如何給下屬分配工作參考模板

1、如何給下屬分配工作 身居管理者位置并不一定會(huì)自然產(chǎn)生正確分配工作給別人的能力。事實(shí)上，許多管理者常常是非常拙劣的分配者。 現(xiàn)代管理者的一個(gè)非常重要的職責(zé)就是要把工作分配給別人去做。怎樣做到有效的分配呢?美國(guó)作者JW李、M皮爾斯提出了有效分配系統(tǒng)的七個(gè)步驟。如果你能認(rèn)真地遵守這些步驟，就能夠提高自己的管理能力，改進(jìn)部門(mén)的工作，提高企業(yè)的效率，把自己從具體事務(wù)活動(dòng)中解放出來(lái)。 第一步 選定需要分配他人去做的工作原則上講，你可以把任何一件其他人能夠處理的工作分配給別人去做。為了做到這一點(diǎn)，首先要對(duì)下屬的能力有個(gè)了解。對(duì)工作和下屬的評(píng)價(jià)是獲得這種了解的途徑。 認(rèn)真考察要做的各種工作，確保自己理解這些工

2、作都需要做些什么、有些什么特殊問(wèn)題或復(fù)雜程度如何，在你沒(méi)有完全了解這些情況和工作的預(yù)期結(jié)果之前，不要輕易分配工作。 當(dāng)你對(duì)工作有了清楚的了解以后，還要使你的下屬也了解。要向處理這件工作的下屬說(shuō)明工作的性質(zhì)和目標(biāo)，要保證下屬通過(guò)完成工作獲得新的知識(shí)或經(jīng)驗(yàn)。最后，把工作分配出去以后，還要確定自己對(duì)工作的控制程度。如果一旦把工作分配出去，自己又無(wú)法控制和了解工作的進(jìn)展情況，那就要親自處理這件工作。而不要再把它分配出去了。 切記不要把“熱土豆”式的工作分配出去。所謂“熱土豆”式工作，是指那些處于最優(yōu)先地位并要求你馬上親自處理的特殊工作。例如，你的上司非常感興趣和重視的某件具體工作就是“熱土豆”式工作。

3、這種工作要你親自去做。另外，非常保密的工作也不要分配給別人去做。如果某項(xiàng)工作涉及到只有你才應(yīng)該了解的特殊信息，就不要分配出去。 第二步 選定能夠勝任工作的人建議你對(duì)下屬進(jìn)行完整的評(píng)價(jià)。你可以花幾天時(shí)間讓每個(gè)下屬用書(shū)面形式寫(xiě)出他們對(duì)自己職責(zé)的評(píng)論。要求每位工作人員誠(chéng)實(shí)、坦率地告訴你，他們喜歡做什么工作，還能做些什么新工作，然后，你可以召開(kāi)一個(gè)會(huì)議，讓每個(gè)職員介紹自己的看法，并請(qǐng)其他人給予評(píng)論。要特別注意兩個(gè)職員互相交叉的一些工作。如果某職員對(duì)另一職員有意見(jiàn)，表示強(qiáng)烈的反對(duì)或提出尖銳的批評(píng)，你就要花些時(shí)間與他們私下談?wù)?，在這種評(píng)價(jià)過(guò)程中，你還需要掌握兩點(diǎn)：了解工作和職員完成工作的速度。你要通過(guò)這種

4、形式掌握職員對(duì)他自己的工作究竟了解多深。 如果你發(fā)現(xiàn)有的職員對(duì)自己的工作了解很深，并且遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出你原來(lái)的預(yù)料，這些人就有可能擔(dān)負(fù)重要工作任務(wù)的才能和智慧。 2 / 9了解職員完成工作的速度是另一個(gè)重要任務(wù)。例如，你可能知道一位秘書(shū)的打字速度是另一位秘書(shū)的兩位，或者一個(gè)助手完成同樣困難的任務(wù)所用時(shí)間只是另一助手所用時(shí)間的一半。一旦你掌握了每個(gè)工作人員對(duì)其工作了解的程度和完成工作的速度等情況以后，就可以估計(jì)出每個(gè)人能夠處理什么樣的工作，也就可以回到分配工作的分析上來(lái)，決定把工作分配給能達(dá)到目標(biāo)要求的人。 如果你對(duì)職員的分析正確無(wú)誤，那么選擇能夠勝任工作的人這一步就比較容易做好?；氐綄?duì)工作的了解和職員

5、完成工作速度這兩個(gè)主要標(biāo)準(zhǔn)上來(lái)。然后，你再?zèng)Q定是想把工作做得好還是快。這種決策目標(biāo)將會(huì)向你說(shuō)明能夠勝任工作的人是什么樣的人。這樣，你就有可能讓最有才能的職員發(fā)揮最大的作用。但有一點(diǎn)也要記住，那就是你要盡量避免把所有的工作都交給一個(gè)人去做的傾向。 除了上述兩個(gè)主要標(biāo)準(zhǔn)以外，其它因素也在分配工作中選擇合適的人上起作用。時(shí)間價(jià)值就是一個(gè)很重要的因素。你要注意不要把次優(yōu)先的工作分配給公司中具有很高時(shí)間價(jià)值觀念的職員去做。不量才用人，既浪費(fèi)錢(qián)財(cái)，又影響職員的積極性。 總之，只要認(rèn)真根據(jù)職員對(duì)工作的了解、完成工作的速度、時(shí)間價(jià)值觀念和對(duì)他的培養(yǎng)價(jià)值這幾條原則辦事，就可以選擇出能夠勝任你要分配的工作的人。

6、第三步 確定分配工作的時(shí)間、條件和方法大多數(shù)管理者往往在最不好的時(shí)間里委好工作.他們上午上班后的第一件事便是分配工作。這樣做可能方便管理者，但卻有損于職員的積極性。職員有什么感覺(jué)呢?下屬帶著一天做些什么的想法來(lái)到辦公室，一上班卻又接到新工作.他們被迫改變?cè)ǖ娜粘贪才?，工作的?yōu)選順序也要調(diào)整。這樣做的結(jié)果便是時(shí)間的浪費(fèi)。 分配工作的最好時(shí)間是在下午。你要把分配工作作為一天里的最后一件事來(lái)做。這樣，有利于下屬為明天的工作作準(zhǔn)備，為如何完成明天的工作做具體安排。還有一個(gè)好處，就是職員可以帶著新任務(wù)回家睡覺(jué)，第二天一到辦公室便集中精力處理工作。 面對(duì)面地分配工作是最好的一種分配方法。這樣分配工作便于

7、回答下屬提出的問(wèn)題。獲得及時(shí)的信息反饋、充分利用面部感情和動(dòng)作等形式強(qiáng)調(diào)工作的重要性。只有對(duì)那些不重要的工作才可使用留言條的形式進(jìn)行分配。如果要使下屬被新的工作所促進(jìn)和激勵(lì)，就要相信在分配工作上花點(diǎn)時(shí)間是值得的。寫(xiě)留言條分配工作，可能快并且容易做到，但它不會(huì)給人以深刻和重要的印象。 分配工作是一種人情事兒。它是把重要的工作付給某個(gè)下屬去做。如果可能，最好是面對(duì)面地分配工作。 第四步 制定一個(gè)確切的分配計(jì)劃有了確定的目標(biāo)才能開(kāi)始分配工作。誰(shuí)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作?為什么選某人做這項(xiàng)工作?完成這項(xiàng)工作要花多長(zhǎng)時(shí)間?預(yù)期結(jié)果是什么?完成工作需要的材料在什么地方?下屬怎樣向你報(bào)告工作進(jìn)展?分配工作之前，必須對(duì)這

8、些問(wèn)題有個(gè)明確的答案。你還要把計(jì)劃達(dá)到的目標(biāo)寫(xiě)出來(lái)，給職員一份，自己留下一份備查。這樣做可以使上下雙方都了解工作的要求和特點(diǎn)，不留下錯(cuò)誤理解工作要求的余地。應(yīng)該讓這種分配計(jì)劃指導(dǎo)有效分配工作的全過(guò)程。 第五步 分配工作在分配工作之前，需要把為什么選他完成某項(xiàng)工作的原因講清楚。關(guān)鍵是要強(qiáng)調(diào)積極的一面。向他指出，他的特殊才能是適合完成此項(xiàng)工作的;還必須強(qiáng)調(diào)你對(duì)他的信任。同時(shí)，還要讓下屬知道他對(duì)完成工作任務(wù)所負(fù)的重要責(zé)任;讓他知道完成工作任務(wù)對(duì)他目前和今后在組織中的地位會(huì)有直接影響。 在解釋工作的性質(zhì)和目標(biāo)時(shí)，要向下屬講出你所知道的一切。不要因?yàn)闆](méi)有講完所掌握的信息，而給下屬設(shè)下工作的陷阱。你要把所

9、有的目標(biāo)全部擺出來(lái)：誰(shuí)要求做這件工作的，要向誰(shuí)報(bào)告工作，客戶(hù)是誰(shuí)等等。還要把自己在這個(gè)工作領(lǐng)域的體驗(yàn)也告訴下屬。讓他們了解過(guò)去的一些事情是怎樣處理的，得到了一些什么結(jié)果等。要讓下屬完全理解體所希望得到的結(jié)果。如果可能，盡量列出事實(shí)、數(shù)量和具體目標(biāo)。那種“這件事需要快辦”的說(shuō)法不是對(duì)工作的充分解釋。 給下屬規(guī)定一個(gè)完成工作的期限。讓他知道，除非在最壞的環(huán)境條件下才能推遲完成工作的期限。向他講清楚，完成工作的期限是怎樣定出來(lái)的，為什么說(shuō)這個(gè)期限是合理的。另外，還要制定一個(gè)報(bào)告工作的程序，告訴他什么時(shí)間帶著工作方面的信息向你報(bào)告工作;同時(shí)，你也要向他指出，要檢查的工作的期望結(jié)果是什么，使他明確要求。

10、 最后，你要肯定地表示自己對(duì)下屬的信任和對(duì)工作的興趣。象“這是一件重要工作，我確信你能做好它”這樣的話(huà)，可以對(duì)下屬發(fā)揮很大的激勵(lì)作用?？傊涀?，分配好工作，不僅能節(jié)約時(shí)間，還可以在職員中創(chuàng)造出一種暢快的工作氣氛。 第六步 檢查下屬的工作進(jìn)展情況確定一個(gè)評(píng)價(jià)分配出去的工作進(jìn)展情況的計(jì)劃是很有技巧的事。檢查太勤會(huì)浪費(fèi)時(shí)間;對(duì)分配出去的工作不聞不問(wèn)，也會(huì)導(dǎo)致災(zāi)禍。 對(duì)不同工作，檢查計(jì)劃也有所不同。這主要取決于工作的難易程度、職員的能力及完成工作需要時(shí)間的長(zhǎng)短。如果某項(xiàng)工作難度很大并且是最優(yōu)先的，就要時(shí)常檢查進(jìn)展情況，每一兩天檢查一次，保證工作成功而又不花費(fèi)太多時(shí)間，這類(lèi)工作都有一個(gè)內(nèi)在的工作進(jìn)展階

11、段，一個(gè)階段的結(jié)束又是另一個(gè)階段的開(kāi)始。這種階段的停起時(shí)間也是檢查和評(píng)價(jià)工作進(jìn)展情況的最好時(shí)間。當(dāng)你把一件有困難的工作分配給一個(gè)經(jīng)驗(yàn)較少的下屬去做時(shí)，不論從必要性還是從完成工作的愿望上來(lái)講，多檢查幾次進(jìn)展情況都是有益的。對(duì)這種情況，你可以把檢查工作進(jìn)展的次數(shù)定為其他下屬的兩倍。除了定期檢查工作以外，還要豎起耳朵傾聽(tīng)下屬的意見(jiàn)和報(bào)告工作進(jìn)展的情況。要讓下屬知道你對(duì)他的工作很關(guān)心并愿意隨時(shí)和他一道討論工作中遇到的各種問(wèn)題。 一般地講，你既然把某項(xiàng)工作交給了下屬，就要相信他能勝任這項(xiàng)工作。因此，每周檢查一次工作也就足夠了，但要鼓勵(lì)下屬在有問(wèn)題時(shí)隨時(shí)來(lái)找你，另外還要讓他們懂得你不鼓勵(lì)不必要的打擾。 評(píng)

12、價(jià)工作進(jìn)展的方法必須明確。要求下屬向你報(bào)告工作是怎樣做的，還有多少工作沒(méi)有做完，讓他告訴你工作中遇到的問(wèn)題和他是怎樣解決這些問(wèn)題的。最后，你要用堅(jiān)定的口氣向下屬指明，必須完成工作的期限和達(dá)到要求的行動(dòng)方案，促使下屬繼續(xù)努力工作。第七步 檢查和評(píng)價(jià)分配工作系統(tǒng)當(dāng)分配出去的工作完成以后，你要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候?qū)ψ约旱姆峙涔ぷ飨到y(tǒng)進(jìn)行評(píng)價(jià)，以求改進(jìn)?？梢越M織一個(gè)小組，小組中的每個(gè)成員都可以評(píng)價(jià)和批評(píng)他們?cè)谕瓿煞峙涔ぷ髦械谋憩F(xiàn)。最好是要求大家用書(shū)面形式把意見(jiàn)寫(xiě)出來(lái)，然后召開(kāi)一個(gè)短會(huì)對(duì)這些書(shū)面意見(jiàn)進(jìn)行討論。 為了做好分配工作系統(tǒng)的評(píng)價(jià)工作，需要解決這樣一些問(wèn)題：工作是否按期完成?工作的目標(biāo)是否達(dá)到?下屬是否創(chuàng)

13、造出了完成工作的新方法?他們是否從工作中學(xué)到了一些新東西或得到了某種益處?把這些問(wèn)題作為評(píng)價(jià)分配系統(tǒng)工作情況的基礎(chǔ)，邀請(qǐng)下屬進(jìn)行評(píng)論。實(shí)踐證明，最準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)和最要害的批評(píng)往往來(lái)自下屬。因?yàn)樗麄兪侨蝿?wù)的執(zhí)行者，對(duì)評(píng)價(jià)分配工作系統(tǒng)要比管理者更有發(fā)言權(quán)。 評(píng)價(jià)過(guò)程中的一個(gè)重要方面是要實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)。怎樣獎(jiǎng)勵(lì)一個(gè)工作做得好的助手?許多情況下，管理者“獎(jiǎng)勵(lì)”給下屬的往往是更多更重要的工作.因?yàn)槭聦?shí)證明他能干，為什么不讓能干的人做更多更重要的工作呢?這種想法和做法從道理上講無(wú)可非議，但實(shí)際上卻有點(diǎn)濫用職權(quán)，如果一個(gè)有才能有責(zé)任心的下屬覺(jué)得他工作成功的獎(jiǎng)賞只是更多的工作負(fù)擔(dān)，特別是當(dāng)他所做的工作是其他人的兩倍而報(bào)

14、酬卻沒(méi)有相應(yīng)增加時(shí)，他便很難受到促進(jìn)。 尊敬和賦予新的工作責(zé)任是對(duì)下屬的獎(jiǎng)勵(lì)，但一味地加重工作負(fù)但則不在此列。即使你從內(nèi)心里認(rèn)為對(duì)下屬的信賴(lài)是一種極大的獎(jiǎng)賞和促進(jìn)，也不行，比較好的辦法是，向他們透*個(gè)人的事情，如你與上司的問(wèn)題。你對(duì)其他有關(guān)工作的的反對(duì)意見(jiàn)、批評(píng)和評(píng)論等。這類(lèi)內(nèi)部信息表明你對(duì)他的真正信任和尊敬，會(huì)鼓勵(lì)他更有效地工作。瓜子理論:員工激勵(lì)與管理作為企業(yè)管理顧問(wèn)，我們經(jīng)常聽(tīng)到林林總總的有關(guān)下屬難以管理的議論，諸如下屬如何不主動(dòng)，如何不聽(tīng)話(huà)，如何拖沓，素質(zhì)如何低下等等。但是，事實(shí)上，企業(yè)里出現(xiàn)效率低下，完不成任務(wù)等問(wèn)題，多數(shù)情況下原因在管理者身上。身為管理者，許多人不知道如何給下屬制定

15、工作職責(zé)，如何分解、分配任務(wù)，用什么尺度考核下屬的工作績(jī)效以及用什么方法激勵(lì)、約束下屬等等。其實(shí)，要掌握這些管理技術(shù)并不難，我們通過(guò)分析下面的生活中的一些現(xiàn)象，給我們一些啟示，幫助我們掌握管理技術(shù)。 在我們公司附近有一家川菜館。由于該菜館價(jià)錢(qián)公道、味道地道、服務(wù)周到，于是我便成了那里的常客，幾乎每天的午餐都在那里解決。這家川菜館還有一個(gè)特點(diǎn)，就是在客人落座之后，給每一位客人端上一盤(pán)炒好的葵花子。吃著葵花子，品著花茶，等待上菜的時(shí)間就會(huì)變得很短。 天天嗑瓜子，對(duì)嗑瓜子就產(chǎn)生了興趣，后來(lái)專(zhuān)門(mén)對(duì)嗑瓜子研究了一番，發(fā)現(xiàn)了一些規(guī)律： 1、無(wú)論人們喜歡與否，很容易拿起第一顆瓜子； 2、一旦吃上第一顆，就會(huì)

16、吃起第二顆、第三顆停不下來(lái)； 3、在吃瓜子的過(guò)程中，人們可能會(huì)做一些別的事情，比如，去洗手間等等，但是，回到座位上以后，都會(huì)繼續(xù)吃瓜子，不需要他人提醒、督促； 4、大多數(shù)情況下，人們會(huì)一直吃下去，直到吃光為止； 為什么會(huì)是這樣呢？總結(jié)一下，我認(rèn)為有三大原因： 1、嗑瓜子這種行為很簡(jiǎn)單； 因?yàn)楹?jiǎn)單，人們很容易開(kāi)始這種行為；因?yàn)楹?jiǎn)單，人們很容易掌握技巧，成為熟手；并且不斷改進(jìn)嗑瓜子的方法，這個(gè)過(guò)程增強(qiáng)了人們的自信，在潛意識(shí)中人們期望享受這個(gè)過(guò)程。 2、每嗑開(kāi)一顆瓜子人們馬上就會(huì)享受到一粒瓜子仁； 這一點(diǎn)至關(guān)重要。嗑開(kāi)瓜子后馬上享受到香香的瓜子仁，這對(duì)嗑瓜子的人來(lái)說(shuō)是一個(gè)即時(shí)回報(bào)；就是這種即時(shí)回報(bào)微

17、妙地發(fā)揮著作用激勵(lì)著人們不停地去嗑下一顆瓜子。 3、一盤(pán)瓜子一個(gè)一個(gè)嗑起來(lái)，過(guò)一會(huì)就有一堆瓜子皮能夠看到嗑瓜子的成就； 作為管理者，如果誰(shuí)有辦法能夠讓他的下屬像吃瓜子一樣愉快地完成工作，那么他就成功了。 通過(guò)上述分析，我們已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，要做到這一點(diǎn)并不困難。 首先，我們要學(xué)會(huì)分解任務(wù)，把復(fù)雜任務(wù)分解為若干個(gè)簡(jiǎn)單的、容易做的小任務(wù)。就像嗑瓜子一樣容易做，再把這些容易完成的小任務(wù)分到員工手中。員工一定會(huì)樂(lè)于接受這樣的任務(wù)； 第二、我們要及時(shí)促使下屬開(kāi)始工作。例如，給他明確工作目標(biāo)，提供工作條件，規(guī)定開(kāi)始的時(shí)間。在下屬對(duì)任務(wù)充滿(mǎn)熱情的時(shí)候就讓他開(kāi)始工作。 第三、對(duì)于員工每一次完成任務(wù)都要給予及時(shí)的激勵(lì)。這種激勵(lì)應(yīng)該是及時(shí)的。就是說(shuō)，員工完成任務(wù)以后，第一要激勵(lì)，第二要馬上激勵(lì)。 比如說(shuō)，你的助理剛剛幫你潤(rùn)色完一個(gè)講稿，把講稿交給你。你看后覺(jué)得很滿(mǎn)意，那你就馬上告訴她“真棒！又快又好?！蹦憬^對(duì)不可以沒(méi)有任何表示，說(shuō)“好，我看了?！庇掷?，如果你的某個(gè)下屬本月完成任務(wù)很好，你就應(yīng)該按照制度當(dāng)月兌現(xiàn)獎(jiǎng)金，不要拖到下個(gè)月。更不能閉口不談兌現(xiàn)獎(jiǎng)金的事。如果員工出色的工作表現(xiàn)不能得到上司的及時(shí)肯定或者獎(jiǎng)勵(lì)，員工的工作熱情就會(huì)減弱。如果，您的助理花了半天的時(shí)間給你整理好了你要的資料，你不但沒(méi)有稱(chēng)贊他，反而因?yàn)樗囊恍┬〉氖д`