《辦公室管理》簡(jiǎn)答題

1、辦公室管理 -簡(jiǎn)答題1、文員在處理上司指派的工作時(shí)，首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，簡(jiǎn)要說(shuō)明制定計(jì)劃時(shí)應(yīng)注意 的幾個(gè)要點(diǎn)。答：（ 1）充分了解即將開始的工作內(nèi)容；（2）思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳；（3）上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，必須為工作排定優(yōu)先順序。2、文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng)， 文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法： 設(shè)置基本辦公日程表、 固定活動(dòng)日期一覽表； 使用提示性備忘錄； 準(zhǔn)備約會(huì)表；準(zhǔn)備特殊提示卡；準(zhǔn)備交往提示文

2、件。3、文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是什么？ 答：文員進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸。 進(jìn)言的作用：參謀作用；補(bǔ)缺作用；增進(jìn)關(guān)系作用。 方法和要求：適事、適時(shí)、適地、適度。4、文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？答：（ 1）會(huì)議名稱；（ 2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（3）時(shí)間（開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）；（ 4）會(huì)議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（ 8）會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料； （10）下次會(huì)議預(yù)定日期。5、簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議紀(jì)要的概念，會(huì)議紀(jì)要有什么作用？有哪兩種形式？ 答：會(huì)議紀(jì)要是用來(lái)記載、 傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的

3、一種正式公文。 它是在會(huì)議記錄 的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會(huì)議的精神和情況。會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、 交流經(jīng)驗(yàn)、 統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、指導(dǎo)工作的作用。 可以用于向上級(jí)匯報(bào) 會(huì)議情況； 也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位， 以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)， 或要求與會(huì)單位共 同遵守、執(zhí)行。有兩種形式：（ 1）議決性會(huì)議紀(jì)要。（ 2）周知性會(huì)議紀(jì)要。6、簡(jiǎn)要說(shuō)明文秘人員單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作。 答：（1）整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷， 或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。（ 2）回到公司上班后， 應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如果是與上司同行的， 可根據(jù)上司的原始記

4、錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。（3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。（4）把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來(lái)有用。（5）對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。7、辦公室事務(wù)管理的服務(wù)性特征表現(xiàn)為哪三個(gè)方面？請(qǐng)簡(jiǎn)要說(shuō)明。 答：一是為上司服務(wù)， 使上司能夠擺脫繁雜瑣事的壓力， 把主要精力集中在重要工作上； 二是為組織服務(wù)，為組織員工創(chuàng)造一個(gè)高效、 舒適的工作生活環(huán)境，提供便利條件，解除后 顧之憂，保證組織系統(tǒng)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)； 三是為公眾服務(wù)，保證組織與外界的信息渠道暢通，密 切與社會(huì)各界聯(lián)系。8、什么是文員的擋駕方法

5、？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？ 答：文員的擋駕方法是指：對(duì)于上司不必要接見的來(lái)訪者，不必要參加的邀請(qǐng)性活動(dòng)， 不想接聽的電話， 由文員出門阻擋或謝絕。 文員沒(méi)有必要把真正原因告訴對(duì)方， 只需要禮貌 地、委婉第達(dá)到阻擋或拒絕的目的即可。主要的擋駕法有：（1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對(duì)方，暫時(shí)不能接或上司不在，將內(nèi)容 記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時(shí)間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。（2）來(lái)訪擋駕。先問(wèn)清來(lái)由，判斷有無(wú)必要引見給上司，或先作請(qǐng)示。（3）會(huì)議、活動(dòng)擋駕。對(duì)無(wú)必要的會(huì)議和活動(dòng)，文員要替上司委婉地謝絕。9、制發(fā)文件時(shí)加蓋機(jī)關(guān)印章，稱為用印，具體要求有哪些?答：（ 1）文件

6、用印時(shí)，必須以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文件原稿為依據(jù)，經(jīng)核 對(duì)無(wú)誤后始得用印。（2）文件用印要端正、 清晰， 要端正地蓋在成文日期上方， 上不壓正文， 下要騎年蓋月。（3）文件用印一定要與制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、部門或單位相一致。（4）要核實(shí)用印份數(shù)，超過(guò)份數(shù)的不能蓋印。10、簡(jiǎn)述文員向上司做請(qǐng)示的注意事項(xiàng)。答：（ 1）請(qǐng)示要對(duì)口。遵守按上級(jí)分工，對(duì)口請(qǐng)示的原則。避免多頭、越級(jí)請(qǐng)示。對(duì) 涉及多方面的綜合性工作， 應(yīng)向主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)人請(qǐng)示， 并將有關(guān)情況通報(bào)其他分管上 司。（ 2）請(qǐng)示要單一。遵守一文一事的規(guī)則， 避免將多項(xiàng)事物寫在一份請(qǐng)示內(nèi)，造成上司批 復(fù)的困難。11、核稿，是擬稿人員的上級(jí)負(fù)

7、責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)，要做到“六查”，請(qǐng)簡(jiǎn)述 六查內(nèi)容。答：（ 1）查是否需要行文，以什么名義行文；（2）查文稿內(nèi)容與法律法規(guī)政策及其它已有規(guī)定是否矛盾；（3）查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行；（4）查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問(wèn)題是否協(xié)商一致并經(jīng)過(guò)會(huì)簽；（5）查行文是否規(guī)范；（6）查文件格式是否符合規(guī)定。12、簡(jiǎn)述辦公室的四種含義。答：（ 1）廣義的：泛指一切辦公場(chǎng)所，區(qū)別于教室、車間、醫(yī)療室、實(shí)驗(yàn)室等。（2）狹義的：指某一類職業(yè)人員或某一級(jí)職務(wù)人員的辦公場(chǎng)所，如廠長(zhǎng)辦公室等。（3）特指的：黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，級(jí)別高的又稱辦公廳，如 河北省政府辦公廳。（4）專指的

8、：某種專門的獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)，如國(guó)務(wù)院臺(tái)灣事務(wù)辦公室。13、會(huì)見與會(huì)談的前期準(zhǔn)備工作有哪些？答：（ 1）確定議題和明確目標(biāo)；（2）收集信息和分析雙方材料； （ 3）確定參加人員；（4）雙方協(xié)商時(shí)間、地點(diǎn)；（ 5）布置座位。14、簡(jiǎn)述辦公環(huán)境的含義并按照由遠(yuǎn)及近的順序列舉環(huán)境類別。 答：辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境， 是直接或者間接作用和影響辦公過(guò)程的各種因素的綜合。 按照由遠(yuǎn)及近的順序?qū)⑥k公環(huán)境分為辦公活動(dòng)社會(huì)環(huán)境、辦公活動(dòng)職能環(huán)境和辦公活 動(dòng)工作環(huán)境。15、簡(jiǎn)述剪影儀式需要準(zhǔn)備的材料及其程序。 答：剪彩的準(zhǔn)備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。剪彩的程序：請(qǐng)來(lái)賓就位T宣布儀式正式開始T

9、奏國(guó)歌T進(jìn)行發(fā)言T進(jìn)行剪影T進(jìn)行參 觀。16、請(qǐng)簡(jiǎn)要說(shuō)明提高會(huì)議效率的一些基本做法。答：遵循法律法規(guī)、合理確定會(huì)議目標(biāo)、確定必要的與會(huì)者、減少會(huì)議數(shù)量、縮小會(huì)議 規(guī)模、簡(jiǎn)化會(huì)議程序、縮短會(huì)議時(shí)間、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)、分析會(huì)議成本。17、談?wù)勀銓?duì)辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。答：（ 1）辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過(guò)濾重要的事 務(wù)；要“參”到點(diǎn)子上、“謀”到關(guān)鍵處、注重諫言技巧。（ 2）辦公室工作人員“善謀”還必須謹(jǐn)防幾個(gè)誤區(qū)：一是“參政”意識(shí)過(guò)“度”，把自 己擺在“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置，把幕后工作放到臺(tái)前；二是輕易拋出“夾生”想法，強(qiáng)加 于領(lǐng)導(dǎo)，于公于已都不利

10、；三是出“餿主意”幫倒忙，給工作帶來(lái)?yè)p失，造成被動(dòng)。要避免 以上誤區(qū)， 就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己， 踏踏實(shí)實(shí)地做好工作， 而不能 靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。18、簡(jiǎn)述辦公設(shè)備使用規(guī)范。答：（ 1）必須明確每臺(tái)設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴(yán)格按照使用說(shuō)明書 的要求進(jìn)行操作。（ 2）必須明確專人專責(zé)專管制度， 嚴(yán)禁任何人隨意使用， 除非配置給個(gè)人專用或指定公 用的。（ 3 ）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限。（4）未經(jīng)上司允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)。(5) 辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5C到35C，相對(duì)濕度為 20

11、%至85%,過(guò)低需用加濕器，過(guò)高需用除濕器，放在距設(shè)備 5 米左右有效影響距離。( 6)如果不處于工作狀態(tài),使用完畢應(yīng)切斷電源。19、簡(jiǎn)述在儲(chǔ)藏間存儲(chǔ)辦公用品時(shí)的注意事項(xiàng)。答：( 1)儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖,保證安全。( 2)儲(chǔ)藏需要的面積取決于單位的大小。( 3)合理擺放。 例如在柜中和儲(chǔ)藏室放置物品,必須清楚地加標(biāo)簽,以迅速找到物品和 表明新物品應(yīng)放置的地方,新物品置于舊物品的下面或后面等。( 4)儲(chǔ)藏辦公用品應(yīng)有良好的照明,以便容易找到。( 5)辦公用品應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中, 將導(dǎo)致紙張不能正常的送入打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中。( 6 )訂立物品發(fā)放制度,確定物品發(fā)放人

12、。20、簡(jiǎn)述調(diào)查研究的三個(gè)階段及其主要任務(wù)。答：( 1)準(zhǔn)備階段,主要包括確定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)及要求；( 2 )實(shí)施階段, 主要包括確定調(diào)查方法、 搜集整理材料、 分析材料和綜合提煉調(diào)研成果；( 3 )完成階段,主要是撰寫調(diào)研報(bào)告。21、簡(jiǎn)述辦公室督查工作的方式。答：( 1)現(xiàn)場(chǎng)督查；( 2)會(huì)議督查；( 3)書面督查； ( 4)電話督查；( 5)互聯(lián)網(wǎng) 督查。22、簡(jiǎn)述信訪工作中網(wǎng)絡(luò)來(lái)信的處理要求。答：( 1)定時(shí)打開信箱,及時(shí)處理電子郵件；2) 重要信訪,及時(shí)報(bào)請(qǐng)；3) 轉(zhuǎn)辦信訪,跟蹤督辦；4) 網(wǎng)絡(luò)保密,脫機(jī)閱讀。23、簡(jiǎn)述第三代時(shí)間管理的 ABCD 法則及其內(nèi)容。答

13、：( 1)重要且緊急必須立刻做。( 2)緊急但不重要在優(yōu)先考慮了重要的事情后,再來(lái)考慮這類事。( 3 )重要但不緊急只要是沒(méi)有前一類事的壓力, 應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做, 而不是拖 延。( 4 )既不緊急也不重要(比如娛樂(lè)、消遣等事情)有閑工夫再說(shuō)。24、簡(jiǎn)要回答公文寫作的五部曲。 答：第一步,領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖。要求：準(zhǔn)確、全面、提煉,增加“貼近度”； 第二步,站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問(wèn)題； 第三步,把握常用思維方法：模式化思維、對(duì)象化思維、辨證思維、散點(diǎn)思維、求同存異思維；第四步,牢記擬寫公文要素及要求； 第五步,符合國(guó)家公文格式標(biāo)準(zhǔn)。25、簡(jiǎn)要回答起草請(qǐng)求的“五步棋”。答：（ 1）因?yàn)槭裁凑?qǐng)示對(duì)原因、目的

14、進(jìn)行說(shuō)明；2）請(qǐng)示什么問(wèn)題提出請(qǐng)示的主題內(nèi)容；3）怎樣解決問(wèn)題提出解決問(wèn)題的建議或方案；4）請(qǐng)求上級(jí)回復(fù)結(jié)尾用語(yǔ)的使用；5）有無(wú)附件需要說(shuō)明根據(jù)需要確定使用附件與否。26、簡(jiǎn)述公文校對(duì)工作要求。答：（ 1）校正、補(bǔ)充一切與定稿不符的文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、圖表、格式等錯(cuò)漏；（2）解決統(tǒng)行、 倒版、 編面等排版方面的問(wèn)題和正文、 注碼與注文之間銜接以及頁(yè)碼編 排問(wèn)題；（3）進(jìn)一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或撰稿人處理；（4）需要使用標(biāo)準(zhǔn)校對(duì)符號(hào)；（ 5）對(duì)于重要的或者大量印刷的公文， 應(yīng)實(shí)施三校、 四校， 以確保公文的正本不出差錯(cuò)。27、簡(jiǎn)答電子公文處理過(guò)程的五個(gè)環(huán)節(jié)。答：（ 1）創(chuàng)建

15、：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文的過(guò)程；2）辦理：通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)電子公文進(jìn)行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作；3）交換：按始發(fā)者意圖進(jìn)行跨系統(tǒng)的公文傳遞；4）歸檔：依據(jù)國(guó)家或本部門檔案管理規(guī)定對(duì)辦理完畢后的電子公文予以存儲(chǔ)；5）銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲(chǔ)介質(zhì)上物理刪除。28、簡(jiǎn)述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則。答：公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素是：（ 1）主體：社會(huì)組織；（ 2）客體：公眾；（ 3）手 段：傳播途徑。公共關(guān)系的原則是：公眾利益至上；實(shí)事求是；互惠互利；雙向溝通；始終如一；開拓 創(chuàng)新；整體統(tǒng)一。29、衡量會(huì)議質(zhì)量的會(huì)前基本標(biāo)準(zhǔn)有哪些？答：（ 1）會(huì)議是否確有召開的客觀必要性；2）會(huì)議目的和會(huì)議風(fēng)氣是否端正；3）會(huì)議時(shí)機(jī)是否已經(jīng)成熟；4）會(huì)議的議題是否明