辦公室人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)與特殊要求

1、辦公室人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)與特殊要求從事辦公室工作的同志要有勝任重要崗位的特殊能力， 具體地講就是忠誠可靠、公道正派、清正廉潔、甘于奉獻(xiàn)、 知識(shí)全面、業(yè)務(wù)精湛。一、要有一些高超的處世能力一是要處事豁達(dá)，不要求全責(zé)備、斤斤計(jì)較。上下之間、 部門之間在日常工作中不可能沒有矛盾，正是因?yàn)楣ぷ髦杏?這樣那樣的矛盾和問題，才需要我們?nèi)f(xié)調(diào)、去處理，在矛 盾運(yùn)動(dòng)中將事物推向前進(jìn)。但是，我們?cè)趨f(xié)調(diào)、處理各類工 作矛盾、問題時(shí)，一定要相互理解，相互支持，換位思考， 求同存異，抓主要矛盾，不在非原則問題上較真，不在細(xì)微 末節(jié)上糾纏。二是處事謹(jǐn)慎，不要隨心所欲、粗心大意。處事謹(jǐn)慎不是謹(jǐn)小慎微、膽小怕事，而是要嚴(yán)謹(jǐn)

2、、慎行。開會(huì) 發(fā)言、匯報(bào)工作、處理公文、接待來訪、現(xiàn)場處理協(xié)調(diào)問題， 是辦公室工作人員的經(jīng)常性工作，說話辦事一定要言之有 據(jù)、行之有序、動(dòng)之有規(guī)。切忌口無遮掩、隨意表態(tài)，東一 榔頭西一棒子，把事情攪得亂七八糟。在瑣碎的具體小事方 面，諸如打字校對(duì)、復(fù)印裝訂，包括添茶倒水、打掃衛(wèi)生等 工作，也要以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度做好，小事做不好，日積月累 成大事就不好做了。 三是待人真誠，不要欺上瞞下、互不信 任。誠信是中華民族傳統(tǒng)美德，是走向世界的綠卡，是我們 為人處事的基本準(zhǔn)則。上下之間、部門之間、同事之間都要 講真誠，既不能欺騙上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，更也不能愚弄基層和群眾。 為人處事一定要真心換真心，誠心換誠心，切忌互

3、不信任、 互相猜忌。要傳達(dá)真實(shí)意圖，反饋真實(shí)情況，把問題講清、 把原因講透、把辦法講實(shí)，千萬不要弄虛做假，反饋假情況、 反映假民意，干擾領(lǐng)導(dǎo)決策。二、要有一個(gè)聰慧的頭腦一是堅(jiān)定的政治頭腦。辦公室的工作涉及到的每一個(gè)方 面，政治性都很強(qiáng)。在很大程度上，代表著企業(yè)的主張，反 映著企業(yè)的形象，連接著企業(yè)和職工的切身利益。辦公室的 干部必須對(duì)企業(yè)忠誠，對(duì)事關(guān)企業(yè)原則的問題，善于從政治 上觀察、分析和處理問題，在大是大非面前頭腦清醒，旗幟 鮮明，立場堅(jiān)定，不隨波逐流、人云亦云。在講政治方面， 辦公室人員特別要注意通過自己的工作消除領(lǐng)導(dǎo)之間可能 出現(xiàn)的誤解，打通各部門之間的隔閡， 搞好上下之間的銜接。二是

4、豐實(shí)的理論頭腦。一個(gè)人的理論素養(yǎng)越高，預(yù)測、 把握和解決問題的能力就越強(qiáng)。辦公室的人員，必須善始善 終地把學(xué)習(xí)放在第一位， 扎實(shí)、認(rèn)真地多讀一些經(jīng)濟(jì)、 法律、 科技、文史等方面的書籍，擴(kuò)展知識(shí)領(lǐng)域，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)， 提高分析、解決問題的能力。在理論提高的過程中，既要注 意知識(shí)的全面性，又要講求學(xué)習(xí)的系統(tǒng)性，還要注重學(xué)用的 針對(duì)性，做到在學(xué)習(xí)理論上學(xué)精管用、務(wù)求實(shí)效。三是辯證的思維頭腦。隨著社會(huì)生活的變化，人們的思 維方式和價(jià)值取向正在經(jīng)歷一場變革，這就要求我們觀察問 題要多視角、研究問題要多方位、解決問題要多方法。要注 意思維的超前性。比如，當(dāng)問題還處于苗頭的時(shí)候，就能捕 捉它；當(dāng)認(rèn)識(shí)還處在感性

5、階段的時(shí)候，就開始作理性的思考 和回答；對(duì)前人和別人沒有研究的問題，著手研究它，從而 找出規(guī)律性的東西，對(duì)面上的工作給予及時(shí)指導(dǎo)，這是爭取 工作主動(dòng)所必須的。四是求實(shí)的科學(xué)頭腦。實(shí)事求是是我們的工作作風(fēng)，是 職業(yè)道德，也是工作紀(jì)律，想問題、提建議、當(dāng)參謀、寫文 章、辦事情，都要符合客觀實(shí)際。 切實(shí)做到一是一、二是二， 不夸大、不縮小，真實(shí)地反映客觀事物的本來面目，包括向 領(lǐng)導(dǎo)反映情況，決不能想當(dāng)然、亂揣摩。五是精明的效益頭腦。要樹立說錯(cuò)話、辦錯(cuò)事、出歪招 是一種浪費(fèi)、一種過失的觀念。在工作措施上，要以最少的 投入爭取最好的效果，用最短的時(shí)間做更多的事情。在工作 運(yùn)作中，要講效率、科學(xué)有序、操作

6、規(guī)范、線條清楚。在工 作效果上，要多出精品、減少次品、防止廢品、禁止毒品。三、要有一套過硬的功夫一是勤奮好學(xué)的功夫。在任何時(shí)候都應(yīng)該有一種緊迫感 和饑餓感，對(duì)知識(shí)永遠(yuǎn)保持一種旺盛的好奇心、新鮮感和求 知欲。要養(yǎng)成一種坐得下來、靜得下心、鉆得進(jìn)去的學(xué)習(xí)習(xí) 慣，在辦公室里，要看一看放在辦公桌上的書翻過沒有；回 到家里，想一想書柜里書讀了多少本；在外出的路上，查一 查你的旅行包里帶上書沒有，做到終生與書為伴。二是深入實(shí)踐的功夫。辦公室人員的工作思路、工作點(diǎn) 子、工作實(shí)績從哪里來？從根本上說，來源于生活、來源于 時(shí)代、來源于實(shí)踐。離開基層，脫離群眾，辦公室就會(huì)成為 空中樓閣；離開實(shí)際，我們就會(huì)成為睜眼

7、瞎；離開實(shí)踐，辦 公室工作就會(huì)成為無源之水、無本之木。因此，辦公室的所 有人員要深入到經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場，腳踏實(shí)地的深入到最基層 的車間中去，與方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不 放過每一個(gè)調(diào)查對(duì)象、線索、數(shù)據(jù)、情節(jié)，做到打破沙鍋問 到底，不到黃河不死心，真正從實(shí)踐中獲取新知， 收到實(shí)效。三是善于領(lǐng)悟的功夫。辦公室的工作是與人打交道的， 是機(jī)關(guān)的窗口和紐帶，如果對(duì)來自基層的反映和群眾的呼聲 缺乏領(lǐng)悟，是絕對(duì)做不好工作的。當(dāng)然，好的悟性是一個(gè)日 積月累的過程，可在與領(lǐng)導(dǎo)和同事的接觸中把握他們的工作 習(xí)慣、思維方式和活動(dòng)規(guī)律；在接受任務(wù)時(shí)，充分聽取要求 和主張，盡可能地準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖和基

8、層的反 映，做到準(zhǔn)確，有原則性；嚴(yán)謹(jǐn)，有邏輯性；獨(dú)到，有精辟 性。四是精于表達(dá)的功夫。口頭表達(dá)和書面表達(dá)能力，是辦 公室人員的基本功。特別是文字水平，是一個(gè)工作人員素質(zhì) 的綜合反映，是辦公室工作人員的最基本要求。辦公室人員 首先要會(huì)寫會(huì)議材料和領(lǐng)導(dǎo)講話。一篇好材料要經(jīng)過調(diào)研、 加工、提煉、歸納、總結(jié)、演繹等復(fù)雜過程，使文章具有真、 實(shí)、準(zhǔn)、啟的特點(diǎn)，讓大家聽后或看后能受到教育和啟迪。 說和寫同樣重要，辦公室的人員都要加強(qiáng)鍛煉，力求做到精 雕細(xì)刻、千錘百煉，工作上人人都能打通關(guān)，個(gè)個(gè)都是多面 手。四、要有一種高尚的人格魅力一是對(duì)事業(yè)有春天般的熱情 。辦公室是一個(gè)單位的重要 辦事部門，也是一個(gè)出成

9、果、出人才的崗位。既然有幸走上 這個(gè)崗位，就要義無反顧地投入春天般的熱情，愛崗敬業(yè)， 任勞任怨，執(zhí)著地追尋它，盡力地干好它。只要我們每一位 干部把每一件工作當(dāng)成一種事業(yè)去追求，把領(lǐng)導(dǎo)和群眾交辦 的每一件小事作為一項(xiàng)任務(wù)去完成，就會(huì)在工作實(shí)績中獲得 無限的樂趣和豐厚的精神回報(bào)，我們的精神境界就會(huì)得到升 華，人生價(jià)值就會(huì)得到實(shí)現(xiàn)。二是對(duì)他人有大海一樣的胸懷。做好辦公室工作離不開 方方面面的配合與支持。對(duì)人虛懷若谷、寬厚容人，就會(huì)走 出世俗，接近崇高。這是辦公室干部的美德。俗話說：有容 乃大，無欲則剛，我們要容人勝己，不嫉賢妒能，甘為他人 做嫁衣、作鋪墊。要容人直言，不忌恨在心；要助人為樂， 不袖手

10、旁觀；要把別人的工作當(dāng)作自己的工作，以主人翁姿 態(tài)提建議，當(dāng)參謀；把別人的困難當(dāng)作自己的困難，以甘為 人梯的風(fēng)格送溫暖、獻(xiàn)愛心。只有這樣，才能贏得更多同志 對(duì)我們工作的支持與合作，別人和社會(huì)就會(huì)抬舉你，你工作 的環(huán)境也才會(huì)更加寬松、和諧。三是對(duì)名利像湖水那樣平靜 。在辦公室工作的干部，要 努力做到不為名所累、不為利所縛、不為欲所惑，不同別人 計(jì)較享受的條件和優(yōu)勢(shì)，要經(jīng)得住誘惑，守得住清貧，不把 以權(quán)謀私看作本事，不把追求低級(jí)趣味視為瀟灑，在任何情 況下，對(duì)待名利始終保持一顆平常心。因?yàn)榘衙吹锰兀蜁?huì)形成一種包袱和壓力，永無滿足，對(duì)名利的欲望過多， 必然欲壑難填，不能自己，最終失去同志，有

11、損尊嚴(yán)，甚至 貽誤事業(yè)，斷送前程。只有把名利看得淡一些，把事業(yè)看得 重一些，才能擺脫因個(gè)人私欲難以滿足所帶來的苦惱，從中 使我們的情操得到陶冶，心靈得到凈化。四是對(duì)自己像旁觀者一樣清醒 。能不能知己所長、知己所短，是衡量辦公室人員是否成熟的重要標(biāo)志。知己所長， 是要保持一種樂觀向上的自信心，而不是感到高人一等。知 己所短，是要不斷反省自我，揚(yáng)長避短，取長補(bǔ)短。取得成 績時(shí)，自己感到安慰，又肯定大家的作用；受到批評(píng)時(shí)，既 要有自責(zé)的勇氣，又要及時(shí)改正缺點(diǎn)。在這一點(diǎn)上，不妨學(xué) 一學(xué)古人：唐太宗李世民以人為鏡，納諫魏征，成為一代明 君。在現(xiàn)實(shí)生活中，知長易而知短難，學(xué)他人之長易，改自 己之短難。要做到知已所短，就要跳出自我，以高標(biāo)準(zhǔn)的要 求、以他人的視角、以歷史的觀點(diǎn)，嚴(yán)格甚至苛刻的透視自 己，發(fā)現(xiàn)不足，戰(zhàn)勝自我。為了適應(yīng)辦公室工作的特殊要求，所有秘書人員必須按 四性 的標(biāo)準(zhǔn)要求自己：一是堅(jiān)持真理的原則性；二是從實(shí) 際出發(fā)的靈活性；三是對(duì)事物發(fā)展的預(yù)見性；四是隨機(jī)應(yīng)變 處理事務(wù)的果斷性。按照這四性的要求，我們?cè)谄綍r(shí)的工作 中，必須把原則性和靈活性，預(yù)見性和果斷性，德和才，文 和武，甚至快和慢，粗和細(xì)，內(nèi)和外等等，結(jié)合得很緊密， 擺布得很妥當(dāng)，處理得很貼切。這些是基本素質(zhì)，也是基本 功，是我們辦公室人員