第九章_第一二節(jié)會議工作

1、一、一、 會議概念會議概念 會，就是聚會，集合，會合；議，就是會，就是聚會，集合，會合；議，就是商討，議論。會議，就是把人們組織起來，討商討，議論。會議，就是把人們組織起來，討論和研究問題的一種形式。論和研究問題的一種形式。 從歷史學(xué)的角度看，會議作為人們的一種從歷史學(xué)的角度看，會議作為人們的一種活動方式，是與當(dāng)時落后的生產(chǎn)力相適應(yīng)的原活動方式，是與當(dāng)時落后的生產(chǎn)力相適應(yīng)的原始民主制的具體表現(xiàn)。始民主制的具體表現(xiàn)。 從信息學(xué)的角度看，會議是輸入信息、加從信息學(xué)的角度看，會議是輸入信息、加工信息、輸出信息的一種方式。工信息、輸出信息的一種方式。 從系統(tǒng)工程的角度看，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或管理層從系統(tǒng)工程的角

2、度看，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或管理層召開會議是一種領(lǐng)導(dǎo)方式。召開會議是一種領(lǐng)導(dǎo)方式。中國人民政治協(xié)商會議第十屆全國委員會第一次會議中國人民政治協(xié)商會議第十屆全國委員會第一次會議 海南博鰲亞洲論壇海南博鰲亞洲論壇 二、會議的要素二、會議的要素 基本要素基本要素：會議的時間、場所、：會議的時間、場所、 與會者、議題、議程。與會者、議題、議程。其他要素：形式要素其他要素：形式要素 內(nèi)容要素內(nèi)容要素 程序要素程序要素 財務(wù)要素財務(wù)要素三、會議的種類三、會議的種類按規(guī)模分按規(guī)模分特大型會議、大型會議、中型會議、小型會議。特大型會議、大型會議、中型會議、小型會議。按會期分按會期分定期會議、不定期會議。定期會議、不定期會

3、議。按級別分按級別分中央級、地方級。中央級、地方級。按功能分按功能分決策型會議、分工協(xié)調(diào)會議、動員激勵會議、總結(jié)決策型會議、分工協(xié)調(diào)會議、動員激勵會議、總結(jié)評比會議、紀(jì)念慶典會議、信息交流會議、研討會、展覽會。評比會議、紀(jì)念慶典會議、信息交流會議、研討會、展覽會。按召開方式分按召開方式分集中會議、分散會議；電話會議、電視會議、集中會議、分散會議；電話會議、電視會議、廣播會議、網(wǎng)絡(luò)會議。廣播會議、網(wǎng)絡(luò)會議。按涉外與否分按涉外與否分國內(nèi)會議、國際會議。國內(nèi)會議、國際會議。按密級分按密級分公開會議、內(nèi)部會議、機(jī)密會議。公開會議、內(nèi)部會議、機(jī)密會議。按內(nèi)容分按內(nèi)容分綜合性會議、專題性會議。綜合性會議、

4、專題性會議。 五、會議的控制五、會議的控制 從我國的現(xiàn)狀來看，從我國的現(xiàn)狀來看，“會海會海”已成為機(jī)關(guān)已成為機(jī)關(guān)工作中的一大工作中的一大“公害公害”。它的危害有：。它的危害有： （1 1）時間、精力的浪費）時間、精力的浪費 （2 2）經(jīng)濟(jì)的浪費）經(jīng)濟(jì)的浪費 （3 3）信息的重復(fù)、浪費）信息的重復(fù)、浪費 （4 4）滋長不正之風(fēng)。）滋長不正之風(fēng)。 加強(qiáng)會議控制，秘書人員應(yīng)作好以下工作加強(qiáng)會議控制，秘書人員應(yīng)作好以下工作 （1 1）改變會議觀念，提高工作效率）改變會議觀念，提高工作效率 （2 2）會議應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、有計劃、有制度）會議應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、有計劃、有制度 四、會議的作用四、會議的作用交流信息，互通情

5、報；交流信息，互通情報；發(fā)揚民主，集思廣益；發(fā)揚民主，集思廣益；增進(jìn)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)；增進(jìn)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)；科學(xué)決策，協(xié)調(diào)行動；科學(xué)決策，協(xié)調(diào)行動；帶動消費，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。帶動消費，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。 五、會議的控制五、會議的控制 從我國的現(xiàn)狀來看，從我國的現(xiàn)狀來看，“會海會?！币殉蔀闄C(jī)關(guān)已成為機(jī)關(guān)工作中的一大工作中的一大“公害公害”。它的危害有：。它的危害有： （1 1）時間、精力的浪費）時間、精力的浪費 （2 2）經(jīng)濟(jì)的浪費）經(jīng)濟(jì)的浪費 （3 3）信息的重復(fù)、浪費）信息的重復(fù)、浪費 （4 4）滋長不正之風(fēng)。）滋長不正之風(fēng)。 加強(qiáng)會議控制，秘書人員應(yīng)作好以下工作加強(qiáng)會議控制，秘書人員應(yīng)作好以下工作 （1 1

6、）改變會議觀念，提高工作效率）改變會議觀念，提高工作效率 （2 2）會議應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、有計劃、有制度）會議應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、有計劃、有制度 一、會議前的準(zhǔn)備內(nèi)容一、會議前的準(zhǔn)備內(nèi)容l會議前的準(zhǔn)備工作內(nèi)容有： 1、 安排會議議題。 2、 確定會議時間。 3、 確定與會人員。 4、 確定會議方式。 5、 確定會議場所。 6、 確定會議議程。 7、 安排會議日程。 8、 制發(fā)會議通知。 9、 準(zhǔn)備會議必需品。 10、布置好會場。 11、準(zhǔn)備會議文件資料。12、預(yù)算經(jīng)費 。二、會議前期準(zhǔn)備工作的基本方法二、會議前期準(zhǔn)備工作的基本方法1、 安排會議議題。 2、 確定與會人員。3、 確定會議時間。 4、 確定會議方式

7、。 5、 確定會議場所。1 1、安排會議議題。、安排會議議題。會議為議事而開，要討論的核心內(nèi)容即為議題。會議前要確定明確的議題。如何確定會議議題？領(lǐng)導(dǎo)提出秘書部門征求意見安排會議議題安排會議議題2 2、確定與會人員。、確定與會人員。 合理確定與會人員，應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)、議題、任務(wù)，確定出席會議人員的范圍、資格、條件等，與會人員一般包括主持人、記錄員、來賓、會議代表、列席代表聽眾等。確定與會人員確定與會人員 3 3、確定會議時間。、確定會議時間。會議起止時間，也稱會期。 要求： 力求科學(xué)，避免耗時費財，保證與會議有關(guān)的主要人員基本到會。方法：（1）事先做一個調(diào)查，把握全體與會者都較方便 的時間段。

8、（2）選擇與會者中關(guān)鍵人物最佳的時間開會，以 保證這些關(guān)鍵人物集中精力開好會議。（3）避免會議召開期間與企業(yè)重要的經(jīng)營活動沖 突，或者避免打擾企業(yè)的正常運行。（4）力求開短會，連續(xù)開會時間超過半天，應(yīng)分兩個時間段。（5）注意把握開會的時機(jī)，時效性很強(qiáng)的會議盡早安排；需要深思熟慮的，拖后召開。 確定會議時間確定會議時間 4 4、確定會議方式。、確定會議方式。根據(jù)會議議題和與會者的具體情況，考慮采用何種方式召開會議；或集中開，或利用電話、廣播等方式分散開。確定會議方式確定會議方式 5 5、確定會議場所。、確定會議場所。如何確定會議場所？（1）大小適中 （2）地點合適 （3）附屬設(shè)施齊全 確定會議地

9、點確定會議地點 確定會議場所確定會議場所 必會內(nèi)容：必會內(nèi)容：1、會議前的準(zhǔn)備內(nèi)容2、議題3、如何確定會議議題4、與會人員一般包括哪些5、會期6、會議方式 7、如何確定會議場所五五“確定確定”兩兩“準(zhǔn)備準(zhǔn)備”兩兩“安排安排”會議為議事而開，會議為議事而開，要討論的核心要討論的核心內(nèi)容即為議題。內(nèi)容即為議題。主持人、記錄員、來賓、會議代表、列席代表、聽眾會議起止時間分散集中大小適中地點合適附屬設(shè)施齊全領(lǐng)導(dǎo)秘書l 確定會議議程確定會議議程l 1、會議議程是對已確定的議題列出發(fā)言或討論的先后順序。l2、代表會議議程還要經(jīng)預(yù)備會議或主席團(tuán)會議表決通過生效。l3、如無書面議程，與會者應(yīng)事先了解議程，有所

10、準(zhǔn)備。 議程前，留出時間合理分配議程后集中，便于相關(guān)人員到會退席提高會議成效確定會議議程確定會議議程 l 確定會議日程確定會議日程l 會議日程是結(jié)合議程對會議期間的所有活動所有活動作逐日的具體的安排。明確具體準(zhǔn)確無誤時間、內(nèi)容、地點 文字、表格議程編制在前，確定不變；日程考慮議程落實，如變可作調(diào)整。確定會議日程確定會議日程 l 制發(fā)會議通知制發(fā)會議通知l 會議通知是會議召集單位或個人的書面通知。開會原因目的意義；召集者；內(nèi)容；時間；地點；對象；其他書面、口頭、電話、傳真、郵件1、按規(guī)定、慣例、具體情況辦理；2約定與會者范圍，保證送到；3信封內(nèi)容詳細(xì)；4、有關(guān)票證一并發(fā)送；5、送出后落實是否收到。9、準(zhǔn)備會議用品、準(zhǔn)備會議用品 10、布置會場、布置會場 常見會議座位布局常見會議座位布局 常見會議座位布局常見會議座位布局 常見會議座位布局常見會議座位布局 常見會議座位布局常見會議座位布局 （4）會場裝飾會徽11、準(zhǔn)備會議文件會議文件類型程序性文件中心文件指導(dǎo)性文件參考性文件管理性文件議程表日程表選舉程序表決程序開閉幕詞發(fā)言稿典型材料工作報告會議討論稿法律法規(guī)政策上級指示技術(shù)資料統(tǒng)計