淺談秘書角色的定位-

1、淺談秘書的角色定位摘要進(jìn)入21世紀(jì),隨著我國(guó)改革開放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的更加深入和信息化時(shí)代的到來,秘書工作者的角色也由傳統(tǒng)向多樣化轉(zhuǎn)變,文章從秘書一詞的定義而引出秘書的角色定位問題,了解社會(huì)對(duì)秘書工作者職業(yè)道德、工作倫理、社交禮儀及辦文、辦事能力的要求以及秘書工作者在與領(lǐng)導(dǎo)相處過程中產(chǎn)生的心理問題作出分析,以便更好的實(shí)現(xiàn)其角色的轉(zhuǎn)化,更好的融入工作環(huán)境,成為一名專業(yè)而成熟的秘書工作者。 關(guān)鍵詞 秘書;角色;定位進(jìn)入21世紀(jì),特別是中國(guó)假如WTO后,我國(guó)的改革開放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的更加深入和信息化時(shí)代的到來,社會(huì)對(duì)秘書工作者的要求也隨之提高,而如何成為一名專業(yè)而成熟的秘書人員所需的第一步就是

2、做好秘書的角色定位工作。在社會(huì)中,有相當(dāng)大一部分人對(duì)秘書的角色存在著錯(cuò)誤的理解,認(rèn)為秘書是領(lǐng)導(dǎo)的高級(jí)保姆,認(rèn)為其不需要專業(yè)的技能,學(xué)會(huì)察言觀色即可,而在現(xiàn)代社會(huì)中,方國(guó)雄教授曾經(jīng)在秘書學(xué)一書中提到:秘書是領(lǐng)導(dǎo)者,主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員,他們以輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、溝通信息、辦文、辦事等為主要這能,是領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手。因此,秘書作為一種特定的社會(huì)角色,不僅有自己重要的工作內(nèi)容,而且有自己獨(dú)立的人格,秘書人員是依靠自己的知識(shí)、能力和勤奮的工作塑造自己的人格形象的,而秘書人員由于處在一個(gè)單位中的中樞位置,要參與單位的許多重要活動(dòng),秘書人員對(duì)外要聯(lián)系工作,接受文電處理信息等,對(duì)內(nèi)要

3、溝通、協(xié)調(diào)、組織會(huì)議、開展調(diào)研、也可以說是處在一種復(fù)雜的人際關(guān)系的樞紐中,因此有人形容秘書人員應(yīng)該是“眼觀六路,耳聽八方”的這并不是一種夸張,而是秘書工作的真實(shí)寫照,因此如何定位秘書角色成為其關(guān)鍵。而秘書的角色定位要從做人和做事做起。一、做人做人首先強(qiáng)調(diào)兩個(gè)方面,分別是人品和人樣,所謂人品就是人的品質(zhì)和道德修養(yǎng),俗話說:要做事先學(xué)做人,而在職場(chǎng)上強(qiáng)調(diào)的做人的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是職業(yè)道德。秘書人員的職業(yè)道德則顯得尤為重要,秘書是公司服務(wù)的辦公室人員,最關(guān)鍵的是要以公司為榮,為公司效力,為公司盡力,即所謂的“盡仁”、“盡義”、“盡禮”、“盡智”、“盡信”。有了這個(gè)態(tài)度秘書在本職崗位上將是兢兢業(yè)業(yè),任勞任怨

4、。在這個(gè)社會(huì)中,一旦走上崗位,去扮演一名秘書的角色,就必須民明白自己作為公司的一員,要遵守公司的職業(yè)道德,俗話說:“做一天和尚撞一天鐘”,一個(gè)負(fù)責(zé)任的和尚即使中午要還俗,早上該撞的鐘也不該漏,這就是職業(yè)道德、職業(yè)倫理,也是秘書人員所必須遵守的。如果你是賣瓜的,即便賣的是老板的瓜,既然拿了老板的薪水為他工作,就應(yīng)當(dāng)盡量說瓜甜,即便瓜不甜,也不該當(dāng)著顧客的面說“別買這瓜,其淡如水”。這么說,不是希望每個(gè)人都幫老板去賺不義之財(cái),也不鼓勵(lì)大家去參加騙人的行當(dāng),“道不同,不相為謀”“君子絕交,不出惡聲”。你可以因?yàn)槔砟畈煌笕?最少不能穿著人家的制服,站在人家的屋里,吃這人家的飯,卻砸人家的鍋,也許不

5、少剛走上工作崗位的年輕人年輕氣盛,接受不了這樣的結(jié)果,那么即便是選擇離開也要在位一天,遵守一天,職業(yè)道德是你作為一名秘書人人員走上工作崗位要遵守的第一條游戲規(guī)則,要遵守職業(yè)道德必須做到以下兩個(gè)方面:(一要遵守職業(yè)道德,必須時(shí)刻維護(hù)公司的利益和顧客的權(quán)益。(二要盡忠職守,維護(hù)工作崗位和工作伙伴的權(quán)益,不能吃里扒外,資奸通敵。其次,在人事問題上我們必須面白自己的身份,秘書職業(yè)只是領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助人員,我們不能代替領(lǐng)導(dǎo)作出決策,這是很容易被忽視也是領(lǐng)導(dǎo)很忌諱的問題,所以不掛把你認(rèn)為你的決策是多么正確,領(lǐng)導(dǎo)的決定是多么的荒謬,我們能做的最多的只是在領(lǐng)導(dǎo)作出決策之前盡最大努力的提醒他,而不是你帶他作出決定

6、,即便事實(shí)證明你是對(duì)的,那你也休想再在他身邊待下去了。劉墉曾在其作品中提到這樣一則例子,張小姐是王經(jīng)理的一名秘書,張經(jīng)理遙望小姐發(fā)一封信給某公司,將其罵一頓,并稱其為騙子,后來張經(jīng)理發(fā)現(xiàn)使自己誤會(huì)了此家公司,要親自過去道歉,王小姐卻說不用了,那封信她沒寄,王經(jīng)理如釋重負(fù)的松了口氣,半晌,突然說“我當(dāng)時(shí)不是叫你立刻發(fā)的嗎?”張小姐淺笑:“是啊!但我才到您會(huì)后悔,所以壓下了?！薄皦毫巳齻€(gè)禮拜?”“對(duì)啊,您沒想到吧?“我是沒想到,可是我叫你發(fā),你怎么能壓,那么我叫你發(fā)南美的那封你也壓了?”“我沒壓,我知道什么該發(fā)什么不該發(fā)”“你做主,還是我做主?”王經(jīng)理沉聲問,后來,張小姐被記了一過,后到孫經(jīng)理的辦

7、公室訴苦,希望調(diào)到他的部門,“不急,不急!”孫經(jīng)理笑笑“我會(huì)處理。”隔了兩天,張小姐被開除了。我們肯定會(huì)說:明明張秘書挽救了公司,他們非但不感激,還恩將仇報(bào),對(duì)不對(duì),那么你錯(cuò)了,正如王經(jīng)理所說-“你做主還是我做主”假使一個(gè)秘書,可以不聽命令,自由心證的把主管要他發(fā)出去的信壓了三個(gè)禮拜不發(fā),她豈不是成了主管?如果有這樣的“黑箱作業(yè)”以后交代他做事誰還可以放心?再進(jìn)一步說,自己部門的事,跑去跟別的主管抱怨,工作的忠誠(chéng)又在哪里?如果孫經(jīng)理收了她。會(huì)不會(huì)跟王經(jīng)理對(duì)上,孫經(jīng)理會(huì)不會(huì)想“那天她會(huì)不會(huì)有倒伐,跟別人告我一狀?”所以,你必須明白,在不該佐助的時(shí)候做主,就得付出代價(jià),還有你無論幫老板管了多少事情

8、,也不論老板多糊涂,甚至依賴你,到了沒你在,他連電話都不會(huì)博的地步,但他畢竟還是你老板,也早該他做主。此外,老板永遠(yuǎn)向著老板,就算工作上對(duì)立,你的魅力也不會(huì)大到讓他為了你與別的老板翻臉,因?yàn)槔习逶诹?chǎng)上也一致,正所謂一個(gè)不忠于自己老板的職員也不會(huì)得到別的老板的欣賞。所謂人樣,也就是職場(chǎng)禮儀。職場(chǎng)禮儀包括儀容、儀表、儀態(tài)。從你走進(jìn)公司的那天起,你的角色就發(fā)生了轉(zhuǎn)變,你已經(jīng)不再是每天素面朝天T恤、牛仔、運(yùn)動(dòng)鞋的學(xué)生,也不是每天濃妝艷抹、頭發(fā)五顏六色、大耳環(huán)、穿著暴露隨便的時(shí)髦女郎。作為一名秘書人員,往往是以上司代表和企業(yè)發(fā)言人的身份與外界接觸,秘書的整體形象象征了企業(yè)的形象,因此,塑造一個(gè)良好的秘

9、書形象,不僅給人于好感,而且有助于你的工作和提升公司的信用度。(一、儀容作為一名文秘人員一般不素面朝天,化妝是為了對(duì)自己容貌上的某些缺陷加以彌補(bǔ),以期揚(yáng)長(zhǎng)避短,使自己更加美麗,更為光彩照人。經(jīng)過化妝之后,人們大多可以擁有良好的自我感覺,身心愉快,振奮精神,緩解來自外界的種種壓力,而且可以在人際交往中表現(xiàn)得更加放松,更為自尊、自信,更加瀟灑自如。在社交場(chǎng)合中,通過恰到好處的化妝,可以充分展示自己容貌上的優(yōu)點(diǎn),維護(hù)自己的形象,反映一個(gè)人對(duì)某種活動(dòng)的重視,因其他人好感,對(duì)他人表示尊重,而優(yōu)雅清淡的淡妝會(huì)增加你的自信心與親和力,更好的與對(duì)方溝通。(二、儀表儀表多指穿衣。服裝被稱為人的“第二肌膚”,其可

10、美化人體,揚(yáng)長(zhǎng)避短,展示個(gè)性,反映精神面貌,體現(xiàn)生活情趣,發(fā)揮多種裝飾性功能。孔子曾經(jīng)說過:“人,不可不飾,不飾無貌,無貌不敬,不敬無禮,無禮不立?！逼洹帮棥眲t指服裝,而在一般生活中,別人對(duì)你的第一印象取決于你的服裝,在企業(yè)中,尤其作為一名代表上司與公司形象的秘書人員,在服飾上的要求則更加嚴(yán)格,它是社交取得成功的重要前提,因此,在公司或與外界溝通適應(yīng)船公司規(guī)定的制服、套裝、套裙、工作服等。注重著裝的系統(tǒng)性,整體考慮精心搭配。著裝是整個(gè)部分應(yīng)各個(gè)部分相呼應(yīng)、配合。在整體上盡可能的完美和諧,恪守服裝本身約定俗成的搭配,并且好的職業(yè)服飾應(yīng)具有實(shí)用性、審美性和象征性等職業(yè)服飾的基本特征,能體現(xiàn)人的責(zé)任

11、與義務(wù),使人產(chǎn)生莊重、自尊的心理,并且利落、大方、干練,更一波的客戶的信任。但此時(shí)必須注意一點(diǎn),在服裝上也有禁忌,風(fēng)頭切不可蓋過老板,遵守自己的秘書角色。(三、儀態(tài)儀態(tài),強(qiáng)調(diào)的是坐姿、站姿、及走姿的問題,要做到站有站相,坐有坐姿,行有風(fēng)度,因?yàn)閮x態(tài)是一個(gè)人意識(shí)的直接顯露的直接反映,也是外界對(duì)一個(gè)人的形象、氣質(zhì)、修養(yǎng)判斷的一大方面。因此,作為一名秘書人員,并且是時(shí)時(shí)帶邊上司與公司形象的職業(yè)秘書來說,優(yōu)雅的儀態(tài)顯得尤為重要,在很多時(shí)候,它甚至?xí)且还P生意成敗的決定因素,收起你自以為?？?、另類、帥氣的姿態(tài)將肆無忌憚的大笑變成優(yōu)雅的微笑,優(yōu)雅的儀態(tài)會(huì)讓你在與外界的溝通和社交上大大提分,增加你的魅力與親

12、和力,增加你業(yè)務(wù)成功的幾率。二、做事做事即在企業(yè)中的辦事能力,隨著時(shí)代發(fā)展的要求,對(duì)秘書要求掌握的技能也越來越嚴(yán)格,因此一名合格的秘書人員必須具備以下基本能力:(一、寫作能力(辦文能力辦文在秘書工作中主要指文稿的撰擬、運(yùn)行及保管利用,因此寫作成了秘書工作極為重要的內(nèi)容,即使在信息化時(shí)代的今天。并且要求秘書在撰文的基礎(chǔ)上學(xué)會(huì)網(wǎng)絡(luò)化的文字處理技術(shù),采用以計(jì)算機(jī)為主要工具的秘書辦文也是領(lǐng)導(dǎo)和管理者不可缺少的輔助環(huán)節(jié)。秘書撰文應(yīng)注意以下幾點(diǎn):1、明卻自己代筆者的地位,明確表明組織或領(lǐng)導(dǎo)意圖,不摻雜個(gè)人情感。2、準(zhǔn)確使用規(guī)范文種,選用恰當(dāng)?shù)奈捏w種類并嚴(yán)格按照其格式要求草擬成文。3、要選用準(zhǔn)確莊重的語言表

13、達(dá),并且充分考慮到領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人風(fēng)格及現(xiàn)場(chǎng)氛圍。4、要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求反復(fù)修改。5、要一據(jù)可靠,禁止違法。只有這樣,才能不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)與組織對(duì)執(zhí)筆秘書的信任。(二、執(zhí)行能力執(zhí)行能力在秘書的工作中主要表現(xiàn)為辦事與辦會(huì)能力。1、辦會(huì)辦會(huì)是秘書的一項(xiàng)經(jīng)常性工作,不僅要求能夠操辦具體的會(huì)務(wù)工作,而且還要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖擬定大中型會(huì)議的籌備計(jì)劃,具有組織會(huì)務(wù)工作有序進(jìn)行的管理和協(xié)調(diào)能力,作為一名剛走上工作崗位的秘書人員,應(yīng)虛心向本單位的老職工學(xué)習(xí),掌握會(huì)務(wù)管理技巧,諸如會(huì)前擬定會(huì)議籌辦方案和應(yīng)急方案;檢查審核會(huì)議狀況并及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通;匯中隊(duì)會(huì)議進(jìn)展、經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督及對(duì)突發(fā)事件的處理;會(huì)后對(duì)會(huì)議的總結(jié)等等。2、辦事辦事是

14、秘書的重要任務(wù),要高效周密的按程序辦理日常辦公事務(wù)。如:辦公室環(huán)境管理、辦公室日常事務(wù)管理、辦公用品和設(shè)備管理及信息管理。還要忠誠(chéng)可靠、不折不扣的完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種突發(fā)事件。領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排往往是秘書的重要工作內(nèi)容,此項(xiàng)工作需要較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和總結(jié)工作的經(jīng)驗(yàn)。在管理信息網(wǎng)絡(luò)中,秘書往往處于樞紐位置,需要敏銳的洞察和敏捷的分析綜合能力,是上司得到一手的有效信息,便與其做出正確的決策,要有效的進(jìn)行人機(jī)配合具體操作管理信息系統(tǒng)的運(yùn)作。在秘書辦事過程中,秘書人員要隨時(shí)接受指派去完成臨時(shí)交辦的工作,這就要求其準(zhǔn)確、規(guī)范、有序的完成交辦事項(xiàng),并且積極、靈活、機(jī)敏、準(zhǔn)確把握辦事原則和領(lǐng)導(dǎo)意

15、圖。此外,秘書必須具有綜合性管理知識(shí)和綜合辦公能力,熟練掌握打字、速記、電腦操作、辦公室軟件、音響設(shè)備等專門技術(shù),只有這樣秘書在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中才能發(fā)揮應(yīng)有作用。從執(zhí)行能力看,其共組內(nèi)容都是具體而瑣細(xì)的,其作用在于減輕領(lǐng)導(dǎo)者的事務(wù)工作負(fù)擔(dān),要有熟練的辦公技巧,接待、應(yīng)對(duì)電話等方面的技巧,還要有良好的服務(wù)態(tài)度和敬業(yè)精神,注重禮儀,善于處理人際關(guān)系。(三、溝通能力成功溝通是秘書開展工作的基礎(chǔ),是人際環(huán)境產(chǎn)生活力的源泉,也是形成企業(yè)凝聚力的根本。而秘書的輔助性工作大多涉及辦文、辦事辦會(huì),其具體的工作必須從有效的溝通開始,由此看來,秘書的溝通對(duì)象不外乎三種:上司、同事和客戶。秘書以上司溝通時(shí)應(yīng)在日常工作中摸清領(lǐng)導(dǎo)的脾氣、性格,尋找拾到的溝通方法,投其所好,但必須尊重領(lǐng)導(dǎo)的身份,尊重但不吹捧,請(qǐng)示但不過分依賴,主動(dòng)但不越權(quán)。秘書與同時(shí)溝通有助于營(yíng)造公司同事之間真的有好和諧信賴