電子郵件格式培訓(xùn)課件

1、電子郵件格式培訓(xùn)運(yùn)營(yíng)管理部E-mail format training內(nèi)容提綱一、郵件主題二、稱呼與問候三、正文四、附件五、結(jié)尾簽名六、回復(fù)技巧七、正確使用發(fā)送、抄送主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。01郵件主題 Mail subject主題可以是郵件的內(nèi)容概括或項(xiàng)目名稱一、主題內(nèi)容二、主題要求1.不要空主題2.主題要簡(jiǎn)潔3.主題要真實(shí)反映郵件的主要內(nèi)容或重要性4.一個(gè)主題一封信，不可大雜燴5.標(biāo)題千萬不要出現(xiàn)錯(cuò)別字02稱呼與問候 The title and greetings1、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度a、郵件

2、的開頭要稱呼收件人。在多個(gè)收件人情況下可以稱呼大家、ALL。b、如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方c、不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英名 ,英文名前可加“Dear”以表敬意。d、關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。2、 Email開頭最好要有問候語 英文開頭寫 “HI”，中文開頭寫 “上午好” 或“您好”，問候語是稱呼換行空兩格寫03正文 The text1、Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通暢；2、合理提示重要信息；4、一次郵件交待完整信息；5、要寫明需解決的問題；6、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述；7、如果事情復(fù)雜，最好1 1、2 2、3 3的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的

3、說明；8、不能出現(xiàn)拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，這是書面化能力的基本要求。04附件 Attachment1、如果郵件帶有附件，請(qǐng)?jiān)谡睦锩嫣崾臼占?人查看附件；2、附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠 概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理；3、正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說明，特別是帶 有多個(gè)附件時(shí)；4、附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包 壓縮成一個(gè)文件；5、特殊格式文件，應(yīng)注明打開方式，以免影響 使用；6、如果附件過大（不宜超過10MB），應(yīng)分割成 幾個(gè)小文件分別發(fā)送或壓縮后發(fā)送。05結(jié)尾簽名The end of the signature1、簽名檔信息不宜過多電郵消息末尾加上簽名檔。簽名檔可包括姓名

4、、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息。對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。2、簽名字體規(guī)格簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。06回復(fù)技巧 Reply skills1、及時(shí)回復(fù)Email2、進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)3、回復(fù)內(nèi)容要具體有效。4、不要就同一問題多次回復(fù)討論5、要區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體6、主動(dòng)控制郵件的來往07正確使用發(fā)送、抄送The correct use of sending, CC收件人是要受理這封郵件，理應(yīng)對(duì)郵件予以回應(yīng)。而 CC 的 則只是需要知道這回事，CC 的 人 沒有義務(wù)對(duì)郵件予以回應(yīng)，當(dāng) 然 如 果CC 的 人 有建議，當(dāng)然 可 以 回mail。只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。不不濫濫轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)、發(fā)、發(fā)郵件郵件！123結(jié)束語：通過以上內(nèi)容，大家對(duì)電子郵件的使用應(yīng)該有了更深的認(rèn)識(shí)！歸結(jié)到底，只發(fā)有效郵件