工作分析在績(jī)效管理中的作用

1、工作分析在績(jī)效管理中的作用-中國(guó)核工業(yè)二三建設(shè)有限公司陳毅內(nèi)容提要:在績(jī)效管理過程中,工作分析與績(jī)效合約編制、績(jī)效考核評(píng)價(jià)、績(jī)效反饋改進(jìn)等各個(gè)環(huán)節(jié)息息相關(guān),密不可分。工作分析及其結(jié)果在績(jī)效管理中發(fā)揮著重要作用。1、績(jī)效管理的概念績(jī)效管理是指識(shí)別、衡量以及開發(fā)個(gè)人或部門績(jī)效,并且使這些績(jī)效與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致的一個(gè)持續(xù)性過程,包含績(jī)效計(jì)劃制定、績(jī)效合約的編制、績(jī)效輔導(dǎo)溝通、績(jī)效考核評(píng)價(jià)、績(jī)效結(jié)果應(yīng)用、績(jī)效目標(biāo)提升等。一套行之有效的績(jī)效管理體系,有兩個(gè)重要的前提條件:第一,員工必須對(duì)企業(yè)的使命和戰(zhàn)略目標(biāo)有清楚的認(rèn)識(shí)。這種認(rèn)識(shí),再加上其對(duì)所在部門的職責(zé)、任務(wù)、目標(biāo)的理解,將會(huì)促使員工對(duì)本部門以及

2、整個(gè)企業(yè)做出積極的貢獻(xiàn)。第二,員工還需要對(duì)當(dāng)前所處的職位有清楚的了解。他需要完成哪些工作任務(wù),如何才能完成這些工作任務(wù),完成任務(wù)需要具備哪些知識(shí)、技能、能力以及其他特征,這樣才能創(chuàng)建衡量績(jī)效的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)一套成功的績(jī)效管理體系還應(yīng)具備以下特征:戰(zhàn)略一致性、系統(tǒng)完整性、簡(jiǎn)潔實(shí)用性、明確具體性、績(jī)效可辨性、可糾偏修正性、可接受性和公平性。企業(yè)在具體實(shí)施績(jī)效管理時(shí),由于各種現(xiàn)實(shí)條件的制約,實(shí)施的績(jī)效管理體系不可能同時(shí)具備這些特征,但符合的特征越多,取得成功的可能性就越大。2、工作分析與績(jī)效管理的關(guān)系工作分析是通過系統(tǒng)分析方法確定工作職責(zé)范圍,以及完成該工作所需的知識(shí)和技能的過程,包括工作目標(biāo)與任務(wù)、服

3、務(wù)流程及處理原則等,而實(shí)施績(jī)效管理的一個(gè)重要前提是清楚了解當(dāng)前職位,這就可以通過工作分析來完成。如果不進(jìn)行工作分析,就不能確定一個(gè)職位應(yīng)該承擔(dān)哪些職責(zé),如果不知道員工在其職位上應(yīng)該做什么,也就不知道應(yīng)該評(píng)價(jià)什么以及如何進(jìn)行評(píng)價(jià)。因此,對(duì)于任何績(jī)效管理體系來說,工作分析都是一個(gè)重要的前提條件,這是因?yàn)樗峁┝擞糜诤饬靠?jī)效的標(biāo)準(zhǔn),這些標(biāo)準(zhǔn)可能關(guān)注行為,也可能關(guān)注結(jié)果。通過工作分析,我們知道一個(gè)職位所承擔(dān)的工作任務(wù),以及完成這些任務(wù)所必須掌握的知識(shí)、技能和能力。知識(shí)指的是對(duì)需要完成的這些工作任務(wù)的理解與認(rèn)識(shí);技能指的是通過過去完成過這些工作任務(wù)而獲得的必要的一些特征;能力則是指完成工作所需要的身體、

4、情感、智力以及心理上的特質(zhì)。一個(gè)職位需要完成的工作任務(wù)以及完成這些任務(wù)需要具備的知識(shí)、技能和能力,通常通過職位描述的形式來體現(xiàn)。職位描述概括了一個(gè)職位所應(yīng)承擔(dān)的主要工作職責(zé),任職者所需具備的知識(shí)、技能和能力以及相應(yīng)的工作條件等信息。3、工作分析與績(jī)效合約的編制工作分析是編制績(jī)效合約的基礎(chǔ)。在編制績(jī)效合約之前,上級(jí)需要對(duì)下屬的工作有清楚的了解,并對(duì)績(jī)效管理體系有一個(gè)透徹的認(rèn)識(shí)。而在編制績(jī)效合約過程中,上級(jí)和下屬還應(yīng)該面對(duì)面溝通,針對(duì)需要做什么以及怎樣去做好達(dá)成共識(shí),這樣才能編制切合實(shí)際的績(jī)效合約,制定客觀可用的績(jī)效合約指標(biāo)。績(jī)效合約指標(biāo)是用來評(píng)價(jià)員工在完成某項(xiàng)目標(biāo)的各個(gè)方面所達(dá)到的程度,可能會(huì)涉

5、及質(zhì)量、數(shù)量、成本以及時(shí)間等,是確定員工的績(jī)效能否被接受的衡量標(biāo)準(zhǔn)。制定績(jī)效合約指標(biāo)時(shí)需要考慮工作的結(jié)果。工作的結(jié)果指的是哪些工作需要完成,或者員工必須取得哪些成果。在考慮結(jié)果標(biāo)準(zhǔn)時(shí),必須辨別哪些是關(guān)鍵任務(wù),將其設(shè)置成KPI指標(biāo),并且要將其細(xì)化成一些具體目標(biāo),這些目標(biāo)應(yīng)該是重要的且可以量化的,這些信息通常是從工作分析中獲得。對(duì)結(jié)果的討論即是對(duì)績(jī)效合約指標(biāo)的討論。盡管工作的結(jié)果很重要,但如果僅僅關(guān)注結(jié)果,則有可能導(dǎo)致對(duì)員工的績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果產(chǎn)生偏差或不完整。例如,對(duì)有些工作來說,我們可能很難制定出精確的目標(biāo)或考核標(biāo)準(zhǔn);而對(duì)于另外一些工作來說,雖然員工可以控制自己完成工作的行為及方式,但不能控制自己的

6、行為所產(chǎn)生的結(jié)果。例如,對(duì)于一位質(zhì)量管理人員來說,工程最終完成的質(zhì)量可能更多的受到施工材料、施工環(huán)境、施工人員的技能及質(zhì)量意識(shí)等影響,而不僅僅受其個(gè)人能力和工作情況的影響。因此,我們?cè)谥贫?jī)效合約指標(biāo)時(shí),還應(yīng)包含工作行為本身以及工作開發(fā)執(zhí)行情況。上級(jí)應(yīng)根據(jù)下級(jí)職位的特征與要求,找出需要改進(jìn)的方面,并且確定在每個(gè)方面需要達(dá)成的改進(jìn)目標(biāo)?？偟膩碚f,建立在工作分析基礎(chǔ)上的績(jī)效合約指標(biāo)應(yīng)該包括結(jié)果、行為以及開發(fā)計(jì)劃的制定。在關(guān)于結(jié)果的討論中,一定要包括員工應(yīng)該負(fù)責(zé)的工作模塊,在每一項(xiàng)關(guān)鍵職責(zé)模塊中需要達(dá)到的具體目標(biāo)和績(jī)效標(biāo)準(zhǔn);關(guān)于行為的討論則需要包括員工對(duì)當(dāng)前工作的勝任能力;在開發(fā)計(jì)劃中則要包括對(duì)當(dāng)前

7、工作需要改進(jìn)的方面以及在每一個(gè)方面需要達(dá)成的改進(jìn)目標(biāo)所做的描述。4、工作分析與績(jī)效考核評(píng)價(jià)收集工作分析數(shù)據(jù)最常用的方法有訪談法,問卷法,觀察法以及工作日志法。運(yùn)用這些方法可以獲得工作承擔(dān)者所完成活動(dòng)的真實(shí)數(shù)據(jù),并運(yùn)用這些數(shù)據(jù)編寫職位說明書和工作規(guī)范。職位說明書和績(jī)效合約是績(jī)效考核評(píng)價(jià)的書面依據(jù)。在績(jī)效考核評(píng)價(jià)階段,根據(jù)職位說明書和績(jī)效合約中的相關(guān)要求通過上下級(jí)、平級(jí)等多途徑收集績(jī)效信息來評(píng)估員工為了完成工作任務(wù)所做出的行為、工作任務(wù)是否已經(jīng)完成績(jī)效。通常情況下,直接上級(jí)提供的考核信息比較全面、真實(shí),因此所占權(quán)重應(yīng)該較大。員工及其上級(jí)管理者對(duì)其工作的完成情況進(jìn)行共同評(píng)價(jià)是非常重要的,也應(yīng)該占據(jù)一

8、定權(quán)重。上級(jí)負(fù)責(zé)對(duì)員工工作職位說明書中所羅列的任務(wù)、職責(zé)進(jìn)行評(píng)估,員工也應(yīng)該對(duì)自己為工作所做出的努力程度、對(duì)組織的忠誠(chéng)度等做出自我評(píng)價(jià)。上下級(jí)都參與績(jī)效評(píng)價(jià),有利于為績(jī)效反饋提供更有建設(shè)性的信息。尤其值得注意的是,將員工的自我評(píng)價(jià)納入績(jī)效考核評(píng)價(jià)過程,能使員工注意到本人對(duì)自己行為的看法和上級(jí)對(duì)自己行為的看法之間存在的差異,而正是這兩種不同看法之間存在的偏差,最有可能幫助員工找到需要開發(fā)提升的領(lǐng)域。自我評(píng)價(jià)能夠減少員工在績(jī)效面談過程中的防御心理,同時(shí)提高他們對(duì)績(jī)效管理體系的滿意度,還能強(qiáng)化員工對(duì)于績(jī)效考核結(jié)果的準(zhǔn)確性和公平性的認(rèn)識(shí),從而使他們更樂于接受企業(yè)推行的績(jī)效管理體系。5、工作分析與績(jī)效反

9、饋工作改進(jìn)是實(shí)行績(jī)效管理并進(jìn)行績(jī)效反饋的最終目標(biāo)。通過對(duì)員工過去所做的工作進(jìn)行分析,與員工面對(duì)面討論個(gè)人發(fā)展方面所取得的進(jìn)步以及對(duì)未來的規(guī)劃,找出工作改進(jìn)的著力點(diǎn),采用績(jī)效反饋的方式,最終達(dá)到員工及整個(gè)企業(yè)共同進(jìn)步的目標(biāo)。在績(jī)效反饋階段,需要員工及其上級(jí)面對(duì)面坐下來,對(duì)員工的績(jī)效進(jìn)行共同審議,這種面談方式通常稱為績(jī)效評(píng)價(jià)面談。績(jī)效評(píng)價(jià)面談之所以重要,是因?yàn)樗峁┝艘粋€(gè)正式場(chǎng)合,讓員工在這種場(chǎng)合下接受關(guān)于自己績(jī)效的反饋。通過實(shí)踐發(fā)現(xiàn),許多績(jī)效面談人員對(duì)提供績(jī)效反饋感到不自在,尤其是當(dāng)員工的績(jī)效存在缺陷時(shí),這種高度的不舒適感可能會(huì)轉(zhuǎn)化為焦慮和對(duì)績(jī)效評(píng)價(jià)面談的逃避,因此在整個(gè)績(jī)效管理過程中常常被視為

10、“阿基里斯的腳后跟”,為減輕他們的這種不舒適感,在具體實(shí)施過程之前,應(yīng)對(duì)績(jī)效面談?wù)哌M(jìn)行系列的培訓(xùn)。在大部分情況下,績(jī)效評(píng)價(jià)面談都被視為是對(duì)過去的回顧,也就是過去做了些什么以及怎樣做的。然而在這種績(jī)效面談過程中,同時(shí)也對(duì)員工在個(gè)人發(fā)展方面所取得的進(jìn)步以及對(duì)未來的規(guī)劃進(jìn)行討論。在員工及其上級(jí)之間的這種對(duì)話中,還應(yīng)該包括在下一次績(jī)效評(píng)價(jià)面談到來的這段時(shí)間里,員工應(yīng)該達(dá)成的工作改進(jìn)目標(biāo)以及個(gè)人發(fā)展計(jì)劃。此外,一次良好的績(jī)效評(píng)價(jià)面談還應(yīng)該包括由于員工由于過去的績(jī)效導(dǎo)致員工獲得了哪些薪酬待遇,或者是被取消了哪些薪酬待遇,以及在下一次績(jī)效評(píng)價(jià)面談到來之前的這段時(shí)間里需要達(dá)成的目標(biāo)。6、結(jié)束語(yǔ)工作分析是一個(gè)通過系統(tǒng)分析的方法來確定工作職責(zé)范圍,以及所需的知識(shí)和技能的過程。工作分析是人力資源管理活動(dòng)中的主要環(huán)節(jié),它在績(jī)效管理體系中起著重大作用。在績(jī)效管理體系中,無論是績(jī)效考核方法的選擇,考核指標(biāo)的設(shè)定,考核指標(biāo)權(quán)重的劃分,考核周期的選擇還是考核主體的選擇,工作分析都發(fā)揮著重要的作用,它的成果文件如職位說明書、任職資格體系也是績(jī)效考核指標(biāo)制定的重要依據(jù)。工作分析是一個(gè)確定并規(guī)范工作職責(zé)、任職資格等一系列職位要素的過程,在這個(gè)過程中,企業(yè)將對(duì)工作有一個(gè)清晰且準(zhǔn)確的了解,這個(gè)過程將指導(dǎo)著績(jī)效考核指標(biāo)的制定。參考文獻(xiàn)1、麻利敏:國(guó)有企業(yè)績(jī)效管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀及對(duì)