采購人員如何有效進(jìn)行采購談判方法與議價(jià)技巧

1、 采購人員如何有效進(jìn)行采購談判-方法與議價(jià)技巧一個(gè)成功的談判應(yīng)做好兩個(gè)部分工作，第一部分是了解談判的過程，第二部分是進(jìn)行談判準(zhǔn)備。談判過程包括理解談判的定義和目的，何時(shí)進(jìn)行談判，有效談判有哪些障礙，成功談判者的特點(diǎn)，推動(dòng)談判的技巧，和談判中的洞察力。談判準(zhǔn)備包括了解對(duì)方的意圖，確立你和對(duì)手的地位，確定關(guān)鍵問題之所在，制定談判戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)，以及合理地組織。談判是雙方達(dá)成互相滿意的共識(shí)，所以雙贏也就成為談判的目的。從買方來講以下五個(gè)因素會(huì)導(dǎo)致談判發(fā)生。（1）至少兩個(gè)以上供應(yīng)商（2）賣方有意介入（3）有了清楚的規(guī)格（4）投標(biāo)者間存在差異（5）采購額大到足以涵蓋競(jìng)標(biāo)成本。成功談判的阻礙。成功談判者的特點(diǎn)

2、包括計(jì)劃能力、清晰而敏捷的思路、有強(qiáng)烈成功干、對(duì)他人意見的采納能力、自制力、了解人性、善于傾聽等等。但所有這些都需要經(jīng)過不斷的訓(xùn)練和實(shí)踐以及團(tuán)隊(duì)人員的互相補(bǔ)充。推動(dòng)談判的技巧。第一個(gè)是吸取以往的教訓(xùn)，對(duì)剛完成的談判進(jìn)行小結(jié)，哪里成功，哪里不對(duì)，哪里要改，對(duì)方如何，這對(duì)以后都有幫助。第二是小組會(huì)議，它可用以解決談判小組內(nèi)的分歧，對(duì)戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)修訂。如是一人的談判，你可安排讓人叫你接聽電話，或告訴對(duì)方時(shí)間有限，晚點(diǎn)再答復(fù)。談判的準(zhǔn)備這里要指出的是與對(duì)方以往的接觸以及將來的合作前景都是重要的考慮因素。另外，如果沒有充分地準(zhǔn)備，即使口齒伶俐、能說會(huì)道也只能收效甚微。下面列出談判準(zhǔn)備的八個(gè)步驟。1.分析對(duì)方

3、的方案。評(píng)估價(jià)格、運(yùn)送、規(guī)格、付款和任何與你的要求有出入的地方。記住對(duì)方的方案往往是對(duì)他們有利的。2.確立自己的目標(biāo)。具體定下你的價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、運(yùn)送、規(guī)格、支付等要求并寫在紙上，而不是跟對(duì)方說“你盡量”。3.定下方案。對(duì)每個(gè)問題要定出最佳方案、目標(biāo)方案、以及最壞的方案，這可幫你制定相應(yīng)策略。4.分析對(duì)方的地位。你同樣可估計(jì)一下對(duì)方可能的地位，這易于預(yù)測(cè)其談判策略。至此你可以大致感覺出談判的尺度范圍。5.確定和組織問題。現(xiàn)在可以組織問題，并列出雙方在各個(gè)問題上的相同和不同之處。要記住每個(gè)爭(zhēng)論點(diǎn)都要有可靠的資料加以支持。6.計(jì)劃你的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)。三個(gè)實(shí)用戰(zhàn)略是A）避談本方立場(chǎng)，先是試探對(duì)方觀點(diǎn)。

4、這往往用于對(duì)方很想達(dá)成協(xié)議，而自己又缺乏足夠信息。B）直接講出你的最理想方案。這通常用于你已了解對(duì)方的方案。C）講出你的最理想方案，緊接著講出你的目標(biāo)方案。這往往用于當(dāng)你處在弱勢(shì)但又有能力說服對(duì)方的時(shí)候。戰(zhàn)術(shù)的合理利用能使計(jì)劃成功實(shí)施。這些戰(zhàn)術(shù)包括：1）將問題安重要性排序2）聰敏的提問以得到盡量多的信息，而不是“是”或“不是”的回答3）有效地聽4）保持主動(dòng)5）利用可靠的資料6）利用沉默，這可使對(duì)方感到緊張而進(jìn)行進(jìn)一步的討論7）避免情緒化，這會(huì)使談判對(duì)人而不是對(duì)事8）利用談判的間隙從新思考，避免給對(duì)方牽制8）不要擔(dān)心說“不”9）清楚最后期限10）注意體態(tài)語言11）思路開闊，不要被預(yù)想的計(jì)劃束縛創(chuàng)

5、造性12）把談判內(nèi)容記錄下來以便轉(zhuǎn)成最終合同。7.選擇談判團(tuán)隊(duì)。選出隊(duì)長(zhǎng)，其他成員必須明確自己的任務(wù)并支持隊(duì)長(zhǎng)。8.定出談判的議程。哪些問題要討論、誰來討論以及會(huì)議的流程都要預(yù)先確定。記住把主場(chǎng)設(shè)在自己一方總是有利的。而且要確定談判對(duì)手有否決定權(quán)，必要時(shí)可以直接問對(duì)方的權(quán)限。以上的討論對(duì)談判專家是一個(gè)回顧，對(duì)新手是個(gè)起點(diǎn)。上述技能的應(yīng)用要根據(jù)個(gè)人風(fēng)格和具體情況而定。無論是正式或非正式的談判，本文提供的內(nèi)容都能幫你提高談判的效力。和沒有經(jīng)驗(yàn)的銷售人員談判要和一個(gè)缺乏經(jīng)驗(yàn)的銷售人員談判，找個(gè)第三方的專家可能是個(gè)有效途徑。當(dāng)你和重要供應(yīng)商派來的銷售人員談判時(shí)，你會(huì)很快意識(shí)到這個(gè)銷售員不光對(duì)其產(chǎn)品知之

6、甚少，對(duì)專業(yè)談判也是門外漢，更不知道什么是雙贏談判。最糟糕的是他預(yù)先沒做任何準(zhǔn)備，對(duì)你公司也沒有了解。如果你們兩家公司間關(guān)系十分好，如果你有很多重要問題必須要和他討論，這時(shí)你該這么辦？你會(huì)利用他的弱點(diǎn)得到更多好處嗎？當(dāng)然不能。因?yàn)樗墓芾韺右坏┌l(fā)現(xiàn)協(xié)議不合理還會(huì)要求重開談判。如果簡(jiǎn)單要求對(duì)方重新派人來也不是明智的做法，最好的辦法就是面對(duì)現(xiàn)實(shí)。你可以將產(chǎn)品知識(shí)、行業(yè)規(guī)范、雙贏談判等理論來教導(dǎo)和幫助他。具體可從以下幾方面開始。質(zhì)量：以事實(shí)為依據(jù)，客觀講明你所要的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，銷售員就很難再爭(zhēng)論下去。運(yùn)送：列出別的供應(yīng)商所能做到的事實(shí)，銷售員很難再反駁。價(jià)格：如果你做了價(jià)格和成本調(diào)查，你也應(yīng)該提供足夠的

7、依據(jù)。即使那沒有經(jīng)驗(yàn)的銷售人員非常情緒化，他也很難推翻事實(shí)。萬一對(duì)方還是十分固執(zhí)怎么辦？那就可利用第三方專家的辦法。讓對(duì)方知道這樣做是為了使雙方更好地合作，因?yàn)榈谌皆谡勁泻罂稍陔p方面前提供反饋意見。第三方可來自仲裁機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)、或雙方認(rèn)可的組織，或者你可讓銷售員指定他自己公司的專業(yè)人員來充當(dāng)?shù)谌摺？傊康氖亲屢粋€(gè)客觀的第三者參與談判。最后要記住兩點(diǎn)：第一，責(zé)備是毫無意義的，銷售員不會(huì)因?yàn)樨?zé)備而突然對(duì)產(chǎn)品十分了解；第二，不要有情緒感和失敗感，銷售員不講道理，可你必須講道理。當(dāng)然這說起來容易做起來難，但這正是顯示你談判智慧的時(shí)候。如何作正確的詢價(jià)（一）“詢價(jià)(RequestforQuota

8、tion)”是采購人員在作業(yè)流程上的一個(gè)必要階段。在接到請(qǐng)購單、了解目前庫存狀況及采購預(yù)算后，通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。如果這是常態(tài)性的采購，需求的形態(tài)又是屬于標(biāo)準(zhǔn)零件，對(duì)于供應(yīng)商來說比較不會(huì)有問題。但是在新產(chǎn)品開發(fā)時(shí)，對(duì)于那些不屬于標(biāo)準(zhǔn)品的部分，詢價(jià)的時(shí)候就必須要特別注意是否有提供供應(yīng)商足夠的資料，來方便其報(bào)價(jià)作業(yè)。為了避免日后造成采購與供應(yīng)商各說各話，以及在品質(zhì)認(rèn)知上的差異，對(duì)于詢價(jià)時(shí)所應(yīng)提供資料的準(zhǔn)備上就不能馬虎。因?yàn)橥暾罢_的詢價(jià)文件可幫助供應(yīng)商在最短的時(shí)間提出正確、有效的報(bào)價(jià)。一個(gè)完整的詢價(jià)文件至少應(yīng)該考慮包括下列幾個(gè)主要的部分。一、詢價(jià)項(xiàng)目的“品名”與“料號(hào)”首先，詢價(jià)

9、項(xiàng)目的“品名”以及“料號(hào)”是在詢價(jià)單上所應(yīng)比備的最基本資料。供應(yīng)商必須知道如何來稱呼所報(bào)價(jià)的產(chǎn)品，這即是所謂的"品名"以及其所代表的“料號(hào)”，這也是買賣雙方在日后進(jìn)行后續(xù)追蹤時(shí)的一個(gè)快速查辦以及檢索的依據(jù)。料號(hào)因?yàn)樵诿恳豢蛻糁杏衅洫?dú)特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號(hào)動(dòng)輒多達(dá)十多個(gè)位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)。料號(hào)中一個(gè)位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個(gè)產(chǎn)品的料號(hào)。品名的書寫應(yīng)盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。二、詢價(jià)項(xiàng)目的“數(shù)量”通常供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)都需要知道買方的需求量，這是因?yàn)椴少徚康亩喙褧?huì)影響到價(jià)格的計(jì)算。數(shù)量資

10、訊的提供通常包括有“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”；“不同等級(jí)的需求數(shù)量”，如數(shù)量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約“訂購數(shù)量”；或產(chǎn)品“生命周期的總需求量”。除了讓供應(yīng)商了解需求量及采購的形態(tài)外，也可同時(shí)讓供應(yīng)商分析其自身產(chǎn)能是否能應(yīng)付買方的需求。在詢價(jià)時(shí)買方通常都有一個(gè)通病，那就是怕量少而無法得到好價(jià)格，便把需求量或采購量膨脹。此時(shí)，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產(chǎn)的價(jià)格，如果在真正進(jìn)行采購后，無法達(dá)到報(bào)價(jià)的預(yù)期數(shù)量時(shí)，供應(yīng)商不是提高價(jià)格，便是在其他方面減少對(duì)客戶的服務(wù)，或停止供應(yīng)，到頭來得不償失的還是自己。因此，對(duì)需求量的資訊應(yīng)很實(shí)在的與供應(yīng)商溝通，同時(shí)采購

11、也可拿出市場(chǎng)預(yù)測(cè)來說服供應(yīng)商，如此才能達(dá)到長(zhǎng)期配合、持續(xù)供貨的目的。三、詢價(jià)項(xiàng)目的“規(guī)格書”規(guī)格書是一個(gè)描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最“新版本”的工程圖面、測(cè)試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報(bào)價(jià)的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價(jià)也應(yīng)一并在詢價(jià)時(shí)注明。如為國(guó)際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應(yīng)附上國(guó)際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應(yīng)商詢問其接受的程度，在提供時(shí)應(yīng)注意以國(guó)際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔。不

12、過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時(shí)，最好也同時(shí)提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案?jìng)鬟f時(shí)所可能發(fā)生的資料誤失。四、詢價(jià)項(xiàng)目的“品質(zhì)”要求表達(dá)詢價(jià)項(xiàng)目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有許多種，通?？梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨(dú)使用一種方式便能完整表達(dá)對(duì)產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求，應(yīng)該依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來進(jìn)行。1、品牌(BrandorTradeNames)：一般而言，使用品牌的產(chǎn)品對(duì)采購而言是最輕松容易的，不僅能節(jié)省采購時(shí)間、降低采購花費(fèi)，也同時(shí)能降低品質(zhì)檢驗(yàn)的手續(xù)，因?yàn)橹恍璐_認(rèn)產(chǎn)品的標(biāo)示即可。不過，具有品牌的產(chǎn)品其價(jià)格通常也比較高，購買數(shù)量不多時(shí)使用品牌方式采購反而比較有

13、利。2、或同級(jí)品(“OrEqual”)：其意義指的是具有能達(dá)到相同功能的產(chǎn)品，決定是否允許使用可替代的同級(jí)品報(bào)價(jià)也應(yīng)在詢價(jià)時(shí)注明，同級(jí)品的確認(rèn)使用必須要得到使用單位的接受。3、商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(CommercialStandard)：商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于產(chǎn)品的尺寸、材料、化學(xué)成分、制造工法等等，都有一個(gè)共通的完整描述。對(duì)于一般標(biāo)準(zhǔn)零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可以免除對(duì)品質(zhì)上的誤解。4、材料與制造方法規(guī)格(MaterialorMethod-of-ManufactureSpecification)：當(dāng)對(duì)材料或制造方法有特定的要求時(shí)，必須注明其適用的標(biāo)準(zhǔn)。如果要求注明為DIN歐規(guī)時(shí)，其相對(duì)應(yīng)的CNS或

14、JIS規(guī)格也最好能予以注明。5、性能或功能PerformanceorFunctionSpecification)：此類型規(guī)格較常用于采購高科技產(chǎn)品以及供應(yīng)商先期參與(EarlySupplierInvolvement,ESI)的情況中。供應(yīng)商只被告知產(chǎn)品所需要達(dá)到的性能或功能，至于如何去制作方能達(dá)到要求的細(xì)節(jié)部分，則留給供應(yīng)商來解決。6、工程圖面(EngineeringDrawing)：工程圖面是最能用來描述所需要產(chǎn)品品質(zhì)，其內(nèi)容除了必須要清晰外，對(duì)尺寸公差的精確性也不能忽略。7、市場(chǎng)等級(jí)(MarketGrade)：通常用于商品如木材、農(nóng)產(chǎn)品、煙草、食品等方面的品質(zhì)要求，由于市場(chǎng)等級(jí)的劃分界線無

15、法很明確的被一般人所辯識(shí)，采購人員通常會(huì)被要求具有如何鑒定所購產(chǎn)品是屬于何種時(shí)常等級(jí)的能力。8、樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對(duì)供應(yīng)商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對(duì)顏色、印刷、與市場(chǎng)等級(jí)的要求上使用的比較普遍。9、工作說明書(StatementOfWork,SOW)：主要使用于采購服務(wù)項(xiàng)目類如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發(fā)包等，一份完整的工作說明書除了應(yīng)該簡(jiǎn)單明了外，對(duì)于所應(yīng)達(dá)到的工作品質(zhì)也應(yīng)盡量以量化的方式來規(guī)范其績(jī)效的評(píng)估。工作說明書的內(nèi)容必須能保障買方能獲得滿意的服務(wù)，也同時(shí)要能保留足夠的彈性，讓供應(yīng)商來發(fā)揮創(chuàng)造工作上的附加價(jià)值。如何作正確的詢價(jià)（二）

16、“詢價(jià)(RequestforQuotation)”是采購人員在作業(yè)流程上的一個(gè)必要階段。在接到請(qǐng)購單、了解目前庫存狀況及采購預(yù)算后，通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。如果這是常態(tài)性的采購，需求的形態(tài)又是屬于標(biāo)準(zhǔn)零件，對(duì)于供應(yīng)商來說比較不會(huì)有問題。但是在新產(chǎn)品開發(fā)時(shí)，對(duì)于那些不屬于標(biāo)準(zhǔn)品的部分，詢價(jià)的時(shí)候就必須要特別注意是否有提供供應(yīng)商足夠的資料，來方便其報(bào)價(jià)作業(yè)。為了避免日后造成采購與供應(yīng)商各說各話，以及在品質(zhì)認(rèn)知上的差異，對(duì)于詢價(jià)時(shí)所應(yīng)提供資料的準(zhǔn)備上就不能馬虎。因?yàn)橥暾罢_的詢價(jià)文件可幫助供應(yīng)商在最短的時(shí)間提出正確、有效的報(bào)價(jià)。一個(gè)完整的詢價(jià)文件至少應(yīng)該考慮包括下列幾個(gè)主要的部分。五、

17、詢價(jià)項(xiàng)目的“報(bào)價(jià)基礎(chǔ)”要求“報(bào)價(jià)基礎(chǔ)”通常包括報(bào)價(jià)的“幣值”與“貿(mào)易條件”，國(guó)內(nèi)買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿(mào)易條件不是以“出廠價(jià)”就是以“到廠價(jià)（運(yùn)費(fèi)是否內(nèi)含則另議）”來計(jì)算。國(guó)際貿(mào)易就比較復(fù)雜，報(bào)價(jià)幣值方面供應(yīng)商多半以美元為計(jì)價(jià)基礎(chǔ)，至于是否以采購當(dāng)?shù)貛胖涤?jì)價(jià)，則視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的作法。國(guó)際貿(mào)易通常的貿(mào)易條件有Ex-Work（工廠交貨）、FOB（船上交貨）、FAS（船邊交貨）或CIF（運(yùn)保費(fèi)在內(nèi)交貨）等，在不同條件下，買賣雙方所負(fù)擔(dān)的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)是不同的。FOB條件下，賣方的責(zé)任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負(fù)擔(dān)裝船的風(fēng)險(xiǎn)，但買方則需負(fù)責(zé)船運(yùn)、海險(xiǎn)等費(fèi)用。在CIF條件下，賣方

18、除了必須負(fù)擔(dān)裝船的風(fēng)險(xiǎn)，還要負(fù)擔(dān)貨物運(yùn)至指定目的港口所需的運(yùn)費(fèi)及保險(xiǎn)費(fèi)。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報(bào)價(jià)自然要較以FOB條件的報(bào)價(jià)高，買方在詢價(jià)時(shí)必須詳加注明。六、買方的“付款條件”有關(guān)付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時(shí)間愈晚愈好。相反，賣方當(dāng)然是認(rèn)為愈早愈好。買方有義務(wù)讓賣方了解其公司內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)付款條件（在采購模具時(shí)，通常有“階段性付款”的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗(yàn)收40%），賣方也可在報(bào)價(jià)時(shí)提出其不同的要求，最后的付款條件則需買賣雙方經(jīng)協(xié)議后所訂定。在情況處于買方市場(chǎng)時(shí)，在競(jìng)爭(zhēng)性市場(chǎng)中供給超過需求，貨品和/或勞務(wù)可容易地被取得，商業(yè)的經(jīng)濟(jì)力量

19、傾向于導(dǎo)致價(jià)格接近于采購的預(yù)估價(jià)值，買方通常能以較優(yōu)的付款條件來要求賣方配合，如“記賬方式（O/A）”，T/T60天甚至90天。但處于賣方市場(chǎng)，因?yàn)樾枨蟪^供給甚多，情況則恰好相反。賣方一般會(huì)選擇較短的付款期來要求買方，如選擇“貨到付現(xiàn)(CashonDelivery,C.O.D.)”或“預(yù)付貨款(T/Tinadvance)”。另外，對(duì)于付款條件尚需要明確注明其時(shí)間計(jì)算的“付款起算日”，在國(guó)際貿(mào)易中通常國(guó)內(nèi)供應(yīng)商一般是以出貨日(ShippingDate)、發(fā)票日(InvoiceDate)或裝船日(OnBoardDate)來起算付款到期的時(shí)間。這時(shí)如果國(guó)外買主的認(rèn)定為抵達(dá)日(ArrivalDate

20、)甚或到廠日(ReceivingDate)為起算日，中間就有可能相差一個(gè)月的時(shí)間，買賣雙方均不可不慎。規(guī)格書是一個(gè)描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最“新版本”的工程圖面、測(cè)試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報(bào)價(jià)的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價(jià)也應(yīng)一并在詢價(jià)時(shí)注明。如為國(guó)際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應(yīng)附上國(guó)際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應(yīng)商詢問其接受的程度，在提供時(shí)應(yīng)注意以國(guó)際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔