EXCEL輸入與輸出

1、Excel 數(shù)據(jù)的輸入技巧1同時在多個單元格中輸入相同數(shù)據(jù) 選單元格：按下Ctrl鍵，用鼠標(biāo)逐個單擊要輸入數(shù)據(jù)的單元格（可以是相鄰的，也可以是不相鄰的）；如圖D-01所示。圖 D-01輸入數(shù)據(jù)：在選中的最后一個單元格中輸入數(shù)據(jù)(例如C12)，然后按下CtrlEnter鍵,所有選中的單元格中都會出現(xiàn)相同的數(shù)據(jù)，如圖D-02所示。圖 D-02 2 同時在多張工作表中輸入或編輯相同的數(shù)據(jù) 選擇工作表：按下Ctrl鍵，用鼠標(biāo)逐個單擊要輸入數(shù)據(jù)的工作表標(biāo)簽（例：sheet1和sheet3），之后會看到Sheet1和Sheet3成反白顯示，在Excel標(biāo)題欄中提示已選定為工作組，如圖D-03所示。圖 D-

2、03輸入數(shù)據(jù)：在第一個選定的單元格中輸入或編輯相應(yīng)的數(shù)據(jù)， Excel將自動在所有選定工作表的相應(yīng)單元格中進(jìn)行相同的操作，如圖D-04、圖D-05所示。 圖D-04圖D-05圖 D-04圖 D-05取消選擇多個工作表：可單擊任意未選中的工作表。如果未選中的工作表不可見，那么用鼠標(biāo)右鍵單擊選中的任一工作表，在快捷菜單上選擇“取消成組工作表”。圖 D-063 自動更正法如果在一張工作表內(nèi)需要在多處輸入長度很長并且需要高度統(tǒng)一的文本，例如一些國家標(biāo)準(zhǔn)的名稱，如“工業(yè)設(shè)備及管道絕熱工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)GB50185-93”對這些文本的輸入要求即準(zhǔn)確又必須統(tǒng)一?？梢岳?quot;自動更正"功

3、能解決了為一難題：用“工具自動更正”命令，打開"自動更正"對話框，如圖D-07所示。圖 D-07在"替換"下面的方框中填入"G50"，在"替換為"下面的方框中填入“工業(yè)設(shè)備及管道絕熱工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)GB50185-93”，然后按確定按鈕，如圖D-08所示。圖 D-08以后在單元格中輸G50（注意：G一定要大寫！），回車確定后，系統(tǒng)會自動將G50改正為“工業(yè)設(shè)備及管道絕熱工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)GB50185-93”，既快速又準(zhǔn)確、統(tǒng)一。4 函數(shù)合并法如果經(jīng)常需要輸入一些企業(yè)的地址，如“上海市華山路1954號”、“上

4、海市華山路2000號”、“上海市華山路2018號”等。這些文本大同小異，如果采取上面"自動更正"法，多了以后自己可能也記不清其代碼了，這時我們可以用EXCEL的一個函數(shù)來實現(xiàn)類似這些文本的快速輸入：假定上述文本需要輸入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中，我們先在Sheet2工作表中的A1單元格中輸入“上海市華山路”，在C1單元個中輸入“號”，如圖D-09所示。圖 D-09然后在Sheet1有D1單元格中輸入公式：=CONCATENATE($A$1,B1,$C$1)，如圖D-10所示。圖D-10以后我們只要在B1單元格中輸入“1954”，回車確認(rèn)后，則D1單元格中將快速輸

5、入“上海市華山路1954號”，如圖D-11所示。圖 D-11以后，我們只要在B2、B3單元格等填入“2000”，“2018”等文本，并將光標(biāo)移到D1單元格的邊界處，出現(xiàn)“自動填充柄”，向下拖動，如圖D-12所示。圖 D-12操作完成后，則D2、D3單元格就會自動填入“上海市華山路2000號”、“上海市華山路2018號”等文本，如圖D-13所示。圖 D-13（操作結(jié)果參見ch_D_01.xls文件）5全局替換有時候我們在一張工作表中要多次輸入同一個文本，特別是要多次輸入一些特殊符號，例如 。為了輸入這些特殊字符，我們往往需要頻繁的啟動輸入法的軟鍵盤，從中選取這些字符，非常麻煩，嚴(yán)重影響了數(shù)據(jù)輸入

6、的速度。這時可以采用用全局替換的方法來解決這一問題。首先，在需要輸入這些符號的地方中輸入一個代替的字母，錄入“V”（注意，該字母不能出現(xiàn)在其他不能被替換的地方）。表格制作完成后，選擇“編輯”下拉菜單中的“替換”命令（或按Ctrl+H鍵），打開"替換"對話框，如圖D-14，在"查找內(nèi)容"下面的方框中輸入代替的字母“V”，在“替換值”下面的方框中輸入“”，并且一定要將"單元格匹配"前面方框內(nèi)的“”號去掉。圖 D-14如果表格中確實有不能被替換的“V”時，按"替換"按鈕一個一個去替換，這樣做就避免了不必要的替換，在替換前

7、，最好先選定A1單元格，使得Excel能夠從頭開始替換，從而保證每一個需要替換的地方都被替換掉。如果不存在不能被替換的“V”，可以按"全部替換"按鈕，一次性全部替換完畢。6 快速進(jìn)行中英文輸入法切換 一張工作表常常會既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實現(xiàn)自動切換。首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，例如單擊A列標(biāo)題欄，選中A列，如圖D-15所示。圖 D-15接下來來，打開中文輸入法，然后選擇“數(shù)據(jù)”下拉菜單中的“有效性”命令，如圖D-16所示。圖 D-16在彈出的“有效數(shù)據(jù)”框中，選擇“輸入法模式”選項卡，如圖D-17所示。圖 D-17在模式下面的下拉框中，選擇“打開”，如圖D-18所示。圖 D-18然后單擊“確定”返回。按照上面的方法，選中只需要填入英文的區(qū)域，例如B列，啟動“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“輸入法模式”,在“模式”下拉框中，選擇“關(guān)閉（