采購控制程序

1、中山桑芭絲服裝有限公司程 序 文 件采購控制程序 編號：S-QP-09版本/修改狀態(tài)：A/0生效日期：2002年 月 日頁碼：第1頁，共7頁擬制： 審核： 批準： 1.目的確保面、輔料及外發(fā)加工品和其他物品的采購能滿足公司要求，供應(yīng)商有能力穩(wěn)定、準時地提供合格的產(chǎn)品。2.適用范圍面料、輔料、外發(fā)加工、辦公文體用品、生產(chǎn)設(shè)備、檢驗設(shè)備等的采購控制。3.職責(zé)3.1外協(xié)部負責(zé)面、輔料、外發(fā)加工品及其他物品的采購控制和供應(yīng)商的評審及來料不合格的處理。3.2前準備部布、輔料倉負責(zé)：3.2.1來料的點收、初檢核對及入庫管理；3.2.2半成品外發(fā)加工的點收、初檢。3.3后整部負責(zé)成衣外發(fā)洗水和外發(fā)成衣加工的

2、入庫管理。3.4質(zhì)檢科負責(zé)來料的檢驗判定。4.工作程序(附流程圖)4.1合格供應(yīng)商的評審4.1.1對提供面料、輔料、外發(fā)加工的供應(yīng)商需進行評審。 4.1.2外協(xié)部采購員應(yīng)積極尋找面料、輔料及提供加工服務(wù)的供應(yīng)商，根據(jù)公司產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，由初步確定的供應(yīng)商提供常用面、輔料或外發(fā)加工樣品交業(yè)務(wù)部或質(zhì)檢科進行樣品確認，填制“樣品確認單”。4.1.3樣品確認合格后，由外協(xié)部召集質(zhì)檢科、設(shè)備管理部、工藝科組成評估小組。4.1.4評估小組前往新供應(yīng)商處依擬定項目進行評估，并于“供應(yīng)商調(diào)查表”內(nèi)記錄評審結(jié)果。4.1.5經(jīng)現(xiàn)場評審合格的供應(yīng)商，由外協(xié)部將評估結(jié)果呈總經(jīng)理核準后，登錄至“合格供應(yīng)商名單”。編號：S-Q

3、P-09 版/修：A/0 頁碼：第2頁，共7頁4.1.6若為國內(nèi)知名廠商且已通過第三方質(zhì)量體系認證；制度建立前已配合的供應(yīng)商且往前追溯1個月無重大不良記錄；客戶特別指定的供應(yīng)商；供應(yīng)商地址位于珠江三角洲以外的區(qū)域者；均可免除供應(yīng)商現(xiàn)場評審步驟。由供應(yīng)商提供相關(guān)評審資料，由業(yè)務(wù)部進行整理、匯總呈總經(jīng)理核準后，登記合格供應(yīng)商名單。4.2供應(yīng)商的定期考核對供應(yīng)商定期進行考核，以評審其持續(xù)提供合格產(chǎn)品的能力。4.2.1每月交貨批次在5次(含)以上的供應(yīng)商按月考核，每月交貨批次在5次以下的供應(yīng)商按季考核。4.2.2考核比例為質(zhì)量40分，交期20分，價格20分，服務(wù)20分。4.2.3考核項目1) 質(zhì)量：送

4、貨批為全檢者以不良率表示，抽檢者以不良批次率表示，免檢者根據(jù)使用中挑選出的不良數(shù)除以總進貨使用數(shù)量進行計算。不良(批)率=不良(批)數(shù)÷總進貨(批)數(shù)×100%質(zhì)量評分=(1-不良<批>率)×402) 交期：逾期交貨率=逾期交貨批數(shù)÷應(yīng)準時交貨批數(shù)×100%評分=(1-逾期交貨率)×203) 價格：公平合理報價迅速尚屬公平報價緩慢稍微偏高報價迅速稍微偏高報價緩慢報價不合理報價低效20分15分10分5分0分4)服務(wù)：很滿意20分主動征詢意見，改善迅速。較滿意15分接到抱怨后，改善迅速。一般滿意10分接到抱怨后，尚能誠意改善，

5、偶爾拖延。不太滿意5分接到抱怨后，改善誠意不足，經(jīng)常拖延。不滿意0分接到抱怨后，置之不理。編號：S-QP-09 版/修：A/0 頁碼：第3頁，共7頁4.2.4考核部門及等級評定項 目評分標準等 級考核部門質(zhì) 量40分90分(含)以上70分至89分60分至69分59分(含)以下質(zhì)檢科交 期20分外協(xié)部價 格20分外協(xié)部服 務(wù)20分外協(xié)部總 評100分ABCD外協(xié)部4.2.5經(jīng)考核為A級的供應(yīng)商，公司根據(jù)實際情況給予產(chǎn)品免檢，增加采購份額，貨款結(jié)算時間縮短等優(yōu)惠條件；評為B級的供應(yīng)商按正常方式處理；評為C級的供應(yīng)商，對其進行輔導(dǎo)，要求其進行改善，若半年內(nèi)無法達到B級者，則降級為D級供應(yīng)商；評為D級

6、者為不合格供應(yīng)商。4.2.6經(jīng)考核為D級的供應(yīng)商或由于各種原因喪失合格供貨能力的供應(yīng)商，則由外協(xié)部填寫“供應(yīng)商撤銷申請單”，經(jīng)總經(jīng)理同意后撤銷其合格供應(yīng)商資格。4.3布、輔料的采購4.3.1技術(shù)科紙樣員按照客戶訂單要求編寫“服裝單件用料單”，經(jīng)技術(shù)科主管審核后交業(yè)務(wù)部。4.3.2業(yè)務(wù)部接到“服裝單件用料單”后，根據(jù)客戶訂單數(shù)量計算布、輔料總需用量，填寫“填制前準備表”，核實是客供還是自購。4.3.3 若為客戶提供布、輔料，業(yè)務(wù)跟單員根據(jù)總需用量及交貨期，提報物料到貨計劃交客戶確認，采購員按4.6向客戶跟催物料。4.3.4若部分或全部布、輔料為本公司自購，業(yè)務(wù)跟單員需詳細了解該款訂單布、輔料庫存

7、狀況，根據(jù)庫存數(shù)量扣減本批總采購量，填入“布、輔料準備表”。4.3.5業(yè)務(wù)跟單員將完成的“布、輔料準備表”分別交業(yè)務(wù)部主管及總經(jīng)理審核批準。編號：S-QP-09 版/修：A/0 頁碼：第4頁，共7頁4.3.6采購員依據(jù)“布輔料準備表”中的自購需求，同合格供應(yīng)商接洽，通過詢價、議價、比價，初步擬定物料價格，然后根據(jù)自購項目的采購要求針對各供應(yīng)商，填寫“訂購單”或采購合同。4.3.7“訂購單”或采購合同經(jīng)業(yè)務(wù)主管審核后，交總經(jīng)理或其授權(quán)人批準。4.3.8經(jīng)批準的“訂購單”或采購合同的傳真或其他途徑，傳達給供應(yīng)商簽章確認。4.3.9一次性購買金額100元以下的輔料采購員可直接上門確認或讓經(jīng)銷商送貨上

8、門確認，當場現(xiàn)金交易，并索取銷貨發(fā)票或收據(jù)。4.4半成品、成品的外發(fā)加工4.4.1外發(fā)加工的時機a. 服裝的某些工序公司無特定的加工設(shè)備；b. 服裝的某些工藝本公司品質(zhì)水平不足；c. 本公司生產(chǎn)能力法保證交期；d. 外協(xié)加工比公司內(nèi)加工成本低廉。e. 以上外發(fā)加工主要有繡花、印花、釘珠、洗水和成衣加工。4.4.2業(yè)務(wù)部跟單員接訂單后，依據(jù)公司的設(shè)備及生產(chǎn)能力，判斷需要外發(fā)加工的項目，提出外協(xié)加工申請，交業(yè)務(wù)主管審核，總經(jīng)理批準。4.4.3若是繡花、印花、釘珠、洗水等外發(fā)加工的項目，由工廠部根據(jù)訂單工藝技術(shù)要求和交貨期確定工藝、數(shù)量和進度，編制“外發(fā)加工工藝單”和“外協(xié)件到貨排期表”，交外協(xié)主管

9、批準。4.4.4若是成衣外發(fā)加工，業(yè)務(wù)跟單應(yīng)擬定交貨期，并將客戶資料交由工廠部編制“外發(fā)加工工藝單”，然后交業(yè)務(wù)主管核準。4.4.5采購員依據(jù)批準的外協(xié)加工申請及核準后的工藝技術(shù)和交貨期要求，同外協(xié)廠接洽、定價，然后針對各外協(xié)廠填寫加工承攬合同或“外發(fā)加工通知單”，交業(yè)務(wù)主管審核，總經(jīng)理批準。4.4.6采購員將批準后的外協(xié)加工合同或“外協(xié)加工通知單”交外協(xié)廠簽章確認。編號：S-QP-09 版/修：A/0 頁碼：第5頁，共7頁4.5生產(chǎn)用備品備件工具，辦公文具等低值易耗品的存量采購。4.5.1日常生產(chǎn)、辦公類低值易耗品由采購依據(jù)保質(zhì)期和日常消耗情況，擬定安全庫存量，交外協(xié)主管審核，總經(jīng)理批準，如

10、情況有變化，應(yīng)及時調(diào)整安全庫存量。4.5.2對安全存量采購的物品，倉庫在其保管帳卡上標出安全庫存量，當物品庫存低于安全存量時，填寫“申購表”統(tǒng)一申購，交前準備部主管審核。4.5.3采購員依據(jù)“申購表”同供應(yīng)商接洽、詢價、金額在_元以內(nèi)的物品，由外協(xié)主管批準定價。在_元以上的物品，由總經(jīng)理批準定價。4.5.4采購員根據(jù)議定價填寫“訂購單”，經(jīng)總經(jīng)理批準后，以傳真或其他途徑傳遞給供應(yīng)商簽章確認。4.6生產(chǎn)、檢測設(shè)備的采購4.6.1當生產(chǎn)工藝、品質(zhì)檢測、技術(shù)研究等原因需要購入設(shè)備時，由設(shè)備管理部門對需求進行經(jīng)濟技術(shù)分析，并寫出“設(shè)備購置經(jīng)濟技術(shù)分析報告”，附上“設(shè)備購置計劃”報總經(jīng)理審批。4.6.2

11、設(shè)備管理部門依批準的“設(shè)備購置計劃”，跟多家供應(yīng)商洽談，依據(jù)性價比、售后服務(wù)等因素議定供應(yīng)商，報總經(jīng)理批準。4.6.3設(shè)備管理部門起草采購合同，并按合同管理制度的規(guī)定報批。4.6.4采購合同簽定后，由業(yè)務(wù)部采購或總經(jīng)理指定人員跟蹤保證合同規(guī)定內(nèi)容的履行。4.7零星采購4.7.1急需的維修專用配件和工作需要的圖書、禮品等臨時性非計劃物品，由需求部門填寫“申購表”，報總經(jīng)理或其授權(quán)人批準。4.7.2零星采購一般為誰申購誰采購，確需采購員購買的，申購部門必須提供采購信息。編號：S-QP-09 版/修：A/0 頁碼：第6頁，共7頁4.7.3采購回的臨時性非計劃物品，需交采購員簽字驗收后方可入庫。4.8

12、采購產(chǎn)品的跟催4.8.1業(yè)務(wù)部采購員將所有需追蹤的面、輔料及外發(fā)加工的采購業(yè)務(wù)納入“采購追蹤表”進行控制。4.8.2為確保供應(yīng)商能如期交貨，采購應(yīng)于交貨前三天跟催供應(yīng)商備貨、交貨，如有可能延誤應(yīng)記錄并預(yù)先通告各相關(guān)部門。4.8.3對于已至交貨期，仍未交貨的物料需調(diào)查延交原因，每天跟催，并及時通告工廠部，調(diào)整生產(chǎn)進度。4.9采購的變更4.9.1當客戶訂單數(shù)量發(fā)生變化或供應(yīng)商的質(zhì)量、交期不能達到公司要求，若需更改相關(guān)訂購內(nèi)容，則由外協(xié)部與供應(yīng)商協(xié)商一致后進行更改；若供應(yīng)商提出變更時，外協(xié)部視客戶、公司需求決定是否接受，接受更改后需通知相關(guān)部門。4.10采購驗證4.10.1顧客提供的物料按顧客財產(chǎn)控制程序管理、驗收。4.10.2自購的布、輔料或車花、釘珠、印花等工序外發(fā)加工品，由前準備部進料檢驗員進行抽檢，具體依進料檢驗程序作業(yè)，檢驗合格后交布、輔料倉管員點收入庫。4.10.3成衣外發(fā)洗水及成衣外發(fā)加工品，由后整部QA按最終檢驗程序進行抽檢判定，檢驗合格后交后整部收發(fā)員辦理入庫手續(xù)。4.10.4經(jīng)檢驗不合格者，依不合格品控制程序作業(yè)