測繪檔案管理制度

1、檔案管理制度一、目的、依據(jù)為規(guī)范測繪成果及資料檔案的管理,確保測繪成果、資料檔案的安全,促進(jìn)測繪成果的廣泛應(yīng)用和檔案信息化建設(shè),根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國測繪成果管理條例制定本制度。二、適用范圍對測繪成果及資料檔案的管理適用于本管理制度。三、職責(zé)測繪成果檔案資料的管理,實行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制,由單位分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),測繪成果檔案資料管理的部門(檔案館、檔案室、檔案部、辦公室等具體負(fù)責(zé)實施,并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。四、基本規(guī)定(一業(yè)務(wù)規(guī)定1、測繪成果及資料檔案必須按要求歸檔;歸檔的資料應(yīng)當(dāng)齊全、完整,分類整理立卷,案卷標(biāo)題簡明確切,案卷質(zhì)量符合國家有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。2、測繪成果及資料檔案應(yīng)當(dāng)

2、根據(jù)國家要求,制定歸檔范圍及保管限期表。3、不得擅自改變檔案分類、組卷、編號方法。4、永久、長期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫,只能用蘭黑墨水、碳素墨水書寫,以利長期保存。5、測繪成果及資料檔案的接收、移交,必須附有清單,嚴(yán)格清點(diǎn)和履行簽字手續(xù)。6、數(shù)據(jù)載體每年輪流抽取不少于5%讀取檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時更換載體或恢復(fù)搶救。7、接收的檔案必須及時整理、組卷、歸檔、入庫。當(dāng)年接收的檔案必須當(dāng)年完成歸檔工作。8、所有檔案必須登記,詳細(xì)到文件級,盡量用數(shù)據(jù)庫或電子表格進(jìn)行登記。9、做好保密、防蟲、防霉、防盜工作,定期檢查檔案保管狀況,對破損、變質(zhì)檔案資料及時上報領(lǐng)導(dǎo)并提出處理

3、意見。(二檔案借閱規(guī)定1、建立測繪成果及資料檔案借閱利用登記制度,借閱者均須填寫借閱登記表。2、對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用,查閱人員要如實說明查檔的目的和內(nèi)容,符合查閱條件的辦理手續(xù)后,方可查閱,且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出閱覽者,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、本單位工作人員借閱本人職能范圍內(nèi)的檔案,辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱;借閱本人職能范圍外的檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),方可借閱。4、如摘抄、拍照、復(fù)制所查檔案內(nèi)容,需經(jīng)檔案管理人員同意,其中涉密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制,要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),且只能在檔案閱覽室內(nèi)進(jìn)行,利用者對涉密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密。5、借閱機(jī)密、絕密檔案材料,需

4、經(jīng)保密責(zé)任人簽署意見,單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6、測繪成果及資料檔案利用者,對所借檔案要妥善保管,不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆散或損毀檔案,不準(zhǔn)拆卷、抽頁,不得在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等,未經(jīng)許可,不得摘抄或復(fù)制檔案,不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。7、借閱國家密級測繪成果,不得擅自復(fù)制。確因工作需要復(fù)制的,須經(jīng)國家密級測繪成果提供部門批準(zhǔn),并按原密級進(jìn)行管理。8、借閱人員退還檔案時,檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)檔案數(shù)量,檢查案卷有無損壞,文件是否齊全等。9、利用人員應(yīng)將利用效果及時向檔案提供部門反饋,為總結(jié)規(guī)律、擴(kuò)大檔案宣傳積累素材,以更好地提供利用。(三庫房管理規(guī)定1、庫房是檔案資料保護(hù)和貯存

5、的重要基地,是提供利用測繪成果和檔案資料的重要場所,除經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外,非檔案管理部門的工作人員不得入內(nèi)。2、保管檔案必須有專用庫房,并設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。庫房內(nèi)應(yīng)采取有效的防護(hù)措施,保證檔案安全。3、檔案進(jìn)出庫房,要建立嚴(yán)格的登記制度,包括檔案收進(jìn)入庫,庫存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。4、檔案庫房應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等“八防”的設(shè)備和措施。光盤或磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防磁檔案柜存放。5、對新接收入庫檔案要嚴(yán)格檢查,對有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫。6、檔案庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)安置溫濕度計。環(huán)境的溫濕度應(yīng)相對穩(wěn)定,庫房的溫度應(yīng)控制在14-24之間,相對濕度

6、應(yīng)控制在40-60%之間。7、庫房內(nèi)應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生,不得堆放與檔案無關(guān)的物品。8、嚴(yán)禁在庫房區(qū)范圍內(nèi)吸煙。9、每天下班前,應(yīng)關(guān)閉庫房門窗,切斷水、電源,確保檔案安全。10、定期打掃庫房衛(wèi)生,保持庫房與檔案的清潔。(四庫房防火規(guī)定1、宣傳貫徹上級有關(guān)安全防火的規(guī)章制度,樹立防火意識。2、要經(jīng)常檢查庫房有無火災(zāi)隱患,發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)報告,以便采取有效措施,防患于未然。3、庫房周圍及內(nèi)部要杜絕火源跡象,嚴(yán)禁吸煙。4、庫房內(nèi)必須依法配備消防器材和滅火裝置,不準(zhǔn)堆放易燃易爆物品。5、不準(zhǔn)擅自安裝電器開關(guān)和其他電器設(shè)備,嚴(yán)禁亂接、亂搭臨時線。6、定期檢查消防器材并定點(diǎn)放置,管理人員要了解其性能并能熟練

7、使用。7、每天下班前,管理人員要做一次責(zé)任片區(qū)的安全檢查,切斷電源。(五檔案工作人員要求1、認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹檔案法,嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度,了解檔案工作方針,掌握檔案管理工作的基本技能。2、忠于職守,負(fù)責(zé)完成測繪成果及資料檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等各項具體工作。3、積極開發(fā)檔案信息,編制各類檔案檢索工具及參考資料,為生產(chǎn)、科研等各項工作服務(wù)。4、負(fù)責(zé)檔案借閱登記和利用效果收集工作。5、負(fù)責(zé)檔案庫房的管理,做好“八防”工作,確保檔案的完整與安全。6、熟悉館藏,做好檔案利用工作,積極主動熱情為用戶提供服務(wù)。7、積極參加各種檔案管理培訓(xùn)活動,不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和崗位工作質(zhì)量。8、加強(qiáng)團(tuán)

8、結(jié)協(xié)作,遵守工作紀(jì)律,嚴(yán)格執(zhí)行各項工作制度。(六檔案鑒定、銷毀工作規(guī)定1、建立健全檔案鑒定、銷毀工作的組織機(jī)構(gòu),由單位分管領(lǐng)導(dǎo)主持,成立檔案鑒定工作小組,其成員由有關(guān)部門人員組成。2、鑒定工作要根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定工作的原則和標(biāo)準(zhǔn),用全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)考查分析檔案價值,確定保管期限,切忌隨意性。3、對鑒定結(jié)果要寫書面報告。需延長保管期限的案卷,要在有關(guān)目錄及案卷備考表中注明。對應(yīng)銷毀的檔案,要編制銷毀清冊一式兩份,報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。4、對保管期滿但屬國家重大工程項目的測繪檔案,要根據(jù)需要適當(dāng)延長保管期限。5、應(yīng)銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙出售。6、銷毀國家密級圖紙或測繪成果,必須經(jīng)省測繪行政管理部門批準(zhǔn)。7、銷毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷,并在指定地點(diǎn)銷毀,防止檔案遺失和泄密。銷毀人、監(jiān)銷人、批準(zhǔn)人、鑒定小組人員均應(yīng)在銷毀清冊上簽字,以示負(fù)責(zé)。8、鑒定報告、銷毀清冊及審批文件,應(yīng)存檔保存。(七檔案統(tǒng)計工作規(guī)定1、檔案統(tǒng)計包括檔案數(shù)量、保管狀況、鑒定情況、利用情況及檔案部門基本情況的統(tǒng)計,檔案部門要建立上述各種情況的登記簿,定期進(jìn)行統(tǒng)計分析。2、各類檔案的統(tǒng)計由分管的檔案人員負(fù)責(zé)統(tǒng)計,檔案統(tǒng)計工作的匯總表,由單位分管領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)填報。3、要保證統(tǒng)計資料的準(zhǔn)