關(guān)于信息系統(tǒng)集成項目變更的管理

1、隨著我國信息系統(tǒng)工程建設(shè)的日趨發(fā)展，建設(shè)單位（甲方）和實施單位（乙方）的項目管理水平也在逐步提高。一個信息系統(tǒng)工程建設(shè)的全過程，主要包括立項、可行性研究、招投標(biāo)、設(shè)計、建設(shè)準備、開發(fā)、實施、竣工、交付使用、維護等。在建設(shè)過程中，有關(guān)項目的變更是經(jīng)常發(fā)生的。由于項目變更的范圍、結(jié)果對項目建設(shè)的影響是成正比例關(guān)系，且變更常伴隨著建設(shè)合同價格和實施進度的調(diào)整，是合同雙方利益的焦點，所以合理確定并及時處理好項目變更，既可以減少不必要的糾紛，又可以保證合同的順利實施。 項目的建設(shè)和應(yīng)用環(huán)境在不停的變化，需求也是變化的，因此項目本身也是變化的。不管項目在準備階段的工作做得如何細致、全面，在項目實施過程中仍

2、然會遇到各種預(yù)料之外的變化。同時，這些需求和要求的變更在項目進程中出現(xiàn)的越晚，對于項目實施來說就越困難，項目成本消耗可能就越高。如果能有效地控制項目的變更，那么項目目標(biāo)最終就能在變化的環(huán)境中成功實現(xiàn)。 在信息系統(tǒng)項目的實施過程中，項目變更是指按照建設(shè)合同約定，甲乙雙方對項目的部分或項目的全部功能、性能、架構(gòu)、技術(shù)指標(biāo)、集成方法、項目進度等方面做出的改變，可以是合同實施過程中由于各種原因引起的設(shè)計變更、投資變更、進度計劃變更、實施條件變更、需求變更等。項目變更的范圍很廣，我們認為各種原因引起的變更最終表現(xiàn)形式為執(zhí)行合同的明示變更和隱含變更。 執(zhí)行合同的明示變更是指合同相關(guān)方或項目關(guān)系人在執(zhí)行合同

3、的過程中，對合同中明示的合同標(biāo)的、合同義務(wù)和權(quán)利、合同約定等進行變更。例如，合同中約定原采購2臺服務(wù)器，變更為采購1臺服務(wù)器等。 執(zhí)行合同的隱含變更是指合同相關(guān)方或項目關(guān)系人為了達到合同目標(biāo)，對實現(xiàn)方法和管理手段進行變更。例如開發(fā)一套應(yīng)用系統(tǒng)，原設(shè)計采用原型法進行開發(fā)設(shè)計，變更為用瀑布法進行開發(fā)設(shè)計，最后開發(fā)出來的應(yīng)用系統(tǒng)不變。 我公司曾經(jīng)在實施某項目時，進行了一次項目變更工作。該項目是為某市級機關(guān)單位開發(fā)、部署一套應(yīng)用系統(tǒng)。合同標(biāo)的1000多萬。本人擔(dān)任項目經(jīng)理。在該項目合同清單中原采購40臺Thinkpad 筆記本和20臺DELL PC 服務(wù)器。采購筆記本主要的目的是在系統(tǒng)上線部署后發(fā)給部

4、分工作人員作為移動辦公使用。DELL PC 服務(wù)器主要作為部署應(yīng)用系統(tǒng)的前臺業(yè)務(wù)機的備份使用。合同簽署日期為06年上半年，計劃應(yīng)用系統(tǒng)交付使用為06年年底。根據(jù)以往的經(jīng)驗，IT設(shè)備的采購價格隨著時間的推移而下降，為了追求最高利潤，系統(tǒng)集成公司在簽訂合同后，設(shè)備的采購、交付往往拖到在合同約定的設(shè)備交付日期之前的最后幾天，甚至不惜通過與甲方溝通的方式，在不影響大方向的前提下，突破合同約定的設(shè)備交付期限。我們也采取了類似的方法，結(jié)果在設(shè)備的采購工程中出現(xiàn)了意外。原合同中應(yīng)采購的該型號Thinkpad筆記本和DELL PC服務(wù)器停產(chǎn)。我們迅速通過采購部門與原廠商的渠道取得聯(lián)系，試圖通過渠道分銷商采購流

5、通渠道中的存貨。屋漏偏逢連夜雨，渠道中的存貨要么保修不能滿足要求，要么價格超出預(yù)算，基本上不能滿足要求。原廠商停產(chǎn)該類型設(shè)備后，下一代的同規(guī)格產(chǎn)品價格比較高，遠超項目預(yù)算。經(jīng)過初步統(tǒng)計，如采購新一代Thinkpad筆記本，增加采購成本40000元。采購新一代同規(guī)格DELL PC服務(wù)器，增加采購成本100000元。由于筆記本和PC服務(wù)器的利潤本身很薄，經(jīng)計算，如進行這兩部分設(shè)備的采購和銷售，將出現(xiàn)虧損。項目組的采購工作一時陷于困境。我們認為進行一次項目變更是無法避免的。 進行項目變更主要有兩方面考慮。第一、變什么；第二、怎么變。 經(jīng)過項目組的反復(fù)討論和計算，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和采購部門許可，我們建議T

6、hinkpad筆記本可以在不增加費用的情況下向用戶提供新一代產(chǎn)品。我們考慮到筆記本產(chǎn)品出貨量大，可以與總代協(xié)商，利用市場“潛規(guī)則”，將此項采購單填充到某一個大批量采購單中，可以有效地降低進貨價格?？偞m然從訂單中未實現(xiàn)即時利益，但他可以通過積累批量，從廠商處獲得“返點”，于是交易達成。這樣，筆記本的變更問題有了與甲方談判的基礎(chǔ)。 PC服務(wù)器由于型號新，且價格高，無法通過采用上述方法進行。經(jīng)過慎重研究，我們認為采購服務(wù)器的目的主要是為了按照內(nèi)部規(guī)定，進行系統(tǒng)備份封存處理，其目的不同于系統(tǒng)熱備份或冷備份，是帖封條封存5年。針對這樣的要求，實際上該需求對服務(wù)器的計算能力并無苛刻要求，我們建議在不增加

7、費用的情況下可以向用戶提供新一代服務(wù)器產(chǎn)品，但原采購的服務(wù)器為2個單核至強CPU，擬變更為1個雙核至強CPU。調(diào)整后，服務(wù)器整體進貨價格總計反而下降10000元。節(jié)省下來的費用我們建議納入合同的培訓(xùn)費用中，讓甲方得到“實惠”。 項目組與甲方進行了良好的溝通。甲方認為在不增加費用的情況下如能獲得新一代筆記本，表示非常滿意；對服務(wù)器的變更請求，原則上表示同意，但為了盡量不承擔(dān)責(zé)任，甲方召集了一次專家論證會，采用專家論證的方式通過了該項變更的請求。通過一系列的項目操作過程，項目組比較成功地進行了項目變更的各項準備和溝通工作，解決了“變什么”的問題。 根據(jù)信息系統(tǒng)項目變更的要求，我們按照如下變更流程開

8、展工作，解決了“怎么變”的問題，最終取得了雙方滿意的結(jié)果。 經(jīng)過上述案例，再次證明項目變更管理在項目建設(shè)過程中是非常重要的。 項目變更的形式主要是增加、轉(zhuǎn)換和減少三種。不管哪種變更，都會對項目的進度、成本、風(fēng)險和合同等產(chǎn)生影響。我們認為在變更過程中有幾個關(guān)鍵點必須嚴格控制。 一、項目變更的事前控制 中國有句老話：計劃永遠趕不上變化。在項目建設(shè)過程中，變化是很常見的，但并不是所有的變化都要變更。所有的變更都是由于變化引起的，換句話說變更都是有“前兆”的。我們必須時刻做好對項目變化的感知和判斷，從而達到對項目變更的事前控制。 二、對項目變更的策劃 在進行項目變更前，項目組一定要做好項目變更的策劃工

9、作。項目組必須評估變更的代價和對項目的影響，并且要讓客戶了解到變更可能會發(fā)生的問題，一起判斷變更是否依然要進行。同時項目組必須對變更引起的工程進度延遲、成本上升、工作量增加等不利情況及時與公司上層領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)調(diào)。在得到公司領(lǐng)導(dǎo)的支持下，才能正式地向甲方提出變更的報告。 三、與甲方進行有關(guān)項目變更的溝通 中國有悠久的歷史文化，在儒家文化的熏陶下，我們與甲方之間的溝通更強調(diào)人文和藝術(shù)。這個時候需充分展示項目經(jīng)理溝通的魅力和技巧。通過與甲方的溝通，項目組可能會取得回報，即使沒有回報也不會招致公司和甲方的埋怨。 根據(jù)項目變更的內(nèi)容不同，甲方對應(yīng)的具有確認權(quán)的項目管理人員也會不同。在具體項目建設(shè)過程中，不

10、同的項目管理人員的關(guān)注點不同。需要項目經(jīng)理根據(jù)其特有的burning issue（燃眉之急），有的放矢。 對于甲方類似“鍍金”的變更需求，多數(shù)情況下通過溝通也會取消變更。這時需要讓客戶認識到變更帶來的工作量加大和項目建設(shè)的反復(fù)是項目延期的主要原因。 項目經(jīng)理必須學(xué)會如何對變更進行控制，控制前提是事前信息的有效獲知、變更策劃和有效溝通。 四、項目變更必須進行各方有關(guān)人員的書面確認 項目變更書面確認的重要性已經(jīng)無需闡述。在項目建設(shè)過程中，普遍存在甲方簽字難的現(xiàn)象。為了能夠達到書面確認的目的，實現(xiàn)的方法有很多種。 例如雙方可以先行簽署備忘錄，不影響按期進行建設(shè)，驗收手續(xù)辦完后再進行后期開發(fā)。不必死板地按照項目管理規(guī)范，一板一眼的寫變更申請，走變更流程，各方負責(zé)人簽字。畢竟我們是在執(zhí)行合同而不是在搞項目管理研究。 還可以在各方參與的工程例會上再次討論已經(jīng)達成共識，