檔案信息化_檔案工作創(chuàng)新的必然選擇

1、中等職業(yè)教育2007年第29期綜合研究檔案信息化檔案工作創(chuàng)新的必然選擇摘要:隨著信息社會的到來,檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移,檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè),是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。檔案部門必須把信息化建設(shè)作為檔案工作創(chuàng)新和提升檔案服務(wù)效能的重要內(nèi)容來抓。關(guān)鍵詞:檔案信息化檔案工作創(chuàng)新知識經(jīng)濟社會是一個創(chuàng)新性很強的社會,進(jìn)入信息化時代的檔案部門應(yīng)是一個創(chuàng)新能力極強的職能部門。今天,創(chuàng)新能力已經(jīng)成為評價檔案部門服務(wù)水平,特別是檔案部門工作效率的重要標(biāo)準(zhǔn)。無論從國際發(fā)展趨勢來看,還是從我國實際現(xiàn)代化的要求來看,都需要改革創(chuàng)新。在信息和網(wǎng)絡(luò)時代飛速發(fā)展的今天,信息技術(shù)有力地支撐了檔

2、案工作創(chuàng)新活動,建立電子檔案、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺、開辟檔案網(wǎng)站。檔案信息化建設(shè),已成為檔案工作創(chuàng)新的重要途徑和必然選擇。入世后,信息業(yè)、咨詢業(yè)的發(fā)展成為新的增長點,以現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供優(yōu)勢、快捷的信息咨詢服務(wù)成為大勢所趨。因此,檔案信息服務(wù)的對象日益廣泛,服務(wù)的需求更加多樣化。為適應(yīng)這種國際化、信息化的挑戰(zhàn),檔案部門以及檔案工作者必須具有預(yù)見性和前瞻性,改變傳統(tǒng)的工作方法,創(chuàng)新服務(wù)方式,加快檔案工作信息化的建設(shè)。一、檔案工作創(chuàng)新勢在必行檔案工作創(chuàng)新就是指檔案職能部門適應(yīng)信息化發(fā)展變化,適應(yīng)外在環(huán)境需要,形成新的結(jié)構(gòu)、流程和服務(wù)方式。創(chuàng)新是現(xiàn)代檔案工作增強自身生命力的特性、過程和方法。檔案工作

3、通過創(chuàng)新,可以更快地實現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變、改進(jìn)觀念以及運行機制和管理服務(wù)方式的再設(shè)計與建造,全面提高工作效率和服務(wù)水平,提高檔案資源的利用率。隨著經(jīng)濟發(fā)展、社會生活的變遷和公共需求的演進(jìn),檔案工作的管理體制、運行機制和服務(wù)模式正面臨著變革。一方面,傳統(tǒng)的、封閉的、狹隘的自我發(fā)展觀念,缺乏整體意識,獨自追求體系完備,自我封閉,不求合作,盲目追求“實體”的擁有。這些都嚴(yán)重影響了檔案資源的社會共享和信息增值,導(dǎo)致了檔案信息資源的利用率低、檔案工作效益滯后的不利局面。另一方面,檔案管理中的重藏輕用的傳統(tǒng)服務(wù)觀念,制約著信息化的進(jìn)程。在信息時代,檔案工作者只有將其所掌握的檔案專業(yè)知識轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,才能得到社會的

4、認(rèn)可。盡管檔案界已認(rèn)識到開發(fā)檔案信息資源為社會服務(wù),是檔案事業(yè)賴于生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。但積習(xí)難改,陳舊的思想觀念仍然在影響著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。20世紀(jì)90年代以來,經(jīng)濟全球化程度迅速加深,以信息技術(shù)為代表的高新技術(shù)和知識經(jīng)濟迅猛發(fā)展,給檔案工作的運行機制和公共管理服務(wù)帶來了巨大的壓力和挑戰(zhàn),檔案工作在這種背景條件下,只有順應(yīng)時代潮流,大力深化改革,強化自身職能,使檔案工作信息化的普及應(yīng)用變成生動的現(xiàn)實。二、檔案信息化建設(shè)是檔案工作創(chuàng)新的當(dāng)務(wù)之急隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立,傳統(tǒng)檔案管理中的政策不夠透明、管理職能單一、運轉(zhuǎn)效率不高和服務(wù)方式陳舊等現(xiàn)象,已難以適應(yīng)我國入世以及建設(shè)現(xiàn)

5、代化國家戰(zhàn)略的新形勢。同時,信息化進(jìn)程的不斷加快,在促進(jìn)經(jīng)濟和社會加速邁向現(xiàn)代化的同時,客觀上也要求檔案職能部門創(chuàng)新檔案工作模式,不斷提高檔案服務(wù)水平和管理效率。1.實現(xiàn)檔案信息化是信息網(wǎng)絡(luò)時代檔案工作創(chuàng)新的重要措施,必將推進(jìn)檔案管理和檔案服務(wù)的現(xiàn)代化?；ヂ?lián)網(wǎng)作為人類進(jìn)入信息時代的一種標(biāo)志性信息傳播方式,自其產(chǎn)生以來一直以超出人們想象的速度迅猛發(fā)展,目前已成為一個擁有眾多檔案部門、機構(gòu)團體和個人用戶的全球性的綜合計算機信息網(wǎng)絡(luò)。它所帶來的重大影響之一是在一定程度上推進(jìn)了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程,同時對傳統(tǒng)意識上的檔案觀念和檔案職能產(chǎn)生了相當(dāng)?shù)臎_擊。因此,數(shù)字檔案,加強電子文件歸檔、電子檔案管理力度

6、,以信息化推動檔案工作現(xiàn)代化,是檔案工作創(chuàng)新的當(dāng)務(wù)之急。浙江省諸暨中專綜合檔案室袁可為17中等職業(yè)教育2007年第29期綜合研究2.推進(jìn)檔案信息化在加快檔案行為與國際通行規(guī)則接軌的同時,有助于推動檔案資源的開放力度。我國政府經(jīng)過15年的艱苦努力談判,終于正式成為世界貿(mào)易組織成員國。根據(jù)世貿(mào)組織的規(guī)定,政府發(fā)布的信息應(yīng)是透明的、公開的,貿(mào)易的政策環(huán)境是寬松的和可以預(yù)見的。因此,我國的檔案行為必須迅速與國際通行規(guī)則接軌,運用現(xiàn)代化管理手段提高檔案工作水平,大力推行文書檔案立卷改革,適應(yīng)計算機管理檔案的需要。這樣不僅可以及時有效準(zhǔn)確地發(fā)布政務(wù)信息,縮小目前政府行為與WTO基本規(guī)則之間的差距,而且將從

7、深層次上打破傳統(tǒng)檔案工作模式和服務(wù)方式,變模糊管理、彈性管理為透明管理、透明服務(wù),改變過去依靠政府紅頭文件管理檔案工作的習(xí)慣做法,使檔案資源的開放盡快適應(yīng)入世后的新形式,推進(jìn)檔案資源的社會開放程度。3.檔案信息化的實現(xiàn)可以有效地向社會提供交互式服務(wù),進(jìn)而提升檔案部門的管理效率和服務(wù)水平。檔案信息的上網(wǎng),給現(xiàn)代檔案職能部門構(gòu)筑了一個履行職能、實施管理、提供服務(wù)的互動平臺,檔案部門可充分利用互聯(lián)網(wǎng)的雙向互動特點,通過建設(shè)各級檔案網(wǎng)站、及時發(fā)布檔案信息以及提供便民利民服務(wù)項目,將在檔案館(室擁有的大量信息資源與個人和社會日益增長的檔案信息需求之間架起方便、快捷的溝通橋梁,變“管理導(dǎo)向”為“為民服務(wù)導(dǎo)

8、向”,進(jìn)一步提高檔案公共服務(wù)效率和質(zhì)量。樹立起開放的思想意識,調(diào)整、增大開放度,采用更為靈活多樣、更貼近利用者的服務(wù)方式,盡全力為利用者創(chuàng)造一個良好的利用檔案的環(huán)境,使檔案部門真正成為一個為社會服務(wù)的檔案信息中心和歷史文化教育基地。三、加速檔案信息化進(jìn)程,實施檔案創(chuàng)新工程黨的十六大報告指出:要“進(jìn)一步轉(zhuǎn)變政府職能,改進(jìn)管理方式,推行電子政務(wù),提高行政效率,降低行政成本,形成行為規(guī)范、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、公正透明、廉潔高效的行政管理體制”。這既是我國行政管理體制改革的任務(wù),也是推行檔案工作信息化建設(shè)的工作方針。為落實好黨的十六大精神,加速檔案信息化進(jìn)程,實施檔案工作創(chuàng)新管理工程,當(dāng)前應(yīng)著重解決好以下幾個方

9、面的問題:1.以為民宗旨樹立服務(wù)理念。規(guī)范服務(wù)行為、體現(xiàn)為民宗旨,是檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)屬性。檔案信息化應(yīng)該以為公眾服務(wù)為出發(fā)點,全心全意為人民服務(wù)。因此,充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的先進(jìn)性,向公眾提供便捷、高效的服務(wù)是實施檔案信息化的使命。在電子檔案、信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)過程中,必須始終以為民、便民、利民為出發(fā)點,把為公眾服務(wù)的理念貫穿于檔案服務(wù)的各個方面,以卓有成效的服務(wù)獲得社會的信賴和支持。2.以開拓進(jìn)取樹立創(chuàng)新意識。時代的演進(jìn)和社會的發(fā)展總是給檔案職能部門以壓力和刺激,只要檔案工作者不失去感受壓力和刺激的敏銳能力,它就仍然具備繼續(xù)引導(dǎo)檔案事業(yè)發(fā)展的意識,就能激發(fā)起改革創(chuàng)新的動力?，F(xiàn)代高科技的發(fā)展更是給

10、檔案工作自身的革新創(chuàng)造帶來了契機和巨大推動力,運用現(xiàn)代化手段,實施文書檔案立卷改革,進(jìn)而引導(dǎo)檔案事業(yè)創(chuàng)造一段前所未有的新的輝煌。3.以競爭機制促進(jìn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。隨著信息時代的到來,必然要把競爭機制引入檔案部門。競爭機制,是檔案工作改革和創(chuàng)新的催化劑,是提高檔案工作效能的關(guān)鍵,是增強檔案工作優(yōu)質(zhì)服務(wù)的動力。通過競爭出人才、出成果,促進(jìn)檔案部門效益的提高,促進(jìn)檔案工作的改革與創(chuàng)新。通過競爭機制的完善,可以進(jìn)一步增強檔案工作人員的競爭意識,促使檔案工作人員走出封閉,參與經(jīng)濟建設(shè),并適應(yīng)信息化時代新形勢。檔案工作者必須樹立危機感和競爭意識,盡快走出計劃經(jīng)濟的避風(fēng)港,以競爭機制促進(jìn)優(yōu)質(zhì)服務(wù),及時、準(zhǔn)確、適用

11、地為利用者提供檔案信息。4.以時效意識增強科研能力。信息時代,人們工作與生活的節(jié)奏大大加快,從而要求檔案管理人員要有高度的時效意識。講求時效,是當(dāng)今信息時代的特征,也是信息價值的所在。信息時代是以信息為基礎(chǔ)的時代,與以往的經(jīng)濟形態(tài)相比,信息時代的最大不同點在于,它的繁榮不是直接取決于資源和硬件技術(shù)的數(shù)量、規(guī)模和增量,而是直接依賴于知識或有效信息的積累和利用。樹立科研意識,推行文書檔案立卷改革,是提高檔案工作質(zhì)量的有效途徑。檔案工作者必須主動地關(guān)心和了解檔案專業(yè)的最新科技成果及其發(fā)展,了解學(xué)術(shù)研究的前沿動態(tài),較好地掌握檔案學(xué)術(shù)理論與技術(shù)的研究方法,并將現(xiàn)代科技成果,尤其是現(xiàn)代化管理的技術(shù)和手段應(yīng)用到檔案管理工作中。5.以信息共享提高管理效率?！靶畔⒖赏瑫r為眾多的使用者所共同享用,這是信息與一般的物質(zhì)資源、能量的不同之處。