檔案管理的基礎知識與操作實務

1、南玻集團2010年度檔案員培訓檔案管理的基礎知識檔案管理工作操作實務第一部分 檔案管理的基礎知識 一、幾個基本概念1、檔案。檔案法對檔案的定義：是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2、企業(yè)檔案。企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟核算及科學研究等活動中直接形成有保存價值的真實記錄。主要包括文字、圖表、音像等。第一部分 檔案管理的基礎知識3、企業(yè)檔案的作用：憑證作用；參考作用；具體體現(xiàn)在以下幾方面： a.檔案是一個單位或個人歷史的真實、全

2、面的反映。  b.檔案是一個單位或個人維護自身權益的重要工具。  c.檔案我們積累和傳播知識重要載體。  d.檔案是開展單位文化建設的重要素材，特別是對于企業(yè)建立企業(yè)文化有不可替代的作用。第一部分 檔案管理的基礎知識二、檔案工作1、檔案工作的性質(zhì)-專業(yè)性：檔案工作有自己專門的研究對象、理論體系和業(yè)務標準、工作規(guī)范。 -服務性：為企業(yè)各項工作服務。-機要性：檔案中有不少內(nèi)容在一定的時間和空間具有機密性。第一部分 檔案管理的基礎知識2、檔案管理工作的內(nèi)容八環(huán)節(jié)論：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用服務。六環(huán)節(jié)論：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、開發(fā)利用第一部

3、分 檔案管理的基礎知識3、檔案工作的原則：統(tǒng)一領導、分級管理集中統(tǒng)一管理第二部分 檔案管理的操作實務第一章 檔案整理的幾個概念第二章 文書檔案的整理第三章 科技檔案的整理第四章專門檔案的整理 第一章、檔案整理幾個概念 一、檔案整理定義：是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。 二、檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。 第一章 檔案整理幾個概念三、檔案整理的方法 :1、以“案卷”為單位整理。 a案卷 b立卷 c以案卷為整理

4、單位的應用范圍: 科技檔案；部分文書檔案；專門檔案 2、以“件”為單位整理。 第一章、檔案整理幾個概念四、檔案分類 1.按照整理方法的不同，可將檔案分為： 文書檔案 科技檔案 專門檔案 2.集團檔案分類大綱 黨群工作、行政管理、業(yè)務管理、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、實物檔案、產(chǎn)品檔案等第二章 文書檔案的整理一、文書檔案整理流程 鑒定分類裝訂排列蓋檔號章填寫檔號著錄裝盒、排架第二章 文書檔案的整理（一）鑒定： 歸檔文件的來源主要有：集團下發(fā)的文件、單位內(nèi)部形成的文件、政府部門針對本單位發(fā)文或需要本單位執(zhí)行的文件及公司參與合作的項目，合作單位按要求向本單位提交的文件。對照歸檔

5、范圍來確定某類文件是否需要歸檔。（二）分類：根據(jù)集團及各公司情況，文件材料產(chǎn)生量不大，因此采用 “年度-保管期限”結(jié)合事由分類法。 1.分年度：將歸檔文件按其形成年度分開。 2.分保管期限：嚴格對照本公司歸檔文件分類、保管期限表，將同一年度內(nèi)的文件按永久、長期、短期或永久、30年、10年三種保管期限分開。從2010年起，集團檔案的保管期限按國家檔案局8號令改為永久、30年和10年。 3.分類別：將同一類別的文件排列在一起。（三）裝訂：歸檔文件以“件”為單位進行裝訂。 1.件的概念。 原件與復制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一 件；正文與附件為一件；同一年度內(nèi)相關的請示與批復、報告與批示、函與復函

6、為一件，但跨年度的則各為一件；文件處理單與相關文件為一件。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后；印章登記表等各種報表、圖冊，按其本來的裝訂方法，一個自然本（冊）為一件。 注：不允許若干件一個類型的歸檔文件合為一件，如將一個年度的所有“通知”作為一件。 2.保管期限為永久或長期、30年的歸檔文件，最好拆除生銹金屬物，采用線裝、或膠裝，也可以用不銹鋼備用夾，但裝訂前需進行掃描。掃描件分年度存儲于硬盤，同時上傳至檔案管理系統(tǒng)中該條目錄的原文處，并在一個年度結(jié)束后以年度為單位刻錄在光盤上脫機保存。3.較厚歸檔文件采用三點一線方法進行裝訂。 4. 成冊的文件材料，如印章登記本、刊物等，可

7、保持原貌。 5.保管期限為短期或10年的文件，根據(jù)實際情況選擇裝訂方法。（四）排列。在同一年度、保管期限內(nèi)，結(jié)合機構（問題）或事由按文件形成時間進行排序。（五）蓋檔號章，填寫相關內(nèi)容。歸檔章蓋在文件首頁右上方空白處，若右上方無空白，則蓋在其它容易查看的地方。 檔案章格式：全宗號-年度-保管期限-件號。 全宗號：各單位代號； 年度：即文件形成年度； 保管期限：可以寫永久、長期、短期、30年、10年，也可以只寫代號：Y、C、D、30、10； 件號：一個年度一個保管期限編一個流水號，從1排起。（六）著錄，即編目。請示與批復為一件時，只對批復進行編目。 1.全宗號：各單位代號。 2.年度：指歸檔文件文

8、件的形成年度（如 2002，2003），要求寫全。 3.保管期限：歸檔文件保管期限，可以是其代號或是年限。 4.件號：文件的流水號，為三位數(shù)，不足三位，前用0補齊，如001、089。5.文件編號：文件編號號即文件發(fā)文字號，填寫時應照實抄錄，不能有任何省略或改動。 6. 題名：一般情況下，照錄文件題名，不得省略或變更。對于無題名或題名含義不能全面揭示文件內(nèi)容的歸檔文件，為方便檢索，應根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充題名，并外加“ ”以示區(qū)別。如任免通知XX，XXX，或通知關于加強勞動紀律的通知7. 責任者：即發(fā)文機關；就是文件落款處蓋章單位。責任者可以用通用簡稱，如“中國南玻集團股份有限公司”，可以簡

9、化為“南玻集團”。如無通用簡稱，則用全稱。 8.主題詞：按照檔案主題詞表進行著錄，此項可以省略。 9.日期：即文件形成日期，用8位阿拉伯數(shù)字表示，如20080101。 10.頁數(shù)：此件文件的總頁數(shù)，包括附件。有字的一面就算是一頁?？瞻醉摬挥嬳摂?shù)。11.份數(shù)：一般歸檔文件只保存1份，利用頻繁或非常重要的可以保存兩份。如有其它需要，保存份數(shù)較多，應在備注中注明。 12.實體分類號：就是檔案分類、保管期限表中歸檔文件的實體分類。 13.檔號：此項由系統(tǒng)自動生成。 14.盒號：為所有年度的大流水號，從第一盒檔案排起。作為查找檔案的輔助項目。因有些公司插卷很多，此項不強制要求填寫。 15.存放位置：此項

10、為查找檔案檔案的輔助項目，為方便查找檔案，建議填寫。 16.備注：用于填寫歸檔文件需要說明的各種情況，包括缺損、銷毀等。 17.密級：為文件上所標示的密級，如無標示，為內(nèi)部。（七）裝盒、排架 1.裝盒：按文件順序進行裝盒。為節(jié)省空間，不建議一個問題（或類別）僅有幾份文件也裝為一盒；禁止跨年度裝盒。 特別注意：裝盒時一定要按照件號的順序排放，不要把里面的文件放錯，借閱后也要放回原位，否則以后查找起來就會查找不到。 2.備考表：如文件盒內(nèi)有備考表，直接填寫其中項目；若沒有，則打印一份，將其置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。3.背脊：填寫年度、保管期限和起止件號。 4

11、.排架：按年度從檔案柜最上層排起，永久和長期的可以一起排架，短期則另排一架。第三章 科技檔案整理一、科技檔案的基本種類 科技檔案是指分類表中的基本建設、設備儀器、科研檔案、產(chǎn)品檔案二、科技檔案檔號編寫方法 單位代號-一級類目·二級類目-案卷號例：CSG11-04.01-001 CSG11是單位代號，深圳浮法代號 04為一級類目代號，即基本建設類 01為二級類目代號，即第一個基建項目 001為案卷號，即第一個案卷科技檔案的檔號：就是科技文件的案卷編號第一節(jié) 基建檔案管理一、注意區(qū)分基建工程準備階段文件與文書檔案的區(qū)別 在建筑工程管理資料規(guī)定的附錄A中，明確了各個階段都會產(chǎn)生哪些文件，在

12、工程項目準備階段中的文件，如：項目建議書與批復、用地批準文件等容易與文書檔案混淆，要注意區(qū)分。二、注意由建設單位收集的文件的收集和積累 工程準備階段與工程竣工驗收階段的文件是由建設單位收集和積累的。有新項目動工時，如若由檔案室來負責產(chǎn)生文件的保存，那么要注意這兩個階段的文件的收集。三、注意案卷題名的擬定 案卷題名要能反應本卷文件的內(nèi)容，一般采用三段式： 一是項目的名稱；二是項目的組件、部件、專業(yè)、階段的名稱；三是項目文件的名稱。 如：南玻工業(yè)大廈（項目名稱）結(jié)構（專業(yè)）竣工圖。 四、注意與當?shù)爻墙n案部門保持聯(lián)系 各地城建檔案部門對移交檔案的要求不一樣，要了解公司所在地城建檔案部門的要求，盡量

13、關注文件形成的質(zhì)量，使其能夠滿足要求，減少重復工作。第三節(jié) 設備檔案的管理一、設備檔案的內(nèi)容 設備檔案包括計劃采購到設備報廢過程中產(chǎn)生的全部文件資料。如：前期的購買計劃、請示批復、采購合同，到設備的開箱驗收記錄、安裝調(diào)試記錄、驗收運行記錄，到使用過程中的維修大修、中修記錄，到設備報廢時的報廢文件等。 二、設備檔案的收集 注意檔案收集的齊全完整。 在歸檔時注意：在新購設備開箱時，就有檔案員在場對技術資料進行核對登記，在安裝調(diào)試完成后三個月內(nèi)將隨機文件材料歸檔。三、設備檔案的分類 理論上有以下幾種分類方式： (1)、性質(zhì)型號分類法：性質(zhì)型號結(jié)構隸屬案卷：如生產(chǎn)設備LYY打磨機-01（案卷）；辦公設

14、備方正科技電腦顯示器01（案卷） (2)、工序型號分類法：工序型號結(jié)構隸屬案卷 如：一個啤酒制造企業(yè)的設備檔案按工序可分為：發(fā)酵A保溫機01，粉碎M磨漿機01，罐裝等工序。（一）在本集團，基本上每條生產(chǎn)線按工序來進行分類。以浮法廠的設備為例： 一條浮法線包括以下幾個工序：原料、熔窯、錫槽、退火窯、控制系統(tǒng)、冷端等一些工序。 建議分類： 1.每條線分為一大類，為二級類目 2.每條生產(chǎn)線下按工序分類，為三級類目，所有合同與工序一樣，組成一個單獨的三級類目 3.三級類目下按文件的性質(zhì)組卷。（二）對于單套設備，如叉車、起重機等，將其組成一個新的項目，很多公司叫“公用工程”，作為其二級類目，三級類目按照

15、設備的種類設置，三級類目下是案卷。要求一機一卷。四、設備檔案的組卷 設備檔案按其種類、階段或者文件材料的性質(zhì)等分別組卷。 種類：即將同一種類設備組織到一卷中。如浮法線中原料車間的刮板機相關文件組成一卷或者幾卷。 階段：即自制的設備按立項初期、竣工組卷。如立項階段管理性文件、竣工材料等。 文件材料的性質(zhì)：即圖紙、文字性材料等。五、案卷的裝訂、裝盒 設備檔案與基建檔案一樣，一般是文字性材料組卷后需裝訂，裝訂采取不銹鋼夾或者線裝的方式；圖紙、成冊的文件材料不需裝訂，直接裝盒。案卷內(nèi)不允許在生銹金屬物。 有些材料，如隨機說明書等，體積較大，不便裝盒，也可在貼上背脊，不用裝盒。 另：部分以活頁形式裝訂的

16、材料，必須重新用線裝固定。六、編號、編目 1.頁號： 為了便于查找卷內(nèi)的設備文件材料，就需要重新逐頁編寫案卷統(tǒng)一的流水順序頁號 1）案卷內(nèi)設備文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。 2）單面書寫的設備文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的設備文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。 3)成套圖樣或印刷成冊的設備文件材料，自成一卷的，應排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號 2.編目：只需按照檔案管理系統(tǒng)相關內(nèi)容填寫即可，與文書檔案類似七、設備檔案的利用1.設備檔案中應用較頻繁的

17、材料，如使用說明書、零件圖冊等，如有兩份，則檔案室留存一份，現(xiàn)場存留一份；如只有一份，現(xiàn)場可留一份復印件。2.若材料過厚，不易復制，使用單位可與檔案室協(xié)商，責成專人保管，并定期辦理借閱手續(xù)。第四章 專門檔案的整理第一節(jié) 實物檔案 一、實物檔案的歸檔范圍 1.集體或個人在各類公務活動中獲得的獎杯、獎狀、獎牌、獎章、錦旗、證書等； 2.公務活動中獲贈的紀念品； 3.本單位自形成以來使用過的牌匾、停用的各種印章、各種重大活動中形成的紀念品和宣傳品； 4.其它有保存價值的實物。 第一節(jié) 實物檔案二、歸檔要求 1.個人在公務活動中獲得的獎狀、證書、紀念品等實物檔案應先由集團檔案室拍照登記，再交由個人保管

18、。 2.歸檔的實物應用數(shù)碼相機拍成照片，并將照片掛接到檔案管理系統(tǒng)中相應實物檔案條目后。 三、實物檔案的編號、著錄 實物檔案的檔號：全宗號類目號（一級類目二級類目）順序號。如： CSG01SW1001CSG01 集團總部代號（全宗號） SW 實物類代號（一級類目） 1 牌匾類代號（二級類目） 001 順序號，第一件牌匾類實物 注：如本單位實物較少，也可不用二級類目。四、實物檔案的保管 1.小于A4幅面的實物，如證書等，貼好標簽后按順序裝入檔案盒或放入資料立架中，存放于檔案柜。 2. 較大實物檔案，如獎牌、獎杯、紀念品等，可在貼好標簽后放在陳列柜或?qū)Ｓ霉裰斜９埽部煞胖糜谧呃然驎h室等處陳列，以更好地發(fā)揮宣傳作用。 第二節(jié) 照片檔案的管理一、數(shù)碼照片的歸檔范圍 1.選擇性歸檔 重要的、有代表性的、有參考利用價值的 2.歸檔照片的數(shù)量 各單位根據(jù)本單位實際情況自定，主要是要結(jié)合重要程度、實際工作需要等因素來定，在實際工作中需要具體情況具體分析。二、數(shù)碼照片的歸檔流程 收集-挑選-分組編寫組說明-沖印-裝冊-編寫照片說明-刻錄1.收集。按照歸檔范圍，收集有必要歸檔之照片。2.挑選。將重要的、有代表性的、最能夠體現(xiàn)本