報表管理系統(tǒng)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上第四章 報表管理系統(tǒng) 教學(xué)內(nèi)容：報表管理系統(tǒng)概述、報表設(shè)置和報表輸出與分析等。教學(xué)目的與要求：通過本章學(xué)習(xí)使學(xué)生了解報表管理系統(tǒng)、的基本知識；掌握報表管理系統(tǒng)的基本內(nèi)容；熟悉和掌握報表管理系統(tǒng)操作和報表管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理的流程。教學(xué)重點與難點：本章重點是報表設(shè)置和報表輸出；講授中應(yīng)注意報表設(shè)置和報表輸出的講解，強調(diào)報表管理系統(tǒng)的重要性。同時，應(yīng)注意對報表分析的介紹，使學(xué)生掌握報表設(shè)置和報表輸出的操作和報表分析的內(nèi)容。教學(xué)方式與時間分配：講授和實驗結(jié)合，指定參考教材，以加深學(xué)生對報表管理系統(tǒng)的理解。本章共8學(xué)時。第一節(jié) 概述 一、會計報表與報表管理系統(tǒng)(一)會計報表會計

2、報表是根據(jù)日常的會計核算資料編制的，總括地反映會計主體財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和資金流轉(zhuǎn)信息的報告文件，是會計核算工作的結(jié)果。 編制會計報表是會計核算工作的重要內(nèi)容，是根據(jù)會計制度和管理的要求，是將會計賬簿中分散的會計資料集中起來，通過進一步加工匯總，形成全面系統(tǒng)地反映本單位在一定時期內(nèi)的經(jīng)濟活動過程和結(jié)果的綜合性指標體系，為投資者、債權(quán)人、財政稅收部門、上級主管部門和本單位的經(jīng)營管理者等提供有效的信息。 會計報表按編報時間劃分為月報表、季報表和年報表；按其服務(wù)的對象劃分為內(nèi)部報表和外部報表；按報表的編制單位分為單位會計報表和匯總會計報表；按報表的結(jié)構(gòu)分為簡單表和復(fù)合表等。 會計報表是在日常各項會計

3、核算所處理的資料基礎(chǔ)上，按一定格式和指標體系來編制的，其編制具有以下特點：1會計報表編制的內(nèi)容必須完整。凡制度規(guī)定應(yīng)予報送的會計報表，必須全部編制，不得漏編、漏報。報表內(nèi)項目應(yīng)無一遺漏地填列。2會計報表內(nèi)的數(shù)字必須真實。3會計報表處理與報送必須及時，只有這樣才能保證會計報表的使用價值。 (二)報表管理系統(tǒng)由于各單位的情況和使用報表的目的不同，在不同時期對報表的種類、格式和報表方法的要求也會有所不同。因此，一個通用的報表管理系統(tǒng)要適應(yīng)不同行業(yè)、不同單位和不同時間的變化，就不能只提供一個完整統(tǒng)一的固定的報表表格結(jié)構(gòu)，應(yīng)允許用戶根據(jù)需要進行自定義。同時，我國的企事業(yè)單位對外提供的會計報表，其格式和編

4、制方法是由財政部門或行業(yè)主管部門統(tǒng)一規(guī)定的，如資產(chǎn)負債表、利潤表等。為了方便使用者，通用系統(tǒng)一般又都提供這些表的標準表樣供直接調(diào)用。 報表管理系統(tǒng)就是通過設(shè)置報表格式、定義各種取數(shù)關(guān)系和運算關(guān)系，從賬務(wù)處理系統(tǒng)和其他單項核算系統(tǒng)中取得有關(guān)會計核算信息，生成會計報表，并根據(jù)需要進行報表匯總與分析的會計核算的一個子系統(tǒng)。報表管理系統(tǒng)主要分為專用會計報表系統(tǒng)、通用會計報表系統(tǒng)和財經(jīng)電子表系統(tǒng)三類。專用會計報表系統(tǒng)是把會計報表的種類、格式和編制方法編在程序中，操作使用簡單，但報表結(jié)構(gòu)發(fā)生變化就需修改程序。 通用會計報表系統(tǒng)提供給用戶不需修改程序就可根據(jù)需要自行定義或修改報表結(jié)構(gòu)和編制方法的功能，但其專

5、業(yè)性強，只能從與該軟件相配套的數(shù)據(jù)庫資源中提取數(shù)據(jù)。財經(jīng)電子表系統(tǒng)把格式與表內(nèi)數(shù)據(jù)視為一體，通過一張大棋盤表來編輯處理各種報表，并且提供大量的函數(shù)、工具和圖形分析功能，是一種功能強大的通用報表系統(tǒng)。目前，世界上流行的電子表系統(tǒng)有EXCEL、LOTUSl23等，UFO財經(jīng)電子表系統(tǒng)也有廣泛的用戶。 報表管理系統(tǒng)是一個綜合性較強的相對獨立的系統(tǒng)，通過編制會計報表，能夠?qū)挝缓怂愕慕Y(jié)果作出概括性說明。報表管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來源于賬務(wù)處理系統(tǒng)和其他各單項核算系統(tǒng)的有關(guān)會計信息，與其他會計核算子系統(tǒng)有著復(fù)雜而緊密的關(guān)系。所以，必須在做好日常的核算工作的基礎(chǔ)上，才能充分發(fā)揮報表管理系統(tǒng)的作用。 (一)報表編制

6、業(yè)務(wù)處理過程按照會計準則中規(guī)定：“會計報表應(yīng)當根據(jù)登記完整、核對無誤的賬簿記錄和其他有關(guān)資料編制”。其編制的業(yè)務(wù)處理過程如圖4-l所示： (1)根據(jù)有關(guān)總分類賬戶或明細分類賬戶的數(shù)據(jù)直接填入有關(guān)報表。(2)根據(jù)有關(guān)總分類賬戶或明細分類賬戶的數(shù)據(jù)分析計算后填入有關(guān)報表。(3)報表計算。(4)將其下屬單位上報的報表進行匯總生成匯總表。 (二)報表管理數(shù)據(jù)流程在電算化下，報表管理數(shù)據(jù)處理流程如圖4-2所示。1設(shè)置報表的結(jié)構(gòu)格式，形成報表結(jié)構(gòu)格式文件。2將報表數(shù)據(jù)來源和運算關(guān)系輸入計算機。3根據(jù)報表數(shù)據(jù)來源的規(guī)定，從賬務(wù)處理等系統(tǒng)中采集有關(guān)數(shù)據(jù)，同時根據(jù)需要通過鍵盤輸入有關(guān)數(shù)據(jù)，經(jīng)運算處理后生成報表文

7、件。4根據(jù)報表文件，輸出各種報表(如利潤表、資產(chǎn)負債表等)。 三、報表管理的基本功能模塊結(jié)構(gòu)(一)模決結(jié)構(gòu)通用報表管理系統(tǒng)設(shè)計了一系列功能模塊，典型的功能模塊結(jié)構(gòu)如圖4-3所示，由這些功能模塊分別完成報表定義、報表編輯、報表輸出等工作，會計人員通過調(diào)用這些功能模塊，可以自行設(shè)計和編制各種會計報表。 (二)基本功能 1格式管理。用于根據(jù)不同報表的不同要求進行格式定義、編輯以及對表中數(shù)據(jù)的運算關(guān)系公式進行定義。2文件管理。用于對報表文件進行創(chuàng)建、讀取、保存和備份管理。一般包括新表登記、設(shè)計、設(shè)計數(shù)據(jù)來源等內(nèi)容。3報表數(shù)據(jù)處理。主要由數(shù)據(jù)錄入與采集、數(shù)據(jù)處理分析、報表匯總與合并等項目。4圖管理功能。

8、將數(shù)據(jù)表以圖表的方式對數(shù)據(jù)進行分析，為報表數(shù)據(jù)資源的進一步利用創(chuàng)造條件。5報表輸出。用于查詢或打印輸出本系統(tǒng)所產(chǎn)生的各種報表。 四、報表管理系統(tǒng)的基本操作過程當需要新建或修改會計報表時必須首先進行報表初始設(shè)置工作，主要內(nèi)容為設(shè)計報表結(jié)構(gòu)格式、設(shè)置數(shù)據(jù)來源及運算關(guān)系等。當初始設(shè)置工作完畢后，進行日常處理工作。日常處理工作一般包括：報表生成一審核報表一輸出報表。編制報表，即將數(shù)據(jù)從機內(nèi)賬簿或鍵盤輸入到報表中，對報表數(shù)據(jù)進行計算生成所需的報表；根據(jù)需要進行報表匯總和數(shù)據(jù)審核；打印輸出或屏幕顯示輸出報表。從報表管理系統(tǒng)的基本操作過程可以看出，只有報表的初始設(shè)置比較麻煩，但若不需要編制新表就不需要進行這

9、項工作。每月編制原有格式的報表要進行的工作，只是選擇調(diào)用一下相應(yīng)的功能，報表的生成、審核、輸出都是由計算機自動完成的，非常簡單。第二節(jié) 報表設(shè)置一、報表的結(jié)構(gòu)在實際工作中，常用的會計報表一般都是由表頭、列標題、表體、附注、表尾等部分構(gòu)成(見圖4-4)。設(shè)置報表格式就是把這些部分內(nèi)容分別輸入計算機。 二、新建、修改會計報表1新建、修改報表在報表處理窗口單擊“自定義報表”按鈕，進入如圖4-5所示對話框?？梢孕陆ɑ虼蜷_一自定義報表，系統(tǒng)默認設(shè)置有“資產(chǎn)負債表”、“利潤表”、“利潤分配表”、“現(xiàn)金流量表”等。在打開報表窗口中，可以進行“新建”、“打開”、“刪除”、授權(quán)“、”引入“等操作。 2報表屬性(

10、1)報表行列屬性設(shè)置 報表名：輸入用戶所定義的報表名稱，如“利潤分配表”。保存后對應(yīng)系統(tǒng)安裝目錄中的report目錄下的“利潤分配表.kds”二進制文件?？傂袛?shù)：自定義報表的總行數(shù)，系統(tǒng)預(yù)設(shè)25行。總列數(shù)：自定義報表總列數(shù)，系統(tǒng)預(yù)設(shè)15列，最大列數(shù)可達702列(26×27)。凍結(jié)行：凍結(jié)行數(shù)(報表顯示滾動用)。凍結(jié)列：凍結(jié)列數(shù)(報表顯示滾動用)。 (2)外觀屬性設(shè)置前景色：報表的前景顏色，系統(tǒng)默認值為黑色景色時，此單元格的前景色即取此默認色。背景色：報表的背景顏色，系統(tǒng)默認值為白色當某單元格及其相應(yīng)的行列都未設(shè)置前顏色取用順序與前景色完全相同網(wǎng)格色：報表網(wǎng)格色，即單元格間的隔線顏色，

11、系統(tǒng)默認值為黑色。默認字體：報表表體的字體，報表單元格未單獨設(shè)置字體時，系統(tǒng)即取用該字體。默隊行高(0.1mm)：報表默認行高，單位為0.1mm。例如：當默認行高為55時，默認行高度為0.1×55=5.5毫米，也就是當打印報表時，報表體行高為5.5毫米。顯示網(wǎng)格：選擇該選項，表示報表將顯示或打印網(wǎng)格。 (3)頁腳頁眉設(shè)置 報表名：表示取當前報表的名稱，如“報表”，此時系統(tǒng)自動存圖4-11所示中的模擬顯示框中顯示出如“資產(chǎn)負債表”字樣。頁：取縱向報表頁碼?？傢摚喝M向報表總的頁數(shù)。日期：報表年月日取數(shù)。 3單元屬性的設(shè)置單擊“屬性”“單元屬性”“單元屬性”菜單，彈出如圖4-12所示對話

12、框。(1)字體顏色的設(shè)置 默認設(shè)置：將該單元格以默認參數(shù)值設(shè)置該單元。負數(shù)紅字：表示當某單元格所取數(shù)據(jù)為負數(shù)時，選擇該項后，報表將在該單元格以紅色數(shù)據(jù)顯示。 (2)文本對齊方式單擊“文本對齊”選項卡，可對文本對齊方式進行設(shè)置。水平對齊：表示對該單元格文本或數(shù)字的對齊方式，系統(tǒng)默認方式為“常規(guī)”，除此以外還有“靠左”、“居中”和“靠右”供選擇，同時可查看右窗口中的預(yù)覽顯示情況。垂直對齊：如果水平對齊方式為“常規(guī)”時，系統(tǒng)同定設(shè)置為“居中”，用戶不能修改；否則，垂直對齊方式有“靠上”、“居中”和“靠下”供選擇，同時可查看右窗口中的預(yù)覽顯示情況。(3)數(shù)字格式單擊“數(shù)字格式”選項卡，可對單元格中的數(shù)

13、字格式選擇相應(yīng)設(shè)置，如圖4-13所示?？晒┻x擇數(shù)字格式方式有“常規(guī)”、“數(shù)值”、“貨幣”、“百分比”和“科學(xué)記數(shù)”5種，同時還可在“自定義”文本框中對格式進行修改，并可在右邊窗口中進行預(yù)覽顯示。 (4)單元邊框設(shè)置單擊“邊框”選項卡，可對單元格的邊框進行設(shè)置，如圖4-14所示。可對單元格邊框的樣式進行定義，并選擇相應(yīng)的線形以及對邊框顏色設(shè)置等。 (5)定義斜線單元斜線設(shè)置功能，是為了滿足某些特殊表格樣式功能而設(shè)。在屬性菜單中，單擊“單元屬性”“定義斜線”命令或單擊工具欄中“單元斜線”按鈕，彈出如圖4-15所示對話框。二分、三分：對所選單元二等分或三等分。橫排、斜排：表示“名稱1”、“名稱2”顯

14、示方式為橫向排列或斜向排列。斜線顏色：對斜線顏色設(shè)置。系統(tǒng)默認設(shè)置為黑色。斜線寬度：斜線的寬度，當改變寬度時，上圖右部即時顯示單元斜線樣式。名稱1、名稱2：定義斜線單元的名稱，用戶按需要對其進行修改。如分別修改為“項目名稱”、“項目內(nèi)容”。自動調(diào)整字體：表示“名稱1”、“名稱2”字體大小、前景色及背景色是否隨著選項卡“字體顏色”中的設(shè)置改變而自動變化。 4取數(shù)公式 自定義報表中的數(shù)據(jù)錄入和表間取數(shù)是十分靈活的，系統(tǒng)會自動根據(jù)用戶在單元內(nèi)輸入的數(shù)據(jù)，判斷數(shù)據(jù)類型，同時用戶還可以使用強大的“公式向?qū)А惫δ苋〉霉?。如果用戶輸入的?-9的數(shù)字，則該單元會自動定義為數(shù)字型，可以參加運算；如果輸入的是

15、字母，則該單元定義為字符型，不能參加運算；如果輸入的內(nèi)容是以“=”號打頭的，則該單元系統(tǒng)自動定義為取數(shù)公式。報表取數(shù)公式語法與自動轉(zhuǎn)賬相同，通過取數(shù)公式可取到賬上的任意的數(shù)據(jù)。 舉例4-1：利用通用軟件自定義一張貨幣資金表。要求：5行4列，第一行行高8mm，其他行行高默認，所有列列寬為25mm。報表表頭為三號，宋體，加粗并居中。表內(nèi)列標題用5號宋體，C3、C4、D3、D4由賬套取數(shù)，C5、D5用自定義公式計算，數(shù)據(jù)格式根據(jù)樣表確定，負數(shù)用紅色，保存為“貨幣資金表”。 一般地，完成了以上步驟，報表的格式和內(nèi)容就已確定，如果以后每月都以同樣的格式和內(nèi)容報表，就可以將定義好的報表作為模板保存下來，以

16、后便可以直接調(diào)用進行報表編制工作。目前，許多報表管理軟件都提供了若干行業(yè)的標準報表結(jié)構(gòu)，我們也可以直接調(diào)用或根據(jù)需要略加修改作為模板保存后，用于編制報表。 第三節(jié) 報表輸出與分析 一、報表輸出當財會人員利用會計報表系統(tǒng)編制好報表后，這些報表就以文件形式保存起來。為了企業(yè)的管理者、投資人、債權(quán)人、財政及稅務(wù)等部門能按其需要查看會計報表，就需要進行報表輸出。報表輸出一般有以下幾種方式：1屏幕顯示（查詢）。2打印機輸出。3磁盤輸出。4網(wǎng)絡(luò)傳輸。 通用軟件提供了以下主要報表的輸出功能。(一)日報表通用系統(tǒng)為用戶提供了日報表的查詢功能,使用戶能及時地了解某一天所發(fā)生的業(yè)務(wù),包括當天的發(fā)生額、前一天余額、

17、當天余額及借貸發(fā)生額筆數(shù)。 (二)試算平衡表試算平衡表用于輸出和查詢所選期間的各科目的期初余額、本期發(fā)生額及期末余額數(shù)據(jù)?？梢圆樵儾煌臅嬈陂g以及不同幣別的試算平衡表數(shù)據(jù)。 (三)科目余額表通用系統(tǒng)為用戶提供了科目余額表的查詢功能。 (四)自定義報表通用系統(tǒng)為用戶提供了自定義報表的查詢功能。 (五)引出報表通用系統(tǒng)為用戶提供了報表的引出功能。 二、報表分析報表分析是指使用各種方法對報表的數(shù)據(jù)進行分析。(一)分析企業(yè)的財務(wù)狀況財務(wù)狀況分析是對企業(yè)截止報告期的資產(chǎn)、負債及所有者權(quán)益的結(jié)構(gòu)、比例及變化趨勢等情況進行分析。對企業(yè)的財務(wù)狀況分析又可分為結(jié)構(gòu)分析、比較分析、趨勢分析、比率分析等4種分析方法。 (二)企業(yè)損益情況分析企業(yè)損益情況分析是對企業(yè)本期、本年累計及任一會計期間的盈利狀況和盈利能力進行分析。對企業(yè)損益情況分析也可分