新版公文制作與常見(jiàn)問(wèn)題解決

1、新版公文制作與常見(jiàn)問(wèn)題解決一、 公文排版形式(一 公文用紙幅面及版面尺寸1. 公文用紙采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) A4型,成品幅面尺寸為210mm*297mm。(二 字?jǐn)?shù)及字體1. 使用方正小標(biāo)宋體字標(biāo)識(shí)文件版頭和標(biāo)題文字。 由于計(jì)算 機(jī)系統(tǒng)中沒(méi)有預(yù)裝小標(biāo)宋體字庫(kù)文件,需要從網(wǎng)上下載相關(guān)字 庫(kù),復(fù)制粘貼到計(jì)算機(jī)硬盤(pán)的 C:windowsfonts文件夾中即可 2. 設(shè)臵每頁(yè) 22行, 每行 28字。 單擊菜單欄的 “格式 -段落” , 在段落對(duì)話框中將行距設(shè)臵為固定值 28.5磅,即可保證每行 28字。無(wú)特殊要求,文中正文字體均采用 3號(hào)仿宋字體,顏色為黑 色。(三頁(yè)碼頁(yè)碼用 4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字,樣式為

2、“ 1 ” 。一字 線距版心下邊緣 7mm ,單頁(yè)碼居右空一字,雙頁(yè)碼居左空一字。 選擇“插入頁(yè)碼頁(yè)面底端對(duì)齊方式(外側(cè)格 式( 1 ” 。然后單擊左側(cè)頁(yè)碼修改字體,右側(cè)同理。信簽紙 首頁(yè)不能有頁(yè)碼, 若版記頁(yè)無(wú)內(nèi)容也不加頁(yè)碼, 空白頁(yè)不加頁(yè)碼。 公文的附件與正文一起裝訂時(shí),頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。二、制版及印刷裝訂要求三、公文主體的標(biāo)示規(guī)則- 1 -(一標(biāo)題用 2號(hào)方正小標(biāo)宋體字, 居中排布, 回行時(shí)應(yīng)保持詞意完整, 排列對(duì)稱美觀。 2012版國(guó)標(biāo)規(guī)定, “公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名 稱加書(shū)名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如果在事由部分出現(xiàn)多個(gè)機(jī) 關(guān)、人名等并列時(shí),每個(gè)機(jī)關(guān)名稱、人名之間應(yīng)用頓號(hào)隔開(kāi),不

3、使用空格。 ”(二主送機(jī)關(guān)標(biāo)題下空一行左側(cè)頂格標(biāo)注,回行仍頂格。最后一個(gè)主送機(jī) 關(guān)后標(biāo)全角冒號(hào)。(三正文1. 主送機(jī)關(guān)之下左空 2字標(biāo)注,回行頂格;以后每起一個(gè)自 然段均左空 2字。數(shù)字、年份不能回行。(四附件說(shuō)明如果有附件,在正文最后空一行左空 2個(gè)字,用三號(hào)仿宋字 體注明附件名稱和順序。 “附件” 2字后標(biāo)全符冒號(hào), 附件序號(hào)用 阿拉伯?dāng)?shù)碼 (如:“附件:1.*” , 附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。- 2 -當(dāng)附件多于 1個(gè)時(shí),附件的序號(hào)左端應(yīng)上下對(duì)齊;當(dāng)附件的標(biāo)題 標(biāo)題文字多于一行時(shí),回行文字應(yīng)該與上一行附件名稱的首字 (不是序號(hào)對(duì)齊。(五 成文日期 。 2012版國(guó)標(biāo)規(guī)定, 公文的成文日期用

4、阿拉 伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全,月、日不編虛位,即(1不編為 01 。 成文日期右空 4字,字體為三號(hào)仿宋。成文日期確定的原則為會(huì) 議通過(guò)的決議、決定等以會(huì)議正式通過(guò)的時(shí)間為準(zhǔn)。經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān) 負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文,以簽發(fā)日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文時(shí),以最后簽發(fā) 機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。(六 印章。 2012版國(guó)標(biāo)規(guī)定“請(qǐng)示等上行文要加蓋公章。 加蓋機(jī)關(guān)印章時(shí),印章上弧距正文 2mm-4mm ,發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成 文日期之上,印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期,使 發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位臵。 ”按照加蓋公章要“上不壓正文,下要騎年蓋月”和“印章頂 端應(yīng)當(dāng)上距正文(或附件說(shuō)明一行之內(nèi)”的基本

5、要求,因此, 發(fā)文機(jī)關(guān)署名上方的空白區(qū)域高度不得低于 69.4磅,可以空 3行或?qū)⒖瞻讌^(qū)域的行距直接設(shè)臵為 80磅,即可達(dá)到上述要求。 (七附注附注是公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng), 對(duì)公文的發(fā)放 范圍、使用時(shí)注意的事項(xiàng)加以說(shuō)明。居左空兩字加圓括號(hào)編排在 成文日期下一行,回行時(shí)頂格,字體采用三號(hào)仿宋字體。(八附件公文的附件應(yīng)該在正文之后另起一面排布, 附件的左上角第- 3 -1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”二字用三號(hào)黑體,不加冒號(hào)。附件的名稱 應(yīng)與附件說(shuō)明的名稱保持一致,與紅頭文件頁(yè)之間不能出現(xiàn)空 頁(yè)。四、版記設(shè)置抄送機(jī)關(guān)與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期都是四號(hào)仿宋字體, 左右各 空一個(gè)漢字。(一抄送機(jī)關(guān)的位置。

6、抄送機(jī)關(guān)的位臵在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā) 日期的上方。抄送機(jī)關(guān)的名稱間用逗號(hào)隔開(kāi),最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān) 后用句號(hào)結(jié)束,當(dāng)抄送機(jī)關(guān)較多,一行排列不完,回行時(shí)應(yīng)與上 一行冒號(hào)后的首字對(duì)齊。(二印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位置。 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期在公 文的最后一頁(yè)的最后一行,與版心下邊緣對(duì)齊。(三版記分隔線設(shè)置。 選中版記中的所有文字,單擊菜單 欄中的“格式邊框和底紋” ,選擇實(shí)心線和寬度 1磅,單擊 右邊預(yù)覽圖的上部和底部,確定即可。版記中的分隔線。兩頭分 隔線高度為 0.35mm 的反線, 中間分隔線的高度為 0.25mm 的正線。 (四版記頁(yè)必須在偶數(shù)頁(yè)上,如若不然加空白頁(yè)。五、注意事項(xiàng)1. 發(fā)文字號(hào)。年份、發(fā)文順

7、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注;年份應(yīng) 標(biāo)全稱,用 六角括號(hào)“ ” 。發(fā)文字號(hào)序號(hào)不編虛位,即(1不編 為 001 ,不加“第”字,在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。發(fā)文編號(hào) 一般在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行,標(biāo)題距離紅色分隔線兩行,主送 機(jī)關(guān)距離標(biāo)題一行距離。- 4 -2. 印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話的公文, 時(shí)間應(yīng)臵于領(lǐng)導(dǎo)人姓名之上 , 用三 號(hào)仿宋字體。3. 原則上不得以單位名義向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送公文, 包括 “專報(bào)、 簡(jiǎn)報(bào)”等。4. 凡有主送單位的公文必須有落款,即發(fā)送機(jī)關(guān)署名。發(fā)文 機(jī)關(guān)、簽發(fā)日期兩要素要齊全。5. 會(huì)議紀(jì)要及普發(fā)性文章不用蓋公章, “請(qǐng)示” 、 “報(bào)告”等 上行文必須加蓋公章。 不加蓋印章的公文發(fā)文機(jī)關(guān)署名

8、標(biāo)注在正 文下空一行位臵。6. “請(qǐng)示” 、 “報(bào)告”等上行文要加附注(聯(lián)系電話和聯(lián)系人 姓名 , 意見(jiàn)、決定等直發(fā)類公文成文日期要前臵, 并在附注處 標(biāo)注說(shuō)明性文字,如“此文件公開(kāi)發(fā)表” 、 “此文件發(fā)送至 *級(jí)” 。 7. 版記中的抄報(bào)抄送用四號(hào)仿宋字體不加黑,省略“主題 詞” 。8. 除“信箋”首頁(yè)不加頁(yè)碼外,其他文種必須在首頁(yè)開(kāi)始添 加頁(yè)碼。9. “方案、辦法、綱要”屬非法定文種,須以“通知”形式 下發(fā)。 “意見(jiàn)”屬于法定文種,不能用“通知”下發(fā)。10. “請(qǐng)示” 、 “報(bào)告”等上行文種要用固定格式,需回復(fù)的 要用“請(qǐng)示” , “妥否,請(qǐng)批示。 ”不需回復(fù)的用“報(bào)告” , “特此 報(bào)告

9、。 ” “請(qǐng)示”一般只報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān),除上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事 項(xiàng)外,不得直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。請(qǐng)示、報(bào)告等上行文應(yīng)在附注 處注明聯(lián)系人及電話,附注使用三號(hào)仿宋字體,緊接成文日期下- 5 -一行居左空兩字，并在文字外加圓括號(hào)，回行時(shí)頂格。 11.下級(jí)如因工作需要，以正式公文形式轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)公文時(shí)， 一般情況下只對(duì)上級(jí)公文內(nèi)容進(jìn)行轉(zhuǎn)載，包括發(fā)文標(biāo)題、機(jī)關(guān)日 期等，但不應(yīng)包括版頭、發(fā)文字號(hào)和版記。 12.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上邊緣至版心上邊緣為 35mm,使用小標(biāo)宋 體字，顏色為紅色?！?會(huì)議紀(jì)要”標(biāo)識(shí)用紅色 36 號(hào)小標(biāo)宋體 字。 13.批復(fù)無(wú)主送機(jī)關(guān)，直接送達(dá)。 14.向有審批權(quán)的機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)時(shí)應(yīng)寫(xiě)“請(qǐng)示”或者“函” 。 請(qǐng)示在未獲批準(zhǔn)前不能抄送給下級(jí)機(jī)關(guān)。 15.通知是下行文只能下達(dá)不能上傳。 16.上行文如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排 列順序從左到右，自上而下依次均勻編排，一般每行 2 個(gè)姓名， 中間不加任何標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 17.主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)的區(qū)別。主送機(jī)關(guān)指要求公文予以 辦理或大幅的主要受