DAGL-科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

1、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求(1989 年10 月25 日發(fā)布1990 年7 月1 日實(shí)施(GB/T11822 89 為加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)檔案管理,提高案卷質(zhì)量,更有效地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè),特制定本標(biāo)準(zhǔn)。1 主題內(nèi)容與適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了科學(xué)技術(shù)檔案案卷的組卷、編目、卷皮規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于一般科學(xué)技術(shù)檔案的案卷管理。某些形式特殊的科學(xué)技術(shù)檔案的案卷要求可參考本標(biāo)準(zhǔn)。2 術(shù)語(yǔ)2、1科學(xué)技術(shù)檔案是指在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2、2科技文件材料是記錄和反映科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的文字、圖表、聲像等技術(shù)文件的總稱。2、3案卷由互相聯(lián)系的

2、若干文件組合而成的一種檔案保管單位。2、4卷內(nèi)目錄案卷內(nèi)登記文件及其排列次序的目錄。2、5卷內(nèi)備考表說(shuō)明案卷內(nèi)文件狀況的表格。2、6檔號(hào)檔案的編號(hào)。包括分類號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)、案卷號(hào)。2、7項(xiàng)目代號(hào)產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號(hào)。3、組卷要求3、1 組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律,保持案卷內(nèi)科技文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系,并要便于檔案利用和保管。3、2 產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器按其部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷3、3 與產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器關(guān)系密切的管理性文件,應(yīng)列入產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器類中組卷。3、4 要保證案卷內(nèi)所反映問(wèn)題的科技文件材料的齊全完整。3、5 案卷內(nèi)科

3、技文件材料必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建和有關(guān)管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容。3、6 案卷內(nèi)科技文件材料的制作和書寫材料必須益于長(zhǎng)期保存。4 案卷內(nèi)科技文件材料的排列4、1產(chǎn)品按設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、試制、小批量生產(chǎn)試制、批量生產(chǎn)、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)等工作程序排列,也可按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)(部件或組件排列。4、2 科研課題按準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等時(shí)間階段排列。4、3 基建工程按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)、工程施工、工程竣工驗(yàn)收等排列。4、4 設(shè)備按依據(jù)性材料、設(shè)備開箱驗(yàn)收、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等排列。隨機(jī)圖樣也可單獨(dú)組卷

4、。4、5 管理性科技文件材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。4、6 案卷內(nèi)科技文件材料排列要求文字材料在前,圖樣在后。5案卷的編目5、1編寫案卷頁(yè)號(hào)5、1、1 案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫頁(yè)號(hào)。5、1、2 頁(yè)號(hào)編寫位置:單面書寫的科技文件材料在右下角編寫頁(yè)號(hào);雙面書寫的科技文件材料,正面在右下角背面編寫頁(yè)號(hào)。5、1、3 案卷封面、卷內(nèi)目錄(原有圖樣目錄除外、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。5、2 案卷封面的編制5、2、1案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式。外封面印制在卷皮的正表面,內(nèi)封面排列在卷內(nèi)目錄之前。外、內(nèi)封面式樣,見圖1。5、2、2案卷題名案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件

5、材料的內(nèi)容。案卷題名的主要內(nèi)容包括項(xiàng)目的名稱、代字、代號(hào)及其組件、部件、階段的代號(hào)和名稱等。5、2、3編制單位填寫案卷內(nèi)科技文件材料的形成單位或主要責(zé)任者。5、2、4編制日期填寫案卷內(nèi)科技文件材料的起止日期。5、2、5保管期限填寫其劃定的保管期限。5、2、6密級(jí)依據(jù)保密規(guī)定填寫。5、2、7檔號(hào)填寫檔案的分類號(hào)和案卷順序號(hào)。5、2、8 檔案館(室代號(hào)填寫國(guó)家給定的本檔案館(室的編號(hào)。5、2、9縮微號(hào)填寫縮微時(shí)給定本案卷的編號(hào)。5、3案卷脊背的編制案卷脊背項(xiàng)目有案卷題名、檔號(hào)。式樣見圖2。5、4卷內(nèi)目錄的編制5、4、1 卷內(nèi)目錄式樣見圖3。5、4、2順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注。5、4、3 文

6、件材料題名亦稱文件標(biāo)題,填寫科技文件材料標(biāo)題的全稱。5、4、4文件編號(hào)填寫文件的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)。5、4、5責(zé)任者填寫科技文件材料的直接編制部門或主要責(zé)任者。5、4、6日期填寫編制科技文件材料的年、月、日。5、4、7頁(yè)次填寫每份科技文件材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)。5、4、8 卷內(nèi)目錄排列在案卷科技文件材料的首頁(yè)之前。5、5卷內(nèi)備考表的編制5、5、1 卷內(nèi)備考表的式樣見圖4。5、5、2 卷內(nèi)備考表要表面案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。5、5、3 卷內(nèi)備考表排列在案卷內(nèi)科技文件材料的尾頁(yè)之后。6案卷裝訂的要求6、1 案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。6、2 案卷內(nèi)不

7、同尺寸的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面。6、3 長(zhǎng)期保存的案卷裝訂時(shí)必須取掉金屬物。6、4 案卷不裝訂時(shí)其科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序。7 卷皮、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求7、1 科學(xué)技術(shù)檔案案卷卷皮一般采用卷盒、卷夾兩種形式。卷盒、卷夾式樣見圖5、圖6。7、2 卷盒、卷夾規(guī)格和制成材料要求。7、2、1 卷盒的外表面尺寸為:300mm×220mm,厚度尺寸分別為20、30、40、50、60mm五種。7、2、2 卷夾的外表面尺寸為:300mm×220mm,厚度尺寸為20mm7、2、3 卷盒、夾用牛皮紙板雙裱壓制,也可用黃板制作,外裱牛皮紙。注:鑒于目前我國(guó)圖紙還不夠規(guī)范,其長(zhǎng)度可允許有5mm的正誤差。7、3 卷內(nèi)表格的規(guī)格和制成材料要求。7、3、1 案卷外封面規(guī)格與卷盒、卷夾外表面尺寸相同。7、3、2 案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格統(tǒng)一為:297mm×210mm。7、3、3 案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表用70g以上白色書寫紙制作。7、4 案卷脊背的規(guī)格和制成材料要求。7、4、1 脊背規(guī)格與卷盒、卷夾的長(zhǎng)度和厚度相同,300mm×20(30、40、50、60mm。7、4、2脊背制作用150g白色書寫紙。7、5 卷皮和表格制作的字體、字號(hào)可以自定,但要求清晰端正。8卷皮和表格制作的監(jiān)制權(quán)卷皮