達(dá)輝機(jī)械有限公司ERP實(shí)施案例分析

1、精心整理借助ASP提升企業(yè)經(jīng)營管理能力上海達(dá)輝機(jī)械有限公司ER改施案例分析背景上海達(dá)輝機(jī)械有限公司的前身是新加坡偉達(dá)機(jī)械有限公司上海辦事處，成立于一九九四年，主要從事歐美等國著名品牌泵類產(chǎn)品的銷售，為廣大的國內(nèi)企業(yè)以及三資企業(yè)提供了高質(zhì)量的泵類產(chǎn) 品和優(yōu)良的售后服務(wù)。由于市場的不斷擴(kuò)大，一九九九年專門成立了子公司一一上海達(dá)輝機(jī)械有限公司，并已在北京、天津、上海、廣東、江蘇、西北地區(qū)設(shè)立了分銷商，每年的銷售收入在三千 萬以上。隨著國內(nèi)市場的逐步擴(kuò)大，達(dá)輝的業(yè)務(wù)量越來越大，經(jīng)手的品牌從最開始的3種擴(kuò)大到8種，到2000年年底總產(chǎn)品數(shù)達(dá)到一萬多種，員工們再怎么努力加班、認(rèn)真仔細(xì)都無法避免工作中的種

2、種失誤，倉庫庫存賬不精確、成本核算不精確，不同口徑的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)存在明顯的數(shù)據(jù)差異，一些客 戶開始對達(dá)輝的服務(wù)質(zhì)量和工作效率有意見。另一方面員工也叫苦連天，特別是銷售助理，每個(gè)月要花一個(gè)多星期來做各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，同樣的數(shù)據(jù)，銷售助理統(tǒng)計(jì)過了，財(cái)務(wù)這邊要求變一變，又要全部重新輸入，從而上報(bào)母公司的月報(bào)表、季報(bào)表等也會(huì)有所延遲。公司浪費(fèi)了大量的人力、物力在從事簡單的重復(fù)勞動(dòng)。決定上ERP新加坡母公司偉達(dá)機(jī)械有限公司發(fā)覺達(dá)輝存在的問題后， 根據(jù)自身在分銷管理上的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為 達(dá)輝目前的業(yè)務(wù)量已經(jīng)達(dá)到手工管理的極限， 達(dá)輝迫切需要一套信息系統(tǒng)進(jìn)行輔助管理。2001年9 月份，達(dá)輝的高層領(lǐng)導(dǎo)決定在公司內(nèi)部實(shí)施分

3、銷行業(yè)的 ERP為公司的快速發(fā)展打好基礎(chǔ)。選型選擇貝買i1公司的GeOM企業(yè)管理系統(tǒng)其實(shí)是非常自然的結(jié)果。I1公司是一家全球性的公司， 偉達(dá)早在1998年就向i1公司新加坡分公司購買并實(shí)施了這一系統(tǒng)， 覺得該產(chǎn)品性價(jià)比高，非常適 應(yīng)象他們這樣的貿(mào)易行業(yè)，他們對這套系統(tǒng)最經(jīng)典的評價(jià)是 “不是看到過的最好的，卻是用到過的 最好的”。因此當(dāng)偉達(dá)了解i1公司已經(jīng)在上海成立了中國分公司后，就開始與 i1中國接觸，希望 i1中國能夠幫助達(dá)輝實(shí)施一套在中國也適用的系統(tǒng)。2019年9月精心整理就產(chǎn)品本身而言，ilGeOTM企業(yè)管理系統(tǒng)定位于分銷、零售、物流等行業(yè)，最大的特點(diǎn)是基于 Internet的B/S架構(gòu)

4、，是一套能夠解決企業(yè)多區(qū)域、多語言、多公司、多倉庫、多幣種的方案， 而且對分銷企業(yè)復(fù)雜的進(jìn)銷存及財(cái)務(wù)管理有很豐富的經(jīng)驗(yàn)和很強(qiáng)的解決能力，同時(shí)該產(chǎn)品以中小企業(yè)為主要目標(biāo)市場，無論是在功能設(shè)置、價(jià)格、實(shí)施及維護(hù)上都充分考慮了中小型企業(yè)的特點(diǎn)。從母公司往下推行信息系統(tǒng)，這本身也代表了母公司對該系統(tǒng)的認(rèn)可。期望目標(biāo)從偉達(dá)的角度出發(fā)，在達(dá)輝內(nèi)部推行這一系統(tǒng)，一方面是希望通過引進(jìn)現(xiàn)代管理方式提高達(dá)輝 的工作效率，加強(qiáng)達(dá)輝的競爭能力；另一方面與母公司應(yīng)用同一套系統(tǒng)， 有利于后期的數(shù)據(jù)集成和 統(tǒng)一管理，方便母公司與達(dá)輝之間實(shí)時(shí)的信息交換與溝通，而且偉達(dá)對該系統(tǒng)的實(shí)施和應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)對于達(dá)輝ERP系統(tǒng)的順利實(shí)施也有所

5、幫助。對于達(dá)輝來說，不僅希望信息系統(tǒng)的應(yīng)用能夠把員工從繁瑣的手工工作中解放出來， 提高工作 效率；更期望新系統(tǒng)的引入能夠改變公司與母公司、與供應(yīng)商、與客戶的合作方式， 優(yōu)化公司的運(yùn) 營模式，練好內(nèi)功，為未來更激烈的競爭打好基礎(chǔ)。采用ASP基于GeOM產(chǎn)品可以直接在Internet運(yùn)行的特點(diǎn)，i1公司提供了購買套裝軟件和購買 ASP服 務(wù)兩種合作方式，購買套裝軟件就是把軟件直接賣給客戶，客戶自己購買硬件和license ,自己維護(hù)；而ASP則是由i1負(fù)責(zé)所有軟硬件費(fèi)用，以及后期的維護(hù)和升級工作，其中ASP方式的運(yùn)行平臺(tái)是i1與上海電信共同組建的企業(yè)信息服務(wù)綜合平臺(tái)，達(dá)輝只需要交納少量的月租費(fèi)即可

6、直接通 過Internet使用該系統(tǒng)。 / “門將達(dá)輝是一個(gè)專業(yè)的貿(mào)易型公司，公司內(nèi)并沒有 IT人員，即使考慮到公司未來的發(fā)展，達(dá)輝仍 I然希望自己專注于分銷行業(yè)，不想投入太多精力考慮軟硬件的維護(hù)更新、 信息化的規(guī)劃等等?？紤] 到公司目前的規(guī)模、人員配置、業(yè)務(wù)特點(diǎn)以及所處的商業(yè)環(huán)境， 達(dá)輝最后決定采用ASP的方式租用 i1公司的應(yīng)用系統(tǒng)，整個(gè)方案的結(jié)構(gòu)如下：AS暇式的優(yōu)勢是顯而易見的，以少量的月租費(fèi)替代了大量信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施的投資支出，以 最快的速度獲得應(yīng)用服務(wù)，免去安裝、調(diào)試的諸多環(huán)節(jié)，也免去信息技術(shù)設(shè)施日常維護(hù)和管理的麻 煩，數(shù)據(jù)的備份及儲(chǔ)存都由i1幫助打理，無需IT維護(hù)人員，卻享受著高質(zhì)

7、量的IT服務(wù)和應(yīng)用服 務(wù)的自動(dòng)升級，從而使用大型企業(yè)才有能力購買的應(yīng)用服務(wù)。相比于購買套裝軟件，達(dá)輝可以可省精心整理下的費(fèi)用包括服務(wù)器費(fèi)用、數(shù)據(jù)庫使用許可費(fèi)用、ER瞰件使用許可費(fèi)用、IT人員的人工費(fèi)。ASP真式下，企業(yè)最擔(dān)心是數(shù)據(jù)的安全性和保密性的問題，特別是對于分銷企業(yè)來說，客戶的 信息是企業(yè)生存的關(guān)鍵，也正是出于這種擔(dān)心，在國內(nèi)采用ASP真式的企業(yè)并不多見。數(shù)據(jù)的安全 性和保密性包括兩個(gè)方面，一是網(wǎng)絡(luò)安全的問題，而 i1中國ASP的數(shù)據(jù)中心是與上海電信共同組 建的，采用嚴(yán)格的電信安全管理機(jī)制， 以及高端的設(shè)備、超常的保護(hù)措施，數(shù)據(jù)的安全性可以得到 保證。另一方面是系統(tǒng)運(yùn)行中的問題， 通過新

8、加坡總公司與i1的合作經(jīng)驗(yàn)，達(dá)輝認(rèn)為i1本身在遵 守商業(yè)規(guī)則方面是值得信任的，而上海電信作為國內(nèi)的大公司，誠信度也是非常高的，都不應(yīng)該存 在人為的失密問題。 I實(shí)施過程即使是能夠提供一對多服務(wù)的 ASP奠式，i1也無法一開始就提供給達(dá)輝完全適用的應(yīng)用系統(tǒng)， 因此達(dá)輝同樣要經(jīng)歷“痛苦”的實(shí)施過程。出于從簡到難的考慮，2001年10月，達(dá)輝先從最基本的進(jìn)銷存業(yè)務(wù)模式著手，這部分的業(yè)務(wù) 與新加坡偉達(dá)的業(yè)務(wù)非常相似，所以在實(shí)施過程中，除了依靠i1公司的實(shí)施顧問外，還可以請求母公司的幫助。達(dá)輝有著良好的管理基礎(chǔ)，人員素質(zhì)也都比較高，實(shí)施過程中碰到的阻力并不是很 大。最關(guān)鍵的問題是如何把在新加坡用得非常好

9、的系統(tǒng)改造成中國也適用的系統(tǒng)，應(yīng)該說GeOM產(chǎn)品的主干部分與達(dá)輝的業(yè)務(wù)是非常吻合的， 但仍有很多細(xì)節(jié)問題需要重新設(shè)計(jì)、 重新協(xié)調(diào)，比如說 報(bào)表格式的調(diào)整、字段的選擇，價(jià)格處理方式的變更等。盡管如此，在達(dá)輝和i1公司的共同努力下，到11月中旬該系統(tǒng)就開始試運(yùn)行，經(jīng)過不斷調(diào)整和修改，2002年1月份正式開始應(yīng)用。在不到三個(gè)月的時(shí)間內(nèi)成功上線，這里面有達(dá)輝的配合、偉達(dá)的支持以及i1公司的努力付出。/ “門將2002年初，i1對達(dá)輝進(jìn)行了一次全面的升級，這次升級主要是針對國內(nèi)企業(yè)的特殊需求重新 設(shè)計(jì)的新版本，同時(shí)也增加了財(cái)務(wù)功能。GeOM財(cái)務(wù)功能最顯著的特點(diǎn)是隨著事件的發(fā)生實(shí)時(shí)更新， 因此無論什么時(shí)候

10、看到的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表都是最新的，不存在重新過帳的問題，真正達(dá)到了資金流、 物流和信息流三流的集成。當(dāng)然實(shí)施初期中也碰到了一些問題，比如說最開始的時(shí)候，GeOM作為國外產(chǎn)品的財(cái)務(wù)模塊還不具備國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)表格式，達(dá)輝的財(cái)務(wù)人員需要重新把數(shù)據(jù)輸入到另一套財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，存在重復(fù)輸入和對帳的問題。不過i1已經(jīng)推出完全符合國家財(cái)政部要求的財(cái)務(wù)模塊，這些問題都已經(jīng)得到 了解決，正如達(dá)輝對i1中國的評價(jià)”產(chǎn)品越來越適應(yīng)國內(nèi)的要求了， 解決問題的能力越來越強(qiáng)了，2019年一9月精心整理市場前景肯定會(huì)越來越好的”實(shí)施效益作為i1中國在國內(nèi)的第一個(gè)AS陳例，達(dá)輝曾經(jīng)擔(dān)心ERP的實(shí)施是否能達(dá)到偉達(dá)所期望的也 是i1宣傳

11、中的效果，在系統(tǒng)順利上線七個(gè)月后的今天，這種擔(dān)心已經(jīng)不成為擔(dān)心，看著員工熟練 地操作著該系統(tǒng)，達(dá)輝開始感受到了伴隨著ERP®施所帶來的新的運(yùn)營模式，為企業(yè)帶來多大的效 益。從運(yùn)營模式上看，整個(gè)模式的轉(zhuǎn)變?nèi)缦聢D所示。拋開系統(tǒng)給每位員工特別是經(jīng)常出差的高層領(lǐng) 導(dǎo)所帶來的便利，在新的模式下，最大的受益者是新加坡母公司、銷售部門以及倉庫管理部門。新加坡母公司2002年5月，新加坡偉達(dá)機(jī)械有限公司放棄了自己維護(hù)多年的i1產(chǎn)品，也把系統(tǒng)托管到i1I 三-IX£新加坡公司所在的IDC數(shù)據(jù)中心，這樣母公司與達(dá)輝就可以在任何時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的完 全互訪，根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限直接查詢有關(guān)的銷

12、售、庫存等信息。母公司通過自己的賬號(hào)登錄到達(dá)輝的 GeOM系統(tǒng)，系統(tǒng)中記錄了達(dá)輝每天真實(shí)的經(jīng)營業(yè)績以及 各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，母公司根據(jù)自己的需要主動(dòng)獲取相關(guān)內(nèi)容， 不再需要達(dá)輝每個(gè)月重新制作上報(bào)母公 司的報(bào)表，也不會(huì)存在人為的隱瞞或粉飾，就象自己在經(jīng)營這家子公司一樣，不僅節(jié)約了大量的差 旅費(fèi)用，還分別節(jié)省了母公司和子公司的人工成本。4一Z-7另外清晰地掌握達(dá)輝的經(jīng)營信息還有助于母公司針對達(dá)輝的情況提供相關(guān)的支持， 比如現(xiàn)在母 公司有專人在線負(fù)責(zé)輔助達(dá)輝進(jìn)行客戶信用額度的分析和審核， 實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的指導(dǎo)；有什么銷售政策、 價(jià)格策略等需要調(diào)整也可以直接通過系統(tǒng)直接確認(rèn)。X銷售部門銷售部門對GeOM系統(tǒng)的應(yīng)用

13、優(yōu)勢主要體現(xiàn)在更加規(guī)范的銷售控制、更高的工作效率、以及更 好的客戶服務(wù)等方面。通過系統(tǒng)中的價(jià)格表功能，不同的客戶、銷售員以及不同的區(qū)域都可以設(shè)定不同的價(jià)格信息， 超過權(quán)限的價(jià)格及客戶信貸額度都需要有上級主管的審批，減少了不規(guī)范的銷售行為和不必要的應(yīng)收賬款。系統(tǒng)中的各類統(tǒng)計(jì)功能使原先每個(gè)月一周多的統(tǒng)計(jì)工作，現(xiàn)在只需要十幾分鐘就可以完成了， 2019年9月精心整理而且系統(tǒng)商業(yè)智能模塊中的各種分析功能還有助于銷售人員向公司反饋及時(shí)的市場信息，減少盲目采購的行為，降低庫存，提高資金周轉(zhuǎn)率。另外訂單處理的周期大大加快，銷售、采購、財(cái)務(wù)、倉管部門之間的信息共享減少了單據(jù)的流 轉(zhuǎn)、審批時(shí)間，精確的產(chǎn)品信息查

14、詢降低了銷售訂單的更改率和返回率， 再加上對客戶信息有秩序 的管理使得客戶的滿意度得到大幅度的提高。倉庫管理新系統(tǒng)的應(yīng)用首先使在庫產(chǎn)品的成本核算更加精確。不同批次的產(chǎn)品往往有不同的價(jià)格，庫存 成本需要通過一定的成本核算方式不斷地進(jìn)行更新，但在手工管理中，對上萬種產(chǎn)品進(jìn)行庫存成本 的及時(shí)更新幾乎是不可能的事情，因此倉庫庫存成本一般都不是很準(zhǔn)確，由此計(jì)算出來的企業(yè)成本 也是不精確的。GeOM系統(tǒng)根據(jù)入庫信息可以實(shí)時(shí)地更新庫存成本，就避免了人工粗糙的成本核算 方式。、 "_/ ''''已其次，還使得在庫產(chǎn)品的分拆管理更加準(zhǔn)確。達(dá)輝向母公司或國外采購的產(chǎn)品有很

15、多需要進(jìn)行 重新的拆裝，人工倉庫管理時(shí)無法準(zhǔn)確記錄和統(tǒng)計(jì)拆下來的部件以及重新裝配的產(chǎn)品，GeOM中的產(chǎn)品入庫和產(chǎn)品出庫的自動(dòng)協(xié)調(diào)功能解決了這個(gè)復(fù)雜的問題。最后，倉庫管理模塊還可以靈活協(xié)調(diào)和控制多個(gè)倉庫之間的在庫產(chǎn)品。達(dá)輝可以根據(jù)公司與母公司、分銷商之間的實(shí)際結(jié)構(gòu)進(jìn)行倉庫設(shè)置和地點(diǎn)的分配，倉庫與倉庫之間的庫存轉(zhuǎn)移功能方便了 庫存調(diào)整、庫存盤點(diǎn)、庫存?zhèn)魉秃鸵话銕齑孓D(zhuǎn)移業(yè)務(wù)，甚至樣品柜也可以作為邏輯倉庫的一種， 精 確地管理到所有倉庫的所有在庫產(chǎn)品。其它另外，系統(tǒng)的實(shí)施還幫助企業(yè)減少了大量的輔助辦公人員，倉庫和庫存管理現(xiàn)在只要一個(gè)人就 足夠了；基于消息系統(tǒng)的工作流功能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的預(yù)警管理，加快了員工處理事情的速度，大大減少了事件滯后處理的概率；電子商務(wù)前后與后臺(tái)的無縫集成使達(dá)輝具備了網(wǎng)上銷售的能力，等等一些效益都讓達(dá)輝感受到現(xiàn)代經(jīng)營手段的巨大魅力。未來展望上述的實(shí)施效益還只能說是目前為止可