Access的基本操作課件

1、2022-3-6Access的基本操作1第二章 Access的基本操作2022-3-6Access的基本操作2 Access是微軟公司Office的重要組件之一。Access以其強(qiáng)大的功能、具有與Word、Excel和PowerPoint等相同的操作界面和使用環(huán)境，吸引著眾多的用戶，是當(dāng)今流行的數(shù)據(jù)庫軟件之一。 Access數(shù)據(jù)庫屬于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，使用Microsoft Access不需要進(jìn)行復(fù)雜的編程，利用所提供的向?qū)Ш鸵恍﹫D形化的界面以及工具就能夠完成數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)。2022-3-6Access的基本操作3 Access是基于關(guān)系型數(shù)據(jù)模型基礎(chǔ)上建立的DBMS軟件。人們可以方便

2、地在Access數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)環(huán)境下編寫相應(yīng)的應(yīng)用程序，因此，Access具有良好的支持二次開發(fā)特性。2022-3-6Access的基本操作4Access的優(yōu)點(diǎn)：的優(yōu)點(diǎn)： 支持Web功能的信息共享 易于查詢和使用 可用于復(fù)雜的信息管理開發(fā) 具有交互的數(shù)據(jù)庫窗口 可自動更正名稱2022-3-6Access的基本操作5Access的優(yōu)點(diǎn)：的優(yōu)點(diǎn)： 具有子數(shù)據(jù)表功能 可與Excel共享數(shù)據(jù) 具有數(shù)據(jù)訪問頁 共享組件的集成 Microsoft SQL Server交互性2022-3-6Access的基本操作6 Access數(shù)據(jù)庫提供了七種對象來完成數(shù)據(jù)庫的功能。這些對象為表、查詢、窗體、報表、頁、宏、

3、模塊。 Access數(shù)據(jù)庫在計算機(jī)中以數(shù)據(jù)庫文件（.mdb）存儲。 這些對象的操作在數(shù)據(jù)庫窗口中進(jìn)行。2022-3-6Access的基本操作7 這七種對象中，表用來存儲數(shù)據(jù)；查詢是對數(shù)據(jù)進(jìn)行查看和分析；窗體為數(shù)據(jù)的輸入等操作設(shè)置友好的外觀；報表以格式化的形式來對外展示數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)訪問頁將數(shù)據(jù)發(fā)布Web上；宏將自動完成一組操作，模塊能自動完成常規(guī)任務(wù)并創(chuàng)建業(yè)務(wù)解決方案。2022-3-6Access的基本操作82022-3-6Access的基本操作92.1 Access的功能和特點(diǎn) 表是Access存儲數(shù)據(jù)的地方，是七種對象中的核心對象，其余對象的操作都是在表的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。2.1.1 表2022-

4、3-6Access的基本操作10 表是關(guān)于某一特定主題的信息的集合。表將數(shù)據(jù)組織到二維表中，其中每一行稱為一條“記錄”，每一列稱為一個“字段”。每一記錄對應(yīng)的是一個真實(shí)的對象，每一個字段對應(yīng)的是對象的一個屬性信息。 在一個數(shù)據(jù)庫中，存儲著不止一張表，這些表并不是相互獨(dú)立的，而是以一定的關(guān)系相互聯(lián)系。表之間的關(guān)系有一對多關(guān)系、一對一關(guān)系、多對多關(guān)系。此外，還可以對關(guān)系實(shí)施參照性。2022-3-6Access的基本操作112022-3-6Access的基本操作12 表有兩個常用視圖：數(shù)據(jù)表視圖和設(shè)計視圖。其中數(shù)據(jù)表視圖提供了處理數(shù)據(jù)所需的工具，設(shè)計視圖則為表提供了設(shè)計場所。2022-3-6Acce

5、ss的基本操作13表的表的數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)表視圖視圖記錄瀏覽按鈕記錄瀏覽按鈕2022-3-6Access的基本操作14表的設(shè)計視圖2022-3-6Access的基本操作152.1.2 查詢 建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的主要目的不僅是要存儲數(shù)據(jù)，更為重要的是在存儲數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和研究。在Access中，使用查詢可以按照不同的方式查看、更改和分析數(shù)據(jù)。查詢設(shè)計的好壞將直接影響一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)性能的好壞。2022-3-6Access的基本操作16 查詢還可以作為窗體、報表和數(shù)據(jù)訪問頁的記錄源。 Access中的查詢有選擇查詢、參數(shù)查詢、交叉表查詢、操作查詢、SQL（Structured Query Lang

6、uage）查詢。2022-3-6Access的基本操作17 Access中的查詢有三個視圖：設(shè)計視圖、數(shù)據(jù)表視圖、SQL視圖。其中，設(shè)計視圖完成對查詢的設(shè)計；數(shù)據(jù)表視圖將查詢結(jié)果顯示出來；SQL視圖用來編輯查詢對象所對應(yīng)的SQL語句。2022-3-6Access的基本操作182022-3-6Access的基本操作19查詢的數(shù)據(jù)表視圖2022-3-6Access的基本操作20查詢的設(shè)計視圖2022-3-6Access的基本操作21查詢的SQL視圖2022-3-6Access的基本操作222.1.3 窗體 窗體是一種用于在數(shù)據(jù)庫中輸入和顯示數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫對象。相對于表對象來說，窗體的輸入界面更加友好

7、，提供更多的交互圖形界面。在窗體中還可以運(yùn)用宏和模塊。 窗體主要通過各種控件來顯示數(shù)據(jù)。窗體中的顯示內(nèi)容來自表或查詢，還可以對窗體中的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選等操作。2022-3-6Access的基本操作23 窗體對象主要有三個視圖：窗體視圖、設(shè)計視圖、數(shù)據(jù)表視圖。 窗體視圖用于顯示窗體的內(nèi)容，還可以增加圖片等多媒體信息來增添窗體的可觀性； 設(shè)計視圖用來對窗體進(jìn)行設(shè)計，可以對控件進(jìn)行添加和編輯； 數(shù)據(jù)表視用以是顯示窗體的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源的內(nèi)容。2022-3-6Access的基本操作242022-3-6Access的基本操作252.1.4 報表 查詢雖然可以完成對數(shù)據(jù)的查看與分析工作，但如果要以較正式的格式來顯示

8、數(shù)據(jù)則需要報表。報表不僅提供方便快捷的打印功能，還能對數(shù)據(jù)進(jìn)行求和、求平均值等計算。 報表中的數(shù)據(jù)來自一個或多個表或查詢，還可以為報表增加圖片。2022-3-6Access的基本操作26 報表的視圖有打印預(yù)覽視圖和設(shè)計視圖。打印預(yù)覽視圖用來對實(shí)際的打印效果進(jìn)行預(yù)覽； 設(shè)計視圖用來對報表進(jìn)行設(shè)計。2022-3-6Access的基本操作272022-3-6Access的基本操作282.1.5 頁(數(shù)據(jù)訪問頁) 頁(數(shù)據(jù)訪問頁)主要用來查看和處理來自Internet上的數(shù)據(jù)，也可以將數(shù)據(jù)發(fā)布到Internet上去。使用數(shù)據(jù)訪問頁不僅能夠在網(wǎng)絡(luò)上靜態(tài)地查看數(shù)據(jù)，還可以通過網(wǎng)絡(luò)對數(shù)據(jù)進(jìn)行輸入、修改等操作

9、。2022-3-6Access的基本操作29 數(shù)據(jù)訪問頁的視圖常用的有頁面視圖、設(shè)計視圖。 頁面視圖用于顯示數(shù)據(jù)訪問頁，在此視圖窗口中可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行查看、編輯、刪除等操作； 設(shè)計視圖用于設(shè)計數(shù)據(jù)訪問頁的結(jié)構(gòu)、控件的布局等。2022-3-6Access的基本操作302022-3-6Access的基本操作312.1.6 宏 宏由一系列的操作組成，其中每個操作都可以實(shí)現(xiàn)特定的功能。使用宏，可以自動完成一些常規(guī)任務(wù)。Access為數(shù)據(jù)庫的管理操作提供了相對應(yīng)的宏操作。還可以將一些宏組合在一起形成宏組，或通過條件來限制宏的運(yùn)行。2022-3-6Access的基本操作322022-3-6Access的基本

10、操作332.1.7 模塊 模塊是將Visual Basic聲明和過程作為一個單元進(jìn)行存儲的集合。模塊可以完成許多宏無法完成的工作，例如使數(shù)據(jù)庫易于維護(hù)、使用內(nèi)置函數(shù)或自行創(chuàng)建函數(shù)等。2022-3-6Access的基本操作342.2 啟動Access 單擊開始 程序 Microsoft Access，即可啟動Access。2022-3-6Access的基本操作35Access桌面圖標(biāo)2022-3-6Access的基本操作362022-3-6Access的基本操作372.3 Access界面2022-3-6Access的基本操作38最小化按鈕最小化按鈕最大化按鈕最大化按鈕關(guān)閉按鈕關(guān)閉按鈕插入點(diǎn)插入

11、點(diǎn)狀態(tài)欄狀態(tài)欄Office助手助手對象控對象控制面板制面板菜單欄菜單欄工具欄工具欄標(biāo)題欄標(biāo)題欄2022-3-6Access的基本操作39新建新建保存保存打印打印預(yù)覽預(yù)覽剪切剪切粘貼粘貼撤消撤消分析分析屬性屬性新新對象對象打開打開打印打印拼寫拼寫檢查檢查復(fù)制復(fù)制代碼代碼關(guān)系關(guān)系幫助幫助格式格式刷刷Office鏈接鏈接 在Access中，隨著工作環(huán)境的變化，工具欄也發(fā)生相應(yīng)的變化。2022-3-6Access的基本操作402.4 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 啟動Access后即會出現(xiàn)以下畫面，選擇Access數(shù)據(jù)庫向?qū)?、?shù)據(jù)頁和項(xiàng)目，然后確定。2.4.1 使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫2022-3-6Access的基本操作4

12、12022-3-6Access的基本操作42 隨即彈出新建選項(xiàng)卡，有兩個選項(xiàng)：常用和數(shù)據(jù)庫。2022-3-6Access的基本操作43 打開數(shù)據(jù)庫選項(xiàng)卡，這里列出了許多模板，可以從中選取需要的數(shù)據(jù)庫，在右下方的預(yù)覽欄中可以看到該數(shù)據(jù)庫的相關(guān)內(nèi)容。2022-3-6Access的基本操作44選擇選擇“數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫” 選項(xiàng)卡選項(xiàng)卡大圖標(biāo)方式顯示數(shù)大圖標(biāo)方式顯示數(shù)據(jù)庫類型的列表據(jù)庫類型的列表小圖標(biāo)方式顯示數(shù)小圖標(biāo)方式顯示數(shù)據(jù)庫類型的列表據(jù)庫類型的列表列出數(shù)據(jù)列出數(shù)據(jù)庫類型的庫類型的詳細(xì)資料詳細(xì)資料在其中選在其中選擇一種數(shù)擇一種數(shù)據(jù)庫據(jù)庫預(yù)覽該數(shù)據(jù)庫的有關(guān)內(nèi)容預(yù)覽該數(shù)據(jù)庫的有關(guān)內(nèi)容2022-3-6Acc

13、ess的基本操作45 單擊確定按鈕，出現(xiàn)文件新建數(shù)據(jù)庫對話框，選擇數(shù)據(jù)庫的保存位置和名稱。2022-3-6Access的基本操作46選擇數(shù)據(jù)庫所要保存的位置選擇數(shù)據(jù)庫所要保存的位置回到上一級文件夾回到上一級文件夾更改視圖更改視圖輸入數(shù)據(jù)庫輸入數(shù)據(jù)庫的文件名的文件名單擊該按鈕單擊該按鈕可以新建文可以新建文件夾件夾2022-3-6Access的基本操作472.4.2 創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫 要創(chuàng)建一個空的數(shù)據(jù)庫，只需在啟動Access后，在新建數(shù)據(jù)庫選項(xiàng)欄中選取空Access數(shù)據(jù)庫 ，然后確定。2022-3-6Access的基本操作482022-3-6Access的基本操作49 在文件名(N)文本框中輸入數(shù)

14、據(jù)庫的文件名，然后單擊創(chuàng)建按鈕，即可創(chuàng)建一個空白的數(shù)據(jù)庫。2022-3-6Access的基本操作50 當(dāng)數(shù)據(jù)庫使用完畢后，要確保數(shù)據(jù)庫被保存起來。可以選擇文件菜單中的關(guān)閉命令，或者直接單擊數(shù)據(jù)庫窗口右上角的 按鈕數(shù)據(jù)庫。2022-3-6Access的基本操作512.5 打開數(shù)據(jù)庫的方法 啟動Access后，可以直接在打開已有的文件選項(xiàng)中選擇要打開的數(shù)據(jù)庫文件。2022-3-6Access的基本操作522022-3-6Access的基本操作53 啟動Access窗口，還可以從文件菜單欄中選取最近使用過的數(shù)據(jù)庫，或者單擊打開按鈕，從彈出的對話框中選擇查找范圍和文件名后單擊打開按鈕即可。2022-3

15、-6Access的基本操作542022-3-6Access的基本操作552022-3-6Access的基本操作56 有一種快速打開最近使用過的數(shù)據(jù)庫的方法是單擊任務(wù)欄中 按鈕，打開開始菜單，從中選擇打開Office文檔。在出現(xiàn)的文檔列表中單擊要打開的數(shù)據(jù)庫名即可 ，使用這種方法不但可以快速打開Access數(shù)據(jù)庫，也可以打開其他應(yīng)用程序的文檔。2022-3-6Access的基本操作572.6 使用Office助手 在使用Access時，遇到問題和困難時可以使用Office助手， Office助手會提供與執(zhí)行的操作相關(guān)的幫助提示。2022-3-6Access的基本操作582.6.1 Office助

16、手的使用方法 打開幫助菜單，選擇“顯示Office助手”命令即可顯示出 Office助手。另外，單擊工具欄中的 按鈕或按F1鍵也可以顯示Office助手。2022-3-6Access的基本操作59 使用Office助手，可以在請求幫助之前顯示出正在執(zhí)行的一些特殊任務(wù)相關(guān)的幫助。Office助手的提示功能為用戶提供如何更有效地使用程序功能或快捷鍵的方法，當(dāng)Office助手中出現(xiàn)黃色燈泡時表示可以使用提示功能，單擊燈泡可以查看有關(guān)的提示信息。2022-3-6Access的基本操作60輸入要查找輸入要查找的內(nèi)容的內(nèi)容Office助手助手2022-3-6Access的基本操作61 在對話框中輸入要查找的內(nèi)容，然后單擊搜索按鈕，例如輸入“模塊”， Office助手會將所有與輸入內(nèi)容有關(guān)的主題列出來。2022-3-6Access的基本操作622022-3-6Access的基本操作632.6.2 設(shè)置Offi