行政部工作流程

1、行政部工作流程         行政事業(yè)部事務(wù)工作流程          一、           辦公用品領(lǐng)用         1、領(lǐng)用人根據(jù)有關(guān)辦公用品清單及實(shí)際需要（見附表1），向本部門兼職內(nèi)勤提出申請(qǐng)，由內(nèi)勤統(tǒng)一向行政部簽

2、字領(lǐng)取。    2、辦公用品采購(gòu)原則上由各部門向行政部提出申請(qǐng)后統(tǒng)一采購(gòu)，特殊物品采購(gòu)由部門領(lǐng)導(dǎo)及主管副總簽字同意后另行購(gòu)買。    3、辦公用品費(fèi)用每月攤銷一次，如費(fèi)用超出預(yù)算，由財(cái)務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放辦公用品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。    4、員工離職時(shí)，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)辦公用品，到行政部填寫交接清單并簽字。    5、公司辦公用品每月1日、15日發(fā)放2次，其余時(shí)間如急需領(lǐng)取辦公用品須部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。 

3、60;            二、           印簽管理    1、公司印章刻制均須報(bào)總裁批準(zhǔn)，由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)辦理刻制手續(xù)。    2、下屬企業(yè)和部門根據(jù)實(shí)際需要申請(qǐng)刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜?，但須?jīng)總裁批準(zhǔn)。    3、各部門印章由各部門

4、指定專人負(fù)責(zé)保管；印章使用及保管須有記錄，不能委托他人代管。    4、用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數(shù)量、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、用印日期。    5、經(jīng)分管副總裁在該表上簽批后方可蓋印。              三、           復(fù)印   

5、; 1、公司所有復(fù)印文檔工作原則上由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，未經(jīng)行政部確認(rèn)，各部門不得私自拿到公司外復(fù)印。    2、復(fù)印操作人應(yīng)自覺在行政部復(fù)印管理臺(tái)帳上登記。    3、復(fù)印用紙、用墨費(fèi)用根據(jù)實(shí)際用量每月隨辦公用品攤銷，復(fù)印機(jī)維修費(fèi)用根據(jù)比例每季度攤銷。    4、如行政部發(fā)現(xiàn)復(fù)印操作人未填寫復(fù)印數(shù)量或數(shù)量不符，除責(zé)成其重新填寫外，將限制該部門使用復(fù)印機(jī),直至落實(shí)責(zé)任及相關(guān)處罰。    5、任何人不得利用公司機(jī)器復(fù)印與工作無(wú)關(guān)文件

6、，行政部一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，有權(quán)根據(jù)公司有關(guān)規(guī)章制度,通知人事部進(jìn)行處罰。         四、           傳真收發(fā)         1、公司與外界聯(lián)系需對(duì)方發(fā)送傳真時(shí)，盡量要求對(duì)方注明本公司具體收件人，以便行政部及時(shí)分發(fā)。    2、行政部收到傳真后，在傳真接收臺(tái)帳上登記，并負(fù)

7、責(zé)通知收件人及時(shí)領(lǐng)取及簽字確認(rèn)。    3、行政部每月或每季度根據(jù)傳真使用比例攤銷費(fèi)用至各部門。              五、           信件收發(fā)         1、    &

8、#160;  公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括：文件、郵件、報(bào)刊、掛號(hào)、電報(bào)的發(fā)送、登記，以及特殊文件資料的遞送。     2、       收發(fā)人員須根據(jù)相關(guān)文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。    3、       收到信件資料由行政部負(fù)責(zé)通知收件人及時(shí)領(lǐng)取。     4、  &#

9、160;    對(duì)貴重物品、匯款、郵包，要進(jìn)行專門登記，并及時(shí)通知個(gè)人簽字領(lǐng)取。    5、       對(duì)投遞錯(cuò)誤的郵件，應(yīng)及時(shí)退回或設(shè)法轉(zhuǎn)移。         六、           名片管理       

10、;  1、       公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。    2、       印制名片申請(qǐng)者填寫名片印刷申請(qǐng)單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交由行政部負(fù)責(zé)印制。    3、       名片印制前需確認(rèn)名片職務(wù)、職稱、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認(rèn)無(wú)誤。   

11、 4、       公務(wù)、客戶名片須在公司內(nèi)作為共享資源。    5、       自確認(rèn)名片內(nèi)容起，一周內(nèi)到行政部領(lǐng)取。    6、       名片印制費(fèi)用每季度攤銷一次。         七、   

12、60;       公司設(shè)備申請(qǐng)流程         為加強(qiáng)我公司固定資產(chǎn)管理，規(guī)范管理工作程序，提高資產(chǎn)的使用效率，杜絕浪費(fèi)；參照行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理辦法（國(guó)管財(cái)字【2000】32號(hào)）規(guī)定，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特制定我公司設(shè)備申請(qǐng)流程：    （一）原則：    講究計(jì)劃性和成本效益，以物質(zhì)資源供給的有序性，保證公司職能的按計(jì)劃完成：  &#

13、160; 1.    配發(fā)過程中，是否供應(yīng)，供應(yīng)多少，要以客觀需要為依據(jù)，而不是單純的級(jí)別；    2.    要考慮實(shí)際可能的收益（對(duì)工作的推動(dòng)），而不是不計(jì)工本，不問效果，一定要保證重點(diǎn)，分清緩急，把有限的資源用在“刀刃”上；    3.    要使庫(kù)存保持合理的限度（基本上無(wú)閑置的資產(chǎn)），注意提高資金的有效利用率。    （二）、具體流程:  

14、0; 1各部門根據(jù)各自工作的實(shí)際情況和預(yù)算計(jì)劃，提出切實(shí)可行的申請(qǐng)要求（內(nèi)容具體翔實(shí)、理由充分），經(jīng)部門經(jīng)理和分管副總簽字同意后，抄送給行政部。    2行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行核實(shí)，并對(duì)各部門要求從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設(shè)備申請(qǐng)?jiān)瓌t，提出解決建議和意見（調(diào)撥或購(gòu)買）。    3如果采取“ 調(diào)撥 ”程序，行政部將調(diào)撥計(jì)劃上報(bào)行政部主管副總簽字確認(rèn)后實(shí)施；    4如果采取“ 購(gòu)買 ”程序，行政部將參照“江蘇×大××

15、×軟件股份有限公司財(cái)務(wù)審批流程暫行規(guī)定”（蘇股財(cái)字02第003號(hào)）有關(guān)規(guī)定具體執(zhí)行。    5采購(gòu)由行政部統(tǒng)一申請(qǐng)費(fèi)用、組織購(gòu)買、費(fèi)用攤銷，過程遵循“價(jià)廉物美”的原則，在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上，注意設(shè)備的性能價(jià)格比，多壓價(jià)比價(jià)、厲行節(jié)約。設(shè)備采購(gòu)結(jié)束后統(tǒng)一由行政部和市場(chǎng)部組織驗(yàn)收核查；固定資產(chǎn)登記后，由各部門登記領(lǐng)用，責(zé)任到人。    6 所有資產(chǎn)在使用者離開公司或調(diào)離本部門時(shí)應(yīng)收歸行政部倉(cāng)庫(kù)，并在部門設(shè)備管理員處登記。       &

16、#160; 八、            午餐飯票         1.員工到職，由本部門內(nèi)勤根據(jù)其到職日期向行政部領(lǐng)取飯票。    2.每月3031日，各部門內(nèi)勤根據(jù)本部門正式員工實(shí)際人數(shù)領(lǐng)取下月飯票。    3. 每月12日，由各部門內(nèi)勤統(tǒng)計(jì)本部門上月飯票退票情況并向行政部提供詳細(xì)名單。如遇周末，順延兩天。

17、行政部不接受個(gè)人零星領(lǐng)取及退票。    4.    如出現(xiàn)帳款不齊或錯(cuò)漏，由各部門內(nèi)勤負(fù)責(zé)?？惋埐腿念I(lǐng)用需填寫客飯領(lǐng)用申請(qǐng)單，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。    5.非正式員工（實(shí)習(xí)生等）領(lǐng)用飯票由本人全額付款，研究生按正式員工標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用飯票。          九、           訂餐、訂票、訂房

18、申請(qǐng)流程         為方便公司全體員工，體現(xiàn)行政部的服務(wù)性。現(xiàn)將有關(guān)訂餐、訂票、訂房的申請(qǐng)流程匯總?cè)缦拢?#160;   1、             各部門根據(jù)各部門的實(shí)際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請(qǐng)，并填寫相應(yīng)的申請(qǐng)表（內(nèi)容具體詳實(shí)），部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。    2、   

19、60;         各部門在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請(qǐng)好費(fèi)用，交予行政部代辦，在行政部辦好后立即將現(xiàn)金或支票交與行政部結(jié)款。    3、             各部門承擔(dān)在訂餐、訂票、訂房時(shí)過程中由于自身失誤帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，例如承擔(dān)退票費(fèi)、退房費(fèi)等。    4、    &#

20、160;        費(fèi)用超過500元以上，申請(qǐng)需要其部門主管副總簽字確認(rèn)。    5、             訂餐、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前23天知會(huì)行政部，訂餐、訂房一般提前12天）。    6、         

21、    各部門申請(qǐng)不得提高出實(shí)際需要的要求。         十、  禮 品         1、禮品由行政部負(fù)責(zé)根據(jù)不同檔次選擇訂購(gòu)，選擇原則為高雅、大方、實(shí)用,能體現(xiàn)公司形象。    2、各部門根據(jù)禮品清單（見附表2）領(lǐng)用公司禮品，需向本部門經(jīng)理提出申請(qǐng)，填寫禮品領(lǐng)用單，簽字確認(rèn)費(fèi)用來(lái)源。    

22、;3、各級(jí)部門經(jīng)理(必要時(shí)由總裁或分管行政副總)簽字后到行政部領(lǐng)取禮品。    4、禮品費(fèi)用每季度攤銷一次，如費(fèi)用超出預(yù)算，由財(cái)務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放禮品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。         十一、 宣傳品         1、公司宣傳品包括手提袋（長(zhǎng)、短）、宣傳彩頁(yè)、公司簡(jiǎn)介和產(chǎn)品說(shuō)明書等。    2、領(lǐng)用宣傳品在5

23、份以下的，由領(lǐng)用人在行政部宣傳用品領(lǐng)用臺(tái)帳上登記。    3、領(lǐng)用宣傳品在5份以上的，需填寫宣傳用品領(lǐng)用申請(qǐng)單，由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后，在宣傳用品領(lǐng)用臺(tái)帳上登記后領(lǐng)用。    4、宣傳品費(fèi)用初步擬訂每季度攤銷一次，如費(fèi)用超出預(yù)算，由財(cái)務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放宣傳品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。    5、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領(lǐng)用數(shù)目超過填寫數(shù)目，行政部除責(zé)成其重新填寫外，并向其部門經(jīng)理投訴及進(jìn)行相關(guān)處罰。     &#

24、160;   十二、 會(huì)議管理         1.    公司行政部統(tǒng)一管理會(huì)議制度，所有會(huì)議均須及時(shí)通知行政部,便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會(huì)議通知確認(rèn)。    2.    會(huì)議承辦人需提交會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、所需準(zhǔn)備等（見附表3），便于行政部配合工作。會(huì)前由行政部派人做好會(huì)場(chǎng)布置及設(shè)備調(diào)試。    3. 

25、60;  除其他部門主辦的會(huì)議資料各自存檔外，會(huì)議資料由行政部整理、立卷、存檔。    4.    會(huì)議結(jié)束后由行政部派人清理會(huì)場(chǎng)，查收設(shè)備。    5.    會(huì)議室使用費(fèi)用按部門使用比例每季度攤銷一次。              十三、 車輛管理     

26、    1、  公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動(dòng)及主要業(yè)務(wù)活動(dòng)使用，公司人員如要用車，請(qǐng)遵循以下管理?xiàng)l例：    2、  公司車輛由行政部門負(fù)責(zé)管理，分別按車號(hào)設(shè)冊(cè)登記管理。    3、  公司車輛的使用實(shí)行“派車單”制度。員工應(yīng)認(rèn)真填寫“派車單”，交由所在部門一級(jí)部門經(jīng)理簽字。若有預(yù)計(jì)用車需要，應(yīng)提前23天向行政部門提交“派車單”申請(qǐng)。    4、  “派車單”經(jīng)行政部匯總后，由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)車輛

27、統(tǒng)一調(diào)度。    5、  車輛使用完畢，使用人員、駕駛?cè)藛T須填寫“車輛使用實(shí)際情況記錄單”，交行政部備案。    6、  行政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報(bào)分管副總查核一次，以防浪費(fèi)，如超過耗油標(biāo)準(zhǔn)時(shí)（指不正常）應(yīng)送請(qǐng)調(diào)整修理。    7、  公司車輛內(nèi)部使用費(fèi)用如下:         市內(nèi)用車：普通轎車?yán)锍藤M(fèi)1.5元/公里；面包車?yán)锍藤M(fèi)2元/公里。&#

28、160;               等候計(jì)費(fèi)：等候時(shí)間在半小時(shí)內(nèi)，免計(jì)費(fèi)用，超過半小時(shí)部分，按0.5元/分鐘計(jì)費(fèi)。    長(zhǎng)途用車：普通轎車?yán)锍藤M(fèi)1.0元/公里；面包車?yán)锍藤M(fèi)2元/公里。                直接費(fèi)用（如汽油費(fèi)、過橋過路費(fèi)、停車費(fèi)等），由各用

29、車部門自理。    各部門車輛使用費(fèi)每季度結(jié)算，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后交財(cái)務(wù)部。                   十四、設(shè)備維修流程         1報(bào)修人員先將報(bào)修信息反饋給各部門的設(shè)備管理員；    2部門設(shè)備管理員初步檢查后，填

30、寫設(shè)備報(bào)修單（提供設(shè)備編號(hào)和故障現(xiàn)象），部門經(jīng)理批準(zhǔn)后送交行政部；    3行政部設(shè)備管理員根據(jù)編號(hào)，聯(lián)系廠商，組織及時(shí)維修；    4通過暫借、調(diào)撥等方式，將暫時(shí)不用的設(shè)備給報(bào)修者使用；    5機(jī)器設(shè)備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報(bào)修者使用；    6 涉及到的維修費(fèi)用，由各部門承擔(dān)。         十五、電子屏使用規(guī)范 

31、60;   （一）原則    電子屏是公司對(duì)內(nèi)對(duì)外的信息傳遞載體。為更好的使用電子屏，做到使用主體合格，信息確認(rèn)有效，發(fā)布時(shí)間合理等，特制定本使用規(guī)范。    一、            使用主體    1、行政事業(yè)部享有電子屏的操作及管理權(quán)。    2、行政事業(yè)部設(shè)專人負(fù)責(zé)電子屏的使用、維護(hù)、修理。

32、0;   3、電子屏責(zé)任人的職責(zé)包括：及時(shí)實(shí)施公司信息發(fā)布，制定信息發(fā)布時(shí)間表，制定信息更新計(jì)劃，電子屏信息發(fā)布的匯總整理，電子屏日常維護(hù)，電子屏故障排除，電子屏修理配合等。    4、電子屏責(zé)任人對(duì)行政事業(yè)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。         二、            發(fā)布內(nèi)容    1、電子

33、屏的發(fā)布內(nèi)容分為日常型信息和特別型信息。    2、日常型信息內(nèi)容包含：公司宣傳介紹、公司新聞動(dòng)態(tài)、業(yè)內(nèi)新聞動(dòng)態(tài)。    3、特別型信息內(nèi)容包含：各類通知、各類公告、各類賀詞及其他信息。    4、日常型信息的搜集整理由行政事業(yè)部完成。    5、特別型信息的搜集整理由行政事業(yè)部配合消息相關(guān)部門完成。         三、  &

34、#160;         發(fā)布時(shí)間    1、電子屏的使用時(shí)間為每個(gè)工作日的上午8：30至下午6：30（有特殊情況的除外）。    2、日常型信息發(fā)布時(shí)效：公司宣傳介紹每日2小時(shí)，分46時(shí)段發(fā)布；公司新聞動(dòng)態(tài)每日2小時(shí)，分46時(shí)段發(fā)布；業(yè)內(nèi)新聞動(dòng)態(tài)每日1小時(shí)，分24時(shí)段發(fā)布。    3、特別型信息發(fā)布時(shí)效由信息相關(guān)部門會(huì)同行政事業(yè)部核定：公告的發(fā)布時(shí)間一般為2個(gè)工作日，每日2小時(shí)，分4個(gè)時(shí)段；通

35、知的發(fā)布時(shí)間一般為1個(gè)工作日，每日2小時(shí)，分24個(gè)時(shí)段；活動(dòng)賀詞的發(fā)布時(shí)間一般為活動(dòng)開始前1小時(shí)至后2小時(shí)。         四、            發(fā)布信息確認(rèn)    1、電子屏發(fā)布的信息須經(jīng)有關(guān)人員的確認(rèn)方可發(fā)布。    2、日常型信息由行政事業(yè)部經(jīng)理確認(rèn)。    3、日常型信息的更新計(jì)劃由電子屏責(zé)任人擬定，報(bào)行政事業(yè)部經(jīng)理批準(zhǔn)。    4、特別型信息由出處單位的分管副總確認(rèn)。    5、特別型信息發(fā)布，須由出處單位填寫電子屏信息發(fā)布申請(qǐng)表（見附件），經(jīng)分管副總確認(rèn)后交由行政事業(yè)部組織發(fā)布。                       &