監(jiān)理通信息系統(tǒng)應(yīng)用管理辦法參考模板

1、濟南中建設(shè)計院有限公司監(jiān)理業(yè)務(wù)信息化管理辦法 文件編號： 編 制 人： 批 準(zhǔn) 人： 版本/版次： 生效日期： 2014 年 10 月 1 日目 錄文件更改頁3總 則4第一章 信息錄入管理5第二章 賬號安全管理12第三章 信息化績效考核辦法13第四章 附件14文件更改頁版本生效日期更改描述更改人A/02014-10-1 B/0 為了規(guī)范我司信息系統(tǒng)的使用和管理，有效組織信息數(shù)據(jù)的錄入、維護和應(yīng)用推廣，最終達到提升企業(yè)管理水平的目的，特制定此辦法，請各部門、項目管理公司各級人員遵照執(zhí)行?？?則1、 企業(yè)信息化是“一把手”工程，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任信息化負責(zé)人，公司成立由各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)參加的信息化小

2、組。公司信息化主管部門：合約部。信息化推進工作納入公司周例會內(nèi)容。2、 信息化推進包括三方面工作：前期初始化（數(shù)據(jù)準(zhǔn)備）、日常數(shù)據(jù)維護、應(yīng)用推廣。數(shù)據(jù)錄入，盡量安排由職能部門承擔(dān)，減少生產(chǎn)一線人員的壓力。3、 企業(yè)信息化實施過程就是企業(yè)內(nèi)控體系逐步完善的過程，因此企業(yè)信息化推廣將分階段開展，推廣進度與企業(yè)內(nèi)控體系建設(shè)和人力資源團隊素質(zhì)密切相關(guān)。4、 企業(yè)信息化工作將納入部門考核、員工考核、評優(yōu)工作中，納入個人和部門的工作報告。5、 信息化推進主要崗位設(shè)置： 1）企業(yè)信息化負責(zé)人：由公司主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，負責(zé)信息化資源協(xié)調(diào)、考核。2）部門負責(zé)人：對部門管轄范圍的信息化負責(zé)，及時審批系統(tǒng)中提交的事務(wù)；

3、向分管領(lǐng)導(dǎo)和系統(tǒng)管理員及時反饋信息化改進意見。 3）關(guān)鍵用戶：主要的信息錄入和軟件操作人員，如部門資料員、項目部信息員。 4）系統(tǒng)管理員：負責(zé)與軟件開發(fā)單位聯(lián)絡(luò)，收集各部門使用意見，跟蹤解決使用過程存在的問題，匯總信息化實施情況。6、要求：機關(guān)人員每天至少登錄2次，項目部信息員每天至少登錄2次，其它項目部人員，每周至少登錄3次。機關(guān)關(guān)鍵用戶每周全面檢查、核對一次系統(tǒng)上的數(shù)據(jù)。部門信息化負責(zé)人每月一次，檢查數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量。7、溝通機制：部門信息員、資料員，每周向部門負責(zé)人匯報一次信息化情況；系統(tǒng)管理員每周四匯總一次各部門反饋的使用意見，形成臺賬，反饋給軟件開發(fā)單位統(tǒng)一回復(fù)。第一章 信息錄入管理一、

4、 經(jīng)營管理信息錄入序號模塊/菜單菜單錄入人責(zé)任方督促檢查1客戶管理客戶信息經(jīng)營部資料員經(jīng)營部經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)2投標(biāo)管理投標(biāo)評審經(jīng)營部資料員經(jīng)營部經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)3投標(biāo)信息4投標(biāo)結(jié)果5競爭對手6投標(biāo)保證金臺賬經(jīng)營部資料員經(jīng)營部經(jīng)理7合同管理合同登記經(jīng)營部資料員經(jīng)營部經(jīng)理8補充協(xié)議登記經(jīng)營部資料員經(jīng)營部經(jīng)理9合同移交經(jīng)營部資料員10資質(zhì)管理職稱記錄、員工獲獎、專業(yè)資質(zhì)、經(jīng)營部資料員經(jīng)營部經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)11公司證書公司證書經(jīng)營部資料員經(jīng)營部經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)說明：1、 經(jīng)營管理模塊中客戶管理、投標(biāo)管理、合同管理、資質(zhì)管理、公司證書菜單，由系統(tǒng)管理員對經(jīng)營部關(guān)鍵用戶進行授權(quán)。2、 投標(biāo)評審：投標(biāo)報名前完成錄入。3、

5、投標(biāo)結(jié)果：投標(biāo)結(jié)果公布后1周內(nèi)，由相關(guān)人員提交投標(biāo)結(jié)果信息（或發(fā)內(nèi)部郵件）給資料員；資料員根據(jù)“投標(biāo)時間”，每月核對一次，主動補齊已過“投標(biāo)時間”的投標(biāo)信息。4、 合同與投標(biāo)項目的關(guān)聯(lián)：由經(jīng)營部關(guān)鍵用戶在中標(biāo)結(jié)果菜單下操作、檢查。5、 合同與監(jiān)理項目的關(guān)聯(lián)：工程和合同關(guān)聯(lián)，由工程部負責(zé)，經(jīng)營部配合，關(guān)注沒有關(guān)聯(lián)工程的合同和沒有關(guān)聯(lián)合同的工程記錄。二、 合約管理序號模塊/菜單菜單錄入人責(zé)任方督促檢查1合約管理合同開票經(jīng)營部資料員合約部經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)2監(jiān)理費到賬3合同結(jié)算4合同終止5合同質(zhì)保金臺賬經(jīng)營部資料員合約部經(jīng)理6備案管理分支機構(gòu)備案XXXX部經(jīng)理7項目備案XXXXX部經(jīng)理8合同移交XXX說明

6、：1、 合同開票：合同開票完成前（或后）完成錄入（由合約部到財務(wù)部領(lǐng)用發(fā)票，登記后，再給客戶）；2、 監(jiān)理費到賬：收到財務(wù)部通知后，完成錄入。3、 開票記錄、到賬記錄關(guān)聯(lián)：關(guān)注先到賬后補發(fā)票記錄。4、 部門負責(zé)人每月底檢查一下本月開票記錄和到賬記錄，核對金額與財務(wù)數(shù)據(jù)是否一致，并做好數(shù)據(jù)維護。三、 項目管控由工程部、總工辦對項目過程管理進行監(jiān)管和信息管理。序號模塊/菜單菜單錄入人責(zé)任方督促檢查1項目臺賬監(jiān)理任務(wù)單經(jīng)營部資料員合約部經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)2工程監(jiān)理3項目審批項目信息上報項目部總監(jiān)或信息員相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)4資料歸檔審核項目部信息員總工辦領(lǐng)導(dǎo)5項目專項審批項目部信息員6項目報表項目進度一覽自動匯總

7、7項目監(jiān)理月報匯總自動匯總8項目管理臺賬危險性較大的分部分項工程安全監(jiān)控一覽項目部信息員總工辦領(lǐng)導(dǎo)9監(jiān)理工作檢查臺賬工程部、總工辦項目總監(jiān)（監(jiān)理）10項目大事記項目部信息員11項目部管理項目部組建工程部資料員工程部經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)12項目部撤銷工程部資料員工程部經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)13項目人員調(diào)撥工程部資料員工程部經(jīng)理14項目部考勤項目部資料員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）15項目部成本管理數(shù)據(jù)導(dǎo)入與關(guān)賬處理XXX16檢測儀器儀表入庫、調(diào)撥等工程部信息員工程部經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)說明：1、 監(jiān)理任務(wù)單：工程部將監(jiān)理項目委托、通知項目總監(jiān)等人員；2、 工程監(jiān)理：工程部資料員登記工程監(jiān)理項目，負責(zé)工程和合同關(guān)聯(lián)。3、 項目信息上

8、報：對現(xiàn)場重大信息提交上報，若執(zhí)行，建議公司發(fā)布相關(guān)管理辦法（提供同行案例資料供參考）。4、 項目大事記：項目重大歷程碑信息，若執(zhí)行，需要公司發(fā)布要求和提供范本。5、 項目部創(chuàng)建、撤銷：工程部資料員登記，提交審批。6、 項目人員調(diào)撥：資料員接通知后，錄入提交審批，調(diào)撥記錄進入人員信息庫，作為項目成本和績效計算的依據(jù)之一。7、 項目部成本管理：數(shù)據(jù)導(dǎo)入與關(guān)賬處理，由XXX部門負責(zé)。四、 工程監(jiān)理-項目部信息錄入序號模塊/菜單菜單錄入人責(zé)任方督促檢查1基本信息基本信息項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員2參建單位3實體概況4項目簡介5安全服務(wù)危險性較大的工程安全監(jiān)控XX項目部經(jīng)理（總監(jiān)）6超

9、出一定規(guī)模工程安全監(jiān)控XXX項目部經(jīng)理（總監(jiān)） 7質(zhì)量控制質(zhì)量不合格記錄項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員8進度控制工程進度月報項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員9投資控制工程變更項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員10工程簽證項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員11計量支付項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員12資質(zhì)管理施工管理人員項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員13安全管理人員項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員14特種作業(yè)人員項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員15大型設(shè)備及安全設(shè)施審查項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員16

10、溝通與匯報監(jiān)理月報項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員17專項審批項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員18項目信息上報項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員19項目大事記項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員20監(jiān)理工作檢查臺賬項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員21項目收尾竣工資料歸檔項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部經(jīng)理22人員管理人員管理項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員23權(quán)限管理項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員說明：1、 業(yè)務(wù)管理模塊中工程監(jiān)理菜單中，項目總監(jiān)/項目經(jīng)理對項目部參與人員進行授權(quán)，授權(quán)人員通過“我的項目”進入項目門戶。2、

11、項目信息：監(jiān)理項目由合同生成后或登記后，由項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）組織項目部資料員完善；包括：參建單位、實體概況等，實體概況信息可供項目綜合查詢，方便獲得項目業(yè)績；3、 安全服務(wù)：每月將危險性較大的分部分項工程處理情況做登記，提交上級部門。4、 質(zhì)量不合格記錄：由項目信息員對現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量不合格記錄做實時登記和問題跟蹤；5、 項目進度月報：項目信息員每月月底完成錄入；6、 投資管理工程變更、工程簽證：項目信息員登記經(jīng)確認(rèn)的記錄。7、 投資控制-計量支付：為月度經(jīng)營統(tǒng)計表統(tǒng)計數(shù)據(jù)，每月月底完成錄入。為保證報表的及時更新，原則上先填寫我司對所有參建單位月進度款審核的總額， 待業(yè)主審批后（一般為下月月中

12、），再更新為實際撥付工程款項；8、 資質(zhì)管理：項目信息員及時登記參建單位相關(guān)人員及大型設(shè)備資質(zhì)審查記錄，系統(tǒng)將自動給出有效期預(yù)警提醒（提前1個月）；9、 人員管理、權(quán)限管理：對可進入項目信息的人員做授權(quán)，被授權(quán)人員可在“我的項目”下進入本項目門戶。10、 項目部人員：查看人員進入項目部記錄，數(shù)據(jù)來源人員調(diào)撥單，自動計算項目部人月數(shù)。11、 監(jiān)理月報：每月X日前，按時提交監(jiān)理月報；12、 監(jiān)理工作檢查臺賬：對上級管理機構(gòu)檢查記錄及時13、 專項審核：向上級機構(gòu)提交監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、外部呈文等技術(shù)文件，提交上級機構(gòu)審核14、 項目信息上報：項目現(xiàn)場重大事件需要及時上報，公司發(fā)布相關(guān)規(guī)定。15、

13、竣工資料歸檔：項目部將竣工資料提交上級管理部門簽收、確認(rèn)。要求：項目部總監(jiān)（經(jīng)理）每月認(rèn)真檢查一下管轄項目的信息上報情況。五、 綜合部信息錄入內(nèi)容錄入內(nèi)容如下：序號模塊菜單錄入人責(zé)任人督促檢查1人事管理員工登記部門相關(guān)崗位部門經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)2員工轉(zhuǎn)正3人事異動4離職管理5勞動合同勞動合同6勞動合同查詢7勞動合同借還臺賬8員工天地9培訓(xùn)管理外部培訓(xùn)10內(nèi)部培訓(xùn)11培訓(xùn)記錄統(tǒng)計綜合管理問卷調(diào)查常用網(wǎng)址物資管理員物資入庫、物資調(diào)撥、物資借用與歸還、物資維修、物資清理、物資臺賬物資管理員綜合部經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)車輛管理車輛信息、車輛年審、車輛保險、車輛月度費用綜合部信息員綜合部經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)辦公用品辦公用品檔案

14、、用戶入庫、用品領(lǐng)用綜合部信息員綜合部經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)勞保用品勞保用品檔案、勞保入庫、勞保領(lǐng)用綜合部信息員綜合部經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)說明：1、 員工登記：新員工入職，由部門信息員在員工登記處進行記錄，分配系統(tǒng)用戶賬號，系統(tǒng)自動發(fā)通知給系統(tǒng)管理員，由系統(tǒng)管理員給用戶分配角色和操作權(quán)限。2、 人事異動：非項目部人員的轉(zhuǎn)崗、轉(zhuǎn)部門，在此啟動審批流程，審批通過后，人員的部門和崗位信息自動轉(zhuǎn)變，系統(tǒng)自動發(fā)通知給系統(tǒng)管理員，由系統(tǒng)管理員給相關(guān)人員授權(quán)（改變相應(yīng)權(quán)限）。3、 物資管理：對物資入庫、調(diào)撥、借用與歸還、報廢清理等做及時登記，可導(dǎo)出到物資臺賬。4、六、 文檔中心企業(yè)文檔：各部門資料庫項目文檔：自動匯總項目內(nèi)的

15、文檔七、 檢測儀器管理錄入內(nèi)容如下：序號模塊菜單錄入人責(zé)任人督促檢查1檢測儀器管理儀器入庫工程部資料員工程部經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)2儀器調(diào)撥3儀器借用與歸還4儀器年檢5儀器清理6檢測儀器臺賬說明：1、 計量器具與儀器儀表設(shè)備，由工程部信息員即時登記，項目部人員可在項目管理下查看本部門檢測儀器領(lǐng)用臺賬。 第二章 賬號安全管理第一條 為了進一步規(guī)范我司信息系統(tǒng)用戶的帳號管理，保障系統(tǒng)應(yīng)用和數(shù)據(jù)的安全，特制訂本辦法。第二條 創(chuàng)建與反饋系統(tǒng)管理員進行帳號創(chuàng)建與授權(quán)處理。系統(tǒng)登陸帳號及密碼請查詢各部門、各分公司下發(fā)的系統(tǒng)用戶名單表。第三條 密碼的修改與使用一、密碼的修改用戶收到個人賬號和初始密碼后，按帳號和初始密

16、碼登錄進入系統(tǒng)，然后進行密碼的修改。密碼設(shè)置原則：字母與數(shù)字相結(jié)合，且字符數(shù)至少在六位以上。如發(fā)現(xiàn)密碼被他人破解或修改，應(yīng)及時通知系統(tǒng)管理員，以便采取相應(yīng)的措施。二、密碼的使用擁有系統(tǒng)帳號的用戶應(yīng)牢記自己的帳號和密碼，并應(yīng)不定期地修改自己的密碼，當(dāng)忘記密碼時需通知系統(tǒng)管理員進行密碼重置。嚴(yán)禁將自己的帳號和密碼轉(zhuǎn)讓他人使用。第四條 帳號變更及注銷當(dāng)公司內(nèi)人員工作調(diào)整、離職、換崗或期滿，相關(guān)管理部門需及時通知設(shè)計技術(shù)部，由系統(tǒng)管理員進行權(quán)限更改、系統(tǒng)帳號注銷或凍結(jié)的操作。第五條 責(zé)任追究一、如用戶將自己的帳號和密碼轉(zhuǎn)交他人使用并因此造成損失，將提交行政人事部按國家有關(guān)規(guī)定給予處罰。二、如用戶離職或換崗，相關(guān)部門未及時按要求進行用戶注銷或權(quán)限變更，因此而造成損失，將追究相關(guān)部門責(zé)任人和本人責(zé)任，并按國家有關(guān)規(guī)定給予處罰。第六條 附則一、本辦法將在試行過程中不斷加以完善。本辦法的修改、變更、解釋權(quán)屬設(shè)計技術(shù)部。二、本辦法自發(fā)布之日起實施。XX工程建設(shè)監(jiān)理公司XXXXXX部2011年XX月XX日第三章 信息化績效考核辦法略，第四章 附件附件1：公司各部、各分公司信息系統(tǒng)職責(zé)表注：表示某項工作的歸口管理關(guān)系表示各部門、各分公司信息系統(tǒng)職責(zé)；各部門、各分公司經(jīng)理為責(zé)任人，根據(jù)職責(zé)分工，安排具體錄入人。項目責(zé)任人項目經(jīng)理/總監(jiān)各