永安黑玉煤礦公文處理辦法

1、公文處理管理辦法第一章 總 則第一條 為使我礦的公文管理工作規(guī)范化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法，結(jié)合我礦實(shí)際，特制定本管理辦法。 第二條 我礦公文是傳達(dá)貫徹落實(shí)上級(jí)指示精神、請(qǐng)示答復(fù)問題、指導(dǎo)、布置和商洽工作、下達(dá)各項(xiàng)決議決定的重要工具。第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條行政綜合服務(wù)辦是我礦公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)我礦所有上級(jí)來文（電報(bào)）、上報(bào)上級(jí)的各類請(qǐng)示報(bào)告、下發(fā)各類公文、批復(fù)下級(jí)請(qǐng)示報(bào)告等。行政綜合服務(wù)辦配備專職文秘人員，文秘人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，廉潔正派，具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)。第五條公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)

2、持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視公文處理工作，樹立良好的文風(fēng)，行文必須注重效用，講究效率和質(zhì)量，按程序辦事，積極推進(jìn)辦公自動(dòng)化。第六條 在公文處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定，確保國家和企業(yè)秘密。第二章公文種類第七條適用于我礦的公文種類主要有：決議、決定、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要等。第三章公文格式第八條公文一般由版頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等部分組成。（一）版頭由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“文件”二字組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。（二）發(fā)文字

3、號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代號(hào)、發(fā)文年度（使用六角括號(hào)）和發(fā)文順序組成，標(biāo)明于版頭下方居中或左下方。1、我礦上行文件編號(hào)：永黑辦*號(hào)（括號(hào)內(nèi)為年份全稱，括號(hào)后為文件編號(hào)，均用阿拉伯?dāng)?shù)字，以下同）。2、根據(jù)文件涉及業(yè)務(wù)性質(zhì)和主辦單位，我礦使用以下代號(hào)將文件予以分類管理： 綜合類業(yè)務(wù)辦 生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)生 安全生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)安 機(jī)電管理業(yè)務(wù)機(jī)電 經(jīng)營管理業(yè)務(wù)經(jīng) 綜治業(yè)務(wù)保衛(wèi) 黨務(wù)和思想政治工作業(yè)務(wù)黨 工會(huì)業(yè)務(wù)工 團(tuán)委業(yè)務(wù)團(tuán)發(fā)文標(biāo)識(shí)為：永黑*號(hào)，第一個(gè)“*”代表文件業(yè)務(wù)性質(zhì)，如永黑安20091號(hào)，表明該文件涉及安全生產(chǎn)管理方面的業(yè)務(wù)。3、聯(lián)合行文一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。（三）簽發(fā)人 上行文要在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)

4、人”，“簽發(fā)人”后面標(biāo)注簽發(fā)人姓名。不帶簽發(fā)人的，發(fā)文字號(hào)標(biāo)明于版頭的正中間。（四）標(biāo)題 由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（帶有發(fā)文版頭的可省略）、公文主題和文種組成，位于發(fā)文字號(hào)下方。標(biāo)題中除法律法規(guī)名稱和轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文，標(biāo)題應(yīng)避免使用重復(fù)用語和相同的公文種類。（五）主送機(jī)關(guān) 公文的主要受理機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)的名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，位于正文上方，頂格打印。安陽永安投資有限公司簡(jiǎn)稱：永安公司（六）正文 公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或者主送機(jī)關(guān)的下方。正文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的標(biāo)示方法如下：第一層次為“一、二、三”；第二層次為“（一）、（二）、（三）”；第三層

5、次為“1、2、3、”；第四層次為“（1）、（2）、（3）”。（七）附件 公文附件，應(yīng)當(dāng)置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前注明附件的名稱（如：附件：1、*），附件后不加標(biāo)點(diǎn)。轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)，被轉(zhuǎn)發(fā)文件即是正件，不能稱附件，正文之后不需標(biāo)注附件。（八）發(fā)文機(jī)關(guān)署名 應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，位于正文的右下方。1、上報(bào)公文和其它對(duì)外行文，不署名，只蓋發(fā)文印章。2、聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（九）成文日期 一般是會(huì)議通過或者負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，位于正文最后一頁的右下方（右空4字）。（十）印章 公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以

6、外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，公文落款和加蓋印章必須一致。印章上不壓正文，下壓成文日期，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。（十一）主題詞 按上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞，先標(biāo)類別詞，再標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞，主題詞一般不超過5個(gè)。（十二）印制版記 由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于公文末頁下端。（十三）公文從左至右橫寫、橫排，公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)型（×），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。第九條 公文開頭格式。我礦向永安公司行文抬頭格式為：永安公司；向下行文抬頭為：礦屬各科室、各單位；礦屬各支部。第四章收文辦理第十條收文是指我礦收進(jìn)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)、下

7、級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)的行文或請(qǐng)示、報(bào)告。收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、批辦分送、傳閱、承辦、催辦、收集、答復(fù)、歸檔和銷毀等程序。收文辦理流程：促辦理行辦催承辦單位辦理銷毀歸檔公文收集傳閱公文按領(lǐng)導(dǎo)批示礦長批示意見寫擬辦意見行辦主任填填寫公文處理卡行辦登記簽收發(fā)文機(jī)關(guān)我礦所有外來公文、電報(bào)、信函等，除封面寫明有具體收件單位（人）的封件外，凡寫黑玉煤礦的封件、普通件，統(tǒng)一由行政綜合服務(wù)辦文秘人員啟封、登記、分發(fā)，統(tǒng)一處理。（一）簽收 文秘人員簽收公文應(yīng)認(rèn)真核對(duì)所收文件與文件投遞單或取文登記簿上的題目、文號(hào)相符；信函文件的收文機(jī)關(guān)、收件人是否與本單位相符；文件包裝是否有破損、開封現(xiàn)象，重點(diǎn)文件應(yīng)逐頁

8、查點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢并采取相應(yīng)的處理措施。急件要注意簽收具體時(shí)間，具體到日、時(shí)。對(duì)有時(shí)間要求的會(huì)議通知或其他文件，應(yīng)依據(jù)收到日期與文件要求日期確定急緩。（二）登記 登記文件應(yīng)將原文字號(hào)、來文單位、文件標(biāo)題或事由、附件、收文時(shí)間、編號(hào)等在文件處理卡和文件登記簿上逐項(xiàng)填寫清楚。登記用筆墨應(yīng)符合存檔要求，登記文件標(biāo)題不能刪減，無標(biāo)題文件應(yīng)登記內(nèi)容摘要，對(duì)內(nèi)容概括要準(zhǔn)確。登記編號(hào)不能出現(xiàn)重復(fù)、空號(hào)或跳號(hào)現(xiàn)象，登記書寫清楚、工整。傳真電文原則上應(yīng)先復(fù)印，而后進(jìn)行處理。（三）擬辦 文秘人員將文件登記后，將填寫好的公文處理卡與相應(yīng)的文件用回形針別在一起交行政綜合服務(wù)辦主任填寫擬辦意見。上級(jí)

9、機(jī)關(guān)下發(fā)指導(dǎo)性質(zhì)的文件、下級(jí)請(qǐng)示的有關(guān)緊急、重大的問題或涉及全局性問題的文件以及訂報(bào)、開會(huì)、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、出國考察等文件，由礦長閱示；同一個(gè)文件中包含兩個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)主管的業(yè)務(wù)時(shí)，由礦長閱示；礦長出差在外，可以在不影響工作為原則，根據(jù)實(shí)際情況提出擬辦意見。（四）批辦 文秘人員依據(jù)擬辦意見將文件呈送領(lǐng)導(dǎo)人閱示，領(lǐng)導(dǎo)人在閱讀基礎(chǔ)上，針對(duì)文件提出的問題和要求，明確指定承辦部門或承辦人，以便傳閱。（五）傳閱 文秘人員依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見將文件依次傳閱到領(lǐng)導(dǎo)或各承辦部門，傳閱主要做到以下幾點(diǎn)：1、分清輕重緩急：如有多份文件，應(yīng)按文件的急緩和重要性進(jìn)行排隊(duì)，將重要的文件或急件放在最上面，并提示領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先處理。2、掌握

10、傳閱范圍：嚴(yán)格按擬辦意見和領(lǐng)導(dǎo)閱示范圍傳閱，不能任意擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。3、文不橫傳：文件要通過文秘人員分別送給每個(gè)應(yīng)閱人員，不能由應(yīng)閱人員自行橫傳。4、認(rèn)真檢查處理：文秘人員應(yīng)對(duì)收回的傳閱文件進(jìn)行檢查。（1）檢查閱文人是否閱過并標(biāo)明了閱完時(shí)間，是否簽名；（2）檢查閱文人有無指示意見和對(duì)需要印發(fā)的文件有無修改意見；（3）檢查傳閱件有無缺損，附件是否完整；（4）檢查簽署擬辦意見和閱辦結(jié)果是否符合存檔要求；（5）檢查公文傳閱注意時(shí)效性，遵循急件急辦原則。公文辦理時(shí)限：“加急件”隨到隨辦；“急件”一天內(nèi)辦理完畢或按來文要求的時(shí)限辦理完畢；一般需辦復(fù)的公文，應(yīng)在三天內(nèi)或最遲不超過五天內(nèi)辦復(fù)。對(duì)需要研究

11、或其它原因不能及時(shí)辦復(fù)的公文，也要及時(shí)以書面或口頭向來文單位說明情況。（六）承辦 各單位（閱辦人）按照指示閱辦文件，各單位（閱辦人）在領(lǐng)取承辦公文復(fù)印件時(shí)，領(lǐng)取人員應(yīng)在公文處理卡上簽名。承辦單位接文后，應(yīng)當(dāng)抓緊時(shí)間辦理并及時(shí)答復(fù)辦理結(jié)果，不得延誤、推諉。（七）催辦 送領(lǐng)導(dǎo)人批示、傳閱或者交有關(guān)部門辦理的公文，行政綜合服務(wù)辦要負(fù)責(zé)催辦。對(duì)下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。（八）收集 文件按擬辦、閱示范圍及要求，傳閱完畢后，應(yīng)及時(shí)收回文件處理卡及文件原文，一起存檔。如果承辦單位需要文件內(nèi)容，可復(fù)印留存，原文應(yīng)交辦公室存檔。文秘人員在收回文件后應(yīng)在存檔時(shí)間欄內(nèi)登記清楚。收集存檔的文件，文秘

12、人員按上級(jí)來文、下級(jí)請(qǐng)示內(nèi)容分類存放。（九）歸檔 辦理完畢的文件，辦公室按規(guī)定統(tǒng)一交檔案室立卷、存檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可，任何人不得隨意查閱存檔文件及文件辦理結(jié)果內(nèi)容。第十一條代表我礦外出參加會(huì)議帶回的文件以及各單位直接收到的上級(jí)文件及資料，應(yīng)及時(shí)送交行政綜合服務(wù)辦公室進(jìn)行收文處理，不得私自進(jìn)行處理和保存。未經(jīng)行政綜合服務(wù)辦接收的公文在處理過程中發(fā)生誤壓、漏辦、丟失等情況，將追究送、接公文人員的責(zé)任。第五章 發(fā)文辦理第十二條 發(fā)文辦理一般包括：擬稿、科室核稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、分發(fā)、立卷、歸檔等。紅頭文件的發(fā)放要嚴(yán)格遵守文件發(fā)放程序，其他文件可視重要程度簡(jiǎn)化程序處理，但擬稿、科室核稿、審核、簽

13、發(fā)、分發(fā)、歸檔不可簡(jiǎn)化。第十三條 發(fā)文處理程序：科室（承辦人）起草初稿科室負(fù)責(zé)人審核有關(guān)部門會(huì)簽（需要會(huì)簽的）行政綜合服務(wù)辦核稿分管礦領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽礦長簽發(fā)行政綜合服務(wù)辦統(tǒng)一編號(hào)、繕印、蓋章、分發(fā)。發(fā)文辦理流程：歸檔行辦發(fā)放公文繕印、蓋章行辦統(tǒng)一編號(hào)、礦長簽發(fā)導(dǎo)匯簽分管礦領(lǐng)行辦核稿部門匯簽人審核科室負(fù)責(zé)辦人擬稿科室或承第十四條 各科室在簽發(fā)文件時(shí)，一定要在公文簽發(fā)單附件欄上注明此文件是新文件還是重新修訂的文件，如果是重新修訂的文件一定要注明發(fā)文字號(hào)、文件名、原文件是否作廢等說明。第十五條 發(fā)文辦理（一）擬稿：擬搞應(yīng)注意做到以下幾點(diǎn)：1、符合國家法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定，符合行業(yè)

14、、公司和我礦的實(shí)際情況。2、情況真實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅簡(jiǎn)短。3、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)引用發(fā)文機(jī)關(guān)、標(biāo)題，后引用發(fā)文文號(hào)，并加圓括號(hào)，例如：“按照關(guān)于規(guī)范公文處理工作的通知（永煤辦字1998第173號(hào)）的要求” 4、公文中的數(shù)字除發(fā)文字號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比和其它必須用阿拉伯?dāng)?shù)字外，一般用漢字標(biāo)識(shí)。5、公文中應(yīng)使用國家法定計(jì)量單位。在同一公文中，計(jì)量單位的表示要一致。6、用詞要準(zhǔn)確、規(guī)范。在使用簡(jiǎn)稱時(shí)，應(yīng)先用全稱，并在圓括號(hào)中注明“以下簡(jiǎn)稱××××”，字體規(guī)范。7、簽發(fā)公文，應(yīng)用鋼

15、筆、簽字筆手寫；草擬、修改公文可以批印。8、擬稿統(tǒng)一用稿紙手寫或A4紙打印。9、起草文件的科室通過永安辦公網(wǎng)的公文便簽將定稿的電子文檔發(fā)送到行政綜合服務(wù)辦文秘人員文檔中。（二）核稿：各單位文件草稿應(yīng)明確核稿人員，建立核稿責(zé)任制度。在送交領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，由行政綜合服務(wù)辦文秘人員對(duì)文稿的內(nèi)容、體式、文字等進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的公文稿，有權(quán)提出具體修改意見。審核的主要任務(wù)是把好五關(guān)： 1、行文關(guān)確定是否需要行文，以何名義行文，凡是可以通過電話等形式解決的問題就不要發(fā)文，保持文件的嚴(yán)肅性。2、內(nèi)容關(guān)審查文稿觀點(diǎn)是否正確，是否符合實(shí)際，提出的辦法，措施和要求是否有的放矢、明確具體、切實(shí)可行；有無觀點(diǎn)錯(cuò)

16、誤、界限不滿、寬嚴(yán)失度、難以執(zhí)行；涉及其它部門或單位的問題是否已協(xié)商、會(huì)簽。3、政策法規(guī)關(guān)審查文稿內(nèi)容是否符合黨和國家的現(xiàn)行方針、政策、法律、法規(guī)；與本系統(tǒng)、本單位已經(jīng)發(fā)布，仍在執(zhí)行的制度、規(guī)定有無矛盾，如屬制定新的制度、規(guī)定、建議，是否經(jīng)有關(guān)部門研究；按照職責(zé)權(quán)限，應(yīng)由哪一級(jí)批準(zhǔn)，是否需要廢止現(xiàn)行有關(guān)制度、規(guī)定等。4、文字關(guān)審查文稿結(jié)構(gòu)是否條理清晰、簡(jiǎn)明扼要、合乎邏輯；用詞是否準(zhǔn)確、精練，句子是否符合語法；標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字計(jì)量、人名地名、專用術(shù)語等是否正確、規(guī)范。5、體例格式關(guān)審查擬定的公文標(biāo)題能否概括文件內(nèi)容，文種是否恰當(dāng)，主送機(jī)關(guān)是否正確，抄送機(jī)關(guān)有無遺漏或存在溢抄亂送現(xiàn)象，機(jī)密程度和緩急

17、程度是否適當(dāng)?shù)?。（三）?huì)簽：1、凡涉及到其它部門業(yè)務(wù)的公文稿，主辦單位應(yīng)送有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽。2、在會(huì)簽過程中，如意見不一致，主辦單位應(yīng)主動(dòng)協(xié)商，仍不能取得一致意見時(shí)，應(yīng)將各自的意見寫明，請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定。（四）簽發(fā)：簽發(fā)的一般原則是1、所有上行公文、下發(fā)公文，都必須由礦長簽發(fā)。2、已簽發(fā)的公文，不準(zhǔn)隨意改動(dòng)。3、簽發(fā)時(shí)，簽發(fā)人應(yīng)工整清楚地寫上自己的姓名，不要只寫姓或劃圈，并應(yīng)注明日期。簽發(fā)時(shí)用筆墨應(yīng)符合存檔要求。4、黨委、紀(jì)委、工會(huì)、共青團(tuán)發(fā)文，由黨委書記簽發(fā)，或者委托紀(jì)委書記、工會(huì)主席簽發(fā)。（五）編寫登記：文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后，應(yīng)進(jìn)行發(fā)文登記和編號(hào)，登記時(shí)應(yīng)首先檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，有無秘密等

18、級(jí)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。對(duì)登記項(xiàng)目要認(rèn)真填寫，字跡要清晰，內(nèi)容要完整，不能隨意漏項(xiàng)或草率行事。發(fā)文明細(xì)表應(yīng)包括以下內(nèi)容：日期、編號(hào)、主送單位、標(biāo)題、主辦單位、主辦人、簽發(fā)人、主題詞等。登記后將發(fā)文字號(hào)及打印份數(shù)填在文稿上，送打印室繕印。（六）繕?。嚎樣」囊⒁庖韵聠栴}：（1）繕印公文要以簽發(fā)的定稿為依據(jù)，不得有任何改動(dòng)。如卻有疑誤之處，要與擬稿人取得聯(lián)系，不可擅自改動(dòng)。（2）繕印工作要精細(xì)，做到文面整潔、美觀、裝訂合乎要求。（3）繕印過程要保密，不得讓他人隨便翻閱文稿和印制的公文。（七）用印：嚴(yán)格按照黑玉煤礦印章和簽名管理制度執(zhí)行，用印做到端正清晰，將印章壓蓋于公文落款和成文

19、時(shí)間的年、月處，做到“騎年蓋月”。（八）發(fā)文：發(fā)文實(shí)行簽字取文制度，具體程序是：1、收發(fā)人員收到文件后要及時(shí)登記文件名稱、文號(hào)等有關(guān)內(nèi)容，并立即電話（或其它方式）通知取文單位，取文單位在發(fā)文登記表簽字。2、取文單位接到取文通知后，應(yīng)及時(shí)派人領(lǐng)取并在記錄上簽字，取文人應(yīng)及時(shí)將文件交給本單位負(fù)責(zé)人，不得拖壓和擅自處理文件，注意保密，不得隨意傳播文件內(nèi)容。3、因公文分發(fā)完畢后，收發(fā)室人員應(yīng)將發(fā)文登記表交辦公室文秘人員保存。4、需要報(bào)寄出的公文由行政綜合服務(wù)辦負(fù)責(zé)辦理。（九）收集：發(fā)文資料收集范圍包括：文件正文、文件底稿、文件清樣、文稿附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、公文簽發(fā)單、發(fā)文登記表、發(fā)文明細(xì)表等，發(fā)文資料的收

20、集要做到齊全完整、主動(dòng)及時(shí)、寧寬勿窄。第十六條 加蓋礦公章的各類上報(bào)、下發(fā)文字性材料，行政綜合服務(wù)辦必須留存。第十七條 礦屬各科室、各單位一般不直接對(duì)我礦的上級(jí)單位請(qǐng)示或報(bào)告工作。如確實(shí)需要時(shí)，其文件應(yīng)經(jīng)礦審查同意，并經(jīng)行政綜合服務(wù)辦備案后再行上報(bào)。第十八條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)報(bào)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)，也不得抄送個(gè)人?！罢?qǐng)示”與“報(bào)告”必須嚴(yán)格分開，不得在“報(bào)告”中夾帶請(qǐng)示批示或批準(zhǔn)的事項(xiàng)。請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)或者發(fā)文的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)在“請(qǐng)示”中說明發(fā)文依據(jù)、理由、并附代擬文稿。第十九條 與不相隸屬機(jī)關(guān)商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)，或者向不相隸屬的來文機(jī)關(guān)答復(fù)請(qǐng)示批準(zhǔn)的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)使用“函”，不得使用“請(qǐng)示”或者“批復(fù)”。六 公文管理第二十條歸檔管理按照黑玉煤礦檔案管理辦法執(zhí)行，個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第二十一條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。第二十二條 質(zhì)量體系文件管理：（一）行政綜合服務(wù)辦負(fù)責(zé)每年公布一次最新狀況的“有效文件清單”，各單位依據(jù)此清單對(duì)照本單位正在使用的文件確定是否為有效文件。（二）各單位要明確質(zhì)量體系文件管理責(zé)