中鋁ERP系統(tǒng)物料編碼清理項(xiàng)目章程

1、中鋁ERP系統(tǒng)物料編碼清理項(xiàng)目章程二零一一年十一月目錄1項(xiàng)目概要41.1項(xiàng)目目標(biāo)41.2項(xiàng)目實(shí)施策略42項(xiàng)目范圍4規(guī)范清理范圍4數(shù)據(jù)清理范圍43項(xiàng)目組織與職責(zé)53.1項(xiàng)目組織架構(gòu)53.2項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組成和主要職責(zé)63.3各團(tuán)隊(duì)主要職責(zé)分工64項(xiàng)目溝通機(jī)制74.1項(xiàng)目溝通渠道和機(jī)制74.2會(huì)議制度74.3項(xiàng)目文檔管理85項(xiàng)目計(jì)劃95.1項(xiàng)目實(shí)施周期95.2項(xiàng)目整體計(jì)劃96各階段任務(wù)和交付成果10項(xiàng)目準(zhǔn)備10清理軟件培訓(xùn)10規(guī)范修改和完善10物料編碼清理116.2工作及進(jìn)度管理117問題與支持策略127.1項(xiàng)目問題管理127.2問題處理機(jī)制131 項(xiàng)目概要1.1 項(xiàng)目目標(biāo)對(duì)中國鋁業(yè)股份有限公司ERP系

2、統(tǒng)物料編碼規(guī)范進(jìn)行修改和完善，并對(duì)系統(tǒng)中重碼、錯(cuò)碼和物料組錯(cuò)亂的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，為SRM平臺(tái)備品備件上線作好前期準(zhǔn)備工作，保障ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行。1.2 項(xiàng)目實(shí)施策略Ø 本次項(xiàng)目人員集中辦公，根據(jù)工作計(jì)劃統(tǒng)一進(jìn)行工作分配。Ø 編碼規(guī)范的修改和完善在原有規(guī)范的基礎(chǔ)上進(jìn)行，不對(duì)原規(guī)范進(jìn)行根本性的改變。Ø 為保證修改后規(guī)范的嚴(yán)謹(jǐn)性和現(xiàn)行ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行，作為對(duì)原規(guī)范的補(bǔ)充，新的多級(jí)分類體系及填報(bào)模板只在新的主數(shù)據(jù)系統(tǒng)中體現(xiàn)，用作物料編碼申報(bào)時(shí)審核的判斷依據(jù)。Ø 使用專業(yè)的檢索查詢軟件輔助完成本次清理工作。2 項(xiàng)目范圍2.1.1 規(guī)范清理范圍根據(jù)系統(tǒng)已有物料

3、，結(jié)合通行標(biāo)準(zhǔn)，參照其它企業(yè)的編碼分類經(jīng)驗(yàn)，對(duì)物料填報(bào)規(guī)范2.0、 中國鋁業(yè)股份有限公司物料編碼原則及分類原則4.0、中國鋁業(yè)股份有限公司設(shè)備備件編碼分類-V3.0等13個(gè)相關(guān)的規(guī)范文件進(jìn)行補(bǔ)充、修改和完善，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行物料的分類細(xì)化和填報(bào)模板設(shè)計(jì)。2.1.2 數(shù)據(jù)清理范圍 數(shù)據(jù)清理范圍限于現(xiàn)行ERP系統(tǒng)中已經(jīng)存在的49萬物料和清理期間新增物料。3 項(xiàng)目組織與職責(zé)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組組長：李天庚副組長：文欣榮3.1 項(xiàng)目組織架構(gòu)項(xiàng)目辦公室經(jīng)理：閆峰、朱亮執(zhí)行經(jīng)理：穆童應(yīng)用軟件顧問埃森哲顧問儀 表 配 件負(fù)責(zé)人：許 晶電 氣 配 件負(fù)責(zé)人：馮仁雙車 輛 配 件負(fù)責(zé)人：閆 玲原 輔 材 料負(fù)責(zé)人：張

4、濤機(jī) 械 配 件負(fù)責(zé)人：穆 童3.2 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組成和主要職責(zé)項(xiàng)目角色人數(shù)主要職責(zé)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組組長（副組長）2人§ 指導(dǎo)項(xiàng)目組開展工作§ 負(fù)責(zé)項(xiàng)目資源§ 定期聽取項(xiàng)目小組匯報(bào)，并快速?zèng)Q策§ 簽署項(xiàng)目主要實(shí)施文檔§ 簽署驗(yàn)收各個(gè)實(shí)施階段項(xiàng)目經(jīng)理（項(xiàng)目副經(jīng)理）3人§ 保證項(xiàng)目工作環(huán)境和后勤設(shè)施§ 制訂實(shí)施策略和項(xiàng)目計(jì)劃§ 監(jiān)控項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施§ 組織協(xié)調(diào)項(xiàng)目工作和資源§ 向項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)項(xiàng)目狀況，并提出建議§ 確保項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組快速進(jìn)行決策埃森哲顧問1人§ 編碼規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)修改指導(dǎo)&#

5、167; 參與部分?jǐn)?shù)據(jù)清理討論§ 指導(dǎo)數(shù)據(jù)清理方法應(yīng)用軟件顧問1-2人§ 編碼清理工具使用培訓(xùn)。§ 解決清理工具使用過程中出現(xiàn)的問題。機(jī)械配件組7人§ 起草本業(yè)務(wù)組的工作計(jì)劃并推動(dòng)計(jì)劃的執(zhí)行。§ 組織、參加相關(guān)培訓(xùn)。§ 按進(jìn)度完成工作計(jì)劃并提交相應(yīng)文檔。§ 及時(shí)和業(yè)務(wù)人員進(jìn)行交流，合作完成項(xiàng)目任務(wù)。§ 業(yè)務(wù)組之間提供項(xiàng)目所需的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)。的支持和分享。電氣配件組3人儀表配件組3人車輛配件組3人原輔材料組3人3.3 各團(tuán)隊(duì)主要職責(zé)分工本項(xiàng)目由內(nèi)部團(tuán)隊(duì)承擔(dān)主要工作，外部團(tuán)隊(duì)提供相應(yīng)指導(dǎo)和解決技術(shù)問題。4 項(xiàng)目溝通機(jī)制4

6、.1 項(xiàng)目溝通渠道和機(jī)制溝通渠道溝通內(nèi)容面向?qū)ο髤⑴c人員應(yīng)用頻率重要文檔每周項(xiàng)目工作例會(huì)報(bào)告項(xiàng)目現(xiàn)況與未來進(jìn)程/討論各業(yè)務(wù)組相關(guān)之項(xiàng)目進(jìn)度/項(xiàng)目未決議題澄清與解決/ 項(xiàng)目經(jīng)理（項(xiàng)目副經(jīng)理）項(xiàng)目經(jīng)理（項(xiàng)目副經(jīng)理）各業(yè)務(wù)組成員埃森哲顧問每周四下午本周項(xiàng)目周報(bào)雙周工作計(jì)劃項(xiàng)目問題記錄項(xiàng)目經(jīng)理（項(xiàng)目副經(jīng)理）現(xiàn)場(chǎng)檢查在項(xiàng)目實(shí)施辦公現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地了解項(xiàng)目進(jìn)展情況和存在問題，監(jiān)督項(xiàng)目按進(jìn)度順利推進(jìn)項(xiàng)目經(jīng)理（項(xiàng)目副經(jīng)理）項(xiàng)目經(jīng)理（項(xiàng)目副經(jīng)理）及各業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)人每周定期項(xiàng)目周報(bào)、項(xiàng)目問題記錄等項(xiàng)目階段會(huì)議報(bào)道項(xiàng)目階段性工作進(jìn)度與成果展示/討論并裁定重要未決事項(xiàng)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室全體項(xiàng)目組成員根據(jù)項(xiàng)目安排項(xiàng)目階段匯報(bào)材

7、料項(xiàng)目業(yè)務(wù)組內(nèi)部討論隨時(shí)就業(yè)務(wù)組內(nèi)部發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行討論項(xiàng)目業(yè)務(wù)組各業(yè)務(wù)組相關(guān)人員按需業(yè)務(wù)組內(nèi)部討論紀(jì)要培訓(xùn)在項(xiàng)目的不同階段，采取不同的方式，對(duì)不同的目標(biāo)受眾進(jìn)行培訓(xùn)全體人員項(xiàng)目涉及業(yè)務(wù)范圍的人員根據(jù)項(xiàng)目安排培訓(xùn)材料電子郵件作為全體項(xiàng)目成員間溝通的輔助渠道；解答疑問、提出合理化建議等全體成員全體成員隨時(shí)無電話議事了解基層企業(yè)實(shí)際情況的輔助渠道，主要針對(duì)基層單位與項(xiàng)目有關(guān)的業(yè)務(wù)人員全體成員全體成員按工作計(jì)劃開展無4.2 會(huì)議制度Ø 每日工作報(bào)告 每天下班前，各業(yè)務(wù)組成員簡短總結(jié)每日工作情況，由業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)人匯總整理。Ø 每周例會(huì)制度： 每周四下午召開例會(huì)，并形成周例會(huì)紀(jì)要會(huì)議主要

8、內(nèi)容： 本周工作進(jìn)度 下周工作計(jì)劃 項(xiàng)目主要問題參會(huì)人員：項(xiàng)目經(jīng)理（項(xiàng)目副經(jīng)理）、業(yè)務(wù)組全體成員和埃森哲顧問。Ø 專題會(huì)議Ø 階段報(bào)告：每階段完成，進(jìn)行階段總結(jié)和階段完成的最近一個(gè)周四例會(huì)一起召開。參會(huì)人員：項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目經(jīng)理（項(xiàng)目副經(jīng)理）、業(yè)務(wù)組全體成員、埃森哲顧問。4.3 項(xiàng)目文檔管理根據(jù)中鋁文件管理有關(guān)規(guī)定，建立項(xiàng)目文檔管理，項(xiàng)目文檔存放在指定的文檔服務(wù)器中，供項(xiàng)目成員存放和查詢項(xiàng)目相關(guān)文檔。項(xiàng)目文檔特指與項(xiàng)目有關(guān)的各類資料，包括文件、通知、項(xiàng)目交付品、會(huì)議演示資料、發(fā)放的資料、宣傳資料、錄像、錄音等。文檔采用統(tǒng)一的命名規(guī)則，具體如下：中鋁ERP系統(tǒng)物料編碼清理+文檔

9、類型+版本號(hào)+年月日文檔類型：項(xiàng)目計(jì)劃、雙周計(jì)劃、周進(jìn)度報(bào)告、分類模板、編碼分類原則、編碼分類方案、編碼分類表、會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)材料、操作手冊(cè)。5 項(xiàng)目計(jì)劃5.1 項(xiàng)目實(shí)施周期 清理軟件培訓(xùn)2天項(xiàng)目準(zhǔn)備規(guī)范修改和完善30天物料編碼清理30天項(xiàng)目管理/文檔管理/質(zhì)量保證問題跟蹤解決5.2 項(xiàng)目整體計(jì)劃 6 各階段任務(wù)和交付成果6.1.1 項(xiàng)目準(zhǔn)備階段描述：建立項(xiàng)目管理架構(gòu)，確認(rèn)項(xiàng)目實(shí)施范圍并啟動(dòng)項(xiàng)目。工作內(nèi)容和交付成果：1、確定項(xiàng)目計(jì)劃項(xiàng)目章程項(xiàng)目組織和崗位職責(zé)項(xiàng)目范圍項(xiàng)目策略2、項(xiàng)目管理流程制訂支持策略和流程3、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議6.1.2 清理軟件培訓(xùn)階段描述：對(duì)業(yè)務(wù)組成員進(jìn)行清理軟件的使用培訓(xùn)，確

10、保清理工作的順利進(jìn)行。工作內(nèi)容和交付成果：1、軟件培訓(xùn)資料2、操作手冊(cè)6.1.3 規(guī)范修改和完善階段描述：在原有規(guī)范的基礎(chǔ)上對(duì)規(guī)范進(jìn)行修改和完善，提交修訂后的規(guī)范和分類。工作內(nèi)容和交付成果：1、物料填報(bào)規(guī)范；2、 中國鋁業(yè)股份有限公司物料編碼原則及分類原則；3、中國鋁業(yè)股份有限公司編碼分類。6.1.4 物料編碼清理階段描述：對(duì)ERP系統(tǒng)中已物料的重碼、錯(cuò)碼、填寫不規(guī)范和物料組錯(cuò)亂的物料進(jìn)行清理。工作內(nèi)容和交付成果：1、清理物料清單；2、清理物料修改后的導(dǎo)出清單。6.2 工作及進(jìn)度管理計(jì)劃及進(jìn)度管理雙周計(jì)劃：對(duì)接下來兩周時(shí)間的工作規(guī)劃，各業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)人每周三滾動(dòng)更新上一次的雙周計(jì)劃并于當(dāng)天提交給項(xiàng)

11、目經(jīng)理（項(xiàng)目副經(jīng)理）或其指定人員。需使用雙周計(jì)劃模版。每周進(jìn)度報(bào)告：對(duì)一周工作的總結(jié)回顧報(bào)告，包括本周進(jìn)展、本周工作成果和問題清單。各業(yè)務(wù)組在每周三完成該報(bào)告并于當(dāng)天提交給項(xiàng)目經(jīng)理（項(xiàng)目副經(jīng)理）或其指定人員。需要使用模版。問題管理各業(yè)務(wù)組每周三完成本周問題清單，連同本周工作匯報(bào)一起發(fā)送給項(xiàng)目經(jīng)理（項(xiàng)目副經(jīng)理）或其指定人員?？记诠芾順I(yè)務(wù)組全體成員按工作日進(jìn)行考勤，所有成員如需請(qǐng)假，需獲得項(xiàng)目經(jīng)理（項(xiàng)目副經(jīng)理）的批準(zhǔn)后才能有效。7 問題與支持策略7.1 項(xiàng)目問題管理建立項(xiàng)目問題管理制度，保證及時(shí)發(fā)現(xiàn)并記錄相關(guān)問題，并對(duì)問題進(jìn)行分析和討論，尋求解決方案，保證項(xiàng)目的順利推進(jìn)。項(xiàng)目問題清單格式如下：中鋁

12、ERP系統(tǒng)物料編碼清理問題清單序號(hào)報(bào)告日期業(yè)務(wù)組別問題描述影響程度報(bào)告人建議解決方案負(fù)責(zé)人預(yù)計(jì)解決日期最終解決方案狀態(tài)最終解決日期備注15/10JXXXXX嚴(yán)重XXXXXXXXXX6/10XXXXXX 6/11