合同管理系統(tǒng)功能說明

1、合同管理系統(tǒng)功能說明1 合同審批有合同要簽訂時(shí)，可以起草新合同發(fā)起審批，提交給相關(guān)部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，以便檢查合同相關(guān)信息以及合同條款等是否正確，審批通過之后審批結(jié)束。1.1 合同起草合同信息錄入，主要包括合同根本信息、合同正文、合同雙方履約義務(wù)、合同收支方案以及合同風(fēng)險(xiǎn)這幾個(gè)局部。1.1.1. 合同根本信息包括合同的收付方向收款、付款、收付款、合同類型、執(zhí)行人信息執(zhí)行部門、執(zhí)行人、聯(lián)系 、是否關(guān)聯(lián)主合同、核算幣種以及金額收款方向金額、付款方向金額、合同附件、合同期限開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、合同監(jiān)控人員、其他相關(guān)信息所屬工程、客戶信息、供給商信息。1.1.2. 合同正文提供word錄入，可以編輯

2、合同正文信息。1.1.3. 履約義務(wù)包括我方履約義務(wù)和他方履約義務(wù)兩個(gè)局部。每個(gè)履約義務(wù)都有對應(yīng)的履約時(shí)間， 可以錄入多個(gè)履約義務(wù)。可以設(shè)置履約責(zé)任人并指定提醒方式(短信、郵件、RTX)，在合同監(jiān)控中，依據(jù)履約時(shí)間和履約義務(wù)的執(zhí)行狀態(tài)未完成、完成、逾期、逾期完成發(fā)送提醒信息。1.1.4. 收支方案包括收款方案和付款方案兩個(gè)局部。收款方案的總金額和付款方案的總金額要分別和合同核算金額一致。收款方案包括方案收款時(shí)間、方案收款金額、實(shí)際收款時(shí)間、實(shí)際收款金額這幾個(gè)方面?？梢凿浫攵鄠€(gè)收款方案，在合同起草時(shí)編輯方案收款信息，實(shí)際收款信息在做收款管理時(shí)再進(jìn)行錄入。在收款管理中，依據(jù)這個(gè)方案收款時(shí)間和實(shí)際收

3、款信息判斷該收支方案的執(zhí)行狀態(tài)完成、逾期完成。付款方案包括方案付款時(shí)間、方案付款金額、實(shí)際付款時(shí)間、實(shí)際付款金額這幾個(gè)方面。可以錄入多個(gè)付款方案。在合同起草時(shí)編輯方案付款信息，實(shí)際付款信息在做付款管理時(shí)再進(jìn)行錄入。在付款管理中，依據(jù)這個(gè)方案付款時(shí)間和實(shí)際付款信息判斷該收支方案的執(zhí)行狀態(tài)完成、逾期完成?？梢栽O(shè)置收支責(zé)任人并指定提醒方式(短信、郵件、RTX)，在合同監(jiān)控中，根據(jù)收支方案的執(zhí)行狀態(tài)發(fā)送提醒信息。1.1.5. 風(fēng)險(xiǎn)管理包括風(fēng)險(xiǎn)類型、風(fēng)險(xiǎn)名稱、應(yīng)對措施、風(fēng)險(xiǎn)等級、風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)這幾個(gè)方面。合同風(fēng)險(xiǎn)可以錄入多個(gè)。在合同監(jiān)控中，可以對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理，調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)未發(fā)生、已識別、已跟蹤、已關(guān)閉。1

4、.2 合同審批合同起草完成之后，進(jìn)入審批流程。合同審批項(xiàng)包括：合同根本信息、合同正文、履約義務(wù)、收支方案、風(fēng)險(xiǎn)管理、流程跟蹤表單。2 合同履行階段2.1 合同監(jiān)控合同審批流程結(jié)束之后，進(jìn)入合同履行的監(jiān)控階段。在合同監(jiān)控中可以查看合同根本信息以及審批流程、維護(hù)合同履約義務(wù)執(zhí)行狀態(tài)、調(diào)整收支方案，調(diào)整合同風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)未發(fā)生、已識別、已跟蹤、已關(guān)閉。2.1.1 合同概覽查看合同起草時(shí)錄入的合同根本信息。2.1.2 合同審批查看合同審批流程信息。2.1.3 履約義務(wù)對履約義務(wù)進(jìn)行管理。顯示合同起草時(shí)填寫的履約義務(wù)信息，可修改履約義務(wù)執(zhí)行狀態(tài)未完成、完成、逾期、逾期完成。2.1.4 收支情況對收支方案進(jìn)行管

5、理。顯示合同起草時(shí)填寫的收款方案和付款方案信息。收款方案的實(shí)際收款信息在收款管理中進(jìn)行維護(hù)，在合同監(jiān)控中可查看。付款方案的實(shí)際付款信息在付款管理中進(jìn)行維護(hù)，在合同監(jiān)控中可查看。2.1.5 合同風(fēng)險(xiǎn)對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理。在合同監(jiān)控中，可以修改風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)未發(fā)生、已識別、已跟蹤、已關(guān)閉。2.1.6 監(jiān)控提醒在合同起草時(shí)，指定履約義務(wù)與收支方案的被提醒人以及提醒方式，在合同審批結(jié)束之后，依據(jù)規(guī)那么，將提醒信息寫入至提醒表中。在合同監(jiān)控階段，根據(jù)提醒表中的記錄，實(shí)現(xiàn)消息提醒功能。提供郵件提醒，可擴(kuò)展。其他提醒方式與具體實(shí)現(xiàn)，可由用戶根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行擴(kuò)展。提醒規(guī)那么如下。2.1.6.1 一次性提醒在履約義務(wù)和

6、收支方案到期的前一周，按照合同起草時(shí)指定的提醒方式，向相關(guān)責(zé)任人發(fā)送到期提醒，提醒責(zé)任人關(guān)注。只提醒一次。2.1.6.2 周期性提醒在履約義務(wù)和收支方案到期之后，按照合同起草時(shí)指定的提醒方式，向相關(guān)責(zé)任人發(fā)送逾期提醒，提醒責(zé)任人盡快處理，每天都進(jìn)行發(fā)送。當(dāng)履約義務(wù)和收支方案的狀態(tài)已經(jīng)變更為完成完成、逾期完成之后，消息提醒不再發(fā)送。2.2 收款管理對已經(jīng)審批完成的合同，依據(jù)收支方案中的收款方案，對收款流程和收款情況進(jìn)行管理維護(hù)。收款信息包括：執(zhí)行人信息執(zhí)行部門、執(zhí)行人、相關(guān)合同信息、收款金額、核算幣種、收款時(shí)間、收款方式現(xiàn)金、支票、電匯、其他、發(fā)票信息這幾個(gè)方面。一個(gè)收款流程，可以對應(yīng)多個(gè)合同的

7、多條收款方案，收款方案的金額總和必須和收款金額一致。合同每條收款方案不能被重復(fù)使用。在收款流程結(jié)束之后，根據(jù)收款信息，更新合同收款方案的實(shí)際收款時(shí)間、實(shí)際收款金額以及狀態(tài)，實(shí)際收款金額應(yīng)與方案收款金額一致。2.3 付款管理對已經(jīng)審批完成的合同，依據(jù)收支方案中的付款方案，對付款流程和付款情況進(jìn)行管理維護(hù)。付款信息包括：執(zhí)行人信息執(zhí)行部門、執(zhí)行人、相關(guān)合同信息、付款金額、核算幣種、付款時(shí)間、付款方式電匯、銀行委托、現(xiàn)金、虛擬、其它、供給商信息、發(fā)票信息這幾個(gè)方面。經(jīng)過審批和財(cái)務(wù)確認(rèn)之后，進(jìn)行實(shí)際的付款操作，付款完成之后結(jié)束付款流程，并根據(jù)付款信息，更新合同付款方案的實(shí)際付款時(shí)間、付款金額以及狀態(tài)。

8、2.4 交貨管理對交貨確認(rèn)流程和實(shí)際交貨情況進(jìn)行管理。對已經(jīng)進(jìn)入履行階段的合同，有實(shí)際產(chǎn)物要進(jìn)行交付時(shí)，可以發(fā)起交貨確認(rèn)申請。填寫交貨內(nèi)容、相關(guān)合同信息、我方信息、他方信息等發(fā)起交貨流程進(jìn)行審批，審批通過之后，由實(shí)際交貨人編輯交換清單交付物、規(guī)格、數(shù)量等信息結(jié)束交貨流程。2.5 開票管理對開票申請流程和實(shí)際開票信息進(jìn)行管理。對已經(jīng)進(jìn)入履行階段的合同可以發(fā)起開票申請。需要對合同做開票時(shí)，填寫開票內(nèi)容、相關(guān)合同信息、開票金額、交稅金額等信息發(fā)起開票申請進(jìn)行審批，審批通過之后，由實(shí)際開票人編輯開票清單開票時(shí)間、發(fā)票號、發(fā)票金額結(jié)束開票流程。3 統(tǒng)計(jì)查詢查看、檢索合同信息以及合同已經(jīng)履行的收支、開票信

9、息。3.1 合同明細(xì)列出合同的概要信息，可根據(jù)合同信息進(jìn)行搜索。3.2 合同統(tǒng)計(jì)以合同為依據(jù)，列出合同的已收款金額、已付款金額、已開票金額?？筛鶕?jù)合同信息進(jìn)行搜索。3.3 合同收支明細(xì)以合同為依據(jù)，列出合同的收支明細(xì)信息，包括方案收款時(shí)間、實(shí)際收款時(shí)間、執(zhí)行狀態(tài)、收款金額這幾個(gè)方面?？筛鶕?jù)合同信息進(jìn)行搜索。4 合同模板管理提供合同模板的上傳、下載功能，實(shí)現(xiàn)對合同模板的管理維護(hù)。4.1 合同模塊管理對合同模板進(jìn)行管理，可以添加新模板，編輯、刪除已有模板。4.2 合同模板查看可以查看所有的合同模板，用戶可以下載所需的模板。5 信息管理5.1 供給商信息管理5.1.1 新增供給商信息編輯供給商編號、

10、供給商名稱、供給商地址、聯(lián)系人信息、 、 、供給商類型，可以新增一個(gè)供給商。在合同起草時(shí)，可以從供給商列表中進(jìn)行選擇。5.1.2 供給商信息維護(hù)對已有的供給商進(jìn)行維護(hù)，可以更新地址、聯(lián)系人等信息，可以設(shè)置供給商的狀態(tài)是否啟用?？梢詣h除。5.2 客戶信息管理5.2.1 新增客戶信息編輯客戶編號、客戶名稱、客戶地址、聯(lián)系人信息、 、 、客戶類型，可以新增一個(gè)客戶。在合同起草時(shí)，可以從客戶列表中進(jìn)行選擇。5.2.2 客戶信息維護(hù)對已有的客戶進(jìn)行維護(hù)，可以更新地址、聯(lián)系人等信息，可以設(shè)置客戶的狀態(tài)是否啟用。可以刪除。5.3 工程信息管理5.3.1 新增工程信息編輯工程編號、工程名稱、工程執(zhí)行部門、工程負(fù)責(zé)人，可以新增一個(gè)工程。在合同起草時(shí)，可以從工程列表中進(jìn)行選擇。5.3.2 工程信息維護(hù)對已有的工程進(jìn)行維護(hù)，可以更新工程的狀態(tài)是否啟用。可以刪除。6 與其他系統(tǒng)的接口6.1 ERP系統(tǒng)供給商、客戶等合同管理中所需的信息不在本系統(tǒng)中