“會計(jì)電算化”課件之系統(tǒng)初始化ppt-會計(jì)電算化

1、第二章第二章 會計(jì)軟件的初始化設(shè)置會計(jì)軟件的初始化設(shè)置 通過本章的學(xué)習(xí)，使學(xué)生理解會計(jì)軟件初始化的涵義與任務(wù)，熟練掌握初始化設(shè)置中各項(xiàng)工作的操作。 基本內(nèi)容框架基本內(nèi)容框架1賬套管理 新建賬套、修改賬套、刪除賬套、年度賬管理 2賬套數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)賬套數(shù)據(jù)備份、賬套數(shù)據(jù)恢復(fù)3操作員管理用戶與角色、財(cái)務(wù)分工4基礎(chǔ)設(shè)置部門檔案設(shè)置、職員檔案設(shè)置、往來單位設(shè)置、會計(jì)科目設(shè)置、項(xiàng)目檔案設(shè)置、憑證類別設(shè)置、收付結(jié)算設(shè)置 由于商品化會計(jì)軟件具有通用性的特點(diǎn)，使得各單位在開始使用軟件時，首先要針對本單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)及會計(jì)核算與財(cái)務(wù)管理的具體要求對它進(jìn)行具體設(shè)置，這種工作稱為系統(tǒng)初始化。初始化包括兩個部分：系統(tǒng)管

2、理和基礎(chǔ)設(shè)置。 初始化的業(yè)務(wù)流程：初始化的業(yè)務(wù)流程：新建賬套 以系統(tǒng)管理員Admin身份登錄 增加用戶、角色 啟用各相關(guān)系統(tǒng) 啟動系統(tǒng)管理設(shè)置角色、用戶權(quán)限 新用戶操作流程 初始化的業(yè)務(wù)流程：初始化的業(yè)務(wù)流程：建立下一年度賬 以賬套主管注冊登錄 結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù) 進(jìn)行新年度操作 啟動系統(tǒng)管理啟用各相關(guān)系統(tǒng) 老用戶操作流程 第一節(jié)第一節(jié) 賬套管理賬套管理 v一、新建賬套v建立賬套，即采用財(cái)務(wù)軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。首次使用總賬系統(tǒng)時，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置。v主要包括：核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。賬套參數(shù)決定了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的內(nèi)容和形式。v(

3、一)設(shè)置賬套信息v設(shè)置賬套信息包括錄入賬套號、賬套名稱、賬套路徑及啟用會計(jì)期。以系統(tǒng)管理員注冊，單擊“賬套”菜單中“建立”即可新建賬套。v（二）輸入單位信息v輸入單位信息包括輸入單位名稱、單位簡稱、單位地址及法人代表等相關(guān)信息。v（三）確定核算類型v確定核算類型包括本幣代碼、本幣名稱、本幣類型、行業(yè)性質(zhì)及賬套主管。v（四）確定分類信息v如果用戶的存貨、客戶、供應(yīng)商相對較多，可以對它們進(jìn)行分類核算。v（五）確定編碼方案v確定編碼方案是指設(shè)置編碼的級次和各級的長度。v（六）確定數(shù)據(jù)精度v數(shù)據(jù)精度是指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。由于各單位對數(shù)量、單價的核算精度要求不一致，為了適應(yīng)不同的需求，系統(tǒng)提供了自定義

4、數(shù)據(jù)精度的功能。v二、修改賬套v經(jīng)過一段時間運(yùn)行，如果發(fā)現(xiàn)賬套的某些信息需要修改或補(bǔ)充，可以通過修改賬套功能來完成。此功能還可以幫助用戶查看某個賬套的信息。v（一）注冊v若當(dāng)前操作員不是要修改賬套的主管，則應(yīng)在“系統(tǒng)管理” 中更換操作員。v（二）修改賬套v以要修改賬套的賬套主管的身份注冊后，單擊“賬套”菜單中的“修改”選項(xiàng)，進(jìn)入“修改賬套”對話框。修改完成后，如果確認(rèn)已修改的內(nèi)容，應(yīng)單擊“完成”按鈕，否則單擊“放棄”按鈕，放棄已經(jīng)進(jìn)行的修改操作。以賬套主管注冊“系統(tǒng)管理”，在“賬套”菜單中單擊“修改”即可修改或查看賬套信息。v三、刪除賬套v在賬套輸出時，選擇刪除賬套，在“刪除當(dāng)前輸出賬套”前的

5、方框單擊打勾。只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)進(jìn)行賬套輸出。v四、年度賬管理v每個賬套中一般存放不同年度的會計(jì)數(shù)據(jù)，為方便管理，不同年度的數(shù)據(jù)存放在不同的數(shù)據(jù)表中，稱為年度賬。年度賬套的管理是由賬套主管來完成的。v對不同核算單位、不同時期的數(shù)據(jù)需要設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)路徑。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)。v【提示】賬套和年度賬的區(qū)別v賬套是年度賬的上一級，賬套是由年度賬組成。首先有賬套然后才有年度賬，一個賬套可以擁有多個年度的年度賬。對于擁有多個核算單位的客戶，可以擁有多個賬套(最多可以擁有999個賬套)。 第二節(jié)第二節(jié) 賬套數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)賬套數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)v一、賬套數(shù)據(jù)備份v會計(jì)數(shù)

6、據(jù)備份即賬套輸出，是將財(cái)務(wù)軟件所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)備份到硬盤、軟盤或光盤中保存起來。其目的是長期保存，防備意外事故造成的硬盤數(shù)據(jù)丟失、非法篡改和破壞。還可以實(shí)現(xiàn)刪除當(dāng)前輸出賬套的功能。v二、賬套數(shù)據(jù)恢復(fù)v會計(jì)數(shù)據(jù)恢復(fù)即賬套引入，是指把軟盤上或硬盤上的備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬盤上指定目錄下。系統(tǒng)還允許將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中，從而有利于集團(tuán)公司的操作。第三節(jié)第三節(jié) 操作員管理操作員管理v一、用戶與角色v（一）角色管理v角色是指在企業(yè)管理中擁有某一類職能的組織，這個角色組織可以是實(shí)際的部門，可以是由擁有同一類職能的人構(gòu)成的虛擬組織。如：實(shí)際工作中最常見的會計(jì)和出納兩個角色。角色管理包括賬套中角色的增加、刪除

7、、修改等維護(hù)工作。v（二）用戶管理v主要完成本賬套用戶的增加、刪除、修改等維護(hù)工作。v思考：用戶和角色有何區(qū)別？v（1）用戶和角色設(shè)置不分先后順序，用戶可以根據(jù)自己的需要先后設(shè)置。但對于自動傳遞權(quán)限來說，應(yīng)該首先設(shè)定角色，然后分配權(quán)限，最后進(jìn)行用戶的設(shè)置。這樣在設(shè)置用戶的時候，如果選擇其歸屬那一個角色，則其自動具有該角色的權(quán)限。v（2）一個角色可以擁有多個用戶，一個用戶也可以分屬于多個不同的角色。v（3）若角色已經(jīng)在用戶設(shè)置中被選擇過，系統(tǒng)則會將這些用戶名稱自動顯示在角色設(shè)置中的所屬用戶名稱的列表中。v（4）只有系統(tǒng)管理員有權(quán)限進(jìn)行本功能的設(shè)置。v二、財(cái)務(wù)分工v財(cái)務(wù)分工在財(cái)務(wù)軟件中主要體現(xiàn)在兩

8、個功能上：系統(tǒng)管理中的操作員權(quán)限設(shè)置和總賬模塊中的明細(xì)權(quán)限設(shè)置。v操作員權(quán)限設(shè)置功能是用于對已設(shè)置的操作員進(jìn)行賦權(quán)。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。v明細(xì)權(quán)限設(shè)置功能是用于對總賬模塊中各操作員的憑證審核、科目制單及明細(xì)賬查詢打印權(quán)限進(jìn)行設(shè)定。 v（一）增加操作員權(quán)限v由于操作員權(quán)限是指某一操作員擁有某一賬套的某些功能的操作權(quán)限，因此，在設(shè)置操作員和建立該核算賬套之后，可以在操作員權(quán)限設(shè)置功能中對非賬套主管的操作員進(jìn)行操作員權(quán)限的設(shè)置。v（二）修改操作員權(quán)限v修改操作員權(quán)限包括設(shè)置或取消賬套主管及刪除操作員權(quán)限。v1、設(shè)定或取消賬套主管v賬套主管的設(shè)立首先在建立賬套時指定，修改時由

9、系統(tǒng)管理員進(jìn)行賬套主管的設(shè)定與放棄的操作，首先在“操作員權(quán)限”左邊窗口中選擇欲設(shè)定或放棄賬套主管資格的操作員，然后在界面右上角選擇賬套，最后選中旁邊的“賬套主管”復(fù)選框。v2、刪除操作員權(quán)限v系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作員已擁有的權(quán)限進(jìn)行刪除。第四節(jié)第四節(jié) 基礎(chǔ)設(shè)置基礎(chǔ)設(shè)置v一、部門檔案設(shè)置v部門檔案是設(shè)置會計(jì)科目中要進(jìn)行部門核算的部門名稱，以及要進(jìn)行個人核算的往來個人所屬的部門。部門檔案需按照已定義好的部門編碼級次原則輸入，包括部門編碼、名稱、負(fù)責(zé)人、部門屬性等信息。v二、職員檔案設(shè)置v職員檔案主要用于設(shè)置要進(jìn)行個人核算的往來個人的名稱以及其它模塊所涉及的職員名稱，即記錄本單位

10、使用系統(tǒng)的職員列表，包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性。 v三、往來單位設(shè)置v（一）客戶檔案v企業(yè)如果需要進(jìn)行往來管理，那么必須進(jìn)行將企業(yè)中客戶的詳細(xì)信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關(guān)系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理等業(yè)務(wù)中需要處理的客戶的檔案資料，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定，平時如有變動應(yīng)及時在此進(jìn)行調(diào)整。客戶檔案卡片包括“基本”、“聯(lián)系”、“信用”、“其他”四張選項(xiàng)卡。v注意：v（1）客戶檔案必須在最末級客戶分類下增加。v（2）客戶分類編碼必須唯一。v（3）客戶分類編碼必須與所設(shè)定的編碼級次結(jié)構(gòu)相符。v（4）客戶編碼、名稱和簡稱必須輸入，其余可以忽略?！奥?lián)系”選項(xiàng)卡

11、內(nèi)容可以為空。 v（5）銷售管理系統(tǒng)或應(yīng)收賬款核算系統(tǒng)啟用后，“信用”選項(xiàng)卡中的應(yīng)收余額由系統(tǒng)自動維護(hù)。v（6）輸入各項(xiàng)內(nèi)容后，必須單擊“保存”按鈕，否則表示放棄。v（二）供應(yīng)商檔案v企業(yè)如果需要進(jìn)行往來管理，那么必須將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)信息錄入供應(yīng)商檔案中。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業(yè)務(wù)中需要處理的供應(yīng)商戶的檔案資料，應(yīng)先行在本功能中設(shè)定，平時如有變動應(yīng)及時在此進(jìn)行調(diào)整。 v注意：v（1）供應(yīng)商檔案必須在最末級供應(yīng)商分類下增加。v（2）若無供應(yīng)商分類，則將供應(yīng)商歸入無供應(yīng)商分類。v（3）關(guān)于設(shè)置供應(yīng)商檔案的詳細(xì)內(nèi)容請參照設(shè)置客戶檔案的操作步

12、驟。v四、會計(jì)科目設(shè)置v設(shè)置會計(jì)科目就是將會計(jì)科目逐一地按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)。您可根據(jù)系統(tǒng)特點(diǎn)，充分利用計(jì)算機(jī)處理的優(yōu)勢，對原有手工科目進(jìn)行優(yōu)化組合。軟件事先給您預(yù)設(shè)了一級會計(jì)科目，只需要進(jìn)一步設(shè)定其他低級科目即可。v財(cái)務(wù)軟件中所采用的一級會計(jì)科目，必須符合國家會計(jì)制度的規(guī)定；而明細(xì)科目，各使用單位則可根據(jù)實(shí)際情況，在滿足核算和管理要求以及報表數(shù)據(jù)來源的基礎(chǔ)上，自行設(shè)定。具體設(shè)置原則如下：v第一：會計(jì)科目的設(shè)置必須滿足會計(jì)報表編制的要求，凡是報表所用數(shù)據(jù)，需要從總系統(tǒng)中取數(shù)的，必須設(shè)立相應(yīng)的科目。v第二：會計(jì)科目的設(shè)置必須保持科目與科目間的協(xié)調(diào)性和體系完整性。不能只有下級科目，而沒有上級科目；

13、既要設(shè)置總賬科目又要設(shè)置明細(xì)科目，用來提供總括和詳細(xì)的會計(jì)核算資料。v第三：會計(jì)科目要保持相對穩(wěn)定，會計(jì)年中不能刪除；如使用不能增設(shè)下一級明細(xì)科目。會計(jì)科目名稱的設(shè)置，一級會計(jì)科目名稱按國家會計(jì)制度的規(guī)定，明細(xì)科目的名稱要通俗易懂，具有普遍的適用性。v第四：設(shè)置會計(jì)科目要考慮到與子系統(tǒng)的銜接。在總賬系統(tǒng)中，只有末級會計(jì)科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)，因此，要將各個子系統(tǒng)中的核算科目設(shè)置為末級科目。v（一）增加會計(jì)科目v（二）修改會計(jì)科目v（三）刪除會計(jì)科目v如果某些科目目前暫時不用或不適合企業(yè)科目體系的特點(diǎn)，可以將其刪除。v【提示】如果科目已制單或已錄入期初余額，則不能刪除。

14、v被指定為現(xiàn)金銀行科目的會計(jì)科目不能刪除；如果想刪除必須先取消指定。v（四）指定會計(jì)科目v指定會計(jì)科目是指定出納的專管科目。將庫存現(xiàn)金科目設(shè)為現(xiàn)金總賬科目，將銀行存款設(shè)為銀行總賬科目，只有設(shè)置成指定科目，才能執(zhí)行出納簽字功能，才能查看庫存現(xiàn)金和銀行存款日記賬。v【提示】一般情況下，庫存現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬；銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。v（五）設(shè)置輔助核算標(biāo)記：v一個科目設(shè)置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會登記在總賬和輔助明細(xì)賬上。可以進(jìn)行輔助核算的內(nèi)容主要有：部門核算、個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來及項(xiàng)目核算等。v注意：v（1）管理費(fèi)用應(yīng)設(shè)成部門核算。v（2）生產(chǎn)成本設(shè)成項(xiàng)目核算。

15、v（3）應(yīng)收賬款設(shè)成客戶往來核算。v（4）應(yīng)付賬款設(shè)成供應(yīng)商往來核算。 v（5）其他應(yīng)收款設(shè)成個人往來核算。v（6）輔助賬類必須設(shè)在末級科目上，但為了查詢或出賬方便，可以其上級和末級科目上同時設(shè)置輔助賬類。v五、項(xiàng)目檔案設(shè)置v為了滿足企業(yè)的實(shí)際需要，在計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)中，借助于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)了項(xiàng)目核算與管理功能模塊，為企業(yè)定義了多個種類的項(xiàng)目核算，將具有相同特性的一類項(xiàng)目定義成一個項(xiàng)目大類。一個項(xiàng)目大類可以核算多個項(xiàng)目，為了便于管理，企業(yè)還可以對這些項(xiàng)目進(jìn)行分級管理。通過該功能模塊，不僅可方便地實(shí)現(xiàn)對部分成本費(fèi)用和收入的按項(xiàng)目核算，而且為這些成本費(fèi)用及收人情況的管理提供了快速方便地輔

16、助手段。因此，系統(tǒng)要求在建立會計(jì)科目時，先設(shè)置相關(guān)的項(xiàng)目核算科目，然后再定義項(xiàng)目目錄。v（一）定義項(xiàng)目大類v項(xiàng)目大類即項(xiàng)目核算的分類類別。如：主營業(yè)務(wù)收入按產(chǎn)品項(xiàng)目核算，其項(xiàng)目大類可定義為產(chǎn)品核算。v（二）指定核算科目v指定核算科目就是具體指定需按此類項(xiàng)目。v（三）定義項(xiàng)目目錄v定義項(xiàng)目目錄是將各個項(xiàng)目大類中的具體項(xiàng)目輸入系統(tǒng)。具體輸入的內(nèi)容又取決于項(xiàng)目欄目中所定義的欄目名稱或數(shù)據(jù)。v注意：v（1）必須將需進(jìn)行項(xiàng)目核算的科目設(shè)置為項(xiàng)目賬類后，才能定義項(xiàng)目和目錄。v（2）如果使用存貨核算系統(tǒng)，可以在此選擇“使用存貨目錄定義項(xiàng)目”，即使用存貨系統(tǒng)中已定義好的存貨目錄作為項(xiàng)目目錄。v（3）項(xiàng)目大類的

17、名稱是該類項(xiàng)目的總稱，而不是會計(jì)科目名稱。如：在建工程按具體工程項(xiàng)目核算，其項(xiàng)目大類名稱應(yīng)為工程項(xiàng)目而不是在建工程。 v（4）一個項(xiàng)目大類可以指定多個會計(jì)科目，一個會計(jì)科目只能指定一個項(xiàng)目大類。 v（5）不能隔級錄入分類編碼。v（6）若某項(xiàng)目分類下已定義項(xiàng)目，則不能刪除，也不能定義下級分類，必須先刪除項(xiàng)目，再刪除該項(xiàng)目分類或定義下級分類。v（7）不能刪除非末級項(xiàng)目分類。v（8）標(biāo)識結(jié)算后的項(xiàng)目將不能再使用。 v六、憑證類別設(shè)置v在電算化方式下同手工方式下一樣，可根據(jù)企業(yè)管理和核算要求，將會計(jì)憑證進(jìn)行分類編制，系統(tǒng)提供了設(shè)置憑證類型的功能，便于管理、記賬和匯總。但是，無論如何分類，都不會影響記賬結(jié)果。第一次使用總賬系統(tǒng)首先應(yīng)正確選擇憑證類別的分類方式。v(一）選擇憑證類別v在開始用計(jì)算機(jī)錄入憑證之前，應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)置憑證類別，如憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證。憑證類別可根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置。系統(tǒng)提供了常用的分類方式，可供選中。v（二）確定限制條件v選擇“分類方式”后，如果所使用的憑證類別有限制，可以相應(yīng)地設(shè)置該種憑證的限制條件，以便提高憑證處理的準(zhǔn)確性。v【說明】憑證類別的限制條件是指限制該憑證類別的使用范圍。v七、收付結(jié)算設(shè)置v該功能用來建立和管理在經(jīng)