知識文檔管理介紹

1、創(chuàng)建知識積累、共享、利用和創(chuàng)新的平臺 1. 問題的提出作為公司最大財(cái)富的知識，沒有得到積累、共享和利用，并且隨著人員流動而喪失。我們需要從不同的地方收集信息：打電話，找文件，等待他人幫助，接收電子郵件和備忘錄。但是，這種信息獲取方式取決于個人能力，以及他人是否愿意提供?？傊@取信息的效率太低?，F(xiàn)在，很多公司致力于使用群組和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的快速、便捷的訪問但信息仍然需要被復(fù)制，企業(yè)仍然需要維護(hù)不同的數(shù)據(jù)庫。 2. 解決方案e-Document的解決方案：搭建知識積累、共享、利用和創(chuàng)新的平臺。人們可以將寶貴的時間用在分析、判斷、解釋信息和采取行動上，而非最基礎(chǔ)的收集信息上；市場信息、管理經(jīng)

2、驗(yàn)、專業(yè)技能，無論是成文的信息、還是腦海里的構(gòu)思，皆可發(fā)布、分類和歸集；強(qiáng)大的搜索、個性化的分發(fā)，隨時隨地可迅速獲得需要的信息和知識；一人對一人的交流，或多人對多人的溝通，充分運(yùn)用群體智慧，知識在分享中得到更新。3. 模塊架構(gòu)各種來源，各種格式的知識文檔，都可以上傳或下載，并通過一定的流程發(fā)布到公司知識庫；知識文檔分類存放后，員工可根據(jù)文檔、目錄的權(quán)限，以及搜索引擎很方便的利用知識庫內(nèi)的信息，同時系統(tǒng)可根據(jù)相關(guān)的設(shè)置將知識發(fā)送到不同的門戶：包括內(nèi)部門戶、外部門戶（外部網(wǎng)站，客戶門戶，分銷商門戶和供應(yīng)商門戶），這樣可以為不同的部門和不同的用戶提供個性化的信息。 · e-Document

3、模塊總體結(jié)構(gòu)圖4. 模塊綜述e-Document提供了全面的知識文檔管理的框架，對知識進(jìn)行完全規(guī)范化的組織，并允許用戶在任何地點(diǎn)和時間編輯、存儲和創(chuàng)建任何類型的文檔；e-Document可以管理內(nèi)部和外部網(wǎng)站，并針對不同的目標(biāo)用戶制訂不同的網(wǎng)站內(nèi)容，通過與信息門戶的結(jié)合，用戶獲得完全個性化的界面和內(nèi)容服務(wù)；e-Document維護(hù)動態(tài)的知識庫，用戶可以自由地就某個主題進(jìn)行廣泛的討論以獲取信息和經(jīng)驗(yàn)，同時，也可以利用已有的知識庫對自己的知識進(jìn)行補(bǔ)充，還可利用各種知識管理工具提升對知識的分析、利用；e-Document嚴(yán)格的安全限制和完備的日志功能，保證文檔的讀取和操作的安全性；e-Documen

4、t與其他模塊的協(xié)同工作，完整地管理文檔從創(chuàng)建、維護(hù)、審批、分發(fā)、歸檔的整個生命周期。4. 主要功能 基礎(chǔ)功能· 規(guī)范化管理e-Document采用中央數(shù)據(jù)庫，所有應(yīng)用和數(shù)據(jù)集成在一個信息管理平臺之上，并以統(tǒng)一的用戶界面提供給用戶。e-Document提供完整及可自定義的文檔目錄。通過e-Document，企業(yè)的所有結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的文檔都將得到有序的管理，而無論其格式是公文表單還是掃描的文檔。(點(diǎn)擊放大) · 建立并維護(hù)內(nèi)外網(wǎng)站通過e-Document可以維護(hù)企業(yè)的內(nèi)外網(wǎng)站。所需做的只是完成頁面的定制，發(fā)布含有鏈接的文字和圖片。e-Document和企業(yè)信息門戶相結(jié)合，可以

5、讓用戶只需稍許設(shè)置就可以建立多個站點(diǎn)及這些站點(diǎn)的形式和發(fā)布的內(nèi)容，每個站點(diǎn)對應(yīng)一個目標(biāo)訪問組。這些目標(biāo)訪問組只能訪問自己相關(guān)的站點(diǎn)。(點(diǎn)擊放大)· 維護(hù)動態(tài)知識庫e-Document是一個動態(tài)的知識庫。員工可以通過e-Document系統(tǒng)對某一主題進(jìn)行廣泛的交流。與Email不同，e-Document 模擬了多人對多人的通信模式。通過e-Document，一人可以與任意數(shù)量的人交流，而且每個人都能對文檔做出回復(fù)，從而達(dá)到增強(qiáng)協(xié)同交流和知識共享的目的。· 快速獲取信息1、文檔目錄。選擇文檔所在的目錄獲得文檔。2、新聞頁面。用戶可以通過訪問新聞頁來快速獲得企業(yè)內(nèi)外最新的消息。系

6、統(tǒng)設(shè)置了最新新聞到達(dá)提示。3、我的文檔。通過它獲得自己創(chuàng)建的文檔列表。4、最新文檔。通過它來訪問最新創(chuàng)建的文檔。5、搜索。由于e-Document與其他模塊的協(xié)同，不僅可以以一般條件進(jìn)行搜索，還可以通過文檔所關(guān)聯(lián)的客戶、項(xiàng)目、資產(chǎn)等條件進(jìn)行搜索。e-Document完全與企業(yè)信息門戶相結(jié)合，提供給用戶個性化的界面和應(yīng)用，極大地方便用戶獲得自己最感興趣的信息。· 安全性保障e-Document對知識文檔的管理有嚴(yán)格的安全保障，通過賦予訪問者相應(yīng)角色及賦予文檔以安全級別，保證訪問者只有在其權(quán)限允許的范圍內(nèi)查看和編輯文檔，所有對文檔的改動都被系統(tǒng)記錄，沒有人可以匿名操作。同時，e-Docu

7、ment對知識文檔的安全性管理是多層面、多層次和多維的。· 審批功能關(guān)鍵性文檔，如新聞，方案書和合同，可以設(shè)置對其進(jìn)行審批。只有審批通過的文檔才能發(fā)布到相應(yīng)目錄或網(wǎng)站上。e-Document與e-Workflow的協(xié)同工作可以讓您定制有關(guān)文檔審批的全過程。 自定義功能· 目錄結(jié)構(gòu)和屬性e-Document讓用戶根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定相應(yīng)的知識文檔目錄結(jié)構(gòu)。同時可以設(shè)定目錄的屬性，包括發(fā)布、回復(fù)、共享、創(chuàng)建、審批、附件、模板、相關(guān)信息鏈接等。這樣就不必對目錄下的文檔屬性逐個進(jìn)行設(shè)置。· 文檔及郵件模板文檔和郵件模板可以使相關(guān)文檔和郵件都采用設(shè)置好的格式，例如合同、方

8、案和發(fā)送給客戶的郵件都可采用企業(yè)統(tǒng)一的版式。· 新聞頁模板對新聞頁的樣式，包括圖片等進(jìn)行定義?？梢允鼓愁愋侣勴摼哂薪y(tǒng)一的格式。· 文檔分布重定義對目錄下的文檔進(jìn)行重新的分布。只需要選擇源目錄和目標(biāo)目錄，以及需要復(fù)制或移動的文檔。· 用戶自定義e-Document與信息門戶相結(jié)合，提供給用戶個性化的應(yīng)用。在此基礎(chǔ)上，用戶自己還可以進(jìn)行一些定制以滿足個人的特殊要求，如文檔摘要顯示的字段、用戶界面的目錄結(jié)構(gòu)等。 分析功能· 統(tǒng)計(jì)及報告e-Document提供的報告功能可以供用戶對文檔的以各項(xiàng)指標(biāo)為基礎(chǔ)的統(tǒng)計(jì)信息進(jìn)行整體瀏覽，如查看各主目錄下的文檔數(shù)分布、訪問量

9、最高的50篇文檔、發(fā)布文檔數(shù)最多的20名用戶、知識沉淀量等信息，并且還可以以文檔所屬的類別、所屬部門、文檔的狀況等對文檔進(jìn)行分類瀏覽，便于用戶從不同角度統(tǒng)計(jì)和分析文檔。· 從組織的角度分析通過e-Document，您能清晰地以企業(yè)組織結(jié)構(gòu)圖形式查看文檔在各部門或分支機(jī)構(gòu)的分布情況，您還可以通過點(diǎn)擊查看某個部門文檔的詳細(xì)信息。 協(xié)同功能· 管理文檔相關(guān)的所有資源與普通的文檔管理不同，由于e-cology按照企業(yè)信息網(wǎng)狀體系設(shè)計(jì)，在e-Document中，用戶獲得的不僅僅是文檔的創(chuàng)建者和內(nèi)容這樣的信息。e-Document將所有與文檔相關(guān)的實(shí)體集成起來。例如讀取一份合同，可以了解到所有與之相關(guān)的信息，包括合同關(guān)聯(lián)的客戶、項(xiàng)目、交易情況、相關(guān)工作流等。并且可以層層深入地追溯了解最詳細(xì)的信息。e-Document與其他模塊的協(xié)同使得所有的文檔信息都不是孤立的。(點(diǎn)擊放大) · e-Document實(shí)現(xiàn)的協(xié)同工作e-Document是存儲企業(yè)文檔的基礎(chǔ)， 在e-cology系統(tǒng)中，e-Document實(shí)現(xiàn)的是與其他模塊間的數(shù)據(jù)共享。知識文檔可由其他模塊的應(yīng)用從e-Document中被帶出和帶入，并共同組成企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)。例如e-Workflow運(yùn)作的合同會簽流程，合同從e-Document被提取并隨著會簽流程運(yùn)轉(zhuǎn)，并且對其的修改在e-Doc