采購管理制度

1、采購管理制度【最新資料，WORD檔，可編輯】采購管理制度1總則1.1 為規(guī)范公司商務(wù)采購工作，特制定本制度。1.2 本制度適用于公司的商務(wù)采購/招標活動（含辦公用品、工程、設(shè)備設(shè)施維修 維護等項目）。2 .采購/招標原則2.1 嚴格執(zhí)行詢議價程序2.1.1 采購/招標活動，必須由項目需求部門擬定工程、辦公用品、項目的招標書 （含項目完成時間、質(zhì)量要求及驗收標準等）；2.1.2 采購/招標活動，必須有三家以上具備合法資質(zhì)的供應(yīng)商提供報價，同時應(yīng) 圍繞供應(yīng)商資信情況進行背景調(diào)查，并如實記錄；2.1.3 在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上， 由管理部聯(lián)合采購項目需求部門

2、、財務(wù)部進行綜合評估，并與供應(yīng)商進一步議定最終 價格及采購/招標要求；2.1.4 臨時性應(yīng)急采購/招標的項目，須向公司領(lǐng)導電話匯報，經(jīng)授權(quán)確認后，可 以先予實施，但應(yīng)于項目實施之日起五個工作日內(nèi)，補充完善相關(guān)審批程序。2.2 采購會審、合同會簽制度2.2.1 采購/招標活動，必須各相關(guān)部門共同參與，調(diào)研匯總各方意見，形成書面 的評估報告，經(jīng)公司領(lǐng)導審核，并確認最終中標單位；2.2.2 采購業(yè)務(wù)負責人根據(jù)采購項目招標書相關(guān)要求，擬定合作協(xié)議，報公 司領(lǐng)導審核；2.2.3 采購業(yè)務(wù)負責人與中標單位溝通并確認合作協(xié)議，報公司領(lǐng)導批準后， 予以執(zhí)行。2.3 職責分離2.3.1 采購人員不得單獨實施貨物

3、、工程項目和服務(wù)的驗收；2.3.2 采購/招標過程中，貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決，應(yīng)由管理部、項 目需求部門根據(jù)合同要求及有關(guān)標準，與供應(yīng)商協(xié)商完成；2.3.3 財務(wù)部負責對項目采購/招標過程中，相關(guān)費用的審核及評估程序合法性的 監(jiān)控。2.4 一致性原則2.4.1 采購人員采購的物品或服務(wù)必須與采購單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量相一 致；2.4.2 在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，采購人員應(yīng)及時 反饋信息，由項目需求部門綜合評估，變更采購單，經(jīng)公司領(lǐng)導確認后，再次向供應(yīng) 商發(fā)出采購要約。2.5 廉潔制度所有采購人員必須做到：2.5.1 自覺維護公司利益，努力提高采購質(zhì)量，降

4、低采購成本，提高采購效率；2.5.2 加強學習，提高認識，增強法治觀念；2.5.3 廉潔自律，不能向供應(yīng)商索取或收受回扣；2.5.4 嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督；2.5.5 工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失；2.5.6 努力學習業(yè)務(wù)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新設(shè)備及市場信息。3 .采購程序3.1 供應(yīng)商的選擇3.1.1 供應(yīng)商必須具有合法資質(zhì)（供應(yīng)商評估過程中，參與投標單位應(yīng)提交營業(yè) 執(zhí)照、稅務(wù)登記證明、組織機構(gòu)代碼證及其他專業(yè)資質(zhì)證明）；3.1.2 對于經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，管理部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管理狀 況、質(zhì)量控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況，建

5、立供應(yīng)商檔案，做好記錄，會同相 關(guān)部門對供應(yīng)商定期進行評估和審計；3.1.3 在選擇供應(yīng)商時，必須進行詢議價程序和綜合評估；供應(yīng)商為中間商時， 應(yīng)調(diào)查其信譽、技術(shù)服務(wù)能力、資質(zhì)、以往的服務(wù)對象及客戶評價情況，供應(yīng)商的報 價不能作為唯一決定的因素；3.1.4 為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng) 商作為后備供應(yīng)商或在其間進行交互采購。3.2 采購程序3.2.1 固定資產(chǎn)及其他零星物品的申請，由各使用部門報管理部統(tǒng)一申請。根據(jù) 采購申請流程，由各相關(guān)部門審核，并經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，方可交管理部采購人員實 施采購。3.2.2 采購/招標活動，應(yīng)嚴格遵循采購申請流程及標準要求

6、，由各相關(guān)部門審批。 項目采購申請中如果要素不明確者，應(yīng)予退回。3.2.3 采購詢價、綜合評估、會簽合同，由管理部協(xié)調(diào)財務(wù)及采購 /招標項目需求 部門共同完成，報公司領(lǐng)導批準。項目需求部門負責采購物品的功能及適用性（必要 時可商請外部相關(guān)專業(yè)人士予以協(xié)助）檢查；3.2.4 財務(wù)部門負責預算控制、價格調(diào)查、合同付款條款的審核，管理部負責合 同風險條款的審查、合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息 的收集。同時，與供方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及 確認售后服務(wù)事宜。3.2.5 采購過程中發(fā)生變化時，項目需求部門出具采購變更申請，由公司領(lǐng)導簽 字確認后，交

7、管理部采購人員執(zhí)行。3.2.6 采購/招標項目需求部門、管理部負責出具接收報告。3.2.7 相關(guān)表格后附。3.3 付款程序3.3.1 大宗采購行為（采購/招標單價在500元以上），應(yīng)要求供應(yīng)商提供開戶行 及銀行賬號信息，優(yōu)先考慮銀行轉(zhuǎn)賬支付，原則上不予現(xiàn)金結(jié)算；3.3.2 付款前，必須向供應(yīng)商索要發(fā)票，核對發(fā)票內(nèi)容是否和合同一致，并填寫 發(fā)票明細單，部門負責人簽字，財務(wù)部審核，公司領(lǐng)導批準后，由財務(wù)部核銷。4 .違約處理4.1 采購人員應(yīng)積極跟進項目采購/招標項目，確認項目交付期，如可能出現(xiàn)延期, 管理部應(yīng)及時通知相關(guān)部門；4.2 貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題后，由使用者提出書面意見，報部門負責人審核，交

8、管理部 處理。管理部接到意見后，將情況上報公司領(lǐng)導，并按投訴做緊急處理，及時以書面 形式報給供應(yīng)商，并電話通知，要求供應(yīng)商換貨、退貨或變更服務(wù)；4.3 合作協(xié)議中，應(yīng)明確合作雙方權(quán)利、義務(wù)、違約責任，及仲裁和解約條款；4.4 管理部與供應(yīng)商協(xié)商不成的，或造成損失的，由財務(wù)部核算損失，管理部負責 追索；追索不成，由法院裁決。5 .審計監(jiān)督5.1 財務(wù)部負責對采購全過程進行財務(wù)監(jiān)督、核查和審計；5.2 在采購詢價、議價、合同簽訂、合同執(zhí)行和采購結(jié)算過程中，除有管理部、采 購項目需求部門及相關(guān)領(lǐng)導參與外，財務(wù)部門要全程參與；5.3 采購人員要自覺接受審計及針對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢；對采購人員在采購過

9、 程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，將按公司有關(guān)制度予以制裁；情節(jié)嚴重，觸犯法律者， 移送公安機關(guān)處理。管理部附表一、合同報批表：合同報批表（付款類）合同類別：付款類申報類別：申報時間：合同編號:以下由申報部門填寫合同名稱內(nèi)容提要合同標的規(guī)格與數(shù)量價 格 比 較參考報價一付款方式報價單 位參考報價二付款方式報價單 位參考報價三付款方式報價單 位簽 約 對 方合同簽訂價付款方式單位名稱法人代 表洽談人姓名職務(wù)電話業(yè)務(wù)狀況資信情 況合同責任人簽名：年 月日以下由各部門責任人和公司領(lǐng)導簽署意見使用部門意見簽名：年 月日管理部意見簽名：年 月日總經(jīng)理意見簽名：年 月日注：本表須附以下材料一并報送有關(guān)部門：1、簽約對方單位營業(yè)執(zhí)照復印件、相關(guān)資質(zhì)證明、許可證復印件等:2、合同對方洽談人法人授權(quán)委托書。附件二、項目/工程采購申請單：項目/工程采購申請單申請部門申請人申請時間申請事由編號項目名稱