成文信息控制程序1

1、文件分發(fā)明細(xì) 廠長(zhǎng)副廠書記生產(chǎn)管理部辦公室體系室安環(huán)部質(zhì)檢部技術(shù)部市場(chǎng)部 設(shè)備部供應(yīng)部財(cái)務(wù)部生產(chǎn)部汽車零部件事業(yè)部更改史(REVISION HISTORY)版本REV.發(fā)起日期INITIATE DATE發(fā)起人ORIGINATOR更改史REVISION HISTORYA/020180101體系室新制定(New Issue)A/120190101體系室更改7編制Originator： 審核Auditor： 批準(zhǔn)Approval： 1 目的本程序規(guī)定了文件、記錄的標(biāo)識(shí)、編制、審批、分發(fā)、回收、處置、更改、歸檔和保管等要求。以客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確地反映質(zhì)量、環(huán)境活動(dòng)和管理體系的有效運(yùn)行，確保公司體系有效運(yùn)

2、行起作用的各個(gè)場(chǎng)合使用有效版本的文件和資料并能及時(shí)從所有場(chǎng)所撤回失效和作廢的文件，為產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)活動(dòng)的可追溯性以及改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施和風(fēng)險(xiǎn)控制提供依據(jù)。2 適用范圍適用于本公司質(zhì)量、環(huán)境管理體系運(yùn)行起作用的管理、技術(shù)文件、資料和相關(guān)記錄（包括來自供方和顧客指定的記錄）的控制活動(dòng)。3 定義 成文信息：組織需要控制和保持的信息及其載體。3.1公司管理體系文件的分類：a) 一階文件為管理手冊(cè)；b) 二階文件為程序文件；c) 三階文件為各類管理文件、作業(yè)指導(dǎo)文件、質(zhì)量、環(huán)境記錄等與產(chǎn)品質(zhì)量和環(huán)境相關(guān)的數(shù)據(jù)記 錄表管理手冊(cè) 規(guī)定組織管理體系的文件。程序 為完成一項(xiàng)活動(dòng)所規(guī)定的方法。程序文件 規(guī)定管理體系中

3、質(zhì)量、環(huán)境活動(dòng)的方法以指導(dǎo)活動(dòng)實(shí)施的書面程序。作業(yè)指導(dǎo)文件 部門內(nèi)部工作崗位所進(jìn)行的工作的書面描述。4 職責(zé) 4.1體系室負(fù)責(zé)體系管理文件控制和管理。4.2技術(shù)部負(fù)責(zé)外來文件、圖樣的評(píng)審、轉(zhuǎn)換等工作，必要時(shí)應(yīng)與文件所涉及的相關(guān)部門進(jìn)行討論，最終批準(zhǔn)。4.3安環(huán)部負(fù)責(zé)環(huán)境法律法規(guī)的收集、控制和管理。 4.4各職能部門負(fù)責(zé)相關(guān)的管理性文件的編寫，負(fù)責(zé)各自專用文件及資料的管理；相關(guān)質(zhì)量、環(huán)境記錄的編制、填寫、收集、保存、歸檔、移交、處理。4.5各部門負(fù)責(zé)各自使用的技術(shù)文件和資料的保管，并根據(jù)生產(chǎn)現(xiàn)狀對(duì)技術(shù)文件提出更改意見。 4.6各部門文件管理員負(fù)責(zé)確認(rèn)所有記錄并歸檔、貯存、保管。4.7各職能部門負(fù)

4、責(zé)人負(fù)責(zé)相關(guān)記錄的編制、處理的審批；記錄人員應(yīng)認(rèn)真填寫，保證記錄準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、清晰、可辯。5工作程序5.1文件控制工作流程主要負(fù)責(zé)工作內(nèi)容接口文件相關(guān)表單文件編制相關(guān)部門1.管理手冊(cè)在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下編制。1.2“程序文件”在總經(jīng)理指導(dǎo)下，過程所有者組織策劃流程，并完成編制。1.3作業(yè)類指導(dǎo)文件由過程所有者組織策劃編制。1.4“記錄”的第一版表式隨“程序文件”或“作業(yè)指導(dǎo)書”一起編制。1.5技術(shù)文件：技術(shù)部按有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、顧客要求編制，特殊特性應(yīng)在相關(guān)的文件中指明。1.6檢驗(yàn)文件：質(zhì)檢部按顧客要求結(jié)合本廠質(zhì)量控制手段編制。1.7作業(yè)指導(dǎo)文件：作業(yè)部門按作業(yè)流程結(jié)合相關(guān)文件編制。1.8行政

5、管理文件：由行政崗位人員編制。1.9文件、記錄應(yīng)給予編號(hào)，按本章第7條款。審 批相關(guān)部門2. 文件在發(fā)布前由授權(quán)人員審批，并由文件規(guī)定涉及的部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行會(huì)簽評(píng)審；2.1管理手冊(cè)由體系室人員編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；2.2程序文件由過程主導(dǎo)所有者的職能部門編制，部門主管審核，管理者代表批準(zhǔn)；2.3技術(shù)文件由技術(shù)部技術(shù)人員編制，質(zhì)檢部主管確認(rèn)，負(fù)責(zé)該項(xiàng)目技術(shù)人員審核，技術(shù)主管批準(zhǔn)。2.4技術(shù)圖紙由技術(shù)部門制圖人員編制，由負(fù)責(zé)其他項(xiàng)目技術(shù)人員校對(duì)，負(fù)責(zé)該項(xiàng)目技術(shù)人員審核，部門主管批準(zhǔn)。并由制圖人員遞交顧客確認(rèn)（產(chǎn)品圖）。2.5檢驗(yàn)文件由質(zhì)檢部檢驗(yàn)該項(xiàng)目人員編制，質(zhì)檢經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)

6、。2.6作業(yè)指導(dǎo)文件由作業(yè)部門崗位人員文件編制，部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)。2.7行政管理文件由行政崗位人員編制，部門主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.8模具車間技術(shù)圖紙按2.4執(zhí)行。文件評(píng)審3.在3個(gè)工作日內(nèi)，由文件過程所有者組織相關(guān)部門進(jìn)行文件評(píng)審，在均無異議的情況下予以發(fā)放。管理文件簽發(fā)單文件發(fā)放文件管理員3.依據(jù)文件首頁的分發(fā)流向規(guī)定，復(fù)印相應(yīng)的份數(shù)，登記入受控文件清單。體系室的文件為原稿文件，在文件背面加蓋“原件”章。3.1分發(fā)給各部門的文件在每頁文件加蓋“受控”章，體系室保存的原稿文件在文件僅在文件背面加蓋“原件”章。3.2每份文件的發(fā)放必須記錄填寫文件和資料發(fā)放/回收登記表，并由文件

7、管理人員進(jìn)行接收/更換管理。3.3所有文件（技術(shù)文件、內(nèi)部管理規(guī)定、公司行政管理文件）統(tǒng)一由體系室分發(fā)，需發(fā)放文件部門至少應(yīng)同時(shí)提供給體系室電子檔文件和紙質(zhì)檔文件各一份。3.4文件分發(fā)部門代碼見附件1。受控文件清單文件和資料發(fā)放（回收）記錄文件使用相關(guān)部門4.各部門的負(fù)責(zé)人對(duì)本部門使用的文件、記錄進(jìn)行監(jiān)控。4.1受控文件不允許擅自復(fù)印紅色印章的文件。4.2 文件遺失/損壞/需多份文件時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)提出申請(qǐng)?zhí)顚懳募暾?qǐng)單，經(jīng)體系室批準(zhǔn)后補(bǔ)發(fā)，損壞的文件給予銷毀并記錄。多份文件的發(fā)放，應(yīng)在有效文件清單中指明，以便給予更改后的回收作提示。4.3 使用者不得在文件上隨意涂改或抽取某頁另外保存，所有

8、的記錄應(yīng)字跡清晰可辨、真實(shí)，并按要求正確填寫，如對(duì)文件理解不清時(shí)，由該文件的編制部門負(fù)責(zé)解釋。4.4文件外發(fā)：4.4.1需發(fā)往顧客/供方的文件，發(fā)送部門文件管理員應(yīng)登記。4.4.2文件外發(fā)由負(fù)責(zé)項(xiàng)目職能部門人員在體系室備案后執(zhí)行，涉及到商業(yè)機(jī)密呈總經(jīng)理核準(zhǔn)。4.4.3外發(fā)的文件不作回收。文件申請(qǐng)單文件更改提出更改部門5.文件需更改時(shí)，更改提出人填寫相應(yīng)表單，說明更改原因，必要時(shí)應(yīng)附有充分的證明材料；5.1手冊(cè)/程序文件/三階文件的更改填寫文件更改申請(qǐng)單；5.2技術(shù)文件、圖紙的更改填寫文件更改通知單，并按工程更改管理規(guī)定執(zhí)行。文件更改申請(qǐng)單更改實(shí)施文件更改部門文件管理員6.換版/審批/分發(fā)/作廢

9、：6.1 換版更改：文件每更改一次均換版，換版從A/0開始，超5次/更改內(nèi)容較廣，涉及頁數(shù)較多的文件應(yīng)采取直接換版的方法，在首頁更改史中注明更改的大概內(nèi)容。6.3審批：文件更改后評(píng)審，按2.執(zhí)行。6.4分發(fā)：更改后的文件應(yīng)分發(fā)至原分發(fā)的部門填寫文件和資料發(fā)放（回收）登記表，回收前文件。6.5作廢：前文件的原版給予敲章作廢和存檔，記錄在受控文件清單。文件和資料發(fā)放（回收）記錄受控文件清單文件的歸檔和保存文件管理員7.文件歸檔和保存7.1將各類文件分類登記入清單，新文件/更改文件應(yīng)在受控文件清單上標(biāo)注。清單在軟盤內(nèi)隨每份文件的變動(dòng)更新，并根據(jù)清單檢查各使用部門文件的有效性和最新狀態(tài)，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)算有

10、效率。如有不符，提出更改。7.2存入軟盤的文件均應(yīng)有備份，以軟盤儲(chǔ)存的文件也應(yīng)標(biāo)識(shí)清楚。文件管理員對(duì)歸檔文件嚴(yán)格管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自更改。當(dāng)有文件更改要求時(shí)必須及時(shí)更新備份文件。7.3作廢文件的保存期限：手冊(cè)/程序文件/作業(yè)指導(dǎo)書/技術(shù)文件/適用的法律法規(guī)/標(biāo)準(zhǔn)的紙質(zhì)文件保存期限為該版本的文件作廢后的1年。7.4文件保存按規(guī)定的地點(diǎn)和方式有序存放在存檔文件柜中，以便存取。文件的保存應(yīng)嚴(yán)格管理。a) 采用目視管理法；b) 存放地點(diǎn)應(yīng)具有防水、防蟲蛀、防火、防盜設(shè)施，以確保文件的完整性；c)現(xiàn)場(chǎng)的文件應(yīng)易于取用和理解。受控文件清單文件復(fù)評(píng)文件管理員文件應(yīng)保持有效性和適用性，適時(shí)根據(jù)實(shí)際情況更新修

11、訂，如期滿3年未修訂，則應(yīng)對(duì)文件有效性進(jìn)行評(píng)審，如評(píng)審有效可延用。應(yīng)重新更改并按新日期發(fā)行文件，且在文件修訂履歷注明文件復(fù)評(píng)。管理文件簽發(fā)單文件銷毀文件管理員8.保留的加蓋“作廢”印章原版文件超過保存期限時(shí)，填寫作廢文件記錄清單，交體系室簽核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。作廢文件記錄清單外來文件管理-顧客工程規(guī)范接收登記文件管理員1 外來文件包括與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、客戶來圖、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等。2.接到顧客工程標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范/樣品后，接收部門在接到后傳遞給技術(shù)部文件管理員，由文件管理員登記并轉(zhuǎn)交技術(shù)部組織評(píng)審。外來文件清單評(píng)審與發(fā)放技術(shù)部文件管理員3.在3個(gè)工作日內(nèi)，應(yīng)完成對(duì)其適用性的評(píng)審。技術(shù)部組織相

12、關(guān)人員對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審并記錄在外來文件評(píng)審表上。a)經(jīng)評(píng)審適用或轉(zhuǎn)化的外來技術(shù)文件，交體系室文件管理員敲“受控”章并標(biāo)注“外來”字樣；分發(fā)至生產(chǎn)、質(zhì)量等使用部門/人。b)僅供參考的外來文件，體系室文件管理員敲“僅供參考”章，分發(fā)至生產(chǎn)、質(zhì)量使用部門/人；(涉及到直接客戶名稱或一些商業(yè)秘密的文件不可分發(fā)到現(xiàn)場(chǎng)）。C)評(píng)審后不適用的外來文件不敲章，不分發(fā)，僅在技術(shù)部登記留存。外來文件評(píng)審表變更控制文件管理員技術(shù)部4對(duì)文件實(shí)行動(dòng)態(tài)控制，及時(shí)回收銷毀前文件并發(fā)放新文件。當(dāng)引起公司CP/FMEA/圖紙/作業(yè)指導(dǎo)書的變更，需根據(jù)更改的內(nèi)容變更PPAP過程的文件，如顧客要求，提交變更后的PPAP文件/記錄。工

13、程更改管理規(guī)定工程更改申請(qǐng)單實(shí) 施5.在文件生效之日起按轉(zhuǎn)化的受控的文件實(shí)施。外來文件管理-法律法規(guī)/標(biāo)準(zhǔn)1. 適用的法律法規(guī)/標(biāo)準(zhǔn)，各部門匯總給體系室進(jìn)行登記保管。2. 公司文件的制定不能與法律法規(guī)/標(biāo)準(zhǔn)相矛盾，只能等于或嚴(yán)于之。3. 定期從網(wǎng)站/其他渠道搜索法律法規(guī)/標(biāo)準(zhǔn)的更新情況，收集最新的應(yīng)用在本公司，前文件給予作廢并保存。外來文件清單6.2記錄控制工作流程主要負(fù)責(zé)工作內(nèi)容接口文件相關(guān)表單編 號(hào)使用部門1.文件及記錄的編號(hào)應(yīng)與文件記錄編號(hào)規(guī)則第7部分保持一致，具有唯一性。使 用使用部門2.所有的記錄應(yīng)字跡清晰可辨、真實(shí)，并按要求正確填寫。2.1 記錄更改時(shí)，要在更改處劃?rùn)M線（原字跡仍清

14、晰可見），并及時(shí)蓋章或簽字，并注明日期。2.2記錄中各欄記錄內(nèi)容完整（若某項(xiàng)欄目不填寫，可畫斜線或標(biāo)注以下空白）。收集歸檔文件管理員各部門3.各相關(guān)部門應(yīng)保存好記錄，以便于追溯。3.1 各部門文件管理員定期歸檔，并審查記錄的完整性和準(zhǔn)確性，各相關(guān)部門應(yīng)把記錄按年月、類別匯編成冊(cè)，作好記錄保存標(biāo)識(shí)，附于匯編成冊(cè)的記錄上，文件管理員收集各部門記錄，按部門、記錄類別保存記錄，且作好適當(dāng)?shù)乃饕龢?biāo)識(shí)。保 存文件管理員各部門4.記錄的保存期必須滿足法規(guī)和顧客的要求，如顧客無特別要求，依據(jù)以下規(guī)定：4.1生產(chǎn)件批準(zhǔn)件、采購訂單和修改單的保存時(shí)間最少在現(xiàn)行生產(chǎn)和服務(wù)中規(guī)定的有效期再加上一個(gè)日歷年。4.2內(nèi)審與

15、管理評(píng)審記錄至少保留三年。4.3ISO9001記錄最少應(yīng)保管3年，IATF16949記錄保管永久。其它紙質(zhì)記錄保存1年。4.4所有記錄產(chǎn)品質(zhì)量和可追溯性的文件和記錄必須保存在安全狀態(tài)下以防止損壞。法律有強(qiáng)制性要求的文件要在現(xiàn)行生產(chǎn)和服務(wù)中規(guī)定的有效期再加上一個(gè)日歷年。4.5特殊客戶要求：?jiǎn)|韓華記錄保存期為25年，德國(guó)韓華及海外客戶記錄保存期為10年。太陽能客戶電子檔記錄保存期通常為10年，其他電子檔記錄視客戶要求保管期限作相應(yīng)調(diào)整。如客戶需延長(zhǎng)保存期由質(zhì)檢部與客戶商定。4.6除了ISO9001或IATF16949中規(guī)定的以外，下列記錄也應(yīng)保留：a)生產(chǎn)合格報(bào)告b)供應(yīng)商控制計(jì)劃中規(guī)定的關(guān)鍵過

16、程參數(shù)c)原材料證書d)檢測(cè)程序和結(jié)果e)收貨檢驗(yàn)結(jié)果f)PPAP提交和回復(fù)g)標(biāo)準(zhǔn)樣件。記錄清單查閱/借閱文件管理員各部門5.已歸檔的質(zhì)量記錄，借閱時(shí)應(yīng)填寫文件/記錄借閱登記表，經(jīng)文件管理員同意，方可查閱已歸檔的記錄。在合同規(guī)定要求時(shí)，顧客或其代表可在合同規(guī)定的范圍內(nèi)查閱和索取有關(guān)的記錄。文件/記錄借閱登記表處 置文件管理員各部門6.文件管理員每年列入作廢文件記錄清單呈管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀已超過規(guī)定的保存期限的記錄。作廢文件記錄清單記錄修改文件管理員7.使用部門持續(xù)修改使記錄適用于目前的過程，修改后的記錄應(yīng)經(jīng)文件管理員批準(zhǔn)方可使用，記錄的版本號(hào)給予變更，并更新記錄清單中的相關(guān)內(nèi)容。

17、7.1在使用更改后的表單前，需收回原版本記錄的空白表單，防止作廢的記錄表單再使用，引起表單格式的不統(tǒng)一。記錄清單外來質(zhì)量記錄的控制1. 供應(yīng)商提供的物資的質(zhì)量記錄、顧客的投訴，由接收部門向質(zhì)檢部移交；管理方法同本公司記錄。2. 顧客規(guī)定的記錄（PPAP、規(guī)定格式的記錄等）管理方法同本公司記錄。3. 相關(guān)方提供的環(huán)境記錄，由接收部門向安環(huán)部移交，管理方法同本公司記錄。7 文件、記錄編號(hào)規(guī)則7.1一階文件：管理手冊(cè)標(biāo)識(shí)DH M I Q E XXXX 文件編制年號(hào) 體系類別代號(hào) 手冊(cè)代號(hào) 公司代號(hào)體系類別代號(hào)：I- IATF16949質(zhì)量體系 Q-ISO9001質(zhì)量體系 E-14001環(huán)境管理體系7

18、.2二階文件：程序文件標(biāo)識(shí)DH P I Q E XX 序列號(hào) 體系類別代號(hào) 程序代號(hào) 公司代號(hào) 體系類別代號(hào)：I-IATF16949質(zhì)量體系 Q-ISO9001質(zhì)量體系 E-14001環(huán)境管理體系7.3三階文件：管理文件、作業(yè)指導(dǎo)書等標(biāo)識(shí)7.3.1管理文件DH QEZXXXXX 序列號(hào) 文件專業(yè)屬性代號(hào) 管理文件代號(hào) 公司代號(hào)文件專業(yè)屬性代碼代碼專業(yè)屬性代碼專業(yè)屬性01行政綜合事務(wù)06設(shè)備管理02安全環(huán)境環(huán)保07供應(yīng)管理03技術(shù)管理08市場(chǎng)營(yíng)銷04品質(zhì)管理09財(cái)務(wù)管理05生產(chǎn)管理10其他7.3.2作業(yè)指導(dǎo)類文件 作業(yè)指導(dǎo)書類DH-QW-01-XX(部門）-XXX（流水號(hào)）包裝規(guī)格書DH-PS-流水號(hào)(01-99)-年份BOMDH-BOM-流水號(hào)(01-99)-年份ECNDH-ECN-流水號(hào)(01-99)-年份承認(rèn)書DH-AS-流水號(hào)(01-99)-年份材料