電子文件歸檔與電子檔案管理制度

1、電子文件歸檔與電子檔案管理制度文件編號文件版本文件頁碼一.目的為加強公司數(shù)據(jù)資料的備份管理，方便各部門做好數(shù)據(jù)集中備份工作，特制訂本制度。二、適用范圍本制度適用于XX有限公司電子文檔的管理。三. 負責部門本制度由行政部負責信息收集、歸檔，各部門協(xié)助實施。四. 制度內(nèi)容3.1總 則(1)對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，由行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專人負責，保證管理工作的連續(xù)性。(2)電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管、整理和上傳工作，行政部檔案管理員要進行指導與監(jiān)督。(3)電子文件的管理由行政部負責，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。(4)為保證電子檔案的可利用

2、性，從電子文件形成就要嚴格的按照此管理制度和技術(shù)實施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。(5)歸檔電子文件同時存在相應的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。(6)具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬件拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質(zhì)文件等硬件拷貝一并歸檔。(7)電子文檔管理分軟件電子文檔管理與普通電子文檔管理。3.2電子文件的收集與積累(1)收集范圍。電子文件的收集范圍：草稿性電子文件；非正式電子文件；正式電子文件；無紙電子文件；文本文件；圖象文件；圖形文件；影像文件；聲音文件；多媒體文件；計算機程序；數(shù)據(jù)文件；公司業(yè)務所需的各種文件。(2)

3、收集、積累要求1、記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質(zhì)時，相關(guān)人員須向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件進行保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。2、保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準確、可靠的標識關(guān)系。3、在“無紙化”計算機辦公或事務系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。4、用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。5、用掃描儀等設備獲得的圖象電子文件，如果采用非標準壓縮算法，則

4、應將相關(guān)軟件一并收集。6、用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。7、用視頻設備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。8、用音頻設備獲得的文件，收集時應注意收集其屬性標識和相關(guān)軟件。9、由計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應注意參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。10、通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。11、計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。3.3

5、收集、積累方法(1)軟件電子文檔的管理與普通電子文檔的管理。普通電子文檔收集、積累分公司和部門兩級檔案管理。(2)公司文檔收集、積累。公司由行政部檔案管理員專職管理，行政部檔案管理員以部門、性質(zhì)、類別、大小立文件夾，各部門及時按照要求制作、整理電子文件上交，由檔案管理員整理保存。(3)部門文檔收集、積累。各部門建立自己部門的電子檔案庫，指定專(兼)職人員管理，管理人員以性質(zhì)、類別、大小立文件夾，及時按照公司文檔管理要求制作、整理電子文件上傳公司服務器，凡涉及公司機密性文件，不得私自備份，留存。(4)軟件電子文檔。各相關(guān)員工牢記自己的賬戶名及密碼，如有改動須向行政部提交申請；員工按照公司要求及時

6、將文檔上傳至服務器，由檔案管理員監(jiān)督；所收集的文檔不允許放至電腦C盤，如有損失后果自負；所有文檔需傳至檔案管理員處備案。1、每份電子文件均需在電子文件登記表中登記，電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存，電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。2、電子文件性質(zhì)代碼：c草稿性電子文件；f非正式電子文件；z正式電子文件；w無紙電子文件；wb文本文件； p圖象文件；tx圖形文件；y影像文件；s聲音文件；d多媒體文件；j計算機程序；sj數(shù)據(jù)文件。3.4 電子文件的整理(1)電子文件的整理由行政部電子檔案管理員以部門、性質(zhì)立卷相對集中整理歸檔。(2)歸檔電子文件需填寫登

7、記表。3.5電子文件的歸檔。定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。(1)歸檔范圍 電子文件的歸檔范圍：草稿性電子文件；非正式電子文件；正式電子文件；無紙電子文件；文本文件；圖象文件；圖形文件；影像文件；聲音文件；多媒體文件；計算機程序；數(shù)據(jù)文件；公司業(yè)務所需的各種文件。(2)歸檔時間 1、普通電子文檔由各部門每周五下午5:00前提交，檔案管理員以月為單位立卷，以季(年)度為單位整理，以部門、性質(zhì)、類別、大小分類立卷；行政主管以季度為單位復查，總經(jīng)理組織各部門主管實行不定期抽查。2、上傳的電子文檔管理由員工每天下午5:00前根據(jù)自己的權(quán)限上傳，由檔案管理員

8、進行檢查，對保管期限到期的文檔按照文檔管理規(guī)定予以撤消。3、在進行電子文件歸檔工作時，按其基本技術(shù)條件進行檢測。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。(3)歸檔前的鑒定 電子文件的歸檔鑒定工作由各部門的負責人鑒定，鑒定結(jié)果，在電子文件的機讀目錄上制作相應的標識。1、有效性和完整性的鑒定。歸檔前應由文件形成部門對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如果文件形成部門采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性，則把相關(guān)軟件移交給檔案管理員，并對其技術(shù)方法加以說明。2、電子文件保管期限的劃分，參照公司文檔管理制度。(4)歸檔要求1、把帶有歸檔標識的電子文

9、件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作。2、軟件文檔歸檔要求上傳文檔必須以工作日當天上傳，檔案管理員做好檢查與備案。備案推薦采用的載體公司指定檔案管理員的服務器。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境將相應的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。需要長期保存的電子文件，應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發(fā)的應用軟件，也應將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后

10、，保留時間至少1年。3.6電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后移交至行政部，作為電子檔案進行保管。(1)檢驗 行政部應配備相應的處理設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20，合格率應達到100%。(2)檢驗項目1、載體是否有劃痕，是否清潔，是否有病毒。2、核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。3、核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。4、將檢驗結(jié)果填入電子檔案入庫登記表。檢驗不合格的，應退回形成部門，重新制作。(3)移交手續(xù) 驗收合格后，行政部檔案管理員在電子檔案入庫登記表上簽字

11、蓋章。一式2份，一份交電子文件形成單位，一份自存。(4)存效性保證1、每滿1年，檔案管理員對電子檔案涉及的形成部門和行政部的設備更新情況進行一次檢查登記。2、設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時保留時間不少于3年。3、定期檢驗結(jié)果應填入電子檔案管理登記表。(5)查詢1、電子檔案的封存載體不得外借，機密文檔不得私自拷貝。2、查詢時，上傳文檔，員工根據(jù)自己的權(quán)限進行相關(guān)電子檔案的查詢，如需查詢超出自己權(quán)限的文檔時；普通文檔由行政經(jīng)理審批，機密文檔由總經(jīng)理審批，檔案管理員方可給予該員工查詢的權(quán)限。3、查詢者對電子檔案的使用應在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。4、具有保密要求的電子檔案，要有穩(wěn)妥的安全保密措施，查詢時要遵守公司保密規(guī)定。3.7電子檔案的銷毀鑒定(1)電子檔案的銷毀鑒定，按公司檔案管理制度執(zhí)行。(2)電子檔案的銷毀，檔案管理員在報總經(jīng)理批準后，辦理相關(guān)手續(xù)后，方可實施。(3)非保密電子檔案可在批準后刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并