淺論檔案集成管理

1、淺論檔案集成管理        【關(guān)鍵詞】檔案 集成管理 信息 技術(shù)  【論文摘要】檔案的集成化管理是數(shù)據(jù)的集合、信息的集合、技術(shù)的集合、多學(xué)科的集合，它適應(yīng)了時(shí)代的要求。文章在分析檔案集成管理的內(nèi)容和特點(diǎn)的基礎(chǔ)上提出了檔案集成管理的對(duì)策。    檔案工作就是管理檔案和開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)服務(wù)的工作。國家管理機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、民族文明的傳承以及與社會(huì)的進(jìn)步都依賴于檔案管理工作的正常開展。隨著信息化社會(huì)的到來，機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)與通訊技術(shù)不斷介入

2、，檔案集成管理應(yīng)運(yùn)而生。檔案集成管理，就是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息中的各要素進(jìn)行優(yōu)化重組，形成相互之間的競(jìng)爭(zhēng)性互補(bǔ)關(guān)系，通過競(jìng)爭(zhēng)沖突，來實(shí)現(xiàn)彼此互補(bǔ)匹配的功能。    1 檔案集成管理的特點(diǎn)    1.1非線性相干性  非線性相干性是集成管理的本質(zhì)特征，管理的投入和產(chǎn)出不再是一一對(duì)應(yīng)的簡(jiǎn)單的相加關(guān)系而是呈非線性關(guān)系，非線性相干性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，對(duì)檔案進(jìn)行管理各環(huán)節(jié)間的相互作用不再是簡(jiǎn)單的數(shù)量相加，而是相互制約。第二，檔案集成要素的非對(duì)稱性。即檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)不是呈對(duì)稱狀態(tài)排列的，而是在同一集成體中處于不同側(cè)重的狀態(tài)。 

3、 1.2動(dòng)態(tài)開放性  動(dòng)態(tài)性要求我們?cè)诩晒芾磉^程中必須時(shí)刻關(guān)注系統(tǒng)內(nèi)外環(huán)境要素的變化，并且及時(shí)調(diào)整相關(guān)的內(nèi)容，以保證管理系統(tǒng)的適應(yīng)外界的變化要求。開放性是指集成管理的運(yùn)行是全方位開放狀的，管理系統(tǒng)可以隨時(shí)和外界發(fā)生能量、物質(zhì)、信息、知識(shí)等各方面的交換。隨著外部環(huán)境的變化，系統(tǒng)參數(shù)進(jìn)行調(diào)整，從而適應(yīng)環(huán)境并隨之進(jìn)化，從而使管理系統(tǒng)能夠有效地運(yùn)轉(zhuǎn)。  1.3是一種柔性化管理  在檔案管理的運(yùn)作過程中表現(xiàn)出很強(qiáng)的彈性，是一種人本核心的管理運(yùn)作方式。管理實(shí)施主要是依賴非強(qiáng)制性的軟性手段和方式推動(dòng)。因?yàn)樵跈n案的集成中，人的智力和創(chuàng)造性思維是不可缺少的，不管技術(shù)和設(shè)備是多么的

4、先進(jìn)，都要靠人去實(shí)行和操作，人始終在管理中占據(jù)著突出的地位。如果沒有檔案人員對(duì)檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的操作，對(duì)信息技術(shù)的支持，對(duì)檔案工作的創(chuàng)新性思考，檔案集成管理系統(tǒng)將難以運(yùn)作，檔案事業(yè)也難以發(fā)展。  1.4是基于知識(shí)平臺(tái)的集成管理  檔案集成管理，是基于知識(shí)平臺(tái)的集成管理。是在知識(shí)平臺(tái)基礎(chǔ)上的信息和數(shù)據(jù)的集成，將分散的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行分類、匯總變成具體的、系統(tǒng)性的知識(shí)，它是在信息、科技、智慧為代表的知識(shí)體系基礎(chǔ)上，將人力資源的不同方面、信息管理、信息利用與開發(fā)服務(wù)等內(nèi)容有機(jī)地協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來，更好的完善檔案事業(yè)的管理和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)資源的使用和配置最優(yōu)化和便捷。    2

5、 檔案集成管理的主要內(nèi)容    檔案集成管理是信息的集成、任何組織的集成、技術(shù)的集成和多學(xué)科的集成。  2.1信息集成  檔案系統(tǒng)信息集成是整個(gè)檔案集成管理的基礎(chǔ)，是在知識(shí)平臺(tái)的基礎(chǔ)上，將檔案文件與管理中文字、圖像、聲音、空間、時(shí)間等各種信息的集成，同時(shí)將信息進(jìn)行整理、分類、匯總，輸入的是分散的信息，輸出的是系統(tǒng)的信息。只有在信息集成構(gòu)建的信息通道基礎(chǔ)上，各不同功能的部門、環(huán)節(jié)才能克服時(shí)間、空間以及不同環(huán)境的障礙，實(shí)現(xiàn)信息的自由流通，各部門才能得以良好的溝通和協(xié)調(diào)，才能提高檔案管理運(yùn)作整體水平與效益。  2.2人和組織的集成 

6、; 不論是多么先進(jìn)的技術(shù)裝備都是由人來操作和完成的，因此人是系統(tǒng)中最為重要和活躍的因素。首先是對(duì)各類人員的協(xié)調(diào)工作，檔案管理工作人員只有同心協(xié)力，相互配合才能保證總體工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；其次是實(shí)現(xiàn)人與計(jì)算機(jī)的協(xié)調(diào)，即保證計(jì)算機(jī)能更好的為人所用，這就要建立合理的培訓(xùn)和激勵(lì)機(jī)制，增強(qiáng)工作人員的專業(yè)知識(shí)和進(jìn)去意識(shí)；最后，培養(yǎng)具有協(xié)調(diào)性、創(chuàng)造性的文化，使我們的活動(dòng)都遵照一定的文化價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)工作人員的凝聚力和對(duì)組織的融合力。 2.3技術(shù)集成  隨著技術(shù)的發(fā)展，多種技術(shù)聯(lián)合應(yīng)用成為現(xiàn)實(shí)，檔案集成管理同樣也需要現(xiàn)代化的技術(shù)手段的支持，要依靠數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及硬件條件的支持等等。簡(jiǎn)單的說

7、檔案集成管理就是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的綜合運(yùn)用。  2.4多學(xué)科集成  檔案集成管理是多學(xué)科的集成，是圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理。我們通過對(duì)信息進(jìn)行科學(xué)的分類和處理，保證文獻(xiàn)信息獲取、加工、貯存、傳遞等渠道的暢通，提高文獻(xiàn)信息之間的傳遞效率和利用率；通過網(wǎng)絡(luò)共建、資源共享等手段，實(shí)現(xiàn)信息、信息人員、信息技術(shù)、信息設(shè)備等各種要素之間的匹配與磨合，為用戶提供集成的一站式服務(wù)。    3 檔案集成管理的應(yīng)用    3.1檔案人力資源集成管理  檔案人力資源集成管理是指在檔案工作中要重視人才的培養(yǎng)，建立一整套吸引人才

8、、培養(yǎng)人才的制度，使人員集成在整個(gè)檔案集成系統(tǒng)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。他體現(xiàn)的是以人為本的思想，不管現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)多么的發(fā)達(dá)，人始終是操作和實(shí)行的核心。檔案人力資源集成管理不但要協(xié)調(diào)各類人員的工作，還要實(shí)現(xiàn)人與技術(shù)的集成，人與計(jì)算機(jī)的集成，以及培養(yǎng)具有協(xié)調(diào)性、創(chuàng)造性的企業(yè)文化。檔案人力資源集成管理主要從以下幾方面入手：第一，合理配置人力資源，將最優(yōu)秀的人安排到最合適的崗位，在體現(xiàn)員工價(jià)值的同時(shí)，可以激發(fā)員工的工作積極性。第二，建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，培訓(xùn)是企業(yè)送給員工的福利，也可以增強(qiáng)員工的專業(yè)知識(shí)和對(duì)企業(yè)的向心力，只有專業(yè)知識(shí)豐富的人才能駕馭高科技航向，只有專業(yè)知識(shí)豐富的人才能在信息社會(huì)立于不敗之地。

9、第三，建立競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，有競(jìng)爭(zhēng)才會(huì)有動(dòng)力和進(jìn)步，要適當(dāng)?shù)膶?duì)員工進(jìn)行激勵(lì)，鼓勵(lì)其增強(qiáng)自身的專業(yè)知識(shí)和操作技能。  1         3.2檔案信息服務(wù)集成管理  檔案信息服務(wù)集成管理是是一種基于的復(fù)雜服務(wù)功能集成，是指將分散的資源和服務(wù)按照一定的規(guī)則鏈接成一個(gè)整體，從而靈活配置所需的信息系統(tǒng)或信息服務(wù)流程，它要求建立一個(gè)能夠集成各種類型的數(shù)字資源的統(tǒng)一的檢索平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。要實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)集成管理，第一，要更新觀念，用系統(tǒng)的思考方式對(duì)待新的檔案工作流程。第二，充分利用技術(shù)。檔案信

10、息服務(wù)集成是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、集成數(shù)據(jù)環(huán)境的實(shí)現(xiàn)為前提的。只有當(dāng)我們掌控了數(shù)據(jù)、文本、圖像和聲音的多媒體數(shù)據(jù)庫技術(shù)，建立了多功能界面的環(huán)境下，信息集成服務(wù)才會(huì)成為可能。第三，就是要提高檔案人員的綜合素質(zhì)。人是一切的主導(dǎo)，再先進(jìn)的技術(shù)都要人來操作和實(shí)行，因此要重視人才的培養(yǎng)。    4 結(jié)論    檔案集成管理是信息時(shí)代對(duì)檔案管理提出的新要求，它真正實(shí)現(xiàn)了信息、技術(shù)和人的集合和統(tǒng)一，檔案集成管理不僅要求對(duì)檔案文件進(jìn)行控制，而且還要求在這個(gè)管理系統(tǒng)中的要素能夠競(jìng)爭(zhēng)互補(bǔ)，發(fā)揮更大的作用與功效；它也是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源完全數(shù)字化的技術(shù)基礎(chǔ)。只有實(shí)現(xiàn)了檔案管理集成化，檔案工作才能實(shí)現(xiàn)真正的進(jìn)步。