辦公室加強(qiáng)精細(xì)化管理

1、后勤辦公室工作中的精細(xì)化管理辦公室作為管理的中樞部門，承上啟下，對(duì)中心的內(nèi)外 銜接和正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著重要的作用。辦公室人員不僅要提升自 身的業(yè)務(wù)水平和思想認(rèn)識(shí)，也承擔(dān)著從自身的角度，協(xié)助領(lǐng) 導(dǎo)拓寬思維空間的重任。 如何優(yōu)化辦公環(huán)節(jié)，提高會(huì)務(wù)水平， 提高整體服務(wù)能力，推動(dòng)精細(xì)化管理，是今后工作重點(diǎn)和努 力方向。一、運(yùn)用精細(xì)化管理推進(jìn)辦公室工作水平的總體思路（一）強(qiáng)化精細(xì)管理意識(shí)，提升專業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。培養(yǎng)精細(xì)化管理意識(shí)，是精細(xì)化管 理中不可缺少的一部分，能促使工作人員在工作中采用縝密 思維，提高工作效率，確保工作成效。精細(xì)化管理是一項(xiàng)關(guān) 系到辦公室目標(biāo)任務(wù)能否快捷、高效完成的大事，每位

2、辦公 室成員都要形成精細(xì)做事、精細(xì)管理的意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工 作作風(fēng)，把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài) 度，從小事做起，把小事做好，從細(xì)微之處見精神、 見水平 在辦公室工作中，要善于發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)，把注意力集中到關(guān)鍵點(diǎn)、 銜接點(diǎn)、隱藏點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn)上。要堅(jiān)持從基礎(chǔ)抓起，從“細(xì)” 上著眼，在“精”上下功夫，在“實(shí)”上做文章，真正使每 位員工懂得并看到精細(xì)化管理所帶來的良好效果，確確實(shí)實(shí) 樹立起精益求精、嚴(yán)密細(xì)致的工作態(tài)度，將精細(xì)化管理的理 念積極融入到各自的日常管理、工作、學(xué)習(xí)之中。精細(xì)化管 理最終的解決方案只能通過組織成員的整體素質(zhì)提升的方 式實(shí)現(xiàn)，提升辦公室專業(yè)隊(duì)伍綜合素質(zhì)是精細(xì)化管理得到順

3、 利實(shí)施的基礎(chǔ)和保障。高素質(zhì)、高效率的辦公室人員要求必 須具備全面的辦公室專業(yè)知識(shí)和豐富的辦公室工作經(jīng)驗(yàn)、政 治素質(zhì)過硬、責(zé)任感強(qiáng)、辦事效率高，同時(shí)還必須具有任勞 任怨、吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的精神。（二）培育精細(xì)管理文化，不斷提升辦公室軟實(shí)力。推行辦公室精細(xì)化管理，必須高度重視精神和文化因素 在辦公室工作中的獨(dú)特作用。通過加強(qiáng)隊(duì)伍政治素質(zhì)教育， 積極營(yíng)造出昂揚(yáng)向上的文化氛圍，形成每個(gè)辦公室成員都自 覺認(rèn)同并努力為之奮斗的核心價(jià)值觀。辦公室人員要自覺實(shí) 踐勤于服務(wù)、樂于奉獻(xiàn)的核心價(jià)值觀，努力做到圍繞中心、 服務(wù)大局、愛崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn)、雷厲風(fēng)行、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。要 把精細(xì)化管理當(dāng)作一種工作要求一種精神境

4、界和一種文化 素養(yǎng)，真正融人工作、生活當(dāng)中，陶冶情操，提高能力，投 身辦公室工作實(shí)踐，創(chuàng)造一流工作業(yè)績(jī)。二、運(yùn)用精細(xì)化管理推進(jìn)辦公室工作水平的實(shí)施路徑（一）以學(xué)習(xí)教育為先導(dǎo)，提高隊(duì)伍整體素質(zhì)辦公室工作的開展需要一流的工作隊(duì)伍，而打造一支 優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)離不開學(xué)習(xí)。一是加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)。緊密聯(lián)系 辦公室工作實(shí)際，合理安排政治理論學(xué)習(xí)內(nèi)容，多學(xué)習(xí)一些 時(shí)效性較強(qiáng)的政策法規(guī)和理論文章，努力提高辦公室工作人 員把握政策的能力，更好地發(fā)揮參謀輔政作用。二是加強(qiáng)業(yè) 務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。新形勢(shì)的發(fā)展，對(duì)辦公室工作人員的能力要求 越來越高，因此，必須加大對(duì)辦公室人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn) 力度，采取舉辦公文知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能

5、培訓(xùn)等多種形式，達(dá)到“四會(huì)”（會(huì)網(wǎng)絡(luò)、會(huì)公文、會(huì)表達(dá)、會(huì)協(xié)調(diào)），使辦公室人員成為情通業(yè)務(wù)的“專才”，能寫、能說、能協(xié)調(diào)的“通 才”，以最短的時(shí)間、最小的成本高質(zhì)量地完成各項(xiàng)工作， 獲得最大的成效。（二）以制度建設(shè)為基礎(chǔ)，提高事務(wù)管理水平實(shí)踐證明，職責(zé)不明確，制度不健全，往往是造成工作 效能低下的癥結(jié)所在。實(shí)施精細(xì)化管理，必須要有制度作為 堅(jiān)實(shí)保障。一是健全完善制度。結(jié)合新的工作形勢(shì)，立足當(dāng) 前，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，注重操作性、實(shí)用性和長(zhǎng)效性，對(duì)符合當(dāng)前 工作形勢(shì)發(fā)展的規(guī)章制度給予保留，反之進(jìn)行修改、細(xì)化和 完善，使規(guī)章制度成為規(guī)范職工工作行為的有效手段和提高 辦公室服務(wù)效能的堅(jiān)實(shí)保障。二是規(guī)范工作程序。

6、規(guī)范和細(xì) 化辦公室工作流程，嚴(yán)密各種手續(xù)，有效地推進(jìn)政務(wù)和事務(wù) 工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，每一項(xiàng)工作都在規(guī)范的工作程 序下操作，從而保證辦公室工作各個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)高效順暢。三 是強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。按照定崗、定職、定責(zé)的要求，明確細(xì)化 工作職責(zé)。對(duì)照制度和職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。用制度加強(qiáng)內(nèi) 部管理，用職責(zé)約束職工行為，形成完整的責(zé)任鏈條，把精 細(xì)化管理落實(shí)到政務(wù)和事務(wù)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的全過程，確保辦公室 各項(xiàng)工作高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)。四是狠抓制度執(zhí)行。制度制定得再 好，不去嚴(yán)格執(zhí)行，就如同虛設(shè)。通過組織開展聯(lián)合檢查， 抽調(diào)有關(guān)人員，每月定期對(duì)辦公室各部門制度執(zhí)行、工作推 進(jìn)等情況進(jìn)行督促檢查，確保每一項(xiàng)制度都能落到實(shí)處、

7、每 一項(xiàng)工作都能按照既定目標(biāo)推進(jìn)。（三）以降耗節(jié)支為舉措，降低辦公運(yùn)行成本降耗節(jié)支是實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀的重要舉措，降低辦公運(yùn) 行成本是構(gòu)建和諧發(fā)展型辦公室的必然要求。一是倡導(dǎo)節(jié)約 意識(shí)。提倡和引導(dǎo)辦公室工作人員從實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀的高 度，充分認(rèn)識(shí)節(jié)約資源對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重大意義，從自 身做起，從身邊的點(diǎn)滴事情做起， 養(yǎng)成節(jié)約一張紙、一滴水、 一度電、一分錢的良好習(xí)慣，把節(jié)約變成自覺行動(dòng)，形成崇 尚節(jié)儉的工作作風(fēng)和濃厚的氛圍。二是提高工作效率。做到 工作求質(zhì)量，辦事求效率，力求以盡可能小的資源消耗和辦 公成本，獲得最高的工作績(jī)效。充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備和 條件，降低人力資源消耗，減少加班工作時(shí)間，壓

8、縮辦公成 本。同時(shí)，要求辦公室人員牢固樹立責(zé)任意識(shí)、效率意識(shí)和 成本意識(shí)，工作有計(jì)劃，做到今日事，今日畢，并學(xué)習(xí)掌握 現(xiàn)代化辦公技術(shù)，努力提高工作效率。三是壓縮彈性支出。 對(duì)管理措施進(jìn)行量化和細(xì)化，大力壓縮電話費(fèi)、水電費(fèi)等彈 性費(fèi)用支出。（四）以創(chuàng)造精品為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)精細(xì)化管理就是強(qiáng)調(diào)注重細(xì)節(jié)，通過把工作做細(xì)做實(shí)創(chuàng) 造出精品。一是創(chuàng)造參謀輔政精品。在撰寫文稿方面，要站 在領(lǐng)導(dǎo)的角度觀察分析問題，緊扣領(lǐng)導(dǎo)的思想脈搏，超前思 維和創(chuàng)造性思考，把有見解的好觀點(diǎn)、好措施大膽融入文稿， 使文稿起草的過程成為服務(wù)的過程，達(dá)到以文輔政的目的； 在文件的跟蹤、急件的督辦方面，認(rèn)真了解時(shí)限和要求，確

9、保文件運(yùn)轉(zhuǎn)高效暢通。二是創(chuàng)造會(huì)議接待精品。在會(huì)議承辦 方面，從起草通知到會(huì)議結(jié)束， 既要有全盤通暢的統(tǒng)籌安排， 又要有周密細(xì)致的環(huán)節(jié)把握，把每一項(xiàng)工作做細(xì)做實(shí)，確保 會(huì)議在召開過程中不出現(xiàn)任何紕漏，達(dá)到最佳效果。三是創(chuàng) 造辦事服務(wù)精品。在服務(wù)方面，善于變被動(dòng)為主動(dòng)，對(duì)一些 常規(guī)性規(guī)律性、階段性等確定性工作， 主動(dòng)著手，提前準(zhǔn)備; 對(duì)臨時(shí)交辦的任務(wù)、應(yīng)急事情和突發(fā)事情等非確定性工作， 要靈活應(yīng)變，忙而不亂，把問題想在先，把工作做在前，以 認(rèn)真、再認(rèn)真的態(tài)度，把每一件事情做細(xì)做實(shí)做到位，交一 份滿意的答卷。特別是在事項(xiàng)督辦方面，嚴(yán)格按照時(shí)限要求， 認(rèn)真細(xì)致地督辦，對(duì)已完成的，要認(rèn)真核查完成質(zhì)量，對(duì)

10、未 完成的，要仔細(xì)查明滯后原因，做到件件有著落，事事有回 音。在事務(wù)服務(wù)方面，辦公室擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)后勤保障職能，燈 不亮、水不流、電話不通、網(wǎng)絡(luò)不暢等事務(wù)性工作，看似很 小，如果沒辦好或辦的不及時(shí)，就可能影響機(jī)關(guān)工作的正常 有序運(yùn)轉(zhuǎn)，甚至引起混亂，必須認(rèn)真考慮和處理好后勤管理 方面每一個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)，要超前發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理和解決問 題，提供周到細(xì)致的服務(wù)，提高辦事效率，發(fā)揮好后勤保障 作用。歸納起來，要搞好精細(xì)化管理應(yīng)抓好以下六個(gè)方面：一 是從計(jì)劃抓起?！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢”。抓好計(jì)劃的“健 全、充實(shí)、落實(shí)”，是精細(xì)化管理的首要任務(wù)。辦公室人員 每人都要有一本工作日志，記錄總體計(jì)劃、每月計(jì)劃、每周

11、 計(jì)劃、每日計(jì)劃，并且每天自查完成情況。二是從規(guī)范和程 序抓起。每個(gè)崗位都有明確的職責(zé)和規(guī)范，這樣不但有據(jù)可依，事事有人做，且能按輕重緩急忙而不亂，便于把事情做 到位、做細(xì)、做精。三是從解決問題抓起。 問題出現(xiàn)在哪里， 我們的注意力就集中在哪里，解決問題的措施就跟到哪里， 規(guī)章制度就制定在哪里。四是從環(huán)節(jié)抓起。環(huán)環(huán)相扣、一環(huán) 不少、一環(huán)不差是精細(xì)化管理的關(guān)鍵。做每件事都要從計(jì)劃、 準(zhǔn)備、實(shí)施、到善后全方位搞好。五是從細(xì)節(jié)抓起?！凹?xì)節(jié)決定成敗”，規(guī)范了細(xì)節(jié)、要求，做每一件事才有評(píng)價(jià)的標(biāo) 準(zhǔn)，才能做好、做精，起到潛移默化的教育作用。六是從具 體要求抓起。做每件事都要有要求，任務(wù)越明確越具體，責(zé) 任越清楚，越有利于操作和精細(xì)化管理。這就要求安