東大阿爾派軟件公司采購流程管理

1、采購流程管理文件編號：NW607103生效日期：受控編號：密級：秘密版次：Verl.O修改狀態(tài)：總頁數(shù)14正文6附錄8編制：李曉銳審核：韓冬梅批準：孟莉沈陽東大阿爾派軟件股份有限公司（版權所有，翻版必究）文件修改控制修改記錄編號修改 狀態(tài)修改頁碼及條款修改人審核人批準人修改日期目錄1. 目的2. 適用范圍3. 術語和縮略語4. 規(guī)定內(nèi)容4.1 供方的評定4.2 采購活動的觸發(fā)4.3 采購實施4.4 采購驗收5. 引用文件5.1 NW607101 合格供方評定辦法5.2 NW607104采購驗收規(guī)定5.3 NW607105 庫房管理規(guī)定6. 質(zhì)量記錄6.1NR607103A “東大阿爾派自用設備

2、申請表6.2NR607103B “設備采購通知單”6.3NR607103C “合同執(zhí)行本地采購申請單”6.4NR607103D “送貨驗收單”6.5NR607103E “設備直發(fā)（自采）驗收單”6.6NR607103F “產(chǎn)品返修單”附錄 ：購貨合同1. 目的規(guī)范采購流程， 明確采購責任， 對采購過程進行控制， 確保本公司所采購的產(chǎn)品 /服務滿足規(guī)定的要求。2. 適用范圍2.1 適用于本公司各部門在軟件產(chǎn)品和軟件項目開發(fā)過程中所需要的， 且影響軟件開發(fā)質(zhì)量的產(chǎn) 品/服務（以下簡稱內(nèi)部自用品）的采購。2.2 適用于根據(jù)軟件及系統(tǒng)集成合同為客戶采購的產(chǎn)品 / 服務。3. 術語和縮略語3.1 直發(fā)：

3、為縮短交貨期和節(jié)省運費， 采購部門按照合同執(zhí)行員申請將設備直接從供 應商處發(fā)給用戶或分支機構(gòu)。3.2 自采：為縮短交貨周期，當?shù)夭少弮r格合理，并能得到更好的服務，駐外 分支機構(gòu)在當?shù)剡M行的采購行為。3.3 購貨合同：采購部門就采購內(nèi)容與供方達成的協(xié)議。合同文本包括購貨合同、采購訂單、及對方提供經(jīng)我方認可的合同。4 規(guī)定內(nèi)容4.1 供方的評定批準采購的產(chǎn)品/服務應從合格供方采購。采購部門負責按照NW607101合格供方評定辦法對供方進行評定，只有經(jīng)過評定合格的供方才能成為我們的合格供方。4.1.2 常用產(chǎn)品采購部門應按照比質(zhì)比價原則，評定兩家以上合格供方。4.1.3 為合格供方建立檔案。進行動態(tài)

4、管理，監(jiān)督檢查，對不合格供方及時通報。4.1.4 將評定結(jié)果及時反饋給供方，以便更好地培養(yǎng)和確定供方，與其建立良好、穩(wěn)固的關系。4.2 采購活動的觸發(fā)總部采購1）內(nèi)部自用品的采購：采購員根據(jù)設備管理部門提交的并經(jīng)主管負責人審批的“東大阿爾 派自用設備申請表”，進行內(nèi)部自用設備的采購；2） 合同采購：根據(jù)公司與用戶簽定的合同中有關采購產(chǎn)品/服務的規(guī)定，由合同執(zhí)行員負責 填寫“設備采購通知單”，經(jīng)其部門負責人批準，直接向采購員申請采購。4.2.2 自采對于自用及合同中的設備，駐外分支機構(gòu)可以根據(jù)需要向合同執(zhí)行員提交“合同 執(zhí)行本地采購申請單”，由其組織相關部門進行評審，并將評審結(jié)果反饋給采購 部門

5、及申請部門。采購員接到合同執(zhí)行員反饋的同意自采的“合同執(zhí)行本地采購 申請單”后方可執(zhí)行。4.3 采購實施4.3.1 采購員根據(jù)已批準的“東大阿爾派自用設備申請表”或“設備采購通知單”進行采購。4.3.2 實施采購時，采購部門應與合格供方簽訂書面購貨合同。購貨合同須經(jīng)采購部門負責人審查后，由法定代表人或其授權代理人簽字生效。合同金額在10萬元以上，由公司總經(jīng)理或授權主管副總經(jīng)理簽字； 合同金額在10萬元以下，由采購部門負責人簽字； 不允許未經(jīng)授權及超 越權限在合同上簽字。4.3.3 采購員依據(jù)購貨合同跟蹤采購活動。采購的執(zhí)行情況與購貨合同要求不一致時，采購員應及時與供方協(xié)調(diào)解決，并反饋給合同執(zhí)行

6、員以采取適當?shù)拇胧?.3.4 采購部門接到設備直發(fā)申請后安排發(fā)貨，并將“設備直發(fā)（自采）驗收單”傳真給用戶及分支機構(gòu)，然后憑“設備直發(fā)（自采）驗收單”及NR607105C “商品出庫單”辦理入庫手續(xù)。4.3.5 采購部門收到合同執(zhí)行員已經(jīng)評審并批準的自采申請后，區(qū)分不同情況付款。1）金額2000元以下，由辦事處從備用金中支付，待發(fā)票返回后，報銷付款。2）金額2000元至50000元之間，區(qū)分情況付款給辦事處或供應商。3）金額50000元以上，由采購部門直接與供應商簽訂合同，并直接付款給供應商。4.4 采購驗收441采購產(chǎn)品到貨，可先將其放入庫房收貨區(qū)待檢，采購員填寫“送貨驗收單”通知檢驗員對

7、所購產(chǎn)品進行驗收。4.4.2 檢驗員按照NW607104采購驗收規(guī)定負責采購產(chǎn)品的到貨驗收，并將驗收結(jié)論填寫在“送貨驗收單”上。由庫房管理員負責保存和管理“送貨驗收單”。4.4.3 驗收通過后，采購員辦理產(chǎn)品入庫手續(xù)。4.4.4 驗收不合格的采購產(chǎn)品，檢驗員應將該產(chǎn)品存放在庫房的不合格區(qū)，并及時將該產(chǎn)品的“送貨驗收單”交采購員備份。采購員負責按購貨合同中的約定處理。4.4.5 產(chǎn)品返修需經(jīng)檢驗員/采購員故障確認，由采購員負責按購貨合同中的約定處理，同時保證產(chǎn) 品的及時返回并加以記錄。4.4.6 直發(fā)（自采）設備驗收由駐外分支機構(gòu)負責，驗收通過后，將“設備直發(fā)（自采）驗收單” 提交采購員，由采購

8、員轉(zhuǎn)交檢驗員簽署處理意見。5.引用文件5.1NW607101合格供方評定辦法5.2NW60710采購驗收規(guī)定5.3NW607105庫房管理規(guī)定6.質(zhì)量記錄6.1NR607103A “東大阿爾派自用設備申請表6.2NR607103B “設備采購通知單”6.3NR607103C “合冋執(zhí)行本地采購申請單”6.4NR607103D “送貨驗收單”6.5NR607103E “設備直發(fā)（自采）驗收單”6.6NR607103F “產(chǎn)品返修單”附錄：購貨合同東大阿爾派自用設備申請表記錄編號：NR607103A-nJ 立口 請 申申 請 采 購 清 單量 數(shù) 請 申注 備用 途 說 明日 / 字 人 請 申部

9、門負責人意見日 / 字 長 咅主管領導意見日 /采購倉儲部執(zhí)行情況1.本頁不足記述設備配置及性能要求時，可以有附頁，格式自定。總頁數(shù)包括本頁與所有附頁。第頁/共頁設備采購通知單銷售合同編號：合同名稱：項目名稱：簽定部門：簽定人：聯(lián)系方式：項目負責人：項目所屬行業(yè)：采購部合同管理員：接到日期：記錄編號：NR607103B-年 月 日通知時間:合同采購清單序號采購產(chǎn)品/服務名稱/型號(A)數(shù)量(B)采購期限(C)出廠價(D)交貨日期(E)交貨地點(F)采購人(G)購貨合同號(H)執(zhí)行情況說明：合同執(zhí)行部：采購倉儲部:1. 清單左側(cè)A、B、C項由銷售合同執(zhí)行員填寫，右側(cè) D、E、F、G、H項由采購人

10、員填寫。2. 如客戶有特殊需求，銷售合同執(zhí)行員須在“說明”中注明。合同執(zhí)行設備本地采購申請單銷售合同編號：合同名稱：項目名稱：簽訂部門：簽訂人：辦事處負責人：設備采購清單序號采購產(chǎn)品名稱/型號數(shù)量采購期限自采單價供應商名稱合計發(fā)票類型：一般發(fā)票增值稅發(fā)票合同執(zhí)行部：簽字/日期：自采原因：采購部：簽字/日期：主管領導：簽字/日期：記錄編號：NR607103C-通知時間：年 月 日說明：特殊合同需本地自采，先填寫此表傳給銷售合同執(zhí)行員，領導批準后方可執(zhí)行。送貨驗收單廠商名稱：商品編碼貨物名稱數(shù)量描述單價采購通知單編號備注驗收標準：采購驗收規(guī)定條款環(huán)境確認：硬件正常不正常軟件正常不正常方法和結(jié)論：處

11、理意見：記錄編號：NR607103D-日期： 年 月 日采購員:庫房管理員:檢驗員:第頁/共頁設備直發(fā)（自米）驗收單記錄編號：NR607103E-檢驗日期:購貨合同編號：通知日期：供應商名稱：電話：聯(lián)系人：到貨地點：預計到貨日期：商品編碼（A）貨物名稱（B）預計數(shù)量（C）實到 數(shù)量（D）箱號（E）單位（F）單價（G）采購通知單編號（H）備注驗收標準：采購驗收規(guī)定條款環(huán)境確認：硬件 正常 不正常軟件 正常 不正常驗收方法和結(jié)論：1夕卜包裝及設備外觀是否完好是（）否（）2隨機資料是否齊全是（）否（）3型號配置是否正確是（）否（）4.自檢通過加電（）不加電（） 通過（） 未通過（）驗收機構(gòu)印鑒或負責

12、人簽字：驗收機構(gòu)檢驗人：處理意見：庫房管理員：采購員：1.該通知單A、H項，由采購倉儲部填寫。B、C、E、F、G項，直發(fā)時由采購倉儲部填寫，自采時由申請部門采購人員填寫，D項由收貨人填寫。2.該通知單必須在設備到后第三天返回采購倉儲部。產(chǎn)品返修單公司產(chǎn)品名稱及配置產(chǎn)品編號故障現(xiàn)象：返修期限年月日至年月日返修 經(jīng)手人返回 日期年月日至年月日返還 經(jīng)手人返修驗收情況：驗收人：記錄編號：NR607103F-日期:年 月 日1.采購倉儲部存檔產(chǎn)品返修單記錄編號；日期：年 月 日公司產(chǎn)品使用部門產(chǎn)品責任人產(chǎn)品名稱及配置產(chǎn)品編號返修期限年月日至年月日返修經(jīng)手人1.產(chǎn)品使用/管理部門存檔。購貨合同簽約地點:

13、簽約時間： 購貨合同號:乙方（賣方）地址：甲方（買方）：沈陽東大阿爾派軟件股份有限公司 地址：沈陽市和平區(qū)三好街84號（110003）電話：電話：傳真?zhèn)髡?甲乙雙方本著共同合作，互利互惠的原則，經(jīng)過充分協(xié)商，關于甲方購買乙方設備達成如下協(xié)議：、產(chǎn)品名稱、型號、數(shù)量、單價、總價:序 號產(chǎn)品名稱描述數(shù)量單價合計總價（大寫）：、交貨時間及地點:三、包裝標準及品質(zhì)保證:要求原廠包裝，貨物外包裝整潔，完整并適合長途運輸。乙方必須保證合同中的產(chǎn)品為 公司生產(chǎn)的全新的合格產(chǎn)品。如甲方發(fā)現(xiàn)收到的貨物與合同要求不符，乙方應當接受甲方 的退貨，并賠償甲方由此造成的一切經(jīng)濟損失。四、付款方式：五、保修方式：六、違約責任乙方在本合同規(guī)定的交貨時間內(nèi)未將貨物交與甲方指定地點，每逾一天交貨，按總金額的1%0付甲方違約金。甲方貨到經(jīng)檢驗無誤后，未能在本合同付款期限內(nèi)將貨款付于乙方指定帳號內(nèi)，則從應付之 日起繳納滯納金，每逾期一天按應付金額的1 %。