淺析秘書人際關系交往的特點及基本原則

1、淺析秘書人際關系交往的特點及基本原則王文才(懷化學院中文系,湖南懷化410008摘 要:正確認識和理解秘書人際關系的特點,對于在相對復雜的社會以及辦公室這個較為特殊的環(huán)境里工作的秘書來說,如何處理好人際關系尤其是同事關系,以建立較為良好的人際環(huán)境一直是一個新的課題。文章主要從此角度,探討秘書工作者應注意把握的在人際關系交往方面的基本原則,以期得到較為良好的社會效應。關鍵詞:秘書; 人際關系; 人際交往; 特點; 基本原則中圖分類號:C931146 文獻標識碼:A 文章編號:1671-9743(200704-0106-02A Brief Analysis on Characteristics a

2、nd Basic Principles of Secretary Interpersonal CommunicationWA NG Wen-cai(Chinese De partmen t ,Huaihua U niv ersity,Huaihua ,Hunan 410008Abstra ct :Understanding the characteristics of secretary interpersonal relationship co rrectly to the relatively co mplex society as w ell as office this more sp

3、ecial wo rking co ndition,ho w to process the interpersonal relatio nship especially co lleague relationship,in order to establish the better interperso nal environ ment is always a new task.The main angle o f the article is to discuss the basic principle o f the interpersonal relationship and conta

4、ct aspect,which secretary should pay attentio n to,in order to o btaining better social effect by the time.Key wor ds :secretary; in terpersonal relatio nship; interpersonal contact; characteristic; basic principle收稿日期:2007-03-02作者簡介:王文才(1970-,男,湖南溆浦人,懷化學院中文系助教,從事秘書學的教學與研究。一、秘書人際交往的特點人際關系是屬于社會心理學的一個

5、范疇,主要指個人在社會實踐中形成的人與人之間的相互作用和相互影響。其涵蓋面包括個人在生活、生產(chǎn)及其他在社會活動中形成的一切人與人之間的關系。人際關系一般具有的特征是:第一是個體性。即和一般的社會關系不同,人際關系本質(zhì)上表現(xiàn)在具體的個體間的互動過程中。第二是情感性。即人際關系的基礎就是人們彼此間的感情流動,這種情感傾向決定人際關系的和諧或非和諧。第三是對應性。即人際關系總是與人際行為相對應。比如喜歡某人,便會表現(xiàn)出親近和幫助對方的行為,而厭惡某人則會表現(xiàn)出回避或攻擊的行為。正因為人際關系具有以上特征,作為秘書能否根據(jù)工作需要正確地處理人際關系,就顯得特別重要。作為秘書由于其工作的特殊性,人際關系

6、顯得特別復雜承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外,秘書正處在這些關系的中樞。對于秘書而言,人際關系越多,越融洽和諧,工作就會越順利,如果人際關系扭曲,那么工作就很難開展。秘書要想建立和諧的人際關系,首先要把握其人際交往的特點:11廣泛性 文秘人員的人際交往是開放性的、多層次的、也是全方位的。在履行自己的職責時,必須同社會的方方面面各色人等打交道。這種交往輻射擴展到機關及單位的管理工作、業(yè)務工作的一切領域、一切方面,既包括與上級機關及其領導的交往與聯(lián)系,又包括與同級機關及其領導、同事的交往與聯(lián)系;既包括與基層及人民群眾的交往與聯(lián)系,還包括與不同利益團體的交往與聯(lián)系。21從屬性 文秘人員的社會交往往往不都

7、是像通常人那樣具有濃厚的主觀選擇色彩,即按照個人意志、情感、利害關系行事,而是由自己的工作職責所支配,在很大程度上是從屬于自己的服務對象的。這種從屬地位,約束了文秘人員人際關系的主觀性,強化了人際交往的服從性。31復雜性 文秘人員的工作是受領導支配和為領導服務的。而領導成員因分工不同,個人的能力、性格、修養(yǎng)也有差異,在實際工作和生活中,往往會出現(xiàn)意見不一致,甚至會發(fā)生摩擦,出現(xiàn)某些矛盾。在這種情況下,文秘人員既要尊重一些個別領導,又要維護集體領導;既要服從領導,又不能違背原則。這就構(gòu)成了文秘人員人際關系的復雜環(huán)境。二、秘書人際交往的基本原則其一,微笑待人 辦公室是一個部門的/窗口0,而處在/窗

8、口0里的秘書,則是部門形象的體現(xiàn)。一個真誠的、發(fā)自內(nèi)心的微笑,是良好的人際交往的開端。戴爾#卡耐基在其5積極的人生6中說:/微笑是友善的信號0。它能幫助你塑造良好的自我形象,贏得領導、同事和外界的好感,為第26卷第4期懷化學院學報 Vol 1261No 142007年4月JOURNA L OF HU AIHUA UN IV ERSITYA pr .2007你創(chuàng)造一個更好的人際環(huán)境,得到他人的尊重與喜愛;更為重要的是同事之間和睦相處,不僅能消除部門內(nèi)部的/內(nèi)耗0,提高工作效率,而且能樹立部門的良好形象,取得外界對部門工作的幫助和支持。因此,何不養(yǎng)成微笑的習慣,它對你只有益而無害無損。其二,少說多

9、做辦公室是一個敏感地帶,身處其中的秘書,要盡可能地多觀察你周圍的同事如何做,虛心請教、模仿并把所從事的工作做得盡善盡美,而盡量避免言語、舉止方面的張狂。即使你十分健談,甚至是出口成章、口若懸河,也必須克制自己。言語頗多,一則可能言多必失無意中損害得罪他人;二則會給人一種不謙虛不穩(wěn)重的印象。其中任何一項于你和同事的交往都會設置些許障礙。特別是不要做/長舌婦0,可以說這是一種看似小事而事實上很惡劣的為人品質(zhì),它不僅制造出一些矛盾和糾紛,而且最終影響同事間的團結(jié)與協(xié)作。同時,在單位里除了做好你的本職工作外,要留心去做那些不起眼的小事(譬如上班前的衛(wèi)生清掃、桌面整理、準備開水等,它可以表現(xiàn)出你對單位的

10、熱愛、對同事的關心,也體現(xiàn)出你個人良好的品質(zhì)和修養(yǎng)。總之,言談舉止是一個人素質(zhì)的反映,/善用說話的技巧絕對有助于人際關系的順利拓展01。而言談舉止是否適度則關系到其人際關系的處理能否成功。你的言行均會成為他人評價你的依據(jù),也是你能否被領導、同事接納,受領導、同事歡迎的標準。因此,你必須時時注意你言談的恰當,事事注意你舉止的適度。其三,寬容忍讓秘書長期工作在一起,因性別、性格、年齡、愛好等差異,同事之間因一些細微末節(jié)產(chǎn)生一些小誤會、分歧甚至爭吵是正常的,若爭強好勝,處理不當則會釀成糾紛、沖突進而造成傷害,其結(jié)果必然是兩敗俱傷。/海納百川有容乃大0(林則徐語。后漢劉秀所以得天下,其原因固然很多,但

11、/因其對人寬,人多感其恩,故人人樂為其用0則是不可缺少的一條重要原因。那些只能進不能退,只求利不言失吃不得半點虧,甚至時時處處想著法兒算計別人的人,遲早會被周圍的人疏遠、唾棄。而在個人福利或榮譽方面,適當做些謙讓,肯于吃虧,失去的是蠅頭小利,換來的卻是良好的人際關系和工作環(huán)境,這也即是人們常說的/吃虧是福0。當然,寬容忍讓應以互相尊重、互相諒解、互相提攜為前提,既不能強人所難、以鄰為壑、勾心斗角,又不能屈于淫威、任人宰割、作無原則的犧牲。寬要寬得大度,名利面前該舍則舍;忍要忍得有氣節(jié),無原則的妥協(xié)只會使自己變成懦夫。如此才會使你得到人們的尊重,使你/和氣致祥0。其四,尊重和重視別人尊重和重視他

12、人,是秘書人格品質(zhì)的表現(xiàn)和人際交往的原則。為此,應做到:第一,真正地關心和幫助別人,這是人際關系的關鍵。如果用愛心和同情心去審視某一個人,那么這個人總有其可愛和可貴之處,而若缺少了愛心和同情心,我們就無法認識和理解別人,也無法與其和睦相處。當同事遇到困難處于困境時,應伸出援助友好之手,尤其是那些與自己有分歧、芥蒂的人。它可以化解人際間的堅冰,讓人感到你的仁慈和無私。這樣,當你面臨困境時,人們也會及時地對你施以援手。所以學者云/凡真心嘗試助人者,沒有不幫到自己的02(P272。第二,要經(jīng)常真心地表示自己對別人的感激之情,要真誠地贊揚別人的優(yōu)點。這樣,不僅能加深雙方的友情,且能促進別人的發(fā)展。相反

13、,我們不要經(jīng)常地非建設性地批評或責怪別人。所謂/對事不對人0,即是說要否定其犯錯誤行為,指出其言行的消極后果,而非否定他本人。第三,尊重他人還意味著不要輕視和瞧不起他人,盡管有時是無意的。當自己與別人比較、強調(diào)自己的長處、優(yōu)勢或直接貶低別人時,都有可能傷害對方的自尊,造成對方的自卑,甚至影響雙方的人際交流?？傊?只有真正地尊重和重視別人,不僅接納其優(yōu)點也能包容其缺陷,你才能真正獲得別人的尊重和重視。千萬不要因為自己的高超和過人而俯視或鄙視別人。其五,誠信正直秘書人員在處理人際關系時,要樹立/誠信第一0的觀念。因為誠信是品德之綱,而正直乃做人之本。誠信即/誠實0與/守信0,是人與人之間溝通的基礎

14、,二者是互相聯(lián)系的,非誠實而不能守信,不守信則顯其人不誠實,而要守信,則必須誠實,否則信用便很難維持下去?，F(xiàn)實生活中不乏有些秘書利用領導的/授權(quán)0輕易許諾之人,但或置之腦后,或遲遲不辦、辦而不果而使自己陷入交際困境的實例頗多。因此秘書必須首先保持誠實的美德,以誠感人,這是獲取信用取信于人的一種積極方法。只有忠誠老實,言而有信,態(tài)度誠懇坦率,行止彬彬有禮,才能在社交活動中贏得廣泛的擁護和支持,進而擁有和諧的人際關系。同時,誠實的態(tài)度與正直的品質(zhì)也是緊密相連的。一個人的正直不僅影響著他的工作作風和工作態(tài)度,而且也影響他所從事的工作。堅持真理,嚴于律己,敢說敢做,并不是一件容易的事,有時甚至會受到不公正的待遇。尤其是對于扮演多個角色的秘書人員就更不容易?？陀^的做法是:既不俯仰討好位尊者,也不藐視冷落位卑者;既要/言正0,不為討好敷衍某人而歪曲事實,也要/行正、身正0,以自己良好的人格魅力去打動、影響周圍人的心靈;要端莊而不過于矜持,謙遜而不矯飾作偽。如此,你便會與周圍形成良好的交往氛圍,增進相互間的團結(jié)合作。/人際關系是文明社會的精髓03(P131。你和某人