論物業(yè)管理企業(yè)成本的特點及管控

1、論物業(yè)管理企業(yè)成本的特點及管控    摘要 本文比較系統(tǒng)地分析了物業(yè)管理企業(yè)成本的特點及物業(yè)管理企業(yè)成本管理的現(xiàn)狀,在此基礎上提出了完善物業(yè)管理 企業(yè)成本管控的對策,包括:運用價值工程追蹤作業(yè)成本完善細節(jié)管理降低組織成本提升科技含量發(fā)揮集中優(yōu) 勢等關鍵詞 物業(yè)管理;物業(yè)管理成本;管控對策  一物業(yè)管理企業(yè)成本的特點  物業(yè)管理企業(yè)的工作就是根據(jù)物業(yè)服務合同的約定,對房屋及配套的設施設備和相關場地進行維修養(yǎng)護管理,維護相關區(qū)域內的環(huán)境衛(wèi)生和秩序從物業(yè)管理企業(yè)的工作性質可以看出,

2、物業(yè)管理企業(yè)的工作具有空間分散時間連續(xù)內容復雜等特點空間分散是指物業(yè)管理企業(yè)的工作地分散,因為其管理的是一個個獨立的物業(yè)小區(qū),這些管理對象可能在一個地區(qū),也可能延伸至全國時間連續(xù)是指物業(yè)管理企業(yè)的工作時間連續(xù),要24小時為業(yè)主提供服務,有人形象地稱之為“招手即?！?即隨時要提供物業(yè)管理服務內容復雜即物業(yè)管理企業(yè)的工作內容多而雜,既有物的管理,又有人的服務,有人形象地稱之為“包治百病”,即在一個物業(yè)管理區(qū)域內,物業(yè)管理企業(yè)是“上管天,下管地,中間管空氣”,這話一點不假由于物業(yè)管理的這些特點,導致物業(yè)管理企業(yè)成本也呈現(xiàn)出如下特點: 1.點多即物業(yè)管理企業(yè)的成本形成點多物業(yè)管理企業(yè)的成本可

3、分為服務成本管理成本經(jīng)營成本服務成本是在為業(yè)主服務過程中發(fā)生的成本,如維護小區(qū)治安進行消防檢查,保障小區(qū)安寧安靜等過程中發(fā)生的成本管理成本是對小區(qū)房屋及配套的設施設備和相關場地進行維修養(yǎng)護管理所發(fā)生的成本,如小區(qū)設施設備的維修等經(jīng)營成本是物業(yè)管理企業(yè)在開展社區(qū)經(jīng)濟過程中所發(fā)生的成本,如經(jīng)營小區(qū)會所經(jīng)營公共設施等因此,在物業(yè)管理企業(yè),每個部門每個單位每個環(huán)節(jié)每個崗位每個個人都是一個成本形成點 2.面廣即物業(yè)管理企業(yè)成本的發(fā)生在地域上分布面廣物業(yè)管理企業(yè)為了發(fā)展,為了取得規(guī)模效益,總是不斷地爭地盤搶市場,規(guī)模越做越大,地盤越爭越多,市場也越來越大,物業(yè)的分布面也越來越廣,從而使物業(yè)管理成

4、本的發(fā)生面也越來越廣 3.線長即物業(yè)管理企業(yè)成本監(jiān)控線長物業(yè)管理企業(yè)由于其工作從空間上要延伸到所管物業(yè)的每個角落,從時間上要延伸到所管物業(yè)的每個時點,所以導致物業(yè)管理企業(yè)的管理層次多,從而使大部分成本發(fā)生點和相應成本監(jiān)控點之間相隔較長,從而形成較長的成本監(jiān)控線 4.管難由于物業(yè)管理企業(yè)的成本具有上述特點,導致物業(yè)管理企業(yè)的成本監(jiān)管難表現(xiàn)為難統(tǒng)一模式難統(tǒng)一標準難統(tǒng)一核算因為不同物業(yè)往往類型不一大小不一新舊不一特點不一業(yè)主的要求不一收費模式不一收費標準不一,不同物業(yè)面臨的市場環(huán)境社會環(huán)境也差異很大,導致物業(yè)管理企業(yè)很難用統(tǒng)一的成本管理模式統(tǒng)一的成本管理標準和統(tǒng)一的核算要求管理所

5、有管理處(項目中心)因此,物業(yè)管理企業(yè)的成本管理難  二物業(yè)管理企業(yè)成本管理的現(xiàn)狀  1.成本管理起點的滯后性即物業(yè)管理企業(yè)的成本管理起始于物業(yè)接管驗收以后事實上,物業(yè)管理成本的高低很大程度上取決于物業(yè)自身的特點,如物業(yè)的規(guī)模物業(yè)的設計特點物業(yè)所使用的材料物業(yè)的質量物業(yè)的風格等這些先天因素在很大程度上決定了物業(yè)管理成本的高低因此,物業(yè)管理企業(yè)成本管理的起點應該是物業(yè)的規(guī)劃設計階段,而不是物業(yè)接管驗收以后盡管現(xiàn)在物業(yè)開發(fā)商也邀請物業(yè)管理企業(yè)進行前期介入,但介入的重點是對物業(yè)的功能進行評估,而很少對成本進行評估,即是對成本進行評估,也主要是物業(yè)自身的建造成本

6、,而非物業(yè)的使用成本或物業(yè)管理企業(yè)的管理成本成本管理起點的滯后性,嚴重影響了物業(yè)管理企業(yè)的成本 2.成本管理體制的兩難性物業(yè)管理企業(yè)的成本管理體制存在“一管就死,一放就亂”的兩難選擇以前大部分物業(yè)管理企業(yè)的成本管理體制是“統(tǒng)一管理,分級核算”,實行財務一支筆,會計全部集中在公司總部,下屬管理處(項目中心)只設出納,以強化總部對下屬管理處(項目中心)的成本管理但因物業(yè)管理公司的下屬管理處(項目中心)處于分散狀態(tài),且分布面較廣,這樣對管理處(項目中心)的日常管理帶來一定影響,特別是一些大的物業(yè)管理公司,因為下屬管處(項目中心)每發(fā)生一筆費用都要到總部各職能部門及公司領導哪里去報批,效率較

7、低采取這一管理體制,也增加了相應的監(jiān)管成本,實質上也很難真正監(jiān)管到位于是一些物業(yè)管理企業(yè)嘗試將成本管理權下放,但一放,在成本管理中就出現(xiàn)了混亂現(xiàn)象因此,管理體制的不順,影響了物業(yè)管理企業(yè)的成本管理 3.成本管理思路的片面性現(xiàn)在物業(yè)管理企業(yè)一提成本管理就是降低成本,一降低成本就是裁員減人減少工作時間,減少費用支出等等殊不知這樣的管理思路,已嚴重不適應現(xiàn)代市場經(jīng)濟的發(fā)展,也不適應物業(yè)管理市場自身的發(fā)展成本管理思路的片面性導致物業(yè)管理企業(yè)成本管理的深度廣度都嚴重不夠在管理深度上,往往只重視服務與管理過程的節(jié)約,而沒有通過成本與技術的有機結合成本與業(yè)主需要的有機結合成本與服務質量的最佳匹配,

8、實現(xiàn)成本的深度控制在管理廣度上,往往只側重于企業(yè)內部成本要素的控制,而忽視了企業(yè)外部影響成本變化因素的控制 4.成本管理方法的局限性物業(yè)管理企業(yè)現(xiàn)行的成本管理方法包括標準成本法責任成本法等,都是傳統(tǒng)的成本管理方法這些方法在一定條件下能發(fā)揮一定的作用,但在現(xiàn)代市場經(jīng)濟條件下,特別是在強調業(yè)主為主導的條件下,這樣的成本管理方法有其局限性標準成本責任成本實際上體現(xiàn)的是一種差額管理思想,即根據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標和經(jīng)濟效益的要求,預先制定成本控制的標準和目標,核算后對產(chǎn)生的實際成本和標準成本之間的差異進行分析評價考核,以確保經(jīng)濟效益目標的實現(xiàn)可見,這種方法立足的是企業(yè)內部,核算的是企業(yè)內部的耗費,成

9、本管理的目標是以盡可能少的價值犧牲換取利潤最大化這樣的方法忽略了市場的競爭忽略了業(yè)主的需求忽略了行業(yè)的發(fā)展,不利于企業(yè)的長遠發(fā)展 5.成本管理主體的單一性在現(xiàn)代大企業(yè)中,成本企劃人員大多是從事成本企劃工作多年有著豐富經(jīng)驗的成本規(guī)劃師他們在企業(yè)工作多年,熟悉本企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的各項流程,對市場中同行業(yè)的成本趨勢比較敏感,視野比較開闊,也較容易發(fā)現(xiàn)降低成本的途徑但在物業(yè)管理企業(yè),成本控制的主體是財務人員,他們既要從事日常的會計工作,又要進行成本規(guī)劃和管控工作而事實上,財務人員往往缺乏對物業(yè)管理各項業(yè)務流程實質的認識,對成本控制往往只限于對部門上報費用的監(jiān)控,這樣就很難真正起到對成本的監(jiān)控作用

10、  三完善物業(yè)管理企業(yè)成本管控的對策  (一)運用價值工程 價值工程又稱價值分析,是指通過集體智慧和有組織的活動對產(chǎn)品或服務進行功能分析,使目標以最低的總成本,可靠地實現(xiàn)產(chǎn)品或服務的必要功能,從而提高產(chǎn)品或服務的價值 價值工程的核心思想是通過對選定研究對象的功能及費用分析,提高對象的價值這里的價值,指的是反映費用支出與獲得之間的比例,用數(shù)學比例式表達如下:價值=功能/成本提高價值的基本途徑有五種,即: 1.提高功能,降低成本,大幅度提高價值; 2.功能不變,降低成本,提高價值; 3.功能有所提高,成本不變

11、,提高價值; 4.功能略有下降,成本大幅度降低,提高價值; 5.提高功能,適當提高成本,大幅度提高功能,從而提高價值  (二)追蹤作業(yè)成本 追蹤作業(yè)成本就是控制作業(yè)成本目前,物業(yè)管理企業(yè)的成本控制一般都是簡單地控制單位或部門成本就是以責任會計控制標準成本制度等為核心,依據(jù)組織機構的職能權限目標和任務來劃分責任中心,形成縱橫交錯的責任控制系統(tǒng)橫的方面建立按職能部門劃分的責任費用中心,縱的方面建立總部管理處(項目中心)二級責任中心這種控制方法的局限性就是不易分清許多不屬于單一職能部門但又具有關聯(lián)性和同質性的費用的歸屬,容易造成不同責任中心為了本部門

12、或本單位的利益而損害企業(yè)整體利益,成本控制難以達到全局的最優(yōu)作業(yè)成本控制是著眼于成本動因,依照資源耗費的因果關系進行成本分析從成本計算的角度看,它是以作業(yè)為核算對象,而不是以為管理處(項目中心)為核算對象這樣就能從整體上控制作業(yè)或工作成本控制作業(yè)成本有助于物業(yè)管理企業(yè)樹立“以業(yè)主為中心”的管理思想,并改變傳統(tǒng)成本管理只注重成本本身水平高低的狀況,使物業(yè)管理企業(yè)著眼于成本效益水平的高低,以資源的消耗是否對業(yè)主發(fā)生價值增值作為評價成本管理水平的標準,而不再以成本本身水平高低為標準  (三)完善細節(jié)管理 細節(jié)出效益物業(yè)管理企業(yè)要降低成本,就必須完善細節(jié)管理如前所述,物業(yè)

13、管理企業(yè)的成本呈現(xiàn)出“點多面廣線長”的特點這些特點除了要求我們規(guī)范和完善物業(yè)管理企業(yè)成本管理的思路成本管理的政策成本管理的制度外,也要求我們更多地關注成本管理的細節(jié),要將成本管理的重點鎖定在管理和服務中的每一個細節(jié)關注細節(jié)就是要克服成本管理中的“跑冒滴漏”現(xiàn)象,要從控制一度電一滴水一張紙抓起,要一分一分地摳,一厘一厘地省物業(yè)管理企業(yè)的每個崗位每個成本發(fā)生點都要制訂耗費標準,要責任到人,日常消耗和所發(fā)生的費用要分別建立臺賬,每月底由專人計算匯總,進行量化考核要通過多種形式采取多種途徑讓員工懂得控制成本細節(jié)的技巧和方法讓人人動腦筋個個想辦法,群策群力,集思廣益,防堵成本管理中的“管涌” 

14、 (四)降低組織成本 組織成本是影響物業(yè)管理企業(yè)成本的一個重要因素也是物業(yè)管理企業(yè)易在成本控制中所忽略的組織成本可以分為靜態(tài)和動態(tài)兩部分其中靜態(tài)部分就是一個組織本身結構所決定的成本;而動態(tài)部分則是指一個組織在運作過程中,由于機制不同導致組織效率不同,從而引起成本不同因此,降低組織成本,要從兩方面入手: 1.要完善組織結構,也就是完善組織的硬件部分一個物業(yè)管理處(項目中心)內部組織機構如何設置,對物業(yè)管理成本的發(fā)生影響很大現(xiàn)階段各物業(yè)管理公司下屬物業(yè)管理處(項目中心)內部的組織機構基本趨同,多少年來也沒有發(fā)生多大變化要想降低物業(yè)管理成本,首先要降低組織成本物業(yè)管理企

15、業(yè)在接到一個物業(yè)管理項目后,要對項目的特點業(yè)主的需求進行仔細分析,然后有針對性地進行組織設計,做到力求合理盡力杜絕物業(yè)管理處(項目)組織結構上的先天不足同時,也要根據(jù)市場的變化業(yè)主需求的變化不斷調整組織結構 2.要完善運作機制,也就是完善組織的軟件部分一個物業(yè)管理處(項目)內部組織機構設置后,管理處按照什么樣的程序和流程進行運作才能達到效率最高,從而降低運行成本,這也是物業(yè)管理企業(yè)要認真研究的如:要完善決策機制和業(yè)主的溝通機制日常服務機制員工的激勵機制員工的進出機制等等此外,還要完善現(xiàn)有會計制度的成本科目設置和歸集工作制度,實現(xiàn)會計核算全面預算成本控制的有效結合  

16、;(五)提升科技含量 首先,應提升物業(yè)管理服務手段的科技含量,包括配備高科技的設施設備,以提升管理服務效率,降低服務成本其次,要運用先進的管理方法,包括在物業(yè)管理和服務過程對人才物的調度,對管理和服務過程的組織運用系統(tǒng)工程運籌學目標管理全面質量管理價值工程等現(xiàn)代化管理方法,以降低管理和服務成本第三,提升物業(yè)管理企業(yè)成本管理本身的科技含量,包括運用信息化技術,逐步解決成本管理中成本預測成本分析成本評估等工作利用會計核算電腦化和網(wǎng)絡化的優(yōu)勢,根據(jù)責任會計核算的要求,利用數(shù)據(jù)庫建立成本信息庫等第四,提高人員素質,建立精通管理會計擅長成本控制的員工隊伍人員素質的高低是決定成本控制工作成敗的一個關鍵因素因此,物業(yè)管理企業(yè)一方面要注重引進高素質高知識層次的人才,另一方面要立足現(xiàn)有的員工隊伍,通過培訓等手段大力提高員工的業(yè)務素質要堅決拋棄物業(yè)管理誰都可以干,物業(yè)管理成本誰都可以搞的思想  (六)發(fā)揮集中優(yōu)勢 發(fā)揮集中優(yōu)勢,就是物業(yè)管理企業(yè)在成本控制過程中,下屬管理處(項目中心)不能各自為陣,要發(fā)揮企業(yè)總部的功能和作用,實現(xiàn)全企業(yè)范圍內的資源和信息共享如對一些通用強耗用量大供貨時間快的物料通過總部的招投標實現(xiàn)“三定管理”即