淺析秘書人際關(guān)系交往的特點(diǎn)及基本原則

1、淺析秘書人際關(guān)系交往的特點(diǎn)及基本原則王文才(懷化學(xué)院中文系,湖南懷化410008摘 要:正確認(rèn)識(shí)和理解秘書人際關(guān)系的特點(diǎn),對(duì)于在相對(duì)復(fù)雜的社會(huì)以及辦公室這個(gè)較為特殊的環(huán)境里工作的秘書來(lái)說(shuō),如何處理好人際關(guān)系尤其是同事關(guān)系,以建立較為良好的人際環(huán)境一直是一個(gè)新的課題。文章主要從此角度,探討秘書工作者應(yīng)注意把握的在人際關(guān)系交往方面的基本原則,以期得到較為良好的社會(huì)效應(yīng)。關(guān)鍵詞:秘書; 人際關(guān)系; 人際交往; 特點(diǎn); 基本原則中圖分類號(hào):C931146 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1671-9743(200704-0106-02A Brief Analysis on Characteristics a

2、nd Basic Principles of Secretary Interpersonal CommunicationWA NG Wen-cai(Chinese De partmen t ,Huaihua U niv ersity,Huaihua ,Hunan 410008Abstra ct :Understanding the characteristics of secretary interpersonal relationship co rrectly to the relatively co mplex society as w ell as office this more sp

3、ecial wo rking co ndition,ho w to process the interpersonal relatio nship especially co lleague relationship,in order to establish the better interperso nal environ ment is always a new task.The main angle o f the article is to discuss the basic principle o f the interpersonal relationship and conta

4、ct aspect,which secretary should pay attentio n to,in order to o btaining better social effect by the time.Key wor ds :secretary; in terpersonal relatio nship; interpersonal contact; characteristic; basic principle收稿日期:2007-03-02作者簡(jiǎn)介:王文才(1970-,男,湖南溆浦人,懷化學(xué)院中文系助教,從事秘書學(xué)的教學(xué)與研究。一、秘書人際交往的特點(diǎn)人際關(guān)系是屬于社會(huì)心理學(xué)的一個(gè)

5、范疇,主要指?jìng)€(gè)人在社會(huì)實(shí)踐中形成的人與人之間的相互作用和相互影響。其涵蓋面包括個(gè)人在生活、生產(chǎn)及其他在社會(huì)活動(dòng)中形成的一切人與人之間的關(guān)系。人際關(guān)系一般具有的特征是:第一是個(gè)體性。即和一般的社會(huì)關(guān)系不同,人際關(guān)系本質(zhì)上表現(xiàn)在具體的個(gè)體間的互動(dòng)過(guò)程中。第二是情感性。即人際關(guān)系的基礎(chǔ)就是人們彼此間的感情流動(dòng),這種情感傾向決定人際關(guān)系的和諧或非和諧。第三是對(duì)應(yīng)性。即人際關(guān)系總是與人際行為相對(duì)應(yīng)。比如喜歡某人,便會(huì)表現(xiàn)出親近和幫助對(duì)方的行為,而厭惡某人則會(huì)表現(xiàn)出回避或攻擊的行為。正因?yàn)槿穗H關(guān)系具有以上特征,作為秘書能否根據(jù)工作需要正確地處理人際關(guān)系,就顯得特別重要。作為秘書由于其工作的特殊性,人際關(guān)系

6、顯得特別復(fù)雜承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外,秘書正處在這些關(guān)系的中樞。對(duì)于秘書而言,人際關(guān)系越多,越融洽和諧,工作就會(huì)越順利,如果人際關(guān)系扭曲,那么工作就很難開展。秘書要想建立和諧的人際關(guān)系,首先要把握其人際交往的特點(diǎn):11廣泛性 文秘人員的人際交往是開放性的、多層次的、也是全方位的。在履行自己的職責(zé)時(shí),必須同社會(huì)的方方面面各色人等打交道。這種交往輻射擴(kuò)展到機(jī)關(guān)及單位的管理工作、業(yè)務(wù)工作的一切領(lǐng)域、一切方面,既包括與上級(jí)機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)的交往與聯(lián)系,又包括與同級(jí)機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)、同事的交往與聯(lián)系;既包括與基層及人民群眾的交往與聯(lián)系,還包括與不同利益團(tuán)體的交往與聯(lián)系。21從屬性 文秘人員的社會(huì)交往往往不都

7、是像通常人那樣具有濃厚的主觀選擇色彩,即按照個(gè)人意志、情感、利害關(guān)系行事,而是由自己的工作職責(zé)所支配,在很大程度上是從屬于自己的服務(wù)對(duì)象的。這種從屬地位,約束了文秘人員人際關(guān)系的主觀性,強(qiáng)化了人際交往的服從性。31復(fù)雜性 文秘人員的工作是受領(lǐng)導(dǎo)支配和為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的。而領(lǐng)導(dǎo)成員因分工不同,個(gè)人的能力、性格、修養(yǎng)也有差異,在實(shí)際工作和生活中,往往會(huì)出現(xiàn)意見(jiàn)不一致,甚至?xí)l(fā)生摩擦,出現(xiàn)某些矛盾。在這種情況下,文秘人員既要尊重一些個(gè)別領(lǐng)導(dǎo),又要維護(hù)集體領(lǐng)導(dǎo);既要服從領(lǐng)導(dǎo),又不能違背原則。這就構(gòu)成了文秘人員人際關(guān)系的復(fù)雜環(huán)境。二、秘書人際交往的基本原則其一,微笑待人 辦公室是一個(gè)部門的/窗口0,而處在/窗

8、口0里的秘書,則是部門形象的體現(xiàn)。一個(gè)真誠(chéng)的、發(fā)自內(nèi)心的微笑,是良好的人際交往的開端。戴爾#卡耐基在其5積極的人生6中說(shuō):/微笑是友善的信號(hào)0。它能幫助你塑造良好的自我形象,贏得領(lǐng)導(dǎo)、同事和外界的好感,為第26卷第4期懷化學(xué)院學(xué)報(bào) Vol 1261No 142007年4月JOURNA L OF HU AIHUA UN IV ERSITYA pr .2007你創(chuàng)造一個(gè)更好的人際環(huán)境,得到他人的尊重與喜愛(ài);更為重要的是同事之間和睦相處,不僅能消除部門內(nèi)部的/內(nèi)耗0,提高工作效率,而且能樹立部門的良好形象,取得外界對(duì)部門工作的幫助和支持。因此,何不養(yǎng)成微笑的習(xí)慣,它對(duì)你只有益而無(wú)害無(wú)損。其二,少說(shuō)多

9、做辦公室是一個(gè)敏感地帶,身處其中的秘書,要盡可能地多觀察你周圍的同事如何做,虛心請(qǐng)教、模仿并把所從事的工作做得盡善盡美,而盡量避免言語(yǔ)、舉止方面的張狂。即使你十分健談,甚至是出口成章、口若懸河,也必須克制自己。言語(yǔ)頗多,一則可能言多必失無(wú)意中損害得罪他人;二則會(huì)給人一種不謙虛不穩(wěn)重的印象。其中任何一項(xiàng)于你和同事的交往都會(huì)設(shè)置些許障礙。特別是不要做/長(zhǎng)舌婦0,可以說(shuō)這是一種看似小事而事實(shí)上很惡劣的為人品質(zhì),它不僅制造出一些矛盾和糾紛,而且最終影響同事間的團(tuán)結(jié)與協(xié)作。同時(shí),在單位里除了做好你的本職工作外,要留心去做那些不起眼的小事(譬如上班前的衛(wèi)生清掃、桌面整理、準(zhǔn)備開水等,它可以表現(xiàn)出你對(duì)單位的

10、熱愛(ài)、對(duì)同事的關(guān)心,也體現(xiàn)出你個(gè)人良好的品質(zhì)和修養(yǎng)?？傊?言談舉止是一個(gè)人素質(zhì)的反映,/善用說(shuō)話的技巧絕對(duì)有助于人際關(guān)系的順利拓展01。而言談舉止是否適度則關(guān)系到其人際關(guān)系的處理能否成功。你的言行均會(huì)成為他人評(píng)價(jià)你的依據(jù),也是你能否被領(lǐng)導(dǎo)、同事接納,受領(lǐng)導(dǎo)、同事歡迎的標(biāo)準(zhǔn)。因此,你必須時(shí)時(shí)注意你言談的恰當(dāng),事事注意你舉止的適度。其三,寬容忍讓秘書長(zhǎng)期工作在一起,因性別、性格、年齡、愛(ài)好等差異,同事之間因一些細(xì)微末節(jié)產(chǎn)生一些小誤會(huì)、分歧甚至爭(zhēng)吵是正常的,若爭(zhēng)強(qiáng)好勝,處理不當(dāng)則會(huì)釀成糾紛、沖突進(jìn)而造成傷害,其結(jié)果必然是兩敗俱傷。/海納百川有容乃大0(林則徐語(yǔ)。后漢劉秀所以得天下,其原因固然很多,但

11、/因其對(duì)人寬,人多感其恩,故人人樂(lè)為其用0則是不可缺少的一條重要原因。那些只能進(jìn)不能退,只求利不言失吃不得半點(diǎn)虧,甚至?xí)r時(shí)處處想著法兒算計(jì)別人的人,遲早會(huì)被周圍的人疏遠(yuǎn)、唾棄。而在個(gè)人福利或榮譽(yù)方面,適當(dāng)做些謙讓,肯于吃虧,失去的是蠅頭小利,換來(lái)的卻是良好的人際關(guān)系和工作環(huán)境,這也即是人們常說(shuō)的/吃虧是福0。當(dāng)然,寬容忍讓應(yīng)以互相尊重、互相諒解、互相提攜為前提,既不能強(qiáng)人所難、以鄰為壑、勾心斗角,又不能屈于淫威、任人宰割、作無(wú)原則的犧牲。寬要寬得大度,名利面前該舍則舍;忍要忍得有氣節(jié),無(wú)原則的妥協(xié)只會(huì)使自己變成懦夫。如此才會(huì)使你得到人們的尊重,使你/和氣致祥0。其四,尊重和重視別人尊重和重視他

12、人,是秘書人格品質(zhì)的表現(xiàn)和人際交往的原則。為此,應(yīng)做到:第一,真正地關(guān)心和幫助別人,這是人際關(guān)系的關(guān)鍵。如果用愛(ài)心和同情心去審視某一個(gè)人,那么這個(gè)人總有其可愛(ài)和可貴之處,而若缺少了愛(ài)心和同情心,我們就無(wú)法認(rèn)識(shí)和理解別人,也無(wú)法與其和睦相處。當(dāng)同事遇到困難處于困境時(shí),應(yīng)伸出援助友好之手,尤其是那些與自己有分歧、芥蒂的人。它可以化解人際間的堅(jiān)冰,讓人感到你的仁慈和無(wú)私。這樣,當(dāng)你面臨困境時(shí),人們也會(huì)及時(shí)地對(duì)你施以援手。所以學(xué)者云/凡真心嘗試助人者,沒(méi)有不幫到自己的02(P272。第二,要經(jīng)常真心地表示自己對(duì)別人的感激之情,要真誠(chéng)地贊揚(yáng)別人的優(yōu)點(diǎn)。這樣,不僅能加深雙方的友情,且能促進(jìn)別人的發(fā)展。相反

13、,我們不要經(jīng)常地非建設(shè)性地批評(píng)或責(zé)怪別人。所謂/對(duì)事不對(duì)人0,即是說(shuō)要否定其犯錯(cuò)誤行為,指出其言行的消極后果,而非否定他本人。第三,尊重他人還意味著不要輕視和瞧不起他人,盡管有時(shí)是無(wú)意的。當(dāng)自己與別人比較、強(qiáng)調(diào)自己的長(zhǎng)處、優(yōu)勢(shì)或直接貶低別人時(shí),都有可能傷害對(duì)方的自尊,造成對(duì)方的自卑,甚至影響雙方的人際交流?？傊?只有真正地尊重和重視別人,不僅接納其優(yōu)點(diǎn)也能包容其缺陷,你才能真正獲得別人的尊重和重視。千萬(wàn)不要因?yàn)樽约旱母叱瓦^(guò)人而俯視或鄙視別人。其五,誠(chéng)信正直秘書人員在處理人際關(guān)系時(shí),要樹立/誠(chéng)信第一0的觀念。因?yàn)檎\(chéng)信是品德之綱,而正直乃做人之本。誠(chéng)信即/誠(chéng)實(shí)0與/守信0,是人與人之間溝通的基礎(chǔ)

14、,二者是互相聯(lián)系的,非誠(chéng)實(shí)而不能守信,不守信則顯其人不誠(chéng)實(shí),而要守信,則必須誠(chéng)實(shí),否則信用便很難維持下去?，F(xiàn)實(shí)生活中不乏有些秘書利用領(lǐng)導(dǎo)的/授權(quán)0輕易許諾之人,但或置之腦后,或遲遲不辦、辦而不果而使自己陷入交際困境的實(shí)例頗多。因此秘書必須首先保持誠(chéng)實(shí)的美德,以誠(chéng)感人,這是獲取信用取信于人的一種積極方法。只有忠誠(chéng)老實(shí),言而有信,態(tài)度誠(chéng)懇坦率,行止彬彬有禮,才能在社交活動(dòng)中贏得廣泛的擁護(hù)和支持,進(jìn)而擁有和諧的人際關(guān)系。同時(shí),誠(chéng)實(shí)的態(tài)度與正直的品質(zhì)也是緊密相連的。一個(gè)人的正直不僅影響著他的工作作風(fēng)和工作態(tài)度,而且也影響他所從事的工作。堅(jiān)持真理,嚴(yán)于律己,敢說(shuō)敢做,并不是一件容易的事,有時(shí)甚至?xí)艿讲还拇?。尤其是?duì)于扮演多個(gè)角色的秘書人員就更不容易?？陀^的做法是:既不俯仰討好位尊者,也不藐視冷落位卑者;既要/言正0,不為討好敷衍某人而歪曲事實(shí),也要/行正、身正0,以自己良好的人格魅力去打動(dòng)、影響周圍人的心靈;要端莊而不過(guò)于矜持,謙遜而不矯飾作偽。如此,你便會(huì)與周圍形成良好的交往氛圍,增進(jìn)相互間的團(tuán)結(jié)合作。/人際關(guān)系是文明社會(huì)的精髓03(P131。你和某人