外貿業(yè)務員工作內容和流程

1、貿業(yè)務員的工作內容外貿業(yè)務員的工作內容Poster： geluesi外貿工作千頭萬緒， 做為主心骨的業(yè)務人員，只有清晰地了解自己的工作內容，認識工作職責，才能更好地完成工作。針對外貿業(yè)務人員日常工作，總結出以下十四個方面。一、業(yè)務人員在國外采購商的詢價，做出產品報價前，應了解客戶基本信息，包括是否終端客戶、年采購能力、消費區(qū)域，以及產品的用途、規(guī)格及質量要求，我公司是否能夠生產等。 這項工作，隨著外貿管理軟件的研發(fā)使用，信息化工具的不斷完善， 已經(jīng)能夠自動化統(tǒng)計顯示。在富通天下、暢想等外貿管理軟件中，都具備這樣的功能，相對富通天下在這個功能挖 掘得更深一些，做得更成熟一些。二、對于外商的郵件、

2、傳真，原則上在24小時內答復；特殊情況需要延期的，應及時向外商解釋及大概需要的時間。外貿業(yè)務員工作繁雜，詢盤郵件眾多，難免有遺忘的時候。 但是隨著富通天下等外貿管理軟件功能不斷完善，系統(tǒng)能自動提醒業(yè)務人員：哪些郵件未回復？哪些郵件已經(jīng)多時未跟蹤？這很好地起到了一個提示的作用。三、對于外商的產品報價，原則上按照公司財務部門經(jīng)核算后的價格表（外銷）執(zhí)行；公司 財務部門根據(jù)市場狀況及生產成本，定期進行核算，對產品價格進行調整。四、對于定單數(shù)量較大，外商所能接受的價格低于我公司公布的價格的，業(yè)務人員應先上報部門經(jīng)理批準實施；部門經(jīng)理不能批復的，報總經(jīng)理批準后實施。五、對于C&F及CIF報價，需

3、要我方辦理運輸、保險的或需要進行法定檢驗的等事項，業(yè)務人員應事先聯(lián)系相關中介機構進行確定，選擇中介機構應考慮業(yè)務熟練、服務效率高及收費合理。六、對于外商的寄樣要求， 原則上要求到付；對于樣品數(shù)額較大， 原則上對方承擔成本費用。 在正式定單后，可以扣除成本及寄樣費用。特殊情況，如關系比較好的老客戶，我方可以預 付并免收樣品，報部門經(jīng)理批準后執(zhí)行。費用較大的，可報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。七、對于外商需要打樣的，業(yè)務人員應和生產部門協(xié)調，確保樣品的質量及規(guī)格符合要求；樣品需要部門經(jīng)理審核后寄出；外商對于產品有包裝或嘜頭要求的，正式包裝或印刷前需經(jīng)外商確認。八、付款方式上，原則上考慮前 TT全部或部分作為定

4、金，剩余見提單傳真件付款，及全部短期信用證。收匯銀行和業(yè)務員負責對信用證做形式和內容的檢查，發(fā)現(xiàn)差異的，應及時通知外商修改。信用證審查無誤后，報部門經(jīng)理復核。九、原則上，公司在收到外商的全部貨款、部分定金及信用證經(jīng)復核無誤后，開始安排生產 計劃，組織貨源，進行生產。十、在定單生產階段，業(yè)務人員應到生產車間會同生產主管對產品生產進行監(jiān)督、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；或由部門經(jīng)理協(xié)調解決，或部門經(jīng)理上報總經(jīng)理解決。嚴格把握產品的規(guī)格、質量、包裝、生產時間符合同外商的約定。十一、對于 C&F、CIF價格條款的，業(yè)務人員應在生產結束前一周，安排好貨代，確定定 艙事宜；一般在船期前二日，安排裝柜、運

5、輸。十二、需要委托中介機構進行報關、商品法定檢驗、保險的，業(yè)務人員應及時準備相關資料 交中介機構辦理；辦理過程中，業(yè)務人員可以協(xié)助。十三、收匯方式為信用證的，業(yè)務人員必須細心操作，謹慎處理，注意單證的一致性，做到 安全收匯。十四、全部收匯后，業(yè)務人員請對相關資料進行整理，將相關單據(jù)較財務部門及時外匯局、稅務局辦理核銷、退稅。 并注意對外商的售后服務，進行跟蹤，以建立長期的可信賴合作伙 伴關系。外貿業(yè)務員工作職責一外貿業(yè)務工作流程：1. 整理報價：針對不同客戶詢盤， 提供相關報價資料。 其中，對于出口產品的報價主要包括：產品的質量 等級、產品的規(guī)格型號、產品是否有特殊包裝要求、所購產品量的多少、

6、交貨期的要求、產 品的運輸方式、產品的材質等內容。所有正式報價單需打印出來，并由經(jīng)理簽字存檔。2. 處理樣品：制作詳細樣品單，向工廠索取樣品，以免工廠錯誤打樣。收到樣品之后，應核對樣品尺寸， 質量和照片，確保寄出的樣品同報價吻合，可以按照其生產。另，針對有的工廠的樣品費用問題同工廠和客戶協(xié)商。并針對寄樣費用，同客戶協(xié)商，協(xié)商不了的情況下，匯報上級，達 成解決之道。寄樣需記錄相關寄件信息，以便及時追蹤和后查。3訂貨（簽約）：貿易雙方就報價達成意向后，買方企業(yè)正式訂貨并就一些相關事項和賣方企業(yè)進行協(xié)商，雙方協(xié)商認可后，需要簽訂購貨合同。在簽訂購貨合同過程中，主要對商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、包

7、裝、產地、裝運期、付款條件、結算方式、索賠、仲裁等內容進行 商談，并將商談后達成的協(xié)議寫入購貨合同。合同需由業(yè)務和經(jīng)理審批，填入出口合同審核表（訂單跟蹤表）”，盡可能將各種預計費用都列明。通常情況下，簽訂購貨合同一式 兩份由雙方蓋本公司公章生效，雙方各保存一份。4收取訂金或信用證：4.1:如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經(jīng)收到，收到 L/C后應業(yè)務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其它可能的問題，如有問題應立即請客人改證。4.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經(jīng)到賬。5. 下國內生產定單：在收到信用證或預付款的前提下，開始進行備貨。根

8、據(jù)訂單制定生產計劃單，經(jīng)過審批后， 下達到生產部進行生產。如需要，應同時下條碼貼紙的生產單給工廠，此類印刷品應要求工廠提供倍品，并確保掃讀 0K，以免影響出貨。6. 追蹤和驗貨：在備貨過程中，生產部同步進行生產進度匯報， 對生產完的產品進行入庫登記， 以便業(yè)務人 員掌握整個訂單的生產進度。 一般在交貨期前一周， 通知公司驗貨員驗貨。 如客戶指定人員 檢驗。一般要在交貨期兩周前和驗貨人聯(lián)系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。注：每次新產品出貨，需有大貨樣品留底。7. 租船訂艙：7.1 在備貨的同時，如果本票業(yè)務不為客戶指定貨代，則向貨運代理公司詢 價，確定本次出運

9、的貨代公司。7.2、在貨物全部生產、包裝完畢后，生產部制作裝箱單，業(yè)務人員根據(jù)報來的裝箱單，結 合合同及信用證貨物明細描述，開列出倉通知單。通常在開船一周前可拿到定倉紙。7.3、單證儲運部門根據(jù)出倉通知單、工廠制的裝箱單、信用證統(tǒng)一繕制全套的出運單據(jù)。 出運單據(jù)包括出口貨物明細單、出口貨物報關單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單。7.4、單證儲運部門先將出口貨物明細單傳真給貨代公司進行配船訂艙，確認配船和費用后， 準備全套報關單據(jù)（出口貨物明細單、報關委托書、出口貨物報關單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、 出口收匯核銷單等）寄到貨代公司用于報關、出運；7.5、在貨代公司確認配船和費用后，收到貨代公司送貨通知單（要求在指定

10、日期前將貨物 運至指定倉庫）。8. 報檢：國家法定商檢產品需拿到商檢證書。一般應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。貨物經(jīng)檢驗合格，附報檢委托書、外銷合同、信用證復印件、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、紙箱證等單據(jù)取 得商檢局出具換證憑單，寄到貨代公司用于報關。9. 申領核銷單：單證人員憑出口貨物明細單在本公司申領核銷單。10. 出口報關：在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。10.1單證部門拿到核銷單后，將貨代公司報關所需的報關委托書、出口貨物報關單、出口收匯核銷單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、外銷合同用快件寄出。聯(lián)系并確認貨代公司收到上述單據(jù)。

11、10.2公司負責商檢的人員將商檢換證憑單寄給貨代公司，貨代公司憑收到的商檢換證憑單， 到出入境檢驗檢疫局換取出境貨物通關單。10.3公司根據(jù)貨代公司的送貨通知按時將貨物送到貨代公司指定的倉庫。報關通過后，貨代公司安排集裝箱拖貨至船公司指定的碼頭。11. 收款：11.1.準備文件：督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。 仔細核對樣本無誤后， 向船公司書 面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船 公司出正本。并同時準備其他相關文件（商業(yè)發(fā)票 /一般原產地證/裝箱單等）。11.2.交單：采用L/C收匯的，應在規(guī)定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯

12、誤， 才交銀行議付。采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其它文件寄給客人。12. 核銷退稅：一般在報關之日起 90天內核銷，核銷后公司方可到稅務局申報退稅。13. 業(yè)務登記/存檔：每單出口業(yè)務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。14. 售后問題的處理：因出口產品供貨方原因產生的出口產品錯發(fā)/漏發(fā)/質量不合格導致客戶提出質量、數(shù)量索賠的，業(yè)務人員應及時處理。注：以上業(yè)務處理事宜：1/2/3/4/5/6/12/13/14，并應同單證報關人員緊密配合工作，處理好相關交接工作，以免產生問題。二現(xiàn)有客戶維護和新客戶開發(fā)：1現(xiàn)有

13、客戶關系維護1) 處理好定單和索賠問題，保證交貨期和產品質量，協(xié)調和客戶之間的關系2) 適時對重點客戶制定相應的促銷和優(yōu)惠政策，并提供一定程度的廣宣支持，塑造良好的 企業(yè)和品牌形象。3) 在國外的重要節(jié)假日里，需發(fā)送電子賀卡以示問候。4) 及時向客戶提供我司最新產品信息和產品目錄。2新客戶開發(fā)通過展會、網(wǎng)絡、走訪市場及其他途徑努力開拓市場，尋找新的客源。三其他相關職責：1外事接待2建立客戶檔案，產品檔案，質量信息反饋表和制定出口貨物統(tǒng)計臺帳。并對每筆定單的技 術狀態(tài)表、形式發(fā)票、銷售合同及附件進行備份，以備查用。3留意市場動態(tài)并收集相關產品和市場信息，統(tǒng)計、整理、歸檔。4提交月/季度報表和年度

14、總結。5注意不斷提高業(yè)務員自身知識和素養(yǎng)。外貿業(yè)務員工作流程1. 一、接到詢盤1、認真報價(1) 和工廠核對最新產品價格(2 )查當日最新匯率(3) 核算FOB價格(4) 和貨代聯(lián)系詢最新海運價格(5 )報價單中各種參數(shù)一定要準確，尤其是集裝箱的裝量(6 )付款方式要確認2、做樣品（1）安排工廠打樣（2）一定要客戶確認樣品在下單2. 二、客戶下單1、做 PI（1 ）公司名稱、客戶名稱一定要對，要逐一檢查（2）訂單號，PI的時間一定要正確（3）商品名稱一定正確（4）單價金額一定要核準（5 ）總金額和大寫金額一定要正確（6） 一定要有正確的本公司銀行信息2、做合同（1 ）公司名稱、客戶名稱、抬頭和

15、日期一定要對，要逐一檢查（2 ）產品名稱、規(guī)格、單價、總金額、重量、體積等一定要逐個檢查，確保沒有錯 誤（3 ）合同其他條款一定要做細做全3. 三、安排工廠生產1、下訂單給工廠（1 ）要寫清楚索要購買產品的名稱、規(guī)格和數(shù)量（2）索要正規(guī)報價（工廠傳真過來）（3 ）等收到客戶銀行水單再安排工廠生產2、做采購合同（1 ）合同一定要做細，合同號，以及涉及各個產品規(guī)格參數(shù)一定要寫全。（2）數(shù)量、金額要仔細核對無誤（3）驗貨方式要寫詳細、清楚（4）確認付款方式（5）確認出了問題的解決辦法和索賠方式3、打定金給工廠（1）核對工廠賬號信息（2）核對本公司會計打款的賬單信息（3）電話跟蹤工廠錢款是否到帳4、跟蹤生產進程（1）隨時掌握生產進程（2）確認貨物尺寸、重量4. 四、聯(lián)系貨代安排運輸1、要價格（海運或空運）（1）多找?guī)讉€貨代比對價格和船公司（2）選定價格和貨代公司（3 ）確定好付款方式（預付還是月結）2、快遞報關單證（