部門印章管理細(xì)則_第1頁
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文檔簡介

1、部門印章管理細(xì)則一、目的為保障公司權(quán)益,加強公司部門印章的管理,規(guī)范部門印章的保管、使用等,特制定本規(guī)定。二、職責(zé)部門章分發(fā)至各部門,由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本制度的實施。部門印章的使用與管理由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé),實行責(zé)任審批制度。部門分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對分管部門印章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督并定期檢查。三、部門印章的啟用新印章要做好戳記,并統(tǒng)一在綜合管理部留樣保存,以便備查。新印章啟用前由綜合管理部下發(fā)啟用通知,并注明啟用日期、責(zé)任部門和使用范圍。四、部門印章的使用范圍使用于企業(yè)內(nèi)部行文,通知,部門與公司、部門與部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的工作文件等。凡屬合同、協(xié)議以及涉及經(jīng)濟(jì)問題的全部文本,不得使用 部門印章。部門在進(jìn)行對外聯(lián)

2、絡(luò)商洽等一般性事務(wù)時,不得使用其部門印章代表公司簽署任何合同(包括但不限于勞動合同、經(jīng)濟(jì)合同)、協(xié)議或發(fā)生公函,要做到專章專用。五、部門印章的管理印章的使用管理必須遵循安全、規(guī)范、合法、有效的原則。印章實行專人管理、 專人使用,原則上由部門負(fù)責(zé)人保管 及使用。印章保管必須安全可靠,須加鎖保存。六、印章使用及登記。印章使用必須基于真實、合法、手續(xù)完備的經(jīng)營活動。公司實行責(zé)任審批制度,啟用部門印章必須由部門負(fù)責(zé) 人簽批。文件的附件(如各類業(yè)務(wù)報表等)憑發(fā)文并按該文中限 定發(fā)給附件的單位、數(shù)量用印。辦理使用部門印章的事項,須由經(jīng)辦人認(rèn)真填寫部門 用章表,寫明用印部門、用印時間、用印文別、發(fā)往單 位、

3、事由及印別等,經(jīng)簽批人審核批準(zhǔn),經(jīng)辦人簽字后用 印。用印時必須做好登記備案,部門用章表及用章記錄需妥善保存以備分管領(lǐng)導(dǎo)核查,每季度末由分管領(lǐng)導(dǎo)簽名確認(rèn)后,歸檔綜合管理部。不準(zhǔn)外單位人員到印章管理人處直接辦理用印。到公司外使用部門印章時,需填寫部門用章表,載明事項。必須由印章管理人隨同監(jiān)印,并于當(dāng)天下午16: 30以前將印章歸還。若不能按時歸還,經(jīng)辦人員須向分管部門領(lǐng)導(dǎo)報告,同時寫出簡要書面說明,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批示辦理。不得在空白介紹信、空白便函、空白證件上用印。如有特殊情況用印,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并標(biāo)明用途,同時在部門用章表上備注為“空白”。印章管理人員要堅持原則,遵守保密規(guī)定,嚴(yán)格照章用印,未按

4、批準(zhǔn)權(quán)限用印或用印件內(nèi)容有誤的,印章管理人員不予用印。經(jīng)辦人拒絕印章管理人員審核用印內(nèi)容的,印章管理人員有權(quán)拒絕用印并報告領(lǐng)導(dǎo)處理。印章如有丟失、毀損、被盜、誤用情況,應(yīng)立即書面逐級上報詳細(xì)情況,并迅速采取應(yīng)急措施防范風(fēng)險。七、印章的移交。7.1 印章管理人員因事、病、休假等原因不在崗位時,印章簽批人應(yīng)指定他人代管,原則上由印章簽批人或部門分管領(lǐng)導(dǎo)代管。專管人員要向代管人員交接工作,交代用印時的注意事項。專管人員正常上班后,代管人員應(yīng)向?qū)9苋藛T交接工作,登記管印的起止日期,實行管印人員登記備案制,以明確責(zé)任,落實到人。交接工作時,應(yīng)嚴(yán)格辦理交接手續(xù),登記交、管印起止日期、管理印章類別及數(shù)量。交

5、接人員簽字,印章簽批人簽字認(rèn)可后備存。7.2 印 章專管人員調(diào)離或因各種原因離崗時,印章簽批人應(yīng)指定他人管理印章,并及時辦理交接工作,交代用印注意事項。八、印章刻制和廢止。刻制部門印章必須經(jīng)總經(jīng)理同意后,交綜合管理部統(tǒng)一刻制。對損壞或過期作廢的印章,印章管理人員必須于當(dāng)日向簽批人報告并移交綜合管理部存檔。公章因機構(gòu)設(shè)置變動、名稱變更或損壞等原因而停止使用的,掌管部門應(yīng)及時將原印章繳回總經(jīng)辦,并辦理有關(guān)手續(xù),綜合管理部應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定,將停用的公章銷毀或封存。九、印章使用管理中的過錯責(zé)任追究。未經(jīng)簽批人明確表示“同意”而私自使用印章的、不當(dāng)甚至違法使用印章的、不認(rèn)真履行管理責(zé)任而造成印章丟失的,均屬嚴(yán)重違紀(jì)行為,按情節(jié)輕重及后果大小對印章管理人員及有關(guān)責(zé)任人員追究其相應(yīng)責(zé)任。部門印章管理人在公司規(guī)定的印章使用權(quán)限范圍外,以公司的名義實施民事法律行為,簽署合同、協(xié)議或發(fā)出公函的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),嚴(yán)肅處理,由此造成民事、經(jīng)濟(jì)、法律糾紛和后果的,由印章管理人員、印章簽批人及有關(guān)責(zé)任人員承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任,并賠償公司及第三方的經(jīng)濟(jì)損失。私刻、 偽造印章,構(gòu)成犯罪的,由司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。后附1部門用章表

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