01前期準(zhǔn)備階段06項目章程

1、目錄1總則41.1制定項目章程目的41.2項目章程適用范圍4項目組織管理體系42.1項目實施組織結(jié)構(gòu)圖622.2實施方項目組成員的與職責(zé)62.3粵海地產(chǎn)項目組成員的和職責(zé)103項目協(xié)調(diào)體系133.1 項目計劃制定體系133.1.1 項目主計劃143.1.2 周工作計劃143.2項目機(jī)制153.2.1 項目周報163.2.2 項目晨會與日報163.3項目問題和風(fēng)險. 183.3.1 問題和風(fēng)險的定義193.3.2 問題和風(fēng)險管理的流程193.4 項目文檔管理體系213.4.1 紙質(zhì)文檔213.4.2 電子文檔22項目考勤管理203.522021-3-43.5.1 關(guān)于考勤203.5.2 關(guān)于請假

2、203.6 項目會議管理183.6.1 會議邀約183.6.2 會議紀(jì)要183.6.3 會議待辦183.6.4 會議待辦匯總183.7 測試與確認(rèn)203.8簽署與交付213.9顧問離崗工作交接要求21顧問離崗工作交接24項目結(jié)束整體移交.232021-3-41總則1.1制定項目章程目的按照項目預(yù)期目標(biāo)和進(jìn)度要求，把項目實施范圍內(nèi)的各相關(guān)，用項目管理的規(guī)章制度組織起來，通過統(tǒng)一調(diào)動、協(xié)調(diào)各方面，規(guī)避項目風(fēng)險，確保項目順利實施。1.2項目章程適用范圍本項目章程適用于粵海地產(chǎn) SAP 管理信息化項目。2項目目標(biāo)通過 ERP 項目實施，借助高集、高靈活性、高擴(kuò)展性的 SAP 平臺，

3、搭建一個集中、集成、實時、透明和共享的管理，實現(xiàn)粵海地產(chǎn)內(nèi)外部信息相聯(lián)相通、數(shù)據(jù)對接對流、業(yè)務(wù)互補互促、管理經(jīng)驗共建共享。通過該平臺的建設(shè)實現(xiàn)如下目標(biāo)：以平臺為系統(tǒng)，實現(xiàn)一個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、三級組織管控、多業(yè)態(tài)協(xié)同的決策。在信息化支持下，規(guī)范經(jīng)營管理，提高工作效率，實現(xiàn)規(guī)模擴(kuò)張，支持粵海地產(chǎn)戰(zhàn)略的貫徹落地，推動各業(yè)態(tài)的協(xié)同發(fā)展，成為中國地產(chǎn)行業(yè)信息化建設(shè)與發(fā)展的領(lǐng)先者。具體如下：Ø 滿足粵海地產(chǎn)多級管理、跨地域、多業(yè)態(tài)、多項目的組織需求，為粵海組織架構(gòu)、管理模式、業(yè)務(wù)流程提供支撐；滿足公司目前從單一項目轉(zhuǎn)向多項目管理需求，增強公司對市場變化的快速反應(yīng)能力及適應(yīng)能力。Ø 作為粵

4、海地產(chǎn)業(yè)務(wù)流程信息化的，打通計劃運營、研發(fā)設(shè)計、招標(biāo)采購和成本管理、項目施工、財務(wù)資金業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，構(gòu)建研發(fā)適配、招標(biāo)采購、計劃運營、成本管理、工程管理模塊的信息系統(tǒng)。Ø 滿足與異構(gòu)的專業(yè)系統(tǒng)（例如：售樓、知識管理、HR 系統(tǒng)等）的接口原則，ERP 系統(tǒng)是主數(shù)據(jù)的發(fā)布平臺，專業(yè)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)信息將進(jìn)入 ERP 系統(tǒng)。ERP 系42021-3-4統(tǒng)確保出具完整的工程、計劃運營、研發(fā)設(shè)計、招標(biāo)采購數(shù)據(jù)和分析數(shù)據(jù)，打造符合粵海地產(chǎn)自身管理的業(yè)務(wù)管控系統(tǒng)，從根本上解決信息孤島的問題，真正做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確與共享，給管理層決策提供科學(xué)準(zhǔn)確的依據(jù)。3項目計劃與重要里程碑本項目計劃于 2 月 24 日召開項目啟

5、動會，8 月 14 日系統(tǒng)切換上線，項目階段及重要里程碑節(jié)點如下：52021-3-4序號項目階段開始日期截止日期主要工作內(nèi)容1項目準(zhǔn)備2 月 15 日2 月 26 日確定需求框架項目管理章程準(zhǔn)備項目實施環(huán)境召開項目啟動會2藍(lán)圖設(shè)計2 月 22 日4 月 8 日確定業(yè)務(wù)規(guī)則需求： 需求調(diào)研專題討論藍(lán)圖初步設(shè)計詳細(xì)藍(lán)圖設(shè)計藍(lán)圖匯報3系統(tǒng)實現(xiàn)4 月 4 日6 月 10 日系統(tǒng)功能搭建與測試： 詳細(xì)功能設(shè)計軟硬件準(zhǔn)備 系統(tǒng)功能開發(fā)接口開發(fā)系統(tǒng)測試4上線準(zhǔn)備及切換5 月 30 日8 月 26 日數(shù)據(jù)導(dǎo)入并切換上線： 靜態(tài)數(shù)據(jù)收集動態(tài)數(shù)據(jù)收集用戶培訓(xùn)上線策略制定上線切換數(shù)據(jù)補錄5上線后支持8 月 15 日

6、9 月 9 日上線支持系統(tǒng)運行情況匯報問題解決優(yōu)化4項目組織管理體系為了保證粵海地產(chǎn) SAP 管理信息化項目的順利實施，更好地協(xié)調(diào)各方面的，需要制定粵海地產(chǎn) SAP 管理信息化項目組織管理體制。4.1項目實施組織結(jié)構(gòu)圖4.2實施方項目組成員的與職責(zé)項目指導(dǎo)委員會Ø 籌劃本項目所需；項目進(jìn)度及組織上的影響；ØØ 促成層做出決定并通報項目實施中出現(xiàn)的問題；Ø 快速做出決定，支持項目經(jīng)理實現(xiàn)項目目標(biāo)；Ø 在完成作為籌劃指導(dǎo)委員會成員的主要職責(zé)時，具有最終所與決定權(quán)；Ø 當(dāng)雙方有時，協(xié)商并提出解決方案。62021-3-4項目總監(jiān)Ø

7、對實現(xiàn)項目目標(biāo)，取得項目負(fù)責(zé)；選擇并指派項目經(jīng)理以及咨詢組長；ØØ 指明項目戰(zhàn)略業(yè)務(wù)方向并對項目作出戰(zhàn)略決定；Ø 項目的檢查及主要移交的簽收；Ø 對項目經(jīng)理提供支持；Ø 建立并確保質(zhì)量檢查流程得到自始至終的貫徹。項目管理辦公室項目管理辦公室是 ERP 項目工作組的常設(shè)工作機(jī)構(gòu)，在項目指導(dǎo)委員會及項目總Ø監(jiān)的下，主持項目日常工作；組織開展項目建設(shè)，保障項目所需，項目實施進(jìn)度、質(zhì)量、預(yù)算和風(fēng)Ø險，協(xié)調(diào)項目業(yè)務(wù)需求差異、協(xié)同推進(jìn)項目進(jìn)度；具體負(fù)責(zé)項目建設(shè)、管理和推進(jìn)實施、跟蹤項目進(jìn)度、項目質(zhì)量、定期組織Ø召開項目例會，向

8、項目工作組匯報項目進(jìn)展情況。負(fù)責(zé)編制項目計劃、計劃、合同、經(jīng)費執(zhí)行情況及方案；負(fù)責(zé)各專業(yè)組、上線和系統(tǒng)各實施方之間的協(xié)調(diào)，問題提報項目工Ø作組和項目總監(jiān)協(xié)調(diào)解決；負(fù)責(zé)對項目進(jìn)展、項目成員工作態(tài)度、工作質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、獎懲。同時負(fù)Ø責(zé)項目建設(shè)中，協(xié)核委員會執(zhí)行具體的質(zhì)量監(jiān)督工作；向客戶提供有關(guān)項目風(fēng)險的客觀而的評估以保證實施的。Ø項目經(jīng)理Ø 為項目實施提供方法論；Ø 協(xié)助設(shè)立項目范圍和目標(biāo)；72021-3-4Ø 協(xié)調(diào)安排項目小組成員；Ø 幫助項目在規(guī)定的交付日期和重要的目標(biāo)日期完成項目目標(biāo)；Ø 與項目關(guān)聯(lián)方協(xié)商討論項目

9、變更；Ø 與項目指導(dǎo)委員會；Ø 向項目指導(dǎo)委員會匯報整體項目進(jìn)度；Ø 必要時幫助解決問題。咨詢組長Ø 與項目管理辦公室一起制定項目各階段詳細(xì)計劃；Ø 理解粵海的業(yè)務(wù)與流程；Ø 與粵海的業(yè)務(wù)組長和關(guān)鍵用戶緊密合作，包括組織會議、搜集和分析業(yè)務(wù)需求、方案的討論和確定；Ø 確定業(yè)務(wù)需求和希望達(dá)到的目標(biāo)之間的差異；Ø 支持客戶方提出差異解決方案和流程；Ø 與客戶方項目組一起，確定標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)實施計劃；Ø 確保本小組各階段交付成果的質(zhì)量；Ø 切換支持和上線支持。咨詢顧問Ø 理解

10、粵海的業(yè)務(wù)與流程；Ø 與粵海的項目組成員和用戶緊密合作，包括參加本小組會議、搜集和分析業(yè)務(wù)需求、方案的討論；Ø 定義并客戶化配置粵海所需流程的需求；Ø 根據(jù)目標(biāo)業(yè)務(wù)與流程，與粵海項目組成員一起配置并測試相關(guān)的功能模塊；Ø 建立系統(tǒng)測試計劃的概念，并與粵海項目組成員一起實施集成化測試；82021-3-4Ø 完能上的交付成果以及系統(tǒng)文檔，如配置文檔、藍(lán)圖文檔等；Ø 實施過程中將相關(guān)知識傳遞給關(guān)鍵用戶；Ø 對粵海用戶文檔創(chuàng)建進(jìn)行支持；Ø 切換支持和上線支持；Ø 必要時對項目組中任何任務(wù)提供幫助。技術(shù)組組長

11、16; 與項目管理辦公室一起制定項目各階段詳細(xì)計劃；Ø 同項目管理辦公室一同完成技術(shù)需求計劃，計劃和管理技術(shù)服務(wù)范圍和計劃；Ø 負(fù)責(zé)系統(tǒng)的技術(shù)框架；Ø 確認(rèn)項目中所需的技術(shù)種類；Ø 確定開發(fā)需求，與開發(fā)顧問一起確定開發(fā)方案；Ø 確保各系統(tǒng)之間無的傳輸及系統(tǒng)的可靠性；Ø 確保開發(fā)的質(zhì)量。開發(fā)顧問Ø 協(xié)助創(chuàng)建開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和命名、開發(fā)和測試轉(zhuǎn)換程序，界面程序和 用戶報表，進(jìn)行集成接口、客戶化開發(fā)及功能增強開發(fā)等相關(guān)工作Ø 與各業(yè)務(wù)小組共同制定二次開發(fā)工作整體計劃，保證開發(fā)進(jìn)度和質(zhì)量Ø 理解業(yè)務(wù)流程開發(fā)需求；

12、6; 在 SAP GUI 內(nèi)實現(xiàn)與本期業(yè)務(wù)流程相關(guān)的工作流開發(fā)Ø 確認(rèn)項目中所需的技術(shù)種類；Ø 保證項目中所需要的技術(shù)可以按時按質(zhì)完成和交付；Ø 和其他項目一起完成必要的項目文檔和交付物。92021-3-4技術(shù)顧問Ø 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào) ERP 系統(tǒng)運行支撐環(huán)境（系統(tǒng)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)平臺)的建設(shè)與維護(hù)，數(shù)據(jù)庫的整體和數(shù)據(jù)庫的維護(hù)，應(yīng)用系統(tǒng)的安全性管理和應(yīng)用系統(tǒng)性能優(yōu)化調(diào)整工作；Ø 保證項目中所需要的技術(shù)可以按時按質(zhì)完成和交付；Ø 負(fù)責(zé)日常所需的技術(shù)支持；Ø 系統(tǒng)配置傳輸管理；Ø 和其他項目一起完成必要的項目文檔和交付物。4.3粵

13、海地產(chǎn)項目組成員的和職責(zé)實施方建議并希望粵海地產(chǎn)的項目組成員具備以下條件：項目指導(dǎo)委員會Ø 核實業(yè)務(wù)驅(qū)動和措施成就的能力；Ø 核實項目沒有偏離項目范圍和計劃的能力；Ø 高度支持項目經(jīng)理和項目團(tuán)隊；Ø 及時的者；Ø 推動管理。項目總監(jiān)Ø 對實現(xiàn)項目目標(biāo)，取得項目負(fù)責(zé)；Ø 在公司內(nèi)部之間協(xié)調(diào)；Ø 指明項目戰(zhàn)略業(yè)務(wù)方向并對項目作出戰(zhàn)略決定；Ø 項目檢查及各階段驗收的簽收；Ø 對項目經(jīng)理提供支持。102021-3-4項目經(jīng)理在公司內(nèi)部和/或者其它關(guān)鍵聯(lián)絡(luò)/項目的相關(guān)領(lǐng)域有很強的影響滲透力；Ø項

14、目管理技能和批準(zhǔn)項目團(tuán)隊制定決策的能力Ø與實施一起制定項目計劃，安排以及對活動和進(jìn)程進(jìn)行質(zhì)量檢Ø查；管理每天的項目事宜；Ø與粵海方各組組長和關(guān)鍵用戶合作活動；Ø確認(rèn)實施方顧問的交付成果；Ø對項目行政事務(wù)需求與后勤部門協(xié)調(diào)；Ø交流能力；Ø良好的人際關(guān)系；Ø配備專職的項目經(jīng)理。Ø業(yè)務(wù)組長：是項目組和業(yè)務(wù)部門的紐帶，熟悉與了解總部、項目業(yè)務(wù)，是項目組重要的一員。在各業(yè)務(wù)領(lǐng)域有很強的業(yè)務(wù)和運營知識；Ø詳細(xì)描述粵海目前業(yè)務(wù)流程，配合項目組業(yè)務(wù)調(diào)研；Ø與項目小組對關(guān)鍵事宜；Ø衡量業(yè)務(wù)流程

15、可能性，并做出決定；Ø對業(yè)務(wù)流程和需求進(jìn)行重要性的排序；Ø確認(rèn)業(yè)務(wù)規(guī)則及專題方案、簽署業(yè)務(wù)藍(lán)圖；Ø對系統(tǒng)的客戶化開發(fā)提出需求；Ø參與項目過程。Ø112021-3-4業(yè)務(wù)組長必須保障以上工作內(nèi)容與要求，否則業(yè)務(wù)規(guī)則、業(yè)務(wù)方案無法確認(rèn)，導(dǎo)致項目推進(jìn)；其次藍(lán)圖階段不能驗收，導(dǎo)致項目停滯；最后業(yè)務(wù)需求頻繁調(diào)整，導(dǎo)致項目延期、成本增加?？偛筷P(guān)鍵用戶：是銜接項目組和業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)骨干，需全職全過程參與項目建設(shè)，是項目組重要的一員。其目標(biāo)是熟悉項目實施過程、掌握項目實施方法、掌握系統(tǒng)操作與功能，成為最終用戶培訓(xùn)講師。Ø 全過程全職參與項目建設(shè)工作與

16、決策，包括：參與業(yè)務(wù)調(diào)研、藍(lán)圖設(shè)計、專題方案討論與編制、功能說明書編寫、系統(tǒng)測試并確認(rèn)（系統(tǒng)功能測試、系統(tǒng)權(quán)限測試、審批流測試、跨部門業(yè)務(wù)流程集成測試）、培訓(xùn)材料/操作手冊編寫、培訓(xùn)試講及培訓(xùn)、數(shù)據(jù)收集與整理、數(shù)據(jù)導(dǎo)入/導(dǎo)出、上線后數(shù)據(jù)補錄支持等；Ø 主導(dǎo)藍(lán)圖設(shè)計階段匯報；Ø 參與晨會、周例會、階段匯報等；Ø 對系統(tǒng)的客戶化開發(fā)提出需求；Ø 接收知識轉(zhuǎn)移，與實施方顧問同進(jìn)同出、同等對待?？偛筷P(guān)鍵用戶必須全職參與項目過程，否則無法了解項目實施過程與方法、業(yè)務(wù)方案設(shè)計背景和，導(dǎo)致后期知識轉(zhuǎn)移將極其，無法熟練掌握系統(tǒng)操作與功能；此外，總部關(guān)鍵用戶須與咨詢顧問同

17、等工作安排與對待。項目關(guān)鍵用戶：即數(shù)據(jù)收集關(guān)鍵用戶，優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)收集是項目上線的保障，須階段性全職參與項目過程，是項目組重要的一員。Ø 階段性全職參與項目工作，根據(jù)數(shù)據(jù)收集計劃集中至 SAP 項目組辦公，按數(shù)據(jù)收集模板提交、核對數(shù)據(jù)且經(jīng)咨詢組長確認(rèn)后，方可返回項目；Ø 接受數(shù)據(jù)收集培訓(xùn)，收集、整理、核對數(shù)據(jù)，處理數(shù)據(jù)差異、解決數(shù)據(jù)問題；Ø 數(shù)據(jù)導(dǎo)入前及導(dǎo)入后確認(rèn)與簽字；122021-3-4Ø 上線后數(shù)據(jù)補錄與支持。項目關(guān)鍵用戶須積極配合數(shù)據(jù)收集工作，否則數(shù)據(jù)收集節(jié)點延遲、數(shù)據(jù)質(zhì)量差，將導(dǎo)致項目整體進(jìn)度滯后，不能按時上線或以錯誤數(shù)據(jù)上線；此外，數(shù)據(jù)導(dǎo)入前及導(dǎo)

18、入后必須確認(rèn)與簽字，否則無法上線。技術(shù)組用戶（內(nèi)部 IT 用戶）Ø SAP 軟件和技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施上有很強的技術(shù)知識；Ø 在建立和管理開發(fā)活動、測試和運營環(huán)境上有豐富的經(jīng)驗；Ø 知識轉(zhuǎn)移的吸收能力。Ø 交流能力；Ø 良好的人際關(guān)系；Ø 與實施方顧問同進(jìn)同出、同等對待。5項目協(xié)調(diào)體系項目協(xié)調(diào)體系的制定，主要以粵海地產(chǎn)管理信息化項目為指導(dǎo)原則，在預(yù)定的項目實施范圍和預(yù)定的項目實施周期內(nèi)，保障項目每個階段的各項任務(wù)能夠按質(zhì)按量地完成，并能夠提交相應(yīng)的階段性項目成果。項目協(xié)調(diào)體系包含的內(nèi)容主要有：項目計劃制定體系、項目機(jī)制（包括項目周報、會議）、

19、項目范圍、問題和風(fēng)險體系。5.1項目計劃制定體系為確?；浐５禺a(chǎn)管理信息化項目的順利實施，協(xié)作各方能夠在合同的約定時間內(nèi)完成預(yù)定目標(biāo)，需要制定各類項目計劃。為使計劃的制定、提交與下發(fā)有程序保證，項目啟動要確定計劃制定與執(zhí)行機(jī)制。項目計劃分項目主計劃、項目周工作計劃二種。計劃的132021-3-4執(zhí)行情況主要通過每周的項目周報、未清問題來。不同的計劃有不同的提交與下發(fā)程序。5.1.1項目主計劃定義Ø 項目主計劃。確定各階段完成時間點，明確各階段內(nèi)需要完成的主要工作。制定Ø 項目主計劃由項目經(jīng)理依據(jù)項目總體要求與項目進(jìn)展實際情況制定；Ø 項目主計劃原則上要求在項目準(zhǔn)備階

20、段制定出臺；Ø 項目主計劃需要經(jīng)過項目組審議通過。發(fā)布Ø 審議通過的主計劃需要發(fā)布到各實施團(tuán)隊。變更Ø 由于以下兩種需要變更主計劃：項目進(jìn)展過程發(fā)生變化，導(dǎo)致主要任務(wù)或時間發(fā)生變化的，需要變更項目主計劃。項目進(jìn)展到下一階段。需要細(xì)化主計劃中某個階段的任務(wù)安排，需要變更項目主計劃。Ø 項目經(jīng)理負(fù)責(zé)項目主計劃的變更。變更后的項目主計劃需要項目指導(dǎo)委員會一致審核。變更后主計劃需要下發(fā)到各實施團(tuán)隊。下發(fā)后，原版本項目主計劃失效。5.1.2周工作計劃定義142021-3-4Ø 基于項目主計劃，項目管理組制定項目周工作計劃。周工作計劃需要明確工作內(nèi)容、涉及

21、的具體成員（包括顧問、關(guān)鍵用戶）和工作時間。制定Ø 基于項目，每周五上午 11 點前各專業(yè)組組長向項目管理組上報下周專業(yè)組的工作計劃；Ø 周工作計劃中涉及粵海地產(chǎn)會議安排時，在下達(dá)項目前，需同相關(guān)進(jìn)行日程確認(rèn)，有日程時，計劃進(jìn)行調(diào)整和確認(rèn)。發(fā)布Ø 每周五下午 3 點前，由項目組發(fā)布下周工作計劃。發(fā)布格式為 Excel。變更Ø 除非特殊情況，周工作計劃原則上不作變更。5.2項目機(jī)制會議是項目的主要方式之一，為了確保會議召開的效率、積累會議的成果，特制定本規(guī)定：需要按時組織并召開周工作計劃會議，由項目管理組協(xié)調(diào)確保應(yīng)到會的參Ø與；與會不得無故中途離

22、開；會議事先指定和會議紀(jì)要；Ø應(yīng)事先準(zhǔn)備好供討論的 Word 及 PPT 等文檔；會議過程中，需要注意時間和討論問題的內(nèi)容，與會的發(fā)言Ø簡意賅；對暫時不能在會議范圍內(nèi)解決的問題形成未決問題后繼續(xù)其他問題的討論；會議結(jié)束以后需要形成會議紀(jì)要，經(jīng)與會的專業(yè)組咨詢組長指定專人轉(zhuǎn)發(fā)至項目Ø管理組。152021-3-45.2.1項目周報“項目周報”根據(jù)工作計劃總結(jié)本周工作、計劃下周工作，對會議待辦進(jìn)行跟蹤，也對問題和風(fēng)險進(jìn)行揭示。同時也披露考勤結(jié)果和各類交付的完成情況。（由各小組負(fù)責(zé)填寫、PMO 負(fù)責(zé)整合）Ø 周報提交Ø 周會召開Ø 周報發(fā)布5

23、.2.2項目晨會與日報“項目日報”是各個小組根據(jù)當(dāng)日工作情況進(jìn)行填寫，通過“項目日報”可以進(jìn)行以“日”為的進(jìn)度管控。（由各專業(yè)組負(fù)責(zé)填寫、PMO 負(fù)責(zé)整合）Ø 日報提交162021-3-4頻率人收件人方式/格式內(nèi)容/模板頻率人收件人方式/格式內(nèi)容/模板每周五晚上20：00 前PMO全體項目組人員郵件略頻率參與人內(nèi)容每周五上午10：00-11：00PMO項目總監(jiān)、總協(xié)調(diào)人、各業(yè)務(wù)條線業(yè)務(wù)組長、IT 組長和關(guān)鍵 、咨詢組長1）匯報整體進(jìn)展情況 2）各小組匯報。內(nèi)容以風(fēng)險及問題、謀求協(xié)同為主頻率方式/格式內(nèi)容/模板每周四晚上20：00 前咨詢組長FTP 服務(wù)器相應(yīng)文件夾下按照周報模板，撰寫

24、各小組內(nèi)容PMOFTP 服務(wù)器相應(yīng)文件夾下按照周報模板，撰寫總結(jié)性內(nèi)容Ø 晨會召開Ø 日報合并及發(fā)布Ø 專業(yè)組內(nèi)碰頭會、總結(jié)會說明：“全體項目組”指項目指導(dǎo)委員會、項目總監(jiān)、PMO、所有業(yè)務(wù)條線業(yè)務(wù)組長及關(guān)鍵用戶、IT 部門、所有專業(yè)組及相關(guān)。5.2.3月進(jìn)度匯報“月進(jìn)度匯報”根據(jù)工作計劃總結(jié)本月工作、計劃下月工作，對重要事項進(jìn)行跟蹤，也對問題和風(fēng)險進(jìn)行揭示，由 PMO 月底撰寫并郵件至粵海相關(guān)。172021-3-4頻率參會人內(nèi)容/模板晚18：00-18:30各內(nèi)容 IT/對應(yīng)顧問各組關(guān)鍵用戶、IT 及顧問當(dāng)日完成情況頻率人收件人方式/格式內(nèi)容/模板上午12：00

25、 前PMO全體項目組人員郵件日報模板頻率參會人內(nèi)容/模板上午9：15-9：30PMO關(guān)鍵用戶及 IT 、IT 組長、咨詢組長和關(guān)鍵1）重要跟蹤事項進(jìn)度； 2）重要跨組事宜協(xié)調(diào)晚20：00 前關(guān)鍵用戶及 ITPMO郵件晨會模板5.1項目會議管理所有項目中的會議均需遵守“閉環(huán)原則”，即會前計劃、邀中留檔；會后跟進(jìn)待辦，所有會議待辦的執(zhí)行將由 PMO 統(tǒng)一匯總監(jiān)督。會議邀約5.1.1會議紀(jì)要5.1.2會議待辦5.1.3會議待辦匯總5.1.4182021-3-4頻率方式/格式內(nèi)容/模板每天早晨10：00 前PMOFTP 服務(wù)器相應(yīng)文件夾下會議待辦跟進(jìn)表模板頻率人收件人方式/格式內(nèi)容/模板每次會議當(dāng)晚2

26、1：00 前會議紀(jì)要人PMOFTP 服務(wù)器相應(yīng)文件夾下會議待辦跟進(jìn)表模板頻率方式/格式內(nèi)容/模板每次會議當(dāng)晚21：00 前會議紀(jì)要人FTP 服務(wù)器相應(yīng)文件夾下會議紀(jì)要模板頻率方式/格式內(nèi)容/模板每次會議前會議預(yù)約需指定會議、會議紀(jì)要人。會議負(fù)責(zé)跟進(jìn)會議待辦事項。5.2項目問題和風(fēng)險5.2.1問題和風(fēng)險的定義“問題”是指在項目進(jìn)行過程中發(fā)現(xiàn)的、會影響到項目順利完成的觀點、看法，以及系統(tǒng)在實現(xiàn)階段，由于系統(tǒng)配置、流程功能設(shè)計、權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備等所造成的系統(tǒng)運行錯誤，均可囊括在“問題”范疇之內(nèi)?！帮L(fēng)險”是指可能影響項目進(jìn)度和質(zhì)量的事項。問題和風(fēng)險的主要內(nèi)容包括：Ø 任務(wù)和歧異已經(jīng)超出項目

27、范圍；Ø 任務(wù)和歧異可能需要超過計劃的時間與；Ø 來自外部的干擾因素（公司外部和項目外部相關(guān)部門），如果不排除，可能會影響項目按時按質(zhì)完成。5.2.2問題和風(fēng)險管理的流程問題管理流程各專業(yè)組咨詢顧問填寫問題。Ø 各專業(yè)組咨詢顧問對問題進(jìn)行詳細(xì)討論解決；如果不能解決，請及時將這些問題提交給咨詢組長。Ø 咨詢組長需要在工作周報列示未決問題、闡述未能解決的及建議的解決方案。Ø 項目管理組對問題進(jìn)行分析，組織專題會議討論。問題需向項目總監(jiān)和指導(dǎo)委員會匯報。風(fēng)險管理流程Ø 各專業(yè)組對每周工作進(jìn)行風(fēng)險評估，形成風(fēng)險評估報告；192021-3-4&

28、#216; 項目管理組對風(fēng)險報告進(jìn)行審核確認(rèn)：在項目管理組范圍內(nèi)能夠解決的，由項目管理組制定方案并貫徹執(zhí)行；項目管理組范圍內(nèi)不能解決的，由項目管理組提報備選解決方案，由項目總監(jiān)和指導(dǎo)委員會解決。除了項目未決問題和風(fēng)險報告以外，事項備忘錄是另外一個用于的重要文檔。事項備忘錄由各專業(yè)組咨詢組長起草，協(xié)調(diào)用戶意見并形成最終結(jié)論后，按事項備忘錄簽字格式要求，項目管理組雙方進(jìn)行簽字確認(rèn)后，交項目管理組備案。5.3項目考勤管理5.3.1關(guān)于考勤所有駐場均需進(jìn)行打卡上下班。由 PMO 統(tǒng)一收集考勤信息。IT負(fù)責(zé)抽查統(tǒng)計信息結(jié)果的真實性。5.3.2關(guān)于請假所有請假均需由咨詢組長、IT 組長、PMO 批準(zhǔn)，的請

29、假將視為曠工。理論上，不事后請假。5.4測試與確認(rèn)測試原則：Ø 顧問執(zhí)行內(nèi)部測試；Ø IT 執(zhí)行驗證及權(quán)限測試；Ø IT 與關(guān)鍵用戶進(jìn)行單元測試；Ø 關(guān)鍵用戶執(zhí)行 UAT 及集成測試。202021-3-45.5簽署與交付簽署交付物關(guān)系表如下：5.6項目文檔管理項目管理組全面負(fù)責(zé)項目文檔的收集和整理工作。各專業(yè)組可指定一名文檔管理員，負(fù)責(zé)傳遞并管理本組在項目實施過程中產(chǎn)生的各種形式（文字、影像和圖片等）的文檔資料，分紙質(zhì)文檔與電子文檔兩種。5.6.1紙質(zhì)文檔Ø 所有簽字件均需留存兩份，一份由 PMO 留存（簽字原件），一份由粵海 IT 留存（復(fù)印

30、件）。212021-3-4交付物顧問IT關(guān)鍵用戶業(yè)務(wù)組長實施粵海項目總協(xié)調(diào)人認(rèn)認(rèn)1）藍(lán)圖階段1.業(yè)務(wù)藍(lán)圖2）實現(xiàn)階段2.功能點設(shè)計3.內(nèi)部測試4.驗證及權(quán)限測試5.單元測試3）集成&UAT 測試階段6.UAT/集成測試4）培訓(xùn)階段7.培訓(xùn)計劃及手冊5）上線準(zhǔn)備階段8.數(shù)據(jù)切換及導(dǎo)入9.數(shù)據(jù)切換及導(dǎo)出6）上線支持階段7）驗收階段10.驗收報告Ø 存檔按文檔類別、小組分類歸檔。5.6.2電子文檔所有電子文檔均需存放于統(tǒng)一的 FTP 文件服務(wù)器集中管理，要求：文檔更新，需當(dāng)日更新至相關(guān)目錄。Ø目錄按內(nèi)容分、按小組分類。Ø文檔類型及規(guī)則如下：Ø文檔范圍及類型222021-3-4序號文檔類型類型說明英文簡稱1計劃與項目實施有關(guān)的總體主計劃，項目周工作計劃等。PLA2管理與項目實施有關(guān)的管理類文件，如項目管理制度等。GOV3備忘錄與項目有關(guān)的交談，意見觀點的陳述等文件。MEM4項目變更項目變更申請等。CHA5