廣義采購(gòu)成本下的模式化管理

1、廣義采購(gòu)成本下的模式化管理    摘要：采購(gòu)每降低一塊錢將為企業(yè)帶來(lái)一塊錢的利潤(rùn)這是企業(yè)其他業(yè)務(wù)組織單元無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，因此如何正確理解采購(gòu)成本的組成以及如何有效管理采購(gòu)系統(tǒng)是企業(yè)管理的核心之一。采購(gòu)管理也絕對(duì)不是談判簽合同那么簡(jiǎn)單，它需要系統(tǒng)化、流程化、模式化。    關(guān)鍵詞：廣義 成本 模式化     廣義采購(gòu)成本的含義一提起采購(gòu)成本，很多人立即想到的是材料價(jià)格，對(duì)也不完全對(duì)。誠(chéng)然，價(jià)格是成本的主要構(gòu)成部分，但采購(gòu)引發(fā)的成本不僅僅是這些。例如產(chǎn)品無(wú)法及時(shí)交貨引起生產(chǎn)無(wú)法按時(shí)進(jìn)

2、行導(dǎo)致?lián)p失；產(chǎn)品交貨后質(zhì)量有問(wèn)題引起生產(chǎn)停滯或生產(chǎn)的產(chǎn)品殘次導(dǎo)致?lián)p失；采購(gòu)訂單量過(guò)多引起的庫(kù)存積壓資金占用等等。因此完整的采購(gòu)成本應(yīng)包括采購(gòu)價(jià)格、及時(shí)交貨、合格質(zhì)量、最有庫(kù)存等等。換句話說(shuō)廣義采購(gòu)成本即整個(gè)采購(gòu)系統(tǒng)（部分延伸到供應(yīng)鏈系統(tǒng)）的操作成本。很多采購(gòu)人員正是無(wú)法正確的理解采購(gòu)成本的含義只重視價(jià)格而忽略了其他因素進(jìn)而導(dǎo)致成本劇增。采購(gòu)成本不是越低越好，而是在同等質(zhì)量和交貨期的情況下消耗的資金越少越好，因此評(píng)價(jià)采購(gòu)成本管理的好壞不是看成本的絕對(duì)值而是看采購(gòu)成本產(chǎn)生的最優(yōu)效益廣義采購(gòu)成本公式如下：廣義采購(gòu)成本=采購(gòu)價(jià)格+交貨期成本+質(zhì)量成本+數(shù)量成本+其他 采購(gòu)價(jià)格即采購(gòu)單價(jià) 交貨期成本即無(wú)

3、法按時(shí)交貨引起的成本 質(zhì)量成本即質(zhì)量不合格引起的成本 數(shù)量成本即采購(gòu)訂單量過(guò)多引起的成本 其他包括一些一旦發(fā)生造成重大損失的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)因素采購(gòu)成本的模式化管理什么是模式化管理？模式化管理就是設(shè)計(jì)一套完整而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少?gòu)系統(tǒng)去規(guī)范采購(gòu)行為從而從效率和金錢兩方面最優(yōu)化采購(gòu)成本。這套系統(tǒng)包括一系列流程和內(nèi)控制度組成（書(shū)面化+ERP化）。一旦采購(gòu)行為需要發(fā)生那么這套采購(gòu)系統(tǒng)就立即啟動(dòng)以保證采購(gòu)成本的最優(yōu)化。因此模式化管理的關(guān)鍵就在于設(shè)計(jì)一套最優(yōu)的采購(gòu)流程和嚴(yán)格的管理制度并不折不扣的執(zhí)行，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，最好將這套系統(tǒng)最大限度的整合進(jìn)企業(yè)的ERP系統(tǒng)以減少人為干擾因素。這套系統(tǒng)至少應(yīng)包含以下關(guān)鍵子系

4、統(tǒng)和嵌入式制度。-供應(yīng)商選擇和管理系統(tǒng)-采購(gòu)訂單管理系統(tǒng)-合同談判和執(zhí)行系統(tǒng)-采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)對(duì)于采購(gòu)管理系統(tǒng)，幾乎所有企業(yè)都有很詳細(xì)的操作流程，但最容易忽略的是中間的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制點(diǎn)，因此本文主要講解其中容易忽略的影響采購(gòu)成本的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)和控制點(diǎn)。1.供應(yīng)商選擇和管理系統(tǒng)這個(gè)子系統(tǒng)，一般企業(yè)大多考慮的是事前對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，創(chuàng)建供應(yīng)商庫(kù)，事后對(duì)供應(yīng)商評(píng)分確定優(yōu)劣。然這樣的供應(yīng)商管理系統(tǒng)難以對(duì)采購(gòu)總成本做出較大貢獻(xiàn)，并且很難對(duì)采購(gòu)中的第一風(fēng)險(xiǎn)即采購(gòu)中斷風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范從而造成巨大損失。例如某主要供應(yīng)商突然出現(xiàn)了造成生產(chǎn)中斷的因素如火災(zāi)、水災(zāi)、員工短缺、破產(chǎn)、運(yùn)輸中斷、質(zhì)量等等造成無(wú)法供貨，正在等米下鍋

5、的你必將因此造成重大損失，即采購(gòu)成本公式中的第點(diǎn)。因此供應(yīng)商選擇和管理的一個(gè)核心就是風(fēng)險(xiǎn)管理，對(duì)應(yīng)措施就是供應(yīng)商的功能分級(jí)管理。何為功能分級(jí)管理？即將企業(yè)供應(yīng)商庫(kù)中的供應(yīng)商按照規(guī)模、技術(shù)、質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等標(biāo)準(zhǔn)劃分為一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)，也就是戰(zhàn)略供應(yīng)商、后備供應(yīng)商、一般供應(yīng)商。一般來(lái)講，企業(yè)70%以上的采購(gòu)量應(yīng)有戰(zhàn)略供應(yīng)商提供，20%有后備供應(yīng)商提供，其余10%有普通供應(yīng)商提供。供應(yīng)商的分級(jí)管理是可以按照材料類別劃分的。戰(zhàn)略供應(yīng)商應(yīng)維持1-3家的規(guī)模。后備供應(yīng)商是戰(zhàn)略供應(yīng)商的強(qiáng)大后援，一旦戰(zhàn)略供應(yīng)商出現(xiàn)供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)立即啟動(dòng)后備供應(yīng)商支援。這就需要有后備供應(yīng)商的高超日常維護(hù)技巧，也就是為什么要有20%

6、的訂單的原因。20%的訂單量使得后備供應(yīng)商對(duì)本公司生產(chǎn)需要的原料、技術(shù)等保持一定的熟悉程度，同時(shí)雙方也會(huì)因一定的業(yè)務(wù)量保持著良好的溝通和關(guān)系，不至于在需要時(shí)候措手不及無(wú)法提供，這樣企業(yè)的供應(yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)和損失就會(huì)大大降低。同時(shí)主要采購(gòu)量由戰(zhàn)略供應(yīng)商提供還可以有效降低采購(gòu)價(jià)格即采購(gòu)成本公式中的第點(diǎn)，大批量的采購(gòu)和長(zhǎng)期的戰(zhàn)略互惠關(guān)系會(huì)使得采購(gòu)價(jià)格降低，這個(gè)是毋庸置疑的，對(duì)于采購(gòu)行業(yè)的專業(yè)人員來(lái)講這個(gè)是很容易理解的就不再贅述。對(duì)于供應(yīng)商庫(kù)的選擇、維護(hù)等應(yīng)該在企業(yè)ERP系統(tǒng)中予以自動(dòng)化，任何調(diào)整戰(zhàn)略供應(yīng)商、動(dòng)用后備供應(yīng)商支援等都需要高層管理人員的批準(zhǔn)。2. 采購(gòu)訂單管理系統(tǒng)這個(gè)子系統(tǒng)，一般企業(yè)考慮的核心是

7、審批控制即采購(gòu)申請(qǐng)、招標(biāo)、選擇供應(yīng)商、訂單審核等等環(huán)節(jié)的審批。筆者認(rèn)為這個(gè)系統(tǒng)的另一個(gè)核心是數(shù)量和周期也就是最優(yōu)化采購(gòu)數(shù)量和最佳訂貨周期從而有效降低庫(kù)存成本和資金占用成本。對(duì)于常態(tài)化采購(gòu)的物料庫(kù)存，可以采用目前普遍使用的計(jì)算公式：經(jīng)濟(jì)訂貨量Q=最佳訂貨周期=360/(年訂貨量/經(jīng)濟(jì)訂貨量) 當(dāng)然實(shí)際工作當(dāng)中很多材料是無(wú)法常態(tài)化的。這時(shí)候戰(zhàn)略供應(yīng)商的作用就顯示出來(lái)了，雙方的戰(zhàn)略互惠關(guān)系使得在采購(gòu)量、最低庫(kù)存和最佳供貨周期方面具有天然的不可多得的優(yōu)勢(shì)。另外有些特殊企業(yè)例如冶金、建筑工程、材料等需要大量的金屬、化工材料這些材料的價(jià)格是隨著國(guó)際國(guó)內(nèi)期貨價(jià)格的變動(dòng)而變動(dòng)的，同時(shí)和通貨膨脹的關(guān)系也具有正相

8、關(guān)性。例如某企業(yè)需要常年采購(gòu)大量的鋼產(chǎn)品，然鋼價(jià)格跟隨期貨價(jià)格一起波動(dòng)，當(dāng)預(yù)期經(jīng)濟(jì)進(jìn)入高通脹，期貨價(jià)格不斷攀升的情況下，鋼現(xiàn)貨價(jià)格將一路上揚(yáng)，那么你再采用經(jīng)濟(jì)訂貨量方式是不行的。在國(guó)外大量遠(yuǎn)期合約、套期保值等金融工具的使用應(yīng)對(duì)期貨價(jià)格變動(dòng)都大大降低了材料成本。因此采購(gòu)部門(mén)人員需要及時(shí)了解經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和期貨狀況并及時(shí)同財(cái)務(wù)部門(mén)商談降低采購(gòu)成本的套期保值方法例如：20XX年5月份，某企業(yè)預(yù)計(jì)11月份需要100噸鋼作為原料。當(dāng)時(shí)鋼的現(xiàn)貨價(jià)格為每噸5000元，據(jù)預(yù)測(cè)11月份鋼價(jià)格可能上漲，因此為了避免原材料成本上升，決定在商品交易所進(jìn)行套期保值，交易情況如下： 5月份鋼價(jià)格4000元/噸買入10手11月份

9、鋼合約：價(jià)格為5500元/噸 ；11月份買入100噸鋼，價(jià)格為5000元/噸賣出10手11月鋼合約，價(jià)格為6500元/噸 最終結(jié)果通過(guò)期貨對(duì)沖順利消除了1000元/噸的未來(lái)采購(gòu)成本。簡(jiǎn)言之，訂單系統(tǒng)需要各行業(yè)根據(jù)自己的特點(diǎn)制定相應(yīng)的訂單管理系統(tǒng)并盡量ERP化。3. 合同談判和執(zhí)行本子系統(tǒng)是大部分企業(yè)降低成     本的主要環(huán)節(jié)，因?yàn)樯婕暗匠杀镜暮诵膬r(jià)格。然而由于本子系統(tǒng)的談判相關(guān)過(guò)程主要是面對(duì)面進(jìn)行的，很難簡(jiǎn)單用于流程化和ERP化（僅僅談判控制制度等可流程化）。本子系統(tǒng)主要考慮的核心風(fēng)險(xiǎn)有三個(gè)：-違約風(fēng)險(xiǎn)即無(wú)法滿足質(zhì)量、交貨期要求-舞弊風(fēng)險(xiǎn)即幕后交易帶來(lái)的企業(yè)損失-勝任風(fēng)險(xiǎn)即談判人員的職業(yè)能力造成成本增高合同談判對(duì)于成本的控制是最直接的，因此企業(yè)必須建立采購(gòu)談判的控制制度，對(duì)談判人員資格能力、人員組成、談判前的資料準(zhǔn)備、談判中重大事項(xiàng)或偶然事項(xiàng)的處理程序等等作出規(guī)定。對(duì)于合同執(zhí)行，核心是履約和合同變更，因此必須建立相應(yīng)的合同執(zhí)行跟蹤流程，對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題如何處理建立必要的應(yīng)急程序。4.采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)本系統(tǒng)實(shí)際上已經(jīng)融合在上述各子