市電子文件歸檔管理暫行辦法

1、*市電子文件歸檔管理暫行辦法第一章 總則第一條 為了保障電子文件的科學(xué)保管和有效利用，根據(jù)國(guó)家關(guān)于電子文件管理的有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)和山東省電子文件歸檔管理暫行辦法，結(jié)合我市實(shí)際，制定本辦法。第二條 本辦法規(guī)定了各單位在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔、保管、利用的原則、方法和要求。我市各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他社會(huì)組織（下稱各單位）應(yīng)根據(jù)本辦法，做好電子文件歸檔管理工作。第三條 本辦法所稱電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。本辦法所稱的電子公文是電子文件

2、的一種，專指各單位通過統(tǒng)一配置的電子公文處理系統(tǒng)形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。第四條 各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)電子文件歸檔管理工作實(shí)行規(guī)劃、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)。加強(qiáng)與有關(guān)部門協(xié)作，建立健全與各單位的指導(dǎo)和聯(lián)系制度，及時(shí)協(xié)商解決電子文件歸檔管理中出現(xiàn)的問題。第五條 電子文件歸檔管理工作應(yīng)遵循以下原則：（一）集中統(tǒng)一管理原則。各單位形成處理的各類電子文件均應(yīng)由本單位文書處理部門統(tǒng)一收集管理；應(yīng)歸檔保存的各種電子文件，經(jīng)規(guī)范整理后，移交本單位檔案部門集中管理。（二）全程管理原則。各單位應(yīng)建立健全各項(xiàng)工作制度和工作程序，結(jié)合各種技術(shù)措施的應(yīng)用，從電子文件產(chǎn)生開始，直到被永久保存或銷毀

3、，不間斷地對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，實(shí)施全程控制和管理。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中形成或涉及的有關(guān)電子文件處理的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)同電子文件一同歸檔保存。（三）前端控制原則。各單位在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段就要充分考慮電子文件生命周期各個(gè)階段的管理要求，在電子文件的形成階段就要考慮電子文件歸檔管理和長(zhǎng)期保管的要求。（四）真實(shí)性保障原則。采取措施確保電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息在經(jīng)過傳輸、遷移后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。（五）電子、紙質(zhì)文件并存原則。電子公文形成單位應(yīng)將具有保存價(jià)值的電子公文輸出制成紙質(zhì)公文，與電子公文一同歸檔保存，并準(zhǔn)確標(biāo)識(shí)它們之間的聯(lián)系。第二章 建立電

4、子文件歸檔管理工作體系第六條 各單位應(yīng)把電子文件歸檔管理工作納入本單位的文件管理工作體系，納入本單位信息化建設(shè)工作及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，建立健全各項(xiàng)管理制度，明確責(zé)任與分工，逐步建立起科學(xué)的電子文件管理體系。第七條 各單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)文件處理管理規(guī)定，并設(shè)置如下功能，保證電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性：（一）設(shè)置相關(guān)功能，滿足電子文件歸檔與管理需要。（二）設(shè)計(jì)完整的責(zé)任體系，確保電子文件從形成、處理到歸檔管理每個(gè)環(huán)節(jié)都有保障其真實(shí)性、完整性的責(zé)任人。（三）采用相應(yīng)技術(shù)，確保電子文件的真實(shí)性、完整性。對(duì)電子化的印章、數(shù)字簽章等采取防止非法使用的措施。對(duì)具有憑證作用

5、的電子文件逐頁(yè)加注可靠的防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記。對(duì)電子文件的操作者進(jìn)行嚴(yán)格的身份識(shí)別與權(quán)限控制，并采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。對(duì)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲(chǔ)在符合安全要求的電子文件暫存存儲(chǔ)器中，以防散失。（四）設(shè)置符合安全要求的操作日志，實(shí)時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。（五）采取相應(yīng)技術(shù)措施采集電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)，登記文件起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等處理過程中相互銜接的各類責(zé)任者，打字者、發(fā)文者、收文者、存儲(chǔ)管理者等各類操作者，批示、簽名、印章、代碼等責(zé)任憑證信息，以及電子文件傳遞、交接

6、過程中的其他標(biāo)識(shí)，建立完整的電子文件元數(shù)據(jù)庫(kù)。（六）設(shè)置數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能。（七）設(shè)置足夠容量、安全的外部存儲(chǔ)器，隨時(shí)存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子文件。（八）具有針對(duì)自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取的與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要求相符的防范對(duì)策。第八條 各單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的或單獨(dú)的電子文件歸檔管理系統(tǒng)應(yīng)通過檔案行政管理部門組織的專業(yè)驗(yàn)收。第九條 各單位應(yīng)建立電子文件形成、收集、積累、整理歸檔的崗位責(zé)任體系，保證電子文件從形成、收集、積累到歸檔管理，都有專人負(fù)責(zé)。（一）電子文件的形成制作質(zhì)量由文件的起草者、審核者、簽發(fā)者、繕印者負(fù)責(zé)。（二）單位文書處理部門、各業(yè)務(wù)部門或項(xiàng)目組應(yīng)指定

7、專人負(fù)責(zé)本部門、本項(xiàng)目形成的電子文件的收集、積累和整理歸檔工作。（三）各單位檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)本單位電子文件的形成、處理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。第三章 電子文件收集與積累第十條 各單位應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定制定本單位的電子文件歸檔范圍。凡是反映本單位工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的電子文件都應(yīng)收集歸檔。具體包括如下幾種類型：（一）文本文件：用文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件。類別代碼為T。（二）圖像文件：采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備生成的靜態(tài)圖像文件。類別代碼為I。（三）圖形文件：采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。類別代碼為G。（四）影像文件：通過計(jì)算機(jī)影像處理技術(shù)形成的記錄影像的文件

8、。類別代碼為V。（五）聲音文件：通過計(jì)算機(jī)聲音處理技術(shù)形成的記錄聲音的文件。類別代碼為A。（六）超媒體鏈結(jié)文件：用計(jì)算機(jī)超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件。類別代碼為O。（七）程序文件：計(jì)算機(jī)使用的或在某一軟件平臺(tái)上自行開發(fā)設(shè)計(jì)的系統(tǒng)軟件、支持軟件和應(yīng)用軟件的源程序及其開發(fā)、編譯工具。類別代碼為P。（八）數(shù)據(jù)文件：用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。類別代碼為D。第十一條 各單位檔案人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件收集積累工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證應(yīng)歸檔電子文件的齊全、準(zhǔn)確、完整、有效。（一）電子文件正本（稿本代碼F）及其背景信息、元數(shù)據(jù)應(yīng)一同收集。電子公文形成單位應(yīng)同時(shí)收集其定稿（稿本代

9、碼M），其他電子文件可以根據(jù)需要確定是否收集其定稿及歷次修改稿。電子文件正本應(yīng)收集兩套。（二）當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)應(yīng)當(dāng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在脫機(jī)保存的載體上。公務(wù)處理過程形成電子文件同時(shí)又形成紙質(zhì)等其他形式文件，應(yīng)同時(shí)收集其相應(yīng)的其他形式文件一同歸檔，并保證它們?cè)趦?nèi)容及相關(guān)說明、描述上完全一致。具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的文本或圖像、圖形形式的電子文件應(yīng)制成紙質(zhì)文件或縮微品等，同步收集。（三）單位形成的同一類型的電子文件格式應(yīng)統(tǒng)一。文本文件推薦采用XML格式，現(xiàn)階段可以收集PDF、RTF、TXT、DOC格式文檔；

10、圖像文件推薦采用TIFF或JPEG格式；視頻或多媒體文件推薦采用MPEG或AVI格式；聲音文件推薦采用MP3或WAV格式。各專業(yè)電子文件的通用格式，由檔案行政管理部門會(huì)同有關(guān)專業(yè)主管部門確定。通用格式的電子文件，各單位應(yīng)收集一套形成或支持該格式電子文件的通用軟件及其相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。特殊的無法轉(zhuǎn)換為通用格式的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其特殊的軟硬件環(huán)境、壓縮算法和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。（四）對(duì)只有電子簽章的電子文件，收集時(shí)應(yīng)附加具有法律效力的非電子簽章，以保證電子文件的憑證作用。對(duì)使用可靠電子簽名的數(shù)據(jù)電文，不需要再度簽名確認(rèn)。（五）收集起來的電子文件應(yīng)設(shè)置為只讀狀態(tài)，并存儲(chǔ)在特定的載體上，脫機(jī)保存

11、。順序登記電子文件登記表（見附錄A表A1和表A2），與電子文件一同保存。電子文件登記表可以由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成，但歸檔時(shí)應(yīng)輸出一份紙質(zhì)登記表。（六）電子文件在形成、接收時(shí)就要制作備份。在電子文件流轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，只要發(fā)生過信息變化的，都應(yīng)制作備份。對(duì)已經(jīng)辦理完畢的電子文件，無論有沒有歸檔，都要定期制作備份。第四章 電子文件整理歸檔第十二條 電子文件歸檔可以采取物理歸檔或邏輯歸檔兩種方式。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的單位，應(yīng)采用邏輯歸檔與物理歸檔相結(jié)合的方式，在文件辦理完畢后，即時(shí)進(jìn)行邏輯歸檔；根據(jù)單位的歸檔制度，定期將已邏輯歸檔的電子文件下載到脫機(jī)保管的載體上，向檔案部門進(jìn)行物理歸檔。第十三條 電子文件歸檔前

12、應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔鑒定，對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行檢驗(yàn)和審核，確定密級(jí)和保管期限。（一）與紙質(zhì)文件核對(duì)內(nèi)容、簽章，審核電子文件收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄項(xiàng)目等，確認(rèn)電子文件及相關(guān)的信息和軟件無缺損且未被非正常改動(dòng)，電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯(cuò)。（二）按照國(guó)家關(guān)于文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定判定電子文件是否應(yīng)該歸檔。（三）依據(jù)國(guó)家關(guān)于檔案保管期限的有關(guān)規(guī)定判定應(yīng)歸檔電子文件的保管期限，該電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。（四）依據(jù)國(guó)家關(guān)于文件材料保密規(guī)定準(zhǔn)確劃定電子文件的密級(jí)。（五）對(duì)歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)各

13、電子文件所依賴的硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。（六）填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表（見附錄A表A3）有關(guān)內(nèi)容。第十四條 歸檔電子文件應(yīng)區(qū)分全宗，以件為單位進(jìn)行整理。CAD電子文件整理按照CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求（GB/T176781999）規(guī)定，分項(xiàng)目進(jìn)行整理。其他類型的電子文件按照電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T188942002）規(guī)定，在全宗內(nèi)區(qū)分保管期限、年度、機(jī)構(gòu)（問題），或只區(qū)分保管期限、年度，按電子文件類別相對(duì)集中，脫機(jī)存儲(chǔ)在一次寫光盤、硬盤、磁帶等載體上，并達(dá)到如下要求：（一）歸檔電子文件應(yīng)逐件進(jìn)行著錄（著錄項(xiàng)目參照D

14、A/T181999檔案著錄規(guī)則），并按照保證電子文件真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)等其他標(biāo)識(shí)，形成歸檔電子文件機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。目錄中的記錄要與歸檔電子文件實(shí)現(xiàn)一對(duì)一的固定鏈接。（二）歸檔電子文件載體上的存儲(chǔ)內(nèi)容采用目錄樹的存儲(chǔ)方式：根目錄下存儲(chǔ)電子文件歸檔編號(hào)代碼說明、歸檔電子文件登記表首頁(yè)（見附錄A表A4）、歸檔電子文件登記表續(xù)頁(yè)（見附錄A表A5）、歸檔電子文件機(jī)讀目錄、歸檔電子文件存儲(chǔ)目錄。其中歸檔電子文件存儲(chǔ)目錄按全宗號(hào)、保管期限、年度、機(jī)構(gòu)（問題）等建立層級(jí)目錄，在最低一級(jí)目錄下按件存儲(chǔ)歸檔電子文件。（三）特殊格式的電子文件

15、應(yīng)在同一載體中存有相應(yīng)的查看軟件。（四）解密已加密的電子文件。必須加密歸檔的電子文件應(yīng)將其解密軟件和說明文件單獨(dú)存放。（五）存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明立檔單位名稱、載體編號(hào)、年度、存儲(chǔ)件數(shù)、文件類別等。其中：載體編號(hào)由全宗號(hào)、保管期限、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、盤號(hào)等組成。（六）以存儲(chǔ)載體為單位制作紙質(zhì)的歸檔電子文件登記表首頁(yè)（見附錄A表A.4），以件為單位著錄形成紙質(zhì)歸檔電子文件登記表續(xù)頁(yè)（見附錄A表A.5）。第十五條 各單位檔案部門在接收歸檔電子文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件及其載體、技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)載體有無劃痕，是否清潔；有無病毒；核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢

16、驗(yàn)及審核手續(xù)是否完備；核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全；對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。不符合歸檔要求的發(fā)回歸檔部門進(jìn)行改正。符合歸檔要求的，履行交接手續(xù)，完成歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表（見附錄A表A.3）一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。第五章 歸檔電子文件保管利用第十六條 各單位應(yīng)根據(jù)本單位電子文件管理需要，為檔案部門配備光盤刻錄機(jī)、磁帶機(jī)、掃描儀和高性能的計(jì)算機(jī)或單獨(dú)的服務(wù)器等設(shè)備，滿足電子文件歸檔整理、存儲(chǔ)加工、保管利用的要求。各單位檔案部門均應(yīng)配備專用的電子文件柜，有條件的單位應(yīng)建造標(biāo)準(zhǔn)的電子文件庫(kù)房，集中存放保管歸檔電子文件。第十七條 各單

17、位檔案部門應(yīng)采取措施，確保歸檔電子文件安全保管。除符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)當(dāng)符合下列條件：（一）存儲(chǔ)載體應(yīng)作防寫處理。（二）操作時(shí)應(yīng)避免擦、劃、觸摸存儲(chǔ)載體的記錄涂層。（三）單片載體應(yīng)當(dāng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。（四）環(huán)境溫度保持在1720之間，相對(duì)濕度保持在3545之間。（五）存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。處在收集積累階段的電子文件的保管，也應(yīng)參照上述要求進(jìn)行。第十八條 各單位檔案部門應(yīng)采取措施，保障歸檔電子文件的有效性。（一）每年均應(yīng)對(duì)歸檔電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)當(dāng)確認(rèn)庫(kù)存歸檔電子文件載體與新設(shè)備的兼容性。如不兼容，應(yīng)進(jìn)行遷移，

18、并填寫歸檔電子文件遷移登記表（見附錄A表A7）。原載體應(yīng)繼續(xù)保存4年。（二）磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)恢復(fù)、轉(zhuǎn)存。（三）對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)當(dāng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。第十九條 各單位應(yīng)建立健全電子文件查閱利用制度，按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，采用專門的技術(shù)和措施，確保歸檔電子文件的安全有效使用。未經(jīng)審批同意，任何單位或者個(gè)人不允許復(fù)制電子文件。利用時(shí)應(yīng)使用拷貝件，歸檔電子文件的封存載體不得提供利用。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的單位，可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行網(wǎng)上利用。具有保密要求的歸檔電子文件上網(wǎng)時(shí)應(yīng)符合國(guó)家或部門有關(guān)保密的

19、規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施，保證利用者遵守保密規(guī)定，在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)安全使用。第二十條 各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定，及時(shí)對(duì)已到期的歸檔電子文件進(jìn)行價(jià)值鑒定。經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)按規(guī)定程序，由本單位主要負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)經(jīng)檔案行政管理部門審批同意，方可銷毀。屬于保密范圍的電子文件被銷毀時(shí)，應(yīng)連同其存儲(chǔ)載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。第二十一條 各單位應(yīng)及時(shí)對(duì)歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，提出改進(jìn)措施，不斷完善電子文件管理工作。第六章 電子文件送交、進(jìn)館第二十二條 各單位應(yīng)于每年6月底以前根據(jù)要求，將整理好的

20、上一年度歸檔電子文件送交同級(jí)國(guó)家綜合檔案館一式三套。第二十三條 歸檔電子文件移交進(jìn)館時(shí)要辦理交接手續(xù),由電子文件移交單位提供歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表（見附錄A表A3）一式兩份，歸檔電子文件檢索工具一式三套，存儲(chǔ)歸檔電子文件的脫機(jī)載體一式三套。其中，檢索工具裝訂成冊(cè)，具體內(nèi)容包括：歸檔文件目錄封面、電子文件歸檔編號(hào)代碼說明、歸檔電子文件登記表首頁(yè)（見附錄A表A.4）、歸檔電子文件登記表續(xù)頁(yè)（見附錄A表A.5）。第二十四條 各級(jí)國(guó)家綜合檔案館要配備專人負(fù)責(zé)電子文件的接收工作。在接收歸檔電子文件時(shí)，應(yīng)對(duì)歸檔電子文件及其載體進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格，雙方辦理移交接收手續(xù)。第二十五條 各級(jí)國(guó)家綜合檔案

21、館應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案庫(kù)房，配備相應(yīng)的保管設(shè)施，健全各項(xiàng)工作制度，強(qiáng)化管理與維護(hù)，確保館藏電子文件的安全、有效。第七章 附 則第二十六條 本辦法由*市檔案局負(fù)責(zé)修訂和解釋。第二十七條 本辦法自2007年1月1日起試行。附 錄 A(規(guī)范性附錄)登記表格式 表A1 電子文件登記表(首頁(yè)) 文件特征形成部門 完成日期 載體類型 載體編號(hào) 通訊地址 電 書話 聯(lián)系人 設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境(主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等) 軟件環(huán)境(型號(hào)、版本等)操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng) 相關(guān)軟件(文字

22、處理工具、瀏覽器、壓縮 或解密軟件等) 文件記錄特征記錄結(jié)構(gòu)(物理、邏輯) 記錄類型口定長(zhǎng)口可變長(zhǎng)口其他記錄總數(shù) 總字節(jié)數(shù)  記錄字符、圖形、 音頻、視頻文件 格式  文件載體型號(hào)：數(shù)量：備份數(shù)：口一件一盤 口多件一盤 口一件多盤 口多件多盤制表審核填表人(簽名)   年 月 日 審核人(簽名) 年 月 日表A2 電子文件登記表【續(xù)頁(yè)】第 頁(yè)文件編號(hào)題 名形成時(shí)間文件稿本代碼文件類別代碼載體編號(hào)保管期限備注        &#

23、160;                                                 &#

24、160;                                                 &#

25、160;                                                 &#

26、160;         表A3 歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表 檢驗(yàn)項(xiàng)目單位名稱移交單位：接收單位：載體外觀檢驗(yàn)  病毒檢驗(yàn)  真實(shí)性檢驗(yàn)  完整性檢驗(yàn)  有效性檢驗(yàn)  技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明登記表、軟件、說明資料檢驗(yàn)  填表人(簽名)年 月 日年 月 日審核人(簽名)年 月 日年 月 日單位(印章)年 月 日年 月 日 表A4歸檔電子文件登記表(首頁(yè)) 

27、;文件特征形成部門 完成日期 載體類型 載體編號(hào) 通訊地址 電 話 聯(lián)系人 設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境(主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等) 軟件環(huán)境(型號(hào)、版本等)操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng) 相關(guān)軟件(文字處理工具、文字瀏覽器、壓縮或解密軟件等) 文件記錄特征記錄結(jié)構(gòu)(物理、邏輯) 記錄類型口定長(zhǎng)口可變長(zhǎng)口其他記錄總數(shù) 總字節(jié)數(shù) 記錄字符及圖形音頻、視頻文件格式 文件載體型號(hào)：數(shù)量：備份數(shù)：口一件一盤 口多件一盤口一件多盤 口多件多盤文件交接 送交部門

28、60;通訊地址  電 話  聯(lián)系人  送交人(簽名) 年 月 日 接收部門  通訊地址  電 話  聯(lián)系人  接收人(簽名) 年 月 日表A5歸檔電子文件登記表(續(xù)頁(yè))第 頁(yè)文件編號(hào)題 名形成時(shí)間文件版本代碼文件類別代碼載體編號(hào)保管期限備注