《辦公室管理》簡答題

1、辦公室管理 -簡答題1、文員在處理上司指派的工作時，首先要仔細(xì)制定計劃，簡要說明制定計劃時應(yīng)注意 的幾個要點。答：（ 1）充分了解即將開始的工作內(nèi)容；（2）思考以什么方法進(jìn)行效率會最佳；（3）上司分派兩項以上工作時，必須為工作排定優(yōu)先順序。2、文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項， 文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法： 設(shè)置基本辦公日程表、 固定活動日期一覽表； 使用提示性備忘錄； 準(zhǔn)備約會表；準(zhǔn)備特殊提示卡；準(zhǔn)備交往提示文

2、件。3、文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是什么？ 答：文員進(jìn)言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。 進(jìn)言的作用：參謀作用；補(bǔ)缺作用；增進(jìn)關(guān)系作用。 方法和要求：適事、適時、適地、適度。4、文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？答：（ 1）會議名稱；（ 2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間（開始時間、結(jié)束時間）；（ 4）會議地點；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（ 8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料； （10）下次會議預(yù)定日期。5、簡要說明會議紀(jì)要的概念，會議紀(jì)要有什么作用？有哪兩種形式？ 答：會議紀(jì)要是用來記載、 傳達(dá)會議情況和議定事項的

3、一種正式公文。 它是在會議記錄 的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。會議紀(jì)要具有溝通情況、 交流經(jīng)驗、 統(tǒng)一認(rèn)識、指導(dǎo)工作的作用。 可以用于向上級匯報 會議情況； 也可以分發(fā)給平級或下屬單位， 以傳達(dá)會議精神和議定事項， 或要求與會單位共 同遵守、執(zhí)行。有兩種形式：（ 1）議決性會議紀(jì)要。（ 2）周知性會議紀(jì)要。6、簡要說明文秘人員單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作。 答：（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷， 或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。（ 2）回到公司上班后， 應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的， 可根據(jù)上司的原始記

4、錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。（3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。（4）把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。7、辦公室事務(wù)管理的服務(wù)性特征表現(xiàn)為哪三個方面？請簡要說明。 答：一是為上司服務(wù)， 使上司能夠擺脫繁雜瑣事的壓力， 把主要精力集中在重要工作上； 二是為組織服務(wù)，為組織員工創(chuàng)造一個高效、 舒適的工作生活環(huán)境，提供便利條件，解除后 顧之憂，保證組織系統(tǒng)的順利運轉(zhuǎn)； 三是為公眾服務(wù)，保證組織與外界的信息渠道暢通，密 切與社會各界聯(lián)系。8、什么是文員的擋駕方法

5、？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？ 答：文員的擋駕方法是指：對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動， 不想接聽的電話， 由文員出門阻擋或謝絕。 文員沒有必要把真正原因告訴對方， 只需要禮貌 地、委婉第達(dá)到阻擋或拒絕的目的即可。主要的擋駕法有：（1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內(nèi)容 記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。（2）來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。（3）會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動，文員要替上司委婉地謝絕。9、制發(fā)文件時加蓋機(jī)關(guān)印章，稱為用印，具體要求有哪些?答：（ 1）文件

6、用印時，必須以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文件原稿為依據(jù)，經(jīng)核 對無誤后始得用印。（2）文件用印要端正、 清晰， 要端正地蓋在成文日期上方， 上不壓正文， 下要騎年蓋月。（3）文件用印一定要與制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、部門或單位相一致。（4）要核實用印份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印。10、簡述文員向上司做請示的注意事項。答：（ 1）請示要對口。遵守按上級分工，對口請示的原則。避免多頭、越級請示。對 涉及多方面的綜合性工作， 應(yīng)向主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)人請示， 并將有關(guān)情況通報其他分管上 司。（ 2）請示要單一。遵守一文一事的規(guī)則， 避免將多項事物寫在一份請示內(nèi)，造成上司批 復(fù)的困難。11、核稿，是擬稿人員的上級負(fù)

7、責(zé)人對初稿的審查和核實，要做到“六查”，請簡述 六查內(nèi)容。答：（ 1）查是否需要行文，以什么名義行文；（2）查文稿內(nèi)容與法律法規(guī)政策及其它已有規(guī)定是否矛盾；（3）查要求和措施是否明確具體，切實可行；（4）查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽；（5）查行文是否規(guī)范；（6）查文件格式是否符合規(guī)定。12、簡述辦公室的四種含義。答：（ 1）廣義的：泛指一切辦公場所，區(qū)別于教室、車間、醫(yī)療室、實驗室等。（2）狹義的：指某一類職業(yè)人員或某一級職務(wù)人員的辦公場所，如廠長辦公室等。（3）特指的：黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，級別高的又稱辦公廳，如 河北省政府辦公廳。（4）專指的

8、：某種專門的獨立的工作機(jī)構(gòu)，如國務(wù)院臺灣事務(wù)辦公室。13、會見與會談的前期準(zhǔn)備工作有哪些？答：（ 1）確定議題和明確目標(biāo)；（2）收集信息和分析雙方材料； （ 3）確定參加人員；（4）雙方協(xié)商時間、地點；（ 5）布置座位。14、簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠(yuǎn)及近的順序列舉環(huán)境類別。 答：辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境， 是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。 按照由遠(yuǎn)及近的順序?qū)⑥k公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境、辦公活動職能環(huán)境和辦公活 動工作環(huán)境。15、簡述剪影儀式需要準(zhǔn)備的材料及其程序。 答：剪彩的準(zhǔn)備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。剪彩的程序：請來賓就位T宣布儀式正式開始T

9、奏國歌T進(jìn)行發(fā)言T進(jìn)行剪影T進(jìn)行參 觀。16、請簡要說明提高會議效率的一些基本做法。答：遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標(biāo)、確定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議 規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經(jīng)費、分析會議成本。17、談?wù)勀銓k公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。答：（ 1）辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事 務(wù)；要“參”到點子上、“謀”到關(guān)鍵處、注重諫言技巧。（ 2）辦公室工作人員“善謀”還必須謹(jǐn)防幾個誤區(qū)：一是“參政”意識過“度”，把自 己擺在“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置，把幕后工作放到臺前；二是輕易拋出“夾生”想法，強(qiáng)加 于領(lǐng)導(dǎo)，于公于已都不利

10、；三是出“餿主意”幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動。要避免 以上誤區(qū)， 就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己， 踏踏實實地做好工作， 而不能 靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。18、簡述辦公設(shè)備使用規(guī)范。答：（ 1）必須明確每臺設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴(yán)格按照使用說明書 的要求進(jìn)行操作。（ 2）必須明確專人專責(zé)專管制度， 嚴(yán)禁任何人隨意使用， 除非配置給個人專用或指定公 用的。（ 3 ）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限。（4）未經(jīng)上司允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)。(5) 辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5C到35C，相對濕度為 20

11、%至85%,過低需用加濕器，過高需用除濕器，放在距設(shè)備 5 米左右有效影響距離。( 6)如果不處于工作狀態(tài),使用完畢應(yīng)切斷電源。19、簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。答：( 1)儲藏間或物品柜要上鎖,保證安全。( 2)儲藏需要的面積取決于單位的大小。( 3)合理擺放。 例如在柜中和儲藏室放置物品,必須清楚地加標(biāo)簽,以迅速找到物品和 表明新物品應(yīng)放置的地方,新物品置于舊物品的下面或后面等。( 4)儲藏辦公用品應(yīng)有良好的照明,以便容易找到。( 5)辦公用品應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中, 將導(dǎo)致紙張不能正常的送入打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中。( 6 )訂立物品發(fā)放制度,確定物品發(fā)放人

12、。20、簡述調(diào)查研究的三個階段及其主要任務(wù)。答：( 1)準(zhǔn)備階段,主要包括確定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)及要求；( 2 )實施階段, 主要包括確定調(diào)查方法、 搜集整理材料、 分析材料和綜合提煉調(diào)研成果；( 3 )完成階段,主要是撰寫調(diào)研報告。21、簡述辦公室督查工作的方式。答：( 1)現(xiàn)場督查；( 2)會議督查；( 3)書面督查； ( 4)電話督查；( 5)互聯(lián)網(wǎng) 督查。22、簡述信訪工作中網(wǎng)絡(luò)來信的處理要求。答：( 1)定時打開信箱,及時處理電子郵件；2) 重要信訪,及時報請；3) 轉(zhuǎn)辦信訪,跟蹤督辦；4) 網(wǎng)絡(luò)保密,脫機(jī)閱讀。23、簡述第三代時間管理的 ABCD 法則及其內(nèi)容。答

13、：( 1)重要且緊急必須立刻做。( 2)緊急但不重要在優(yōu)先考慮了重要的事情后,再來考慮這類事。( 3 )重要但不緊急只要是沒有前一類事的壓力, 應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做, 而不是拖 延。( 4 )既不緊急也不重要(比如娛樂、消遣等事情)有閑工夫再說。24、簡要回答公文寫作的五部曲。 答：第一步,領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖。要求：準(zhǔn)確、全面、提煉,增加“貼近度”； 第二步,站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題； 第三步,把握常用思維方法：模式化思維、對象化思維、辨證思維、散點思維、求同存異思維；第四步,牢記擬寫公文要素及要求； 第五步,符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)。25、簡要回答起草請求的“五步棋”。答：（ 1）因為什么請示對原因、目的

14、進(jìn)行說明；2）請示什么問題提出請示的主題內(nèi)容；3）怎樣解決問題提出解決問題的建議或方案；4）請求上級回復(fù)結(jié)尾用語的使用；5）有無附件需要說明根據(jù)需要確定使用附件與否。26、簡述公文校對工作要求。答：（ 1）校正、補(bǔ)充一切與定稿不符的文字、標(biāo)點符號、圖表、格式等錯漏；（2）解決統(tǒng)行、 倒版、 編面等排版方面的問題和正文、 注碼與注文之間銜接以及頁碼編 排問題；（3）進(jìn)一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或撰稿人處理；（4）需要使用標(biāo)準(zhǔn)校對符號；（ 5）對于重要的或者大量印刷的公文， 應(yīng)實施三校、 四校， 以確保公文的正本不出差錯。27、簡答電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。答：（ 1）創(chuàng)建

15、：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文的過程；2）辦理：通過計算機(jī)系統(tǒng)對電子公文進(jìn)行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作；3）交換：按始發(fā)者意圖進(jìn)行跨系統(tǒng)的公文傳遞；4）歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲；5）銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲介質(zhì)上物理刪除。28、簡述公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素及其原則。答：公共關(guān)系的三大構(gòu)成要素是：（ 1）主體：社會組織；（ 2）客體：公眾；（ 3）手 段：傳播途徑。公共關(guān)系的原則是：公眾利益至上；實事求是；互惠互利；雙向溝通；始終如一；開拓 創(chuàng)新；整體統(tǒng)一。29、衡量會議質(zhì)量的會前基本標(biāo)準(zhǔn)有哪些？答：（ 1）會議是否確有召開的客觀必要性；2）會議目的和會議風(fēng)氣是否端正；3）會議時機(jī)是否已經(jīng)成熟；4）會議的議題是否明