合同協(xié)議執(zhí)行情況檢查記錄

1、合同協(xié)議執(zhí)行情況檢查記錄根據(jù)“制度流程檢查計(jì)劃完成率”的指標(biāo)要求，審計(jì)部于XX年11月29日，對(duì)公司采購部、業(yè)務(wù)部 DCCM/ISO-ZC-076-04合同協(xié)議管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行 了檢查，同時(shí)，對(duì) XX年8月24日合同協(xié)議管理辦法制 度檢查中各相關(guān)部門的整改情況實(shí)施了跟蹤檢查，現(xiàn)將檢查 分析結(jié)果報(bào)告如下：1、合同協(xié)議形式、內(nèi)容和審批簽訂流程的規(guī)范性：抽查了采購部2份一級(jí)分銷協(xié)議、3份單筆購進(jìn)合同和2份預(yù)付款協(xié)議。我們發(fā)現(xiàn)：2份一級(jí)分銷協(xié)議都有部門經(jīng)理的簽字審批、3份單筆購進(jìn)合同都有采購主管和部門經(jīng)理 的簽字審批，均符合簽訂審批流程。但是3份單筆購進(jìn)合同均是采用的對(duì)方的格式文本，發(fā)貨、驗(yàn)收和

2、違約責(zé)任方面的 約定都不明確，不符合合同協(xié)議管理辦法第條、第條的 規(guī)定。2份預(yù)付款協(xié)議的審批流程均沒有主管副總簽字，只 有主管副總口頭授權(quán)部門經(jīng)理的簽字。同時(shí)，檢查換貨協(xié)議 方面的情況發(fā)現(xiàn)，目前采購部對(duì)于小額而非長期合作的單位 間的換貨是以傳真件作為換貨協(xié)議，但對(duì)于長期合作的單位 間的換貨仍沒有書面換貨協(xié)議。另外，我們特別對(duì)武漢九 鼎藥業(yè)有限公司購銷合同和湖南省金利隆藥業(yè)有限公司 購銷專用合同兩份合同的履行情況進(jìn)行了檢查，發(fā)現(xiàn)：武漢九鼎藥業(yè)有限公司購銷合同是 XX年9月29日簽訂，標(biāo)的為 414000元。采購部于10月份對(duì)該單位付款 719027元。經(jīng)了解得知：其中305027元屬于換貨，該部

3、分沒有相關(guān)協(xié)議。湖南省金利隆藥業(yè)有限公司購銷專用合同是XX年10月10日簽訂，標(biāo)的為12450元，付款方式為：銷完付款。首先，該份合同的 填寫不完整、不正確，貨物名稱是“氯霉素滴眼液”，規(guī)格為“8ml: 12mg',單位為“支”，數(shù)量為“ 12900”，金 額為“ 12450元”，但“單價(jià)”和“件數(shù)”欄都是空白。據(jù) 此，該貨物的單價(jià)為元/支，這與實(shí)際購進(jìn)價(jià)格/支是自相矛 盾的；其次，通過到儲(chǔ)運(yùn)部查詢?nèi)霂靻?，我們發(fā)現(xiàn)：XX年10月份公司購進(jìn)入庫氯霉素滴眼液18000支，應(yīng)付貨款為9900元，根據(jù)合同約定的“銷完付款”，我們從采購部了解 到，該18000支氯霉素滴眼液已經(jīng)銷完，但是至今公司

4、仍沒 有付款。另據(jù)我們核對(duì)采購部11月份的付款預(yù)算，對(duì)湖南省金利隆藥業(yè)有限公司截止 10月31日萬元的應(yīng)付，卻只做 了 1萬元的預(yù)算，這也違反了 DCCM/ISO-ZC-114-02采購付 款申請(qǐng)審批流程第條的規(guī)定，與合同協(xié)議約定的付款時(shí)間 和付款方式存在很大的差距。這種習(xí)慣性的違約行為，雖然 表面上為公司延長了付款周期，但是一旦發(fā)生爭議，我方將 要承擔(dān)遲延付款和支付利息的違約責(zé)任，增加不必要的成 本，得不償失。止匕外，此次檢查中我們發(fā)現(xiàn)存在很多廠家超 過承諾期限未返回合同的情況，如：廣東生命一號(hào)藥業(yè)有限公司的二級(jí)分銷協(xié)議和馬鞍山豐原制藥有限公司的一級(jí)分 銷協(xié)議，臺(tái)帳上登記分別蓋章于 XX年3

5、月10日和XX年4 月20日，但是廠家至今仍沒有將蓋好章的協(xié)議返回到我公司。雖然合同管理員每個(gè)月都在跟催， 但是卻沒有好的效果。 我方先行蓋由章去，且業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生并在延續(xù)， 卻無據(jù)可查， 這不僅違背簽約的目的和意義，更容易滋生風(fēng)險(xiǎn)。希望采購 部能對(duì)以上問題予以足夠重視，加以改進(jìn)。抽查了業(yè)務(wù)部4份授信銷售合同和2份輸液分銷協(xié)議。我們發(fā)現(xiàn)：協(xié)議都是采用的公司的格式范本，形式內(nèi)容都很 規(guī)范，值得肯定。但是通過向合同管理員了解得知：授信銷 售合同的簽訂審批沒有全部經(jīng)過部門經(jīng)理的書面確認(rèn)，有的 只要業(yè)務(wù)員簽署名字、部門經(jīng)理過目后同意即可，并沒有實(shí) 施書面審批程序，這不符合合同協(xié)議管理辦法第條的規(guī) 定。另

6、外，本次檢查中發(fā)現(xiàn)，業(yè)務(wù)部已經(jīng)建立了對(duì)應(yīng)的合同 用章審批登記，且抽查簽訂合同的業(yè)務(wù)員都有書面的授權(quán)委 托書，相比上次抽查中的不足，還是有較大的改進(jìn)。2、各相關(guān)部門的整改情況：采購部：針對(duì)“蓋章后當(dāng)天就歸檔的協(xié)議不做用章登記， 當(dāng)天客戶還未反饋的才做用章登記”的問題，本月已整改， 合同管理員對(duì)蓋章的合同協(xié)議都做了臺(tái)帳登記，對(duì)返回和未 返回的部分做了區(qū)分標(biāo)記，并列明承諾返回的時(shí)間。針對(duì)“合 同協(xié)議臺(tái)賬存在著未登記合同簽訂時(shí)間”的問題，本月已整改，所有的合同協(xié)議都補(bǔ)錄了 “協(xié)議簽訂時(shí)間”。但是，上 次檢查中由現(xiàn)的“換貨沒有簽訂書面換貨協(xié)議”和“預(yù)付款 協(xié)議沒有經(jīng)過主管副總簽字審批”的問題，還是沒有任

7、何改 善，結(jié)合此次檢查，抽查的換貨單位依然沒有簽訂書面協(xié)議, 預(yù)付款協(xié)議也只經(jīng)過部門經(jīng)理審核簽字。這兩個(gè)問題是每次 檢查時(shí)都違反制度的項(xiàng)目，希望采購部能引起足夠重視，調(diào)整相 關(guān)程序，按照制度要求執(zhí)行到位。會(huì)計(jì)核算部：上次檢查時(shí)對(duì)該部提由是否對(duì)往來單位發(fā) 由對(duì)賬函的情況做一個(gè)電子臺(tái)賬予以登記的建議，會(huì)計(jì)核算 部予以采納。在本月的檢查中，我們看到會(huì)計(jì)核算部對(duì)賬組 考慮非常周到，不僅設(shè)計(jì)建立了對(duì)賬單收取登記表，并 對(duì)單位名稱、收取方式、收取日期、簽收人、提交人等項(xiàng)目 都做了詳細(xì)記錄。在此特提由表揚(yáng)，希望其他部門都能學(xué)習(xí) 會(huì)計(jì)核算部這種積極面對(duì)、認(rèn)真處理問題的態(tài)度和精神。藥品分公司：針對(duì)“合同協(xié)議臺(tái)賬

8、未登記合同簽訂時(shí)間” 的問題，本月已整改，合同管理員對(duì)臺(tái)帳中的合同協(xié)議都補(bǔ) 錄了 “協(xié)議簽訂時(shí)間”。配管部：針對(duì)“只對(duì)經(jīng)審計(jì)部審核過的合同協(xié)議進(jìn)行了 臺(tái)賬登記”的問題，本月有所整改，合同管理員補(bǔ)充和完善 了合同協(xié)議臺(tái)賬，對(duì)配管部與各配送分公司簽訂的合作經(jīng)營 協(xié)議書、授信合同、保證合同以及配管部的一二級(jí)分銷協(xié)議都做了臺(tái)帳登記，但是個(gè)別產(chǎn)品協(xié)議還未登錄進(jìn)臺(tái)帳，希望 配管部能再接再厲，逐步完善合同協(xié)議臺(tái)帳的登錄。總之，此次制度檢查是對(duì)新頒布的合同協(xié)議管理辦法 運(yùn)行情況的一個(gè)例行檢查，感謝檢查過程中相關(guān)部門的配合 與支持。本次檢查尤感欣慰的是相關(guān)部門對(duì)需整改的問題都 有了進(jìn)一步的改進(jìn)、補(bǔ)充和完善，體現(xiàn)了大家