對高校建設大檔案管理體制的思考(一)

1、對高校建設大檔案管理體制的思考(一)    【論文關鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；新思路 【論文摘要】檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。醫(yī)院檔案管理主要包括兩個方面的內容:一是對醫(yī)院檔案資源的管理，也稱檔案實體管理;二是對醫(yī)院檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。本文通過對醫(yī)院檔案管理工作的論述，提出了醫(yī)院檔案管理的新思路。 1醫(yī)院檔案管理工作的基本要求 1.1完整性要求維護醫(yī)院檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應該集中保存的

2、檔案不致分散和遺漏，維護全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。 1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫(yī)院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務之一。 1.3科學性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對醫(yī)院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統(tǒng)來進行科學管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進。 1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案

3、管理的標準化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調，實行檔案管理工作的標準化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規(guī)范性要求，除了要制訂各項醫(yī)院檔案管理業(yè)務標準和技術標準并貫徹實施外，還可通過法規(guī)手段來實現(xiàn)。 1.5經濟性要求在醫(yī)院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經濟效益。由于我國大多數(shù)檔案機構經濟條件有限，經濟因素往往在檔案管理系統(tǒng)運行中起決定作用。 1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理

4、現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢，將各種現(xiàn)代化技術如計算機技術、縮微技術、復制技術、視聽技術等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。 2醫(yī)院檔案管理工作的特點 醫(yī)院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個方面: 2.1醫(yī)院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫(yī)院檔案直接關系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展。 2.2醫(yī)院

5、檔案管理過程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉程序而言醫(yī)院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務，而是要有意識地開發(fā)檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫(yī)院的各項工作服務。 2.3醫(yī)院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動過程中產生的，反映了形成者的全部歷史

6、及其觀點、經驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點。 3醫(yī)院檔案管理工作的新思路 3.1提高檔案管理人員的素質,增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學化、現(xiàn)代化和標準化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對醫(yī)院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領導、決策、指導、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現(xiàn)代科

7、技知識和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經成為我們工作的當務之急。 3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設和制度建設多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨立的機構,造成檔案管理沒有自主權,工作處于被動狀態(tài)。醫(yī)院應通過認真地調查研究,制定相應的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機構,確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項長期工作,醫(yī)院各級部門要嚴格把關,責任到人,建立相應的考核制度。醫(yī)院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中

8、,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規(guī)范化。 3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。醫(yī)院檔案的標準化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規(guī)定。檔案要做到標準化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內容。 4結論 檔案從幾千年來的紙質載體到21世紀的電子載體

9、，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質量標準等都面臨著機遇和挑戰(zhàn)。研究知識經濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)，針對醫(yī)院檔案管理的特點和要求，探索知識經濟時代新形勢下的醫(yī)院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫(yī)院檔案管理水平，強化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內容，促進醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設，具有重要的理論意義和應用價值。 參考文獻 1宋東亮，顧宏革.知識經濟時代檔案館的發(fā)展策略J.檔案學通訊，2001.3 2潘習龍,徐莉,趙茜倩等.醫(yī)院改革醫(yī)改的關鍵環(huán)節(jié)J.國醫(yī)院管理,2008,28(5) 3張新芳.醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及對策J.中國科技信息

10、,2005,(21) 4郭祥麗,嚴曉春.加強醫(yī)院檔案管理工作的對策J.中國醫(yī)院管理,2006,26(7)三、建設大檔案管理體制在實踐中亟待解決的問題及對策 海南大學實行大檔案管理后，全校的檔案資源得到有效整合，檔案工作為學校改革與發(fā)展和社會建設提供服務的功能得到充分保證，同時也為今后學校檔案的現(xiàn)代化建設提供了廣闊的發(fā)展空間。但是大檔案管理模式在現(xiàn)行高校管理體制下也遇到亟待解決的新問題。 1.機構設置不科學，弱化了檔案部門依法管理行為。檔案法第七條規(guī)定，機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構職責是：“監(jiān)督、指導所屬機構的檔案工作。”第八條第一款規(guī)定：高校檔案機構的管理職責是“貫徹執(zhí)行國家有關

11、檔案工作的法律和方針政策，綜合規(guī)劃學校檔案工作?！蹦壳?，全國各高校檔案管理機構在設置上，一是設立獨立檔案館，一般列為學校直屬業(yè)務單位或與圖書館、學報等單位一并定為教輔單位；二是設立非獨立檔案館(室)，掛靠校辦或其他相關部門。兩種設置的檔案機構，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機構，也沒有改變這種現(xiàn)狀。準確地講，檔案館沒有行政管理權。有關檔案工作文件要通過校辦轉發(fā)，檔案工作會議也需要學校出面組織。由此可見，在現(xiàn)行高校檔案管理體制下，檔案館本應依法承擔的行政管理職能，被不科學的“定位”完全弱化了。 2.職責與權力相分離所帶來的困惑。實行大檔案管理后，檔案館的業(yè)務職責與任務加大

12、數(shù)倍，但相應的管理職權卻沒有發(fā)生根本性變化，管理權限仍僅限于對本單位的內部管理。只有職責，沒有職權的檔案館，在對學校各立卷部門歸檔管理及其他文獻檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。 3.沒有相關配套政策而引發(fā)出“山寨”收費現(xiàn)象。辦法首次賦予高校檔案服務社會的新功能，同時也明確“用于個人或者商業(yè)目的的，可以按照有關規(guī)定合理收取費用”；辦法還規(guī)定“高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，可以按照有關規(guī)定予以補助?！钡?，辦法已經頒布實施近一年，各地方政府還沒有出臺針對高校檔案管理的相關收費政策和檔案人員的補助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴充和豐富了的信息資源，吸引了眾多的利用者。于是，收費問題在沒有一個統(tǒng)一規(guī)定和標準的情況下，各高校根據(jù)各自的政策采取了不同的收費標準。類似現(xiàn)象同樣反映在對檔案人員的工作補助上。 4.檔案重要性被忽視的現(xiàn)象仍較普遍。主要反映在二級