論文-會計電算化與傳統(tǒng)會計

1、會計電算化與傳統(tǒng)會計【摘要】會計電算化作為一個提供財務信息為主的信息系統(tǒng),在企業(yè)經(jīng)營管理中起著重要作用。我國電算化會計經(jīng)歷了其自身的發(fā)展之后,具有了很多優(yōu)越性:它不僅僅是是喲個計算機代替手工進行會計處理。還包括分析、預測、控制、決策等管理職能。會計電算化對信息的產(chǎn)生與利用遠不是傳統(tǒng)手工會計所能做到的?！娟P(guān)鍵詞】會計電算化;優(yōu)越性;傳統(tǒng)手工會計;區(qū)別聯(lián)系;影響電子計算機技術(shù)應用于會計工作,實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)處理的電子計算機,被人們通稱為會計電算化。會計電算化也被稱為財務電算化、電算化會計或電腦會計。會計電算化可以通過電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的全

2、過程,它是一門容電子計算機科學、管理科學、信息科學和會計科學為一體的邊緣科學。一、會計電算化同傳統(tǒng)手工會計的聯(lián)系與區(qū)別(一主要聯(lián)系1.系統(tǒng)目標一致。兩者都對企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務進行記錄和核算,最終目標都是為了加強經(jīng)營管理,提供會計信息,參與經(jīng)營決策,提高企業(yè)經(jīng)濟效益。2.采用的基本會計理論與方法一致。兩系統(tǒng)都要遵循基本的會計理論和方法,都采用復式記賬原理。3.都要遵守會計和財務制度,以及國家的各項財經(jīng)法紀,嚴格貫徹執(zhí)行會計法規(guī),從措施、技術(shù)、制度上堵塞各種可能的漏洞,消除弊端,防止作弊。4.系統(tǒng)的基本功能相同。任何一個信息要達到系統(tǒng)目標,都應具備信息的采集輸入、存貯、加工處理、傳輸和輸出這五項功能。

3、5.都要保存會計檔案。作為會計信息系統(tǒng)的輸出,會計信息檔案必須妥善保存,以便查詢。6.編制會計報表的要求相同。兩系統(tǒng)都要編制會計報表,并且都必須按國家要求編制企業(yè)外部報表。(二主要差異比較1.系統(tǒng)初始化設置工作有差異。手工會計的初始化工作包括建立會計科目,開設總賬,登錄余額等;會計電算化的初始化設置工作則較為復雜,且?guī)в幸欢ǖ碾y度,其內(nèi)容主要有會計系統(tǒng)的安裝,賬套的設置,網(wǎng)絡用戶的權(quán)限設置,操作員及權(quán)限的設置,軟件運行環(huán)境的設置,科目級別與位長的設置,會計科目及其代碼的建立,最明細科目初始余額的輸入,憑證類型設置,自動轉(zhuǎn)賬分錄定義,會計報表名稱、格式、數(shù)據(jù)來源公式的定義等。2.科目的設置和使用

4、上存在差異。在手工會計中,由于手工核算的限制,將賬戶分設為總賬和明細賬,明細賬大多僅設到三級賬戶,此外,再開設輔助賬戶以滿足管理核算上的需要;科目的設置和使用一般都僅為中文科目。而在會計電算化中,計算機可以處理各種復雜的工作,科目的級數(shù)和位長設置因不同的軟件而異,有的財務軟件將科目的級數(shù)可設置到6級以上,完全滿足了會計明細核算方面的需要;科目的設置上除設置中文科目外,仍應設置與中文科目一一對應的科目代碼,使用科目時,計算機只要求用戶輸入某一科目代碼,而不要求輸入該中文科目,但在顯示打印時,一般都將中文科目和與之對應的科目代碼同時顯示。3.賬務處理程序上存在差異。手工會計根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營

5、方式和管理形式的不同,采用不同的會計核算形式,常用的賬務處理程序有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等,對業(yè)務數(shù)據(jù)采用了分散收集、分散處理、重復登記的操作方法,通過多人員、多環(huán)節(jié)進行內(nèi)部牽制和相互核對,目的是為了簡化會計核算的手續(xù),以減少舞弊和差錯。而在會計電算化中,一般要根據(jù)文件的設置來確定,常用的是日記賬文件核算形式和憑證文件核算形式,在一個計算機會計系統(tǒng)中,通常只采用其中一種核算形式,對數(shù)據(jù)進行集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方法。4.賬簿格式存在差異。在手工會計中,賬簿的格式分為訂本式、活頁式和卡片式三種, 并且對現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和總

6、賬必須采用訂本式賬簿。而在計算機會計系統(tǒng)中, 由于受到打印機的條件限制,不太可能打印出訂本式賬簿,因此根據(jù)會計電算化工作規(guī)范規(guī)定,所有的賬頁均可按活頁式打印后裝訂成冊;總賬賬頁的格式有傳統(tǒng)三欄借貸式總賬和科目匯總式總賬,后者可代替前者;明細賬的格式可有三欄式、多欄式和數(shù)量金額式等。二、會計電算化對傳統(tǒng)會計的影響(一改變了會計數(shù)據(jù)和賬務處理方式,賬務處理流程呈現(xiàn)一體化趨勢手工會計的賬務處理流程,簡單地說就是:憑證一賬簿一報表。會計人員的工作重點是在填制憑證以后的階段,要登記賬簿直至會計報表,必須經(jīng)過填制憑證、過賬、結(jié)賬、試算平衡、對賬等諸多程序。在電算化系統(tǒng)中,整個賬務處理流程分為輸入、處理、輸

7、出三個環(huán)節(jié),首先將分散于手工會計各個核算崗位的會計數(shù)據(jù)輸入計算機,此后的各種數(shù)據(jù)處理工作都由計算機按照會計軟件的要求自動完成,不受人工干預。從輸入會計憑證到輸出會計報表,一氣呵成,一切中間環(huán)節(jié)都在機內(nèi)自動處理,而需要的任何中間資料都可以通過系統(tǒng)提供的查詢功能得到,真正實現(xiàn)了數(shù)出一門(所有的數(shù)據(jù)都來源于憑證數(shù)據(jù)共享、(賬簿報表甚至分析表都可以使用憑證中數(shù)據(jù)整個賬務處理流程具有高度的連續(xù)性、嚴密性,呈現(xiàn)出一體化趨勢,極大地提高了財務報告的時效性。因此,在手工會計核算中非常費時、費力和繁瑣的工作,在電算化會計系統(tǒng)中變成了簡單的操作指令。過去繁雜的填制憑證、記賬、編表等工作,現(xiàn)在只需要少量的錄入人員進

8、行操作就可以了。因此,手工會計條件下不同會計核算形式的劃分已沒有必要,可以采用一種統(tǒng)一的會計核算形式,這就為實現(xiàn)電算化系統(tǒng)中會計核算形式的通用化提供了前提。(二內(nèi)部控制制度得到加強實現(xiàn)會計工作電算化后,原來賬簿之間互相核對的查錯糾錯控制不復存在。由于數(shù)據(jù)處理的自動化,人工不能直接參與內(nèi)部控制。在這種情況下,部分內(nèi)部控制工作由計算機通過專門程序進行,控制方式從單純的手工控制轉(zhuǎn)化為組織控制、手工控制和程序控制相結(jié)合的全面內(nèi)部控制。(三使財務會計工作統(tǒng)一規(guī)范企業(yè)單位可以輕松實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)處理和業(yè)務流程的規(guī)范化,避免了傳統(tǒng)會計在數(shù)據(jù)處理方面的不統(tǒng)一和不對應,減少了工作中標準模糊以及主觀人為的不確定性,增

9、強了會計工作的客觀性和會計信息的可比性。(四有利于信息資源共享在各種信息高速發(fā)展時代,會計信息對社會經(jīng)濟發(fā)展和企業(yè)經(jīng)濟效益的提高起著重要作用。由于會計信息的網(wǎng)絡化處理,不僅可以做到各財會崗位的資源共識,保證財務數(shù)據(jù)一體化,而且對會計信息可以在同一時間內(nèi)任意查詢,使會計對經(jīng)濟活動的反映能力更加及時、準確,反映的信息更加細致、全面,為領(lǐng)導掌握財務運行情況提供了方便,保證了財務在企業(yè)管理中的核心地位。三、會計電算化應注意解決的關(guān)鍵問題(一加強內(nèi)部控制制度在手工會計環(huán)境下,會計業(yè)務處理程序的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)設立了相應的稽核制度和審查制度,做到賬賬相符、賬證相符、賬表相符、賬實相符,并實行各級領(lǐng)導審查制度。

10、而在會計電算化環(huán)境下,大部分工作由計算機完成,審查、復核等控制制度被削弱或取消,原來由幾個部門按規(guī)定步驟完成的業(yè)務事項可集中在一個部門甚至由一個人完成,這就給內(nèi)部控制提出了新的要求。鑒于這一情況,必須加強網(wǎng)絡系統(tǒng)安全的控制、計算機病毒防治控制、系統(tǒng)權(quán)限控制、修改程序控制等,建立行之有效的內(nèi)部控制制度。(二注重會計處理的審核在手工操作中,財會人員要進行、賬證、賬賬、賬表的核對才能報送報表。因此,一般非人為錯誤比較容易發(fā)現(xiàn)和糾正。而在計算機環(huán)境下,只有憑證的錄入需要核對,而賬證、賬賬、賬表不再需要核對,由計算機自動生成。對一些串錄或非金額性錯誤只有在對賬時或再次檢查時才有可能發(fā)現(xiàn)。因此,應加強對憑

11、證錄入的審核,不僅要對原始憑證與記賬憑證進行核對審核,還要在計算機上結(jié)合明細賬進行審核,以防止串錄現(xiàn)象發(fā)生。(三保障會計信息安全目前市場上會計軟件繁多,水平參差不齊,軟件的安全性與保密性存在諸多問題,使舞弊者有機可乘;許多軟件缺乏操作日志記錄功能,對操作人、操作時間和操作內(nèi)容沒有具體記錄,出現(xiàn)問題不便于追究責任。另外,數(shù)據(jù)庫缺少必要的加密措施,可以方便地從外部打開和修改,特別是一些商業(yè)軟件為了占領(lǐng)市場,還為用戶提供修改以前年度賬目等功能,這都為舞弊提供了便利,這個問題一定要引起重視。(四檔案管理不容忽視電算化會計檔案是在一定的時間內(nèi)(如一個年度,把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份存儲,從而

12、脫離計算機系統(tǒng)的會計資料。按有關(guān)規(guī)定,實現(xiàn)會計電算化的單位應堅持每天備份,且要求雙重備份,將其存放在兩個不同的地方,以防止出現(xiàn)意外,造成整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復。同時,按照會計電算化管理辦法的規(guī)定,電子計算機替代手工記賬后,其會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案要打印輸出。為了保證財務數(shù)據(jù)安全,要求所有財務會計資料全部用激光打印機打印,并裝訂成冊,隨電算化備份資料一并保存。會計電算化的應用,給會計檔案管理工作增添了新的內(nèi)容,這就要求不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件,還要保存保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序。四、結(jié)束語我們今天所處的時代已經(jīng)步入了信息化快速發(fā)展的社會,經(jīng)濟的國際化競爭要求企業(yè)管理現(xiàn)代化,企業(yè)管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵是管理手段的現(xiàn)代化,而我國企業(yè)當前財務信息失真、財務資金管理失控成為突出的問題。而現(xiàn)代信息技術(shù)是發(fā)展為企業(yè)實行集中統(tǒng)一的財務管理創(chuàng)造了必要條件。大力推進會計電算化的進程,可以加強企業(yè)內(nèi)部財務管理與資金監(jiān)控,從而提高資金使用效率和降低資金風險,并且還可以推動其他各項管理。特別是計算機軟件技術(shù)的快速更新和網(wǎng)絡技術(shù)的普及與發(fā)展,更對我國會計電算化提出更新更高的要求。我國企業(yè)和會計軟件商家應聯(lián)合起來,消除一切影響會計電