)該用付款，來對這個發(fā)票進(jìn)行付款圖7Oracle EBS 11i系統(tǒng)實現(xiàn)流程在EBS中必備最簡單的條件1.EBS用戶名、密碼，用戶已經(jīng)關(guān)聯(lián)到用戶2.有采購、庫存、應(yīng)付、HRMS職責(zé)。3.具備有采購到應(yīng)付的各種權(quán)限，會計期間全部打開1. 到采購職責(zé)下，手動錄入請購單，如下圖：圖8輸入物料等一些必要信息圖9創(chuàng)建好請購單，此時狀態(tài)為未完成，點保存，審批為可用，點審批進(jìn)行審批。圖10如果不能

5、審批，可能是權(quán)限沒有設(shè)置好，在設(shè)置-審批-審批分組里面可以設(shè)置。這里關(guān)于這些設(shè)置就先略過。1.1 審批成功后創(chuàng)建采購訂單審批結(jié)束后可以到請購單匯總處查看剛才審批的請購單：圖11使用請購單自動創(chuàng)建采購訂單，采購模塊-自動創(chuàng)建輸入請購單號查找剛才的請購單，圖12點自動輸入需要添加到采購訂單的信息，如供應(yīng)商，供應(yīng)商地點等圖13點擊創(chuàng)建后就自動創(chuàng)建了采購訂單圖14Ship-To：發(fā)運地點。供應(yīng)商送貨地點，這里就是公司B送過來的原材料應(yīng)該送到的地點。Bill-To：供應(yīng)商單據(jù)送到的地點，比如說公司B開了發(fā)票，應(yīng)該開到A公司的哪個地方，一般A公司的財務(wù)辦公室，這個地點就是收單地點。點開發(fā)運可以看到自動創(chuàng)建

6、的采購訂單發(fā)運和分配信息圖15在tab頁其他中，有個比較重要的信息，就是發(fā)運方式和匹配方式，如下圖：圖16其中有一個匹配審批層設(shè)定匹配方式：1、采購 2、接收 3、入庫 4、發(fā)票雙向(2-Way)過程：1和4。即，采購結(jié)束、AP創(chuàng)建發(fā)票2步就可以驗證、產(chǎn)生會計分錄三向(3-Way)過程：1、2和4。即，采購、接受、AP創(chuàng)建發(fā)票3步才可以驗證、產(chǎn)生會計分錄四向(4-Way)過程：1、2、3和4。即，采購、接受、入庫、AP創(chuàng)建發(fā)票4步才可以驗證、產(chǎn)生會計分錄我們這里設(shè)置成4-Way，走一遍這個流程。匹配方式可以選擇采購訂單（PO）和接收（RECEIVE），這里我們選擇PO。接下來對采購訂單進(jìn)行審批

7、，如下圖圖172 進(jìn)行接收入庫操作由于采購訂單設(shè)置的驗證級別是四向(4-way)所以我們先做接收、入庫的操作再去創(chuàng)建發(fā)票。在PO模塊-接收-接收，查找采購訂單，進(jìn)行接收圖18圖19勾選后保存，這樣接收就結(jié)束了。2.1 做入庫的操作在PO模塊-j接收-接收事務(wù)處理 找到剛才的接收，將它入庫圖20圖21勾選后保存，這樣收到的貨物就接受入庫了。3 到應(yīng)付職責(zé)下，創(chuàng)建AP發(fā)票圖22點擊匹配，輸入剛才的采購訂單號，進(jìn)行匹配圖23圖24輸入要匹配的數(shù)量，點匹配。再次查看發(fā)票，發(fā)現(xiàn)行里面多了一行，這個是剛才匹配采購訂單產(chǎn)生的。圖25接下來對發(fā)票進(jìn)行驗證，如下圖圖26驗證成功，如下圖：圖27驗證成功后，可以進(jìn)

8、行會計分錄的創(chuàng)建，如下圖：圖28在當(dāng)前界面上的菜單，工具-查看會計分錄，可以查看會計分錄，如下圖：圖294 對發(fā)票進(jìn)行付款在當(dāng)前職責(zé)下，選擇付款，如下圖：圖30輸入一些必要的信息，如金額，收款方等，進(jìn)行發(fā)票的匹配圖31點擊保存，即匹配了當(dāng)前的發(fā)票信息圖32同樣點擊行為（Actions），創(chuàng)建會計分錄圖33創(chuàng)建成功后，可以選擇菜單上的，工具-查看會計分錄，進(jìn)行查看，如下圖：圖34  此時再回到剛才的發(fā)票，可以看到已付款金額為1209.90人民幣如下圖圖35這樣，整個流程在EBS中就走完了。向供應(yīng)商進(jìn)行了采購，并對供應(yīng)商進(jìn)行了付款。應(yīng)計負(fù)債也抵消掉了?？偨Y(jié)從采購到應(yīng)付中間還涉與到很多的相關(guān)細(xì)節(jié)，具體還會因為供應(yīng)商或者企業(yè)的某些原因而進(jìn)行變動