第六章公務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作

1、第六章 公務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作上篇 黨政公文寫(xiě)作第一章 黨政公文概說(shuō)為了適應(yīng)黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、管理和處理公務(wù)的需要，實(shí)現(xiàn)公文處理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，中共中央辦公廳于1996年5月3日發(fā)布了中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例（簡(jiǎn)稱(chēng)條例），國(guó)務(wù)院辦公廳于2000年8月24日對(duì)其1993年11月21日發(fā)布、1994年1月1日實(shí)施的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（簡(jiǎn)稱(chēng)辦法）進(jìn)行修訂并發(fā)布實(shí)施（從2001年1月1日起）。同時(shí)，國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局于2000年11月編發(fā)了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704-1999），國(guó)務(wù)院辦公廳于2001年1月1日還專(zhuān)門(mén)發(fā)了一個(gè)文件國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于實(shí)施國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法涉及

2、的幾個(gè)具體問(wèn)題的處理意見(jiàn)（國(guó)辦函20011號(hào)），對(duì)我國(guó)黨政機(jī)關(guān)公文的行文、體例以及格式、處理等標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化作了新的具體的說(shuō)明和規(guī)定。本課程關(guān)于黨政公文的一切內(nèi)容及所有表述均以上面這幾個(gè)文件為依據(jù)。第一節(jié) 黨政公文的定義、特點(diǎn)和作用一、黨政公文的定義條例對(duì)黨的機(jī)關(guān)公文的定義是這樣的：“黨的機(jī)關(guān)公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告和交流情況的工具?！边@樣表述既準(zhǔn)確又科學(xué)，它概括了黨的機(jī)關(guān)公文的本質(zhì)和特征，突出了黨的機(jī)關(guān)公文實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的地位和作用。辦法對(duì)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文的定義是這樣表述的：“行政

3、機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。”這樣表述也突出了行政機(jī)關(guān)的公文“行政管理”的職能及其“法定效力”。條例和辦法都規(guī)定了黨政公文具有“規(guī)范格式”或“規(guī)范體式”，也即在寫(xiě)作格式或體式上沒(méi)有本質(zhì)區(qū)別。此外，這兩個(gè)文件都規(guī)定了黨政公文具有“處理公務(wù)”的職能，而文中說(shuō)“是傳達(dá)貫徹的工具”，則是把黨政公文的職能具體化。歸納起來(lái)，黨政公文的定義可表述為：所謂黨政公文，就是黨政機(jī)關(guān)和及其所屬組織實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、依法管理和處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書(shū)。二、黨政公文的特點(diǎn)所謂黨政公文的特點(diǎn)，是指黨政公文同其他文章

4、或文體相比較而具有的特殊性。這種特殊性概括起來(lái)主要有如下幾點(diǎn)：1具有實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、管理和處理黨政公務(wù)的職能。劉勰文心雕龍·章表：“章表奏議，經(jīng)國(guó)之樞機(jī)。”章、表、奏、議是古代行政公文，劉勰認(rèn)為它們是治理國(guó)家極為關(guān)鍵和重要的工具。古代公文如此，現(xiàn)代黨政公文更是如此。（具體說(shuō)明見(jiàn)下文）2具有特定的作者和讀者。黨政公文是代表發(fā)文機(jī)關(guān)和組織意志的，它的作者只是該公文的發(fā)文機(jī)關(guān)和組織，其他任何機(jī)關(guān)和個(gè)人都不能替代。公文的讀者也是特定的，發(fā)給誰(shuí)誰(shuí)才可以讀，發(fā)給哪一級(jí)哪一級(jí)才可以讀。當(dāng)然，也有些公文如公報(bào)、公告、通告、通報(bào)、通知等是公開(kāi)發(fā)布的，讀者沒(méi)有特定的限制。3具有規(guī)范的格式。不論是古代還是現(xiàn)代的

5、公文，國(guó)內(nèi)還是國(guó)外的公文，機(jī)關(guān)還是其他社會(huì)組織的公文，通常都有一個(gè)大家習(xí)慣的、公認(rèn)的、比較固定的寫(xiě)作格式。惟其這樣，黨政機(jī)關(guān)公文才體現(xiàn)出莊重性、嚴(yán)肅性、有效性，更好地發(fā)揮其治理國(guó)家、管理社會(huì)的職能。4具有法定的權(quán)威性和約束力。公文的法定的權(quán)威性一般取決于三個(gè)因素：作者的法定地位；內(nèi)容的法理依據(jù)（合法性）；制發(fā)的法定程序。黨的機(jī)關(guān)公文體現(xiàn)著執(zhí)政黨的權(quán)威。中央和地方各級(jí)權(quán)力機(jī)關(guān)的公文同樣具有很高的權(quán)威性，特別是法規(guī)性公文，更具有法律權(quán)威。中央和地方各級(jí)人民政府的公文，代表著各級(jí)人民政府的意志和愿望，同樣具有很高的權(quán)威性和行政約束力。而各群眾組織和企事業(yè)單位，也都是依法經(jīng)批準(zhǔn)成立的，它們的公文在其管

6、轄的范圍內(nèi)也有權(quán)威性和約束力。三、黨政公文的作用公文自古以來(lái)就是治理國(guó)家、管理社會(huì)的重要工具。具體而言，黨政公文的作用可概括為如下幾方面：1領(lǐng)導(dǎo)管理和依法行政作用。條例第一章第二條第一句話(huà)就是：“黨的機(jī)關(guān)的公文，是實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的文書(shū)”。辦法第一章第二條第一句話(huà)就是：“行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。”?？梢?jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)和管理作用，是公文最根本、最重要的作用。2規(guī)范準(zhǔn)繩作用。黨政公文中有些屬于法律、法規(guī)和規(guī)章等規(guī)范性公文，如各種法律、條例、規(guī)定、辦法、規(guī)則、章程等，都具有規(guī)范行為、判別是非的作用。3溝通交流情況的作用。黨政公文中有些文種具有溝通和交流情況的作用

7、，如公告、報(bào)告、通告、通報(bào)、通知、函等，都具有上下左右互相溝通信息、交流情況、商洽工作的作用。4宣傳教育作用。黨政公文中有不少公文都具有不同程度的宣傳教育作用，如通告、通報(bào)、通知等。這些公文在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)和管理以及指導(dǎo)和布置工作的過(guò)程中，一般都會(huì)講明情況、說(shuō)明道理、交代政策等，因而具有一定的宣傳教育作用。5依據(jù)憑證作用。黨政公文無(wú)論是上行文、下行文，還是平行文、泛行文，一般都具有依據(jù)和憑證作用，特別是條例、規(guī)定、決定、決議、會(huì)議紀(jì)要等，這種作用更為明顯。6歷史文獻(xiàn)作用。公文在失去現(xiàn)時(shí)效用之后，作為一種歷史文獻(xiàn)，具有永久性的保存、查閱和參考價(jià)值。上從甲骨文、尚書(shū)，下到十一屆三中全會(huì)以來(lái)的重要公文，都

8、是非常寶貴的歷史文獻(xiàn)?，F(xiàn)代黨政公文由于其在國(guó)家現(xiàn)代化過(guò)程中起著重要作用，因而更具有歷史文獻(xiàn)價(jià)值。第二節(jié) 黨政公文的種類(lèi)一、黨政公文的分類(lèi)黨政公文的分類(lèi)，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)有不同的分法。1按特點(diǎn)和作用分，可分為五類(lèi)：規(guī)范性公文：指發(fā)文機(jī)關(guān)用于制定某項(xiàng)法規(guī)和規(guī)章制度的文件，包括條例、規(guī)定、規(guī)則、辦法、實(shí)施細(xì)則等。指揮性公文：指發(fā)文機(jī)關(guān)用于指揮和領(lǐng)導(dǎo)工作的文件，包括命令（令）、決議、決定、指示、批復(fù)等。告知性公文：指發(fā)文機(jī)關(guān)用于通知和報(bào)告事項(xiàng)、聯(lián)系工作的文件，包括公報(bào)、公告、通告、通報(bào)、通知、函等。報(bào)請(qǐng)性公文：指發(fā)文機(jī)關(guān)向其上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)和請(qǐng)求批準(zhǔn)的文件，包括報(bào)告、請(qǐng)示、議案等。記錄性公文：指發(fā)文機(jī)關(guān)將會(huì)

9、議內(nèi)容擇要記錄下來(lái)的文件，包括會(huì)議紀(jì)要等。2按行文方向分，可分為四類(lèi)：上行文：指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，包括報(bào)告、請(qǐng)示、意見(jiàn)等。下行文：指上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)的行文，包括命令（令）、決議、決定、指示、批復(fù)、意見(jiàn)（意見(jiàn)的行文比較特殊，既可上行，也可下行）、通知等。平行文：指沒(méi)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位之間的相互行文，包括函等。泛行文：指面向大眾的普發(fā)性行文，如條例、規(guī)定、辦法等規(guī)范性公文和公報(bào)、公告、通告、通報(bào)等知照性公文。3按秘密等級(jí)分，可分為四類(lèi)：絕密公文：指那些具有最為重要的黨和國(guó)家的秘密，泄露會(huì)使黨和國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的公文。絕密公文的保密程度最高。機(jī)密公文：指那些具有重要的黨

10、和國(guó)家的秘密，泄露會(huì)使黨和國(guó)家遭受?chē)?yán)重?fù)p害的公文。秘密公文：指那些具有一般的黨和國(guó)家的秘密，泄露會(huì)使黨和國(guó)家遭受特別一定損害的公文。普通公文：指那些不需保密，即使泄露也不會(huì)使黨和國(guó)家遭受損害的公文。按照黨政公文的有關(guān)規(guī)定，黨和國(guó)家機(jī)關(guān)的公文的保密程度可依據(jù)其涉及的黨和國(guó)家的安全和利益的程度來(lái)劃分；黨和國(guó)家機(jī)關(guān)以外的團(tuán)體、組織的公文，其保密程度可根據(jù)自己的具體情況來(lái)劃定。4按緊急程度分，可分為三類(lèi)：特急公文：要求隨到隨辦，最遲不超過(guò)24小時(shí)。加急公文：要求在三日內(nèi)處理完畢。緊急電報(bào)：電報(bào)式公文，分為特提、特急、加急、平急四種。緊急公文（包括電報(bào)）均應(yīng)在首頁(yè)上方注明。5按適用范圍分，可分為兩大類(lèi)：

11、黨的機(jī)關(guān)公文：黨的機(jī)關(guān)和團(tuán)體所使用的公文。行政機(jī)關(guān)公文：行政機(jī)關(guān)和團(tuán)體所使用的公文。二、黨的機(jī)關(guān)公文種類(lèi)黨的機(jī)關(guān)公文主要有14種：1.決議：用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。2.決定：用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和安排。3.指示：用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，提出開(kāi)展工作的原則和要求。4.意見(jiàn)：用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。5.通知：用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或周知的事項(xiàng)。6.通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。7.公報(bào)：用于公開(kāi)發(fā)布重要決定或重大事件。8.報(bào)告：用于

12、向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)9.請(qǐng)示：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。10.批復(fù)：用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示。11.條例：用于黨的中央組織制定規(guī)范黨的組織工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度。12.規(guī)定：用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。13.函：用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。14.會(huì)議紀(jì)要：用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)。以上14種中，有5種公文是行政機(jī)關(guān)公文中所沒(méi)有的，這5種是：決議、指示、公報(bào)、條例、規(guī)定。三、國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文種類(lèi)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文主要有13種：1命令（令）：適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)

13、和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。2決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。3公告：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。4通告：適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。5通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。 6通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。7議案：適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。8報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)

14、問(wèn)。9請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。10批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。11意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。12函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。13會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。以上13種中，有4種公文是黨的機(jī)關(guān)公文中所沒(méi)有的，這4種是：命令（令）、議案、公告、通告。辦法第九章附則第54條說(shuō)：“行政法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理。外事方面的公文，按照外交部的有關(guān)規(guī)定處理?！倍鴹l例、規(guī)定、法規(guī)、辦法、細(xì)則等，屬于行政法規(guī)和規(guī)章，它們的法定作者是國(guó)務(wù)院和省、自治區(qū)、直轄市、部分經(jīng)濟(jì)特區(qū)及市、縣人大及其常委會(huì)

15、，所以辦法未將它們列入行政機(jī)關(guān)公文。第三節(jié) 黨政公文的文面格式條例第三章公文格式規(guī)定：“黨的機(jī)關(guān)公文由版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記組成?！鞭k法第三章公文格式規(guī)定：“公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。”通過(guò)比較可知，黨的公文比行政公文的規(guī)定多了“版頭”、“份號(hào)”、“發(fā)文機(jī)關(guān)署名”、“印發(fā)傳達(dá)范圍”四部分，少了“附注”一項(xiàng)，并將行政公文的“

16、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期”改為“印制版記”。特別應(yīng)注意的是，辦法把這些格式內(nèi)容通過(guò)兩條“界欄線”分為三大部分：文頭部分、行文部分、文尾部分。而最新修訂的辦法則通過(guò)兩條“紅色反線”將之改為：眉首部分、主體部分、版記部分。一、眉首部分（文頭部分）眉首，又稱(chēng)公文的“紅頭”部分，其位置是相對(duì)固定的，它相當(dāng)于公文的“頭”。內(nèi)容包括：1公文份數(shù)序號(hào)即公文印制份數(shù)的順序號(hào)，具體指為同一定稿印制的若干份公文依次編制的順序代碼。其主要作用是便于公文的分發(fā)、清退和查找，有助于明確公文管理人員的責(zé)任。但一般情況下只適用于絕密、機(jī)密公文或需要清退的公文。要求用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)注在公文版心左上角第一行。通常根據(jù)印制數(shù)量來(lái)確定

17、編制幾位數(shù)的序號(hào)，如需印199份之間的，從“01”開(kāi)始編寫(xiě)；需印100999份之間的，從“001”開(kāi)始編寫(xiě)。2秘密等級(jí)和保密期限秘密等級(jí)也簡(jiǎn)稱(chēng)“密級(jí)”，凡涉及國(guó)家秘密的公文都應(yīng)當(dāng)標(biāo)明公文的秘密等級(jí)和保密期限，目的是便于公文管理、確保公文安全。密級(jí)分秘密、機(jī)密和絕密，頂格標(biāo)注于版心右上角第一行，密級(jí)與保密期限之間用“”隔開(kāi)，如“機(jī)密一年”。3緊急程度即時(shí)限，是公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求。緊急公文應(yīng)根據(jù)其緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”；緊急電報(bào)應(yīng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。標(biāo)注緊急程度的作用在于提醒處理時(shí)限，為催辦公文提供依據(jù)，避免辦文、辦事延誤。公文的緊急程度，頂格標(biāo)注于版

18、心右上角第一行（如需同時(shí)標(biāo)注秘密等級(jí)，則為第二行）。4發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)即俗稱(chēng)“紅頭文件”的紅頭部分。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字或加括號(hào)標(biāo)明文種組成，如“深圳大學(xué)文件”，用套紅大字居中印在公文首頁(yè)上部，使用小標(biāo)宋體字，字號(hào)以醒目美觀為原則，一般應(yīng)小于22mm×15mm。單一行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)一字排開(kāi)；聯(lián)合行文，版頭可用主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)，也可并用聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱(chēng)，將主辦機(jī)關(guān)排在前面，協(xié)辦機(jī)關(guān)排在后面，如涉及的是黨政軍機(jī)關(guān)，則按黨、政、軍、群的順序排列。5發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度（辦法稱(chēng)為“年份”）和發(fā)文序號(hào)組成。在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行居中標(biāo)識(shí)。機(jī)關(guān)代字的編寫(xiě)原則是：以哪個(gè)單位

19、的名義發(fā)文，就編哪個(gè)單位的代字，如“國(guó)發(fā)”表示國(guó)務(wù)院的發(fā)文；“國(guó)辦發(fā)”即表示國(guó)務(wù)院辦公廳的發(fā)文。編寫(xiě)發(fā)文字號(hào)要維護(hù)公文的嚴(yán)肅性。發(fā)文年度（即年份）要用四位阿拉伯?dāng)?shù)字準(zhǔn)確表達(dá)，并用六角號(hào)“”括起，不得用兩位數(shù)簡(jiǎn)寫(xiě)。發(fā)文序號(hào)是按公文的發(fā)文順序統(tǒng)一編制的流水號(hào)，每年年初從“1”開(kāi)始，不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號(hào)應(yīng)直接表達(dá)為××發(fā)×××××號(hào)，如“國(guó)發(fā)198920號(hào)”。同一發(fā)文機(jī)關(guān)依次編寫(xiě)，不同發(fā)文機(jī)關(guān)不得接續(xù)編號(hào)。單一行文，發(fā)文字號(hào)“一”字排開(kāi)；聯(lián)合行文，一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。6簽發(fā)人簽發(fā)人是發(fā)文機(jī)

20、關(guān)最后核查并批準(zhǔn)公文向外發(fā)出的領(lǐng)導(dǎo)人姓名。其作用是在于對(duì)公文的制發(fā)和內(nèi)容負(fù)責(zé)。簽發(fā)人一般只用于上報(bào)公文，在發(fā)文字號(hào)右側(cè)平行空一個(gè)漢字標(biāo)注簽發(fā)人，簽發(fā)人后加全角冒號(hào)。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在“附注”處注明聯(lián)系人的姓名和電話(huà)。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名位于第一行，協(xié)辦單位簽發(fā)人姓名按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次排列，其發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處于同一行。以上六部分為眉首部分，眉首部分與主體部分之間有一條紅色分隔線，過(guò)去叫“界欄線”，現(xiàn)稱(chēng)“紅色反線”。黨的公文在紅色反線中間印有一個(gè)紅色五角星“”；行政公文只是一條紅線。二、主體部分（行文部分）主體是公文的重心部分，其位置經(jīng)常變動(dòng)，以公文內(nèi)容長(zhǎng)短而定。它相

21、當(dāng)于公文的“身體”，內(nèi)容包括：1標(biāo)題條例規(guī)定：“標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、公文主題和文種組成，位于發(fā)文字號(hào)下方。”辦法規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。”“公文主題”、“主要內(nèi)容”也稱(chēng)“事由”。公文標(biāo)題通常有四種寫(xiě)法：完全式：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種。如廣東省人民政府關(guān)于加快山區(qū)公路建設(shè)的指示省略式一：發(fā)文機(jī)關(guān)+文種。如中華人民共和國(guó)主席令、國(guó)務(wù)院公告省略式二：事由+文種。如關(guān)于增強(qiáng)黨的團(tuán)結(jié)的決議、向全國(guó)進(jìn)軍的命令省略式三：文種如公告、通告、通知等。這類(lèi)公文一般通過(guò)報(bào)紙、電臺(tái)、電視、張貼等方式發(fā)布

22、，標(biāo)題上不寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)，但落款時(shí)要署名。公文標(biāo)題的制作應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：第一，明確制文意圖。只有充分領(lǐng)會(huì)制文意圖，才能在標(biāo)題中用最能表現(xiàn)公文主題、最準(zhǔn)確、最簡(jiǎn)練的詞語(yǔ)概括公文的主要內(nèi)容。第二，明確公文主題。在明確制文意圖的基礎(chǔ)上，要明確公文主題，突出公文的主要內(nèi)容，并使公文標(biāo)題正確體現(xiàn)公文的主要內(nèi)容，才能保持標(biāo)題與主題的一致性，使公文產(chǎn)生應(yīng)有的效力。第三，正確選用文種。要正確選用文種，首先要明確各種文種不同的適用范圍，明確什么內(nèi)容用什么文種，什么文種適合什么內(nèi)容。還要明確什么文適合什么樣的行文關(guān)系，什么行文關(guān)系用什么文種。如同樣是請(qǐng)求批準(zhǔn)，向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)要用“請(qǐng)示”，而向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)要

23、用“函”。第四，要盡可能使標(biāo)題貼切、簡(jiǎn)潔、醒目。能用省略式標(biāo)題的就盡可能用；能減少文字的盡可能減少；能不用關(guān)聯(lián)詞“關(guān)于”和助詞“的”，就不用。除批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)法規(guī)性公文之外，標(biāo)題一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題的字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)50字。標(biāo)題應(yīng)在紅色反線下空2行標(biāo)識(shí)，居中排布。2主送機(jī)關(guān)條例指出：主送機(jī)關(guān)是“主要受理公文的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)應(yīng)當(dāng)用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱(chēng)，位于正文上方，頂格排印?！睏l例還規(guī)定：“向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)；如需要其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問(wèn)題；因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)?！?/p>

24、“受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)其請(qǐng)示事項(xiàng)?！庇忠?guī)定：“除特殊情況外，請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)送上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）按規(guī)定程序處理，不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。”辦法也有類(lèi)似的規(guī)定：“主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)?！备鶕?jù)這些規(guī)定，確定主送機(jī)關(guān)應(yīng)符合以下幾個(gè)原則：根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定主送機(jī)關(guān)。黨的機(jī)關(guān)只能向的機(jī)關(guān)行文，行政機(jī)關(guān)只能向行政機(jī)關(guān)行文，并且不可越級(jí)行文。主送機(jī)關(guān)是受理或答復(fù)公文的機(jī)關(guān)。需要閱知而非受理或答復(fù)公文的機(jī)關(guān)，只能用抄送（即作為抄送機(jī)關(guān)，抄送機(jī)關(guān)有知悉權(quán)，無(wú)答復(fù)權(quán)）。主送機(jī)關(guān)是機(jī)關(guān)而不是領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，故公文除特殊

25、情況外，一般不直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。上行文只主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，其他上級(jí)機(jī)關(guān)可抄送。請(qǐng)示尤應(yīng)如此。主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)應(yīng)當(dāng)寫(xiě)全稱(chēng)（如“深圳市人民政府”）或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)（如“中共中央”、“國(guó)務(wù)院”）或同類(lèi)機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱(chēng)（如“部屬各高等院?！保７盒泄娜缫?guī)范性公文、知照性公文及某些決議、決定等一般不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)的位置在標(biāo)題下空1行頂格標(biāo)明，其后加全角冒號(hào)。3正文條例指出：正文是“公文的主體，用來(lái)表達(dá)公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或者主送機(jī)關(guān)下方?！闭氖枪牡闹黧w，一般分為導(dǎo)語(yǔ)、正文主體、結(jié)語(yǔ)三個(gè)部分。具體內(nèi)容見(jiàn)第五節(jié)詳述。 導(dǎo)語(yǔ) （開(kāi)頭發(fā)文依據(jù)、緣由、目的等） 正文 主體 （中間處理事項(xiàng)、內(nèi)容、建議等） 結(jié)語(yǔ) （結(jié)

26、尾執(zhí)行要求、希望、結(jié)束語(yǔ)等）4附件附件，指附屬于公文正件的其它公文、圖表、名單等材料。公文附件也是公文正文內(nèi)容的組成部分，其作用在于補(bǔ)充和完善公文正件的內(nèi)容，與正文具有同等效力。條例指出：“公文附件，應(yīng)當(dāng)置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后，發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前注明附件的名稱(chēng)。”辦法也指出：“公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱(chēng)?！币蜣k法未規(guī)定“發(fā)文機(jī)關(guān)署名”一項(xiàng)，故將附件置于“成文日期”之前?！白⒚鞲郊樞蚝兔Q(chēng)”是以二個(gè)或二個(gè)以上附件而言的。公文附件一般應(yīng)與正文一起裝訂，以便查閱。5發(fā)文機(jī)關(guān)署名發(fā)文機(jī)關(guān)即該公文的制作者。條例指出：發(fā)文機(jī)關(guān)署名“應(yīng)當(dāng)用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，位于正文的右下方

27、?！保ù蠹s在正文下三四行的右下方）。辦法將“發(fā)文機(jī)關(guān)署名”一項(xiàng)省略。有人認(rèn)為省略這一項(xiàng)似欠妥，為體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性，以發(fā)文機(jī)關(guān)署名為好。按國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704-1999）的解釋?zhuān)骸皢我粰C(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間?！币话阏f(shuō)來(lái)，在行政公文中，單一制發(fā)的下行公文不署發(fā)文機(jī)關(guān)，但上行公文則要署名。如是幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。6成文時(shí)間成文時(shí)間即公文的成文日期，它表示公文的生效時(shí)間。條例規(guī)定：成文日期“一般署會(huì)議通過(guò)或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。成文日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明年、月、日，位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右

28、下方。決議、決定、條例、規(guī)定等不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置?！鞭k法規(guī)定：“成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)?！睌M寫(xiě)成文時(shí)間，要用漢字標(biāo)全“年”、“月”、“日”，年代、月份、日期不能遺漏，不得以頓號(hào)或小圓點(diǎn)間隔，大寫(xiě)的“零”一律寫(xiě)為“”，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字“0”。成文時(shí)間的位置根據(jù)印章的位置而定。 7公文生效標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)，指發(fā)文機(jī)關(guān)加蓋印章或簽署人簽名。條例規(guī)定：“除會(huì)議紀(jì)要和印制的有特定版頭的普發(fā)性公文外，公文應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章?！鞭k法還規(guī)定：“公文除會(huì)議紀(jì)要和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)

29、合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。”國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：“加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm,端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上?！薄爱?dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采用調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)此頁(yè)無(wú)正文的方法解決?！?附注附注指對(duì)公文內(nèi)容或有關(guān)事項(xiàng)、要求的注釋與說(shuō)明，如公文的閱讀范圍、使用方法、請(qǐng)示等上行公文的“聯(lián)系人”和“聯(lián)系電話(huà)”等。附注的作用是方便公文的閱讀、理解，以及

30、文書(shū)處理部門(mén)對(duì)公文的分發(fā)處理，保證公文的安全。附注的位置在成文時(shí)間和印章之下空1行、靠左空2字之處，加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)。條例只規(guī)定了“印發(fā)傳達(dá)范圍”：印發(fā)傳達(dá)范圍“加括號(hào)標(biāo)注于成文日期左下方?！逼渌阶?nèi)容未作規(guī)定；而新修訂后的辦法則將原來(lái)“印發(fā)傳達(dá)范圍”擴(kuò)大為“附注”，內(nèi)容不限于“印發(fā)傳達(dá)范圍”，并規(guī)定：“公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注?！比?、版記部分（文尾部分）版記部分指置于公文末頁(yè)的部分，相當(dāng)于公文的“腳”，包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間、印發(fā)份數(shù)、頁(yè)碼等。1主題詞主題詞是指用于揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。標(biāo)注主題詞有助于文書(shū)部門(mén)依據(jù)公文主題及時(shí)?？旖莸靥?/p>

31、理公文，同時(shí)便于按主題查找、檢索公文。條例規(guī)定：公文的主題詞必須“按上級(jí)機(jī)關(guān)的要求和公文主題詞表標(biāo)注，位于抄送機(jī)關(guān)上方?！鞭k法也有類(lèi)似的規(guī)定：“公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞?！睘榱艘?guī)范和便于標(biāo)注主題詞，國(guó)務(wù)院公文主題詞表應(yīng)運(yùn)而生。該表共由15類(lèi)1000個(gè)主題詞組成。詞表分為三個(gè)層次：第一層是對(duì)主題詞區(qū)域的分類(lèi)，如“綜合經(jīng)濟(jì)”、“財(cái)政”、“金融”等類(lèi)。第二層是類(lèi)別詞，即對(duì)主題詞的具體分類(lèi)，如“工交、能源、郵電”類(lèi)中的“工業(yè)”、“交通”、“能源”、“郵電”等。第三層是類(lèi)屬詞。第二層和第三層統(tǒng)稱(chēng)為主題詞，用于文件的標(biāo)引。而主題詞中表示公文種類(lèi)的詞叫類(lèi)型詞。主題詞的標(biāo)引方法是

32、：一份文件的標(biāo)引，除類(lèi)別詞和類(lèi)型詞外一般標(biāo)注35個(gè)，最多不超過(guò)7個(gè)。主題詞標(biāo)在文件的抄送欄之上，頂格書(shū)寫(xiě)，后標(biāo)全角冒號(hào)，詞目之間空1字，最末一詞無(wú)標(biāo)點(diǎn)。標(biāo)引順序是先標(biāo)類(lèi)別詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞，最后標(biāo)類(lèi)型詞。如國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知，先標(biāo)類(lèi)別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類(lèi)屬詞“水土保持”，最后標(biāo)類(lèi)型詞“通知”。如類(lèi)屬詞不止一個(gè)，一般按概念大小從小到大的順序排列，如教育部關(guān)于中小學(xué)教材訂購(gòu)的通知：“教育 教材 訂購(gòu) 通知”。一份文件如有兩個(gè)以上的主要內(nèi)容，可按其順序進(jìn)行標(biāo)引。如會(huì)議紀(jì)要聽(tīng)取全國(guó)財(cái)政工作會(huì)議和全國(guó)打擊走私工作會(huì)議準(zhǔn)備情況的匯報(bào)紀(jì)要，先標(biāo)反映第一個(gè)主要內(nèi)容和類(lèi)別詞“財(cái)政”，再標(biāo)類(lèi)屬詞“稅務(wù)”；

33、然后再標(biāo)反映第二個(gè)主要內(nèi)容的類(lèi)別詞“公安”，再標(biāo)類(lèi)屬詞“緝私”；最后標(biāo)“會(huì)議紀(jì)要”。根據(jù)需要，可將不同類(lèi)的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。如國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料價(jià)格及其主要品種實(shí)行最高限價(jià)的通知，可標(biāo)“農(nóng)業(yè)、物資、物價(jià)、管理、通知”?！拔飪r(jià)”本屬“商業(yè)”類(lèi)的，這里根據(jù)需要被組配到“農(nóng)業(yè)”類(lèi)中。如公文主題詞表中無(wú)所需的主題詞（通常多為類(lèi)屬詞）時(shí)，可選用相關(guān)或相鄰近的詞進(jìn)行組配，組配不合適或不能組配時(shí)，可選用最直接的上位詞。2抄送機(jī)關(guān)條例規(guī)定：抄送機(jī)關(guān)是“指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級(jí)、下級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)標(biāo)注在印制版記上方。”辦法規(guī)定：抄送機(jī)關(guān)是“指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉

34、公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。”抄送機(jī)關(guān)標(biāo)在第二條紅色反線之下，后用全角冒號(hào)，抄送機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)隔開(kāi)，回行后與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，結(jié)尾用句號(hào)。抄送機(jī)關(guān)的使用應(yīng)注意如下幾種情況：向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，只主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，其他需要閱知公文內(nèi)容的上級(jí)機(jī)關(guān)，可以抄送。因特殊情況向上級(jí)機(jī)關(guān)越級(jí)行文時(shí)，要同時(shí)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，要寫(xiě)明一個(gè)主送機(jī)關(guān)，一個(gè)抄送機(jī)關(guān)。向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，要同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。向上級(jí)機(jī)關(guān)的“請(qǐng)示”，不準(zhǔn)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。公文的抄送機(jī)關(guān)不得再次將公文轉(zhuǎn)抄轉(zhuǎn)送其它機(jī)關(guān)，凡與公文辦理無(wú)關(guān)的機(jī)關(guān)則不予抄送。3印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間、

35、印發(fā)份數(shù)公文的最后一頁(yè)要注明印制版記，包括印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)。這些印制版記用于標(biāo)識(shí)公文承制部門(mén)名稱(chēng)、實(shí)發(fā)日期、印刷份數(shù)、聯(lián)系人等，是對(duì)公文制發(fā)情況的介紹和解說(shuō)。這樣做的目的是使受文者了解公文制發(fā)過(guò)程，為受文者與制發(fā)者的聯(lián)系提供便利。這些印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間的位置位于抄送機(jī)關(guān)下一行，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，印發(fā)時(shí)間以公文付印日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。印發(fā)份數(shù)位于公文末頁(yè)的最后一行，用圓括弧括起，如“（共印××份）”。 4頁(yè)碼頁(yè)碼指一份公文的頁(yè)數(shù)編碼。如果一份公文不止一頁(yè)，一般應(yīng)按公文排列的邏輯順序依次對(duì)公文編制順序號(hào)即頁(yè)碼，以確保公文不散頁(yè)。頁(yè)碼用阿拉伯

36、數(shù)字標(biāo)識(shí)，在版心下邊緣之下一行，頁(yè)碼左右各放一條4號(hào)一字線，單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字?？瞻醉?yè)和空白頁(yè)以后的紙張不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。應(yīng)注意的是，以上各部分的內(nèi)容在實(shí)際寫(xiě)作中有的是必備的，有的是可以靈活使用的，如眉首部分的序號(hào)、密級(jí)、緊急程度等，可根據(jù)需要來(lái)選用，不需要時(shí)也可不用；主體部分的標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文時(shí)間、文件生效標(biāo)志等是公文必備的項(xiàng)目；附件和附注，則可根據(jù)內(nèi)容需要而選用；版記部分的主題詞、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間和印發(fā)份數(shù)也是必備的，而抄送機(jī)關(guān)和頁(yè)碼可根據(jù)需要選用。公文格式簡(jiǎn)表：順序號(hào) 密級(jí)×年 緊急程度 發(fā) 文 機(jī) 關(guān) 標(biāo) 識(shí) 發(fā)文字號(hào) 簽發(fā)人 標(biāo) 題主送機(jī)關(guān)正 文 附

37、件發(fā)文機(jī)關(guān)成文時(shí)間印 章附 注主題詞 抄送機(jī)關(guān) 印發(fā)機(jī)關(guān) ××年×月×日印發(fā) （共印×份） 行政機(jī)關(guān)三種特殊格式：1.命令格式：000001 機(jī)密1年 特 急×××××命令（令）第×號(hào) ×××××××××××××××××××××××××&#

38、215;×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××&#

39、215;××××××××××××××。 ××省長(zhǎng) ×××（簽發(fā)人職務(wù)）（簽發(fā)人簽章）×××年××月××日 2.信函格式： ×××部司局函件 ××20046號(hào)××部財(cái)務(wù)司關(guān)于××××的函 ×××財(cái)務(wù)處：

40、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

41、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 (公章) ××年××月××日3.會(huì)議紀(jì)要： ×

42、××會(huì)議紀(jì)要（第×號(hào)）××× 2004年×月×日 關(guān)于××××的會(huì)議紀(jì)要 ××××××××××××××××××××××××××××××××××

43、;××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

44、;××××××。 主題詞：×××××× 抄 送：××××××××× ×××××× 2004年×月×日印發(fā) 第四節(jié) 黨政公文的行文規(guī)則行文規(guī)則，是指黨政公文運(yùn)行時(shí)應(yīng)遵守的各項(xiàng)規(guī)定。條例第四章和辦法第四章，分別規(guī)定了黨的機(jī)關(guān)公文和行政機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則。歸納這兩個(gè)文件的有關(guān)規(guī)定，公文的行文規(guī)則大致有講求實(shí)效、分清

45、職權(quán)、逐級(jí)行文、協(xié)商一致、同級(jí)聯(lián)名、確定主次、一文一事、不另行文等方面，具體說(shuō)明如下：1.行文應(yīng)確有需要、注重實(shí)效、堅(jiān)持少而精。可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長(zhǎng)可短的公文要短。2.根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系。無(wú)特殊情況，不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文。向下級(jí)機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷(xiāo)。同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門(mén)、上級(jí)政府部門(mén)與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文；

46、沒(méi)有隸屬關(guān)系的企業(yè)、事業(yè)及各種團(tuán)體等組織之間均可聯(lián)合行文。凡聯(lián)合行文的單位都為同級(jí)單位。屬于部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門(mén)自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門(mén)行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。不相隸屬機(jī)關(guān)之間一般用函行文。堅(jiān)持黨政分開(kāi)行文的原則，盡量減少黨政聯(lián)合行文。3.上行公文應(yīng)避免“多頭主送”，也即受雙重或多重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明一個(gè)主送機(jī)關(guān)，其他則作為抄送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。4.“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其

47、下級(jí)機(jī)關(guān)?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。5.對(duì)不符合行文規(guī)則的公文，上級(jí)可退回。6.經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上全文發(fā)布的公文，應(yīng)視為正式公文，不另行文。第五節(jié) 黨政公文的行文方式行文方式，是指公文傳遞運(yùn)行的方式。為了保證公文迅捷、準(zhǔn)確、安全地運(yùn)行并發(fā)揮效用，防止公文在機(jī)關(guān)之間進(jìn)行無(wú)用的“旅行”，必須恰當(dāng)?shù)剡x擇行文方式。黨政公文的行文方式通常有如下幾種：1逐級(jí)行文即按組織結(jié)構(gòu)層次逐級(jí)上傳下達(dá)公文。為了維護(hù)系統(tǒng)的合理結(jié)構(gòu)，維護(hù)組織整體的管理效能，同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間行文應(yīng)以逐級(jí)行文為主。同一系統(tǒng)中的上行文、下行文都以此

48、為主要的行文方式。如南山區(qū)人民政府應(yīng)向深圳市人民政府請(qǐng)示匯報(bào)工作，向其下屬各街道辦事處布置工作。2多級(jí)行文即將公文同時(shí)發(fā)送給上幾級(jí)或下幾級(jí)機(jī)關(guān)，甚至直達(dá)基層與人民群眾直接見(jiàn)面。這種行文方式可迅速傳遞公文，減少逐級(jí)翻印、轉(zhuǎn)發(fā)的時(shí)間耗費(fèi)和信息內(nèi)容的失真誤差。但此種方式多用于部分不容許作任何變通和發(fā)揮的下行文。如國(guó)務(wù)院為了將有關(guān)公文的精神迅速傳遞到各級(jí)政府，便可同時(shí)向省級(jí)政府、各地區(qū)行政公署和縣級(jí)政府行文。3越級(jí)行文即越過(guò)自己的直接上一級(jí)或直接下一級(jí)機(jī)關(guān)直接向其它上級(jí)或下級(jí)機(jī)關(guān)行文。這種方式多在特殊情況下使用，一般情況下不得使用，因?yàn)闀?huì)打亂組織結(jié)構(gòu)的合理層次，打亂正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和分工，造成高層次機(jī)關(guān)

49、工作過(guò)重，中下層機(jī)關(guān)陷于被動(dòng)。越級(jí)行文的條件如下：情況特殊緊急，逐級(jí)上報(bào)下達(dá)會(huì)延誤時(shí)機(jī)造成損失；經(jīng)多次請(qǐng)示直接上級(jí)，問(wèn)題長(zhǎng)期未得到解決；上級(jí)交辦并指定越級(jí)上報(bào)某些事項(xiàng)；檢舉控告直接上級(jí)；直接上下級(jí)之間存在有異議且無(wú)法解決的問(wèn)題；需要直接詢(xún)問(wèn)、答復(fù)、聯(lián)系的個(gè)別一般性事項(xiàng)；反映或處理不涉及直接上下級(jí)職權(quán)范圍的個(gè)別隨機(jī)偶發(fā)事件或問(wèn)題等。4聯(lián)合行文即處于同等地位的兩個(gè)或兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)共同發(fā)布公文。同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門(mén)、上級(jí)政府部門(mén)與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文

50、；沒(méi)有隸屬關(guān)系的企業(yè)、事業(yè)及各種團(tuán)體等組織之間均可聯(lián)合行文。凡聯(lián)合行文的組織必須是“同級(jí)”組織。聯(lián)合行文時(shí)，下列項(xiàng)目要使用恰當(dāng)：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：可署主辦機(jī)關(guān)，也可聯(lián)署；發(fā)文字號(hào)：署主辦機(jī)關(guān)的代字即可；公文標(biāo)題：一般多寫(xiě)聯(lián)名標(biāo)題；簽發(fā)人：均應(yīng)簽發(fā)，主辦在前，其它依次排列；發(fā)文機(jī)關(guān)署名：均應(yīng)署名，主辦在前，協(xié)辦在后；印章：均應(yīng)蓋章，主辦在前，協(xié)辦在后。5對(duì)口行文即上、下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)之間相互直接傳遞公文的方式。也即下級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)不要把由上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)職能范圍內(nèi)應(yīng)解決或決定的事項(xiàng)報(bào)請(qǐng)本級(jí)政府，由本級(jí)政府向上級(jí)政府請(qǐng)示，再通過(guò)上級(jí)政府轉(zhuǎn)交其所屬的業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)辦理，上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)也不要以這種工作流程

51、來(lái)對(duì)下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)指導(dǎo)工作，否則，會(huì)增加公文在兩級(jí)政府之間的傳遞周轉(zhuǎn)時(shí)間，而相對(duì)地縮短有效辦文時(shí)間。如國(guó)家教育部與北京市教育局之間關(guān)于教育科研方面的問(wèn)題，就沒(méi)必要通過(guò)兩級(jí)政府來(lái)周轉(zhuǎn)，雙方應(yīng)就業(yè)務(wù)活動(dòng)直接傳遞公文。6直接行文即平級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間直接傳遞公文的方式。屬于同一組織系統(tǒng)的平級(jí)組織之間，采用直接行文可以避免按組織系統(tǒng)先上報(bào)到共同的上級(jí)組織再由其下發(fā)的傳遞方式，減少公文傳遞的層次手續(xù)和在各單位周轉(zhuǎn)的時(shí)間，提高了辦事效率。如北京市財(cái)政局與北京市教育局之間要商洽某種事宜，不必由北京市政府中轉(zhuǎn)，可直接以“函”的形式行文。而不相隸屬機(jī)關(guān)之間行文，由于雙方不在同一組織系統(tǒng)，故可不考慮組織機(jī)構(gòu)的級(jí)別

52、關(guān)系，直接以“函”的形式行文。如××大學(xué)與××街道辦或城管辦。7公開(kāi)行文即通過(guò)報(bào)紙、電臺(tái)、電視、網(wǎng)絡(luò)等各種媒體公開(kāi)向社會(huì)發(fā)布公文的方式。凡是經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊等媒體公開(kāi)發(fā)布的公文應(yīng)視為正式公文，與公文相關(guān)的單位或人員應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行，發(fā)文單位不再另外行文，只是印制少量文本以供存檔備查。公開(kāi)行文可以增加公文的透明度，加大“依法行政”、“依法管理”的力度，也是頗受群眾歡迎的行文方式。第六節(jié) 黨政公文的寫(xiě)作程序和要求黨政公文起草，是公文處理全過(guò)程中最關(guān)鍵、最重要、最繁重的一項(xiàng)工作。尤其是起草重要的公文，更是一項(xiàng)極其繁重的工作。首先要進(jìn)行大量的深入細(xì)致的調(diào)查研究，掌握大量的

53、現(xiàn)實(shí)材料和書(shū)面材料，并對(duì)材料進(jìn)行整理、鑒別、選擇、分析、研究，提煉出正確、深刻、集中、符合時(shí)代精神的公文主題。然后再?lài)@公文主題對(duì)公文的結(jié)構(gòu)、表達(dá)方式、材料使用、語(yǔ)言風(fēng)格等，進(jìn)行周密、深思熟慮的構(gòu)思，才能動(dòng)筆。動(dòng)筆之后，還要全神貫注地進(jìn)行寫(xiě)作，要條條認(rèn)真，段段謹(jǐn)慎，句斟字酌，不可有一絲馬虎。最后，還要每個(gè)觀點(diǎn)、每條政策、每個(gè)材料、逐字逐句地反復(fù)推敲，認(rèn)真修改，才能使稿子趨于完善。這是一個(gè)復(fù)雜的腦力勞動(dòng)過(guò)程。為敘述清楚，我們可把這一過(guò)程劃分為四個(gè)階段：準(zhǔn)備階段、起草階段、修改階段、審核定稿階段。一、準(zhǔn)備階段這個(gè)階段要抓好四個(gè)環(huán)節(jié)：1明確寫(xiě)作意圖。公文寫(xiě)作與其他文章寫(xiě)作不同。一般文章、文學(xué)作品的寫(xiě)

54、作，起始于作者自身的創(chuàng)作沖動(dòng)或需要，是主動(dòng)寫(xiě)作。公文寫(xiě)作則起始于制文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)交授寫(xiě)作任務(wù)和起草人員接受寫(xiě)作任務(wù)，要按照領(lǐng)導(dǎo)意圖行事。領(lǐng)導(dǎo)交授任務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)交授公文寫(xiě)作意圖和寫(xiě)作任務(wù)，是給公文定基調(diào)、決定公文水平高低的首要環(huán)節(jié)，也是中央規(guī)定的領(lǐng)導(dǎo)干部的重要職責(zé)。中共中央關(guān)于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要親自動(dòng)手起草重要文件，不要一切由秘書(shū)代勞的指示指出：“領(lǐng)導(dǎo)干部必須親自動(dòng)手準(zhǔn)備自己的重要講話(huà)、報(bào)告，親自指導(dǎo)、主持自己領(lǐng)導(dǎo)范圍內(nèi)的重要文件起草，否則他對(duì)自己所領(lǐng)導(dǎo)的主要工作就不能擔(dān)負(fù)政治責(zé)任?！薄八^親自動(dòng)手，主要是指領(lǐng)導(dǎo)者開(kāi)動(dòng)腦筋，提出文件的基本思想，包括主要的觀點(diǎn)、意見(jiàn)、辦法?！币虼?，要求領(lǐng)導(dǎo)在交授任務(wù)之前，自己必須先把公文的寫(xiě)作目的、政策依據(jù)、基本思想、主要觀點(diǎn)和意見(jiàn)、辦法等思考清楚，然后向公文起草人員一一交代清楚。不能自己什么都沒(méi)想好，就簡(jiǎn)單地向起草人員交授寫(xiě)作任務(wù)。公文起草人員接受任務(wù)。