科研課題檔案建檔規(guī)范

1、八、中國科學(xué)院大科學(xué)工程檔案建檔標(biāo)準(zhǔn)1總那么1.1 為增強(qiáng)中國科學(xué)院大科學(xué)工程工程以下簡稱工程檔案建檔工作,保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),發(fā)揮工程檔案在運(yùn)行、維修、治理和擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造等工作中的作用,制定本標(biāo)準(zhǔn).1.2 本標(biāo)準(zhǔn)提出了工程建檔工作的根本要求及治理責(zé)任,規(guī)定了工程文件的歸檔范圍、質(zhì)量要求、整理組卷和工程檔案的驗(yàn)收、歸檔與移交,適用于中國科學(xué)院大科學(xué)工程工程的新建、擴(kuò)建、改建和技術(shù)改造等工程的建檔工作.1.3 工程建檔工作除執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)外,尚應(yīng)執(zhí)行國家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定,2標(biāo)準(zhǔn)性引用文件以下標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文,通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文.GB/Tll822-20

2、00科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T50328-2001?建設(shè)工程文件歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)?DA/T28-2002國家重大建設(shè)工程文件歸檔要求與檔案整理標(biāo)準(zhǔn)3術(shù)語3.1 大科學(xué)工程工程Largescalescientificconstructionproject是指大科學(xué)裝置的建設(shè)工程,亦稱作大科學(xué)裝置建造工程,具有工程和研制雙重特性.它包括大科學(xué)裝置的建造及與其相配套的建筑物、構(gòu)筑物和附屬根底設(shè)施的建設(shè).具組成見示意圖附錄A.3.2 大科學(xué)裝置Large-scalescientificfacility是指通過較大規(guī)模投入和工程建設(shè)來完成,建成后通過長期的穩(wěn)定運(yùn)行和持續(xù)的科學(xué)技術(shù)活動(dòng),以實(shí)現(xiàn)重要

3、科學(xué)技術(shù)目標(biāo)的大型設(shè)施.根據(jù)不同的應(yīng)用目的,大科學(xué)裝置可分為三類：(1)為多學(xué)科領(lǐng)域的根底研究、應(yīng)用根底研究和應(yīng)用研究效勞的,具有強(qiáng)大的支持水平的大型公共實(shí)驗(yàn)平臺(tái)；(2)為特定學(xué)科領(lǐng)域的重大科學(xué)技術(shù)目標(biāo)建設(shè)的專用研究裝置；(3)為國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國家平安和社會(huì)開展提供根底數(shù)據(jù)的重大公益根底設(shè)施.3.3 系統(tǒng)(System)由假設(shè)干相互聯(lián)系和相互作用的局部(要素),按一定的關(guān)系組成的具有特定功能的有機(jī)整體.它是大科學(xué)裝置的有機(jī)組成局部.3.4 部件(Subassembly)由假設(shè)干零件裝配而成的組件.它是系統(tǒng)的組成局部.3.5 零件(Member)用來裝配成部件的單個(gè)制件.它是部件的根本組成單元.

4、3.6 單項(xiàng)工程(UMtofproject)具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)文件,可獨(dú)立組織施工,竣工后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)水平或工程效益的工程,它是構(gòu)成建設(shè)工程的組成局部.對(duì)大科學(xué)裝置而言,是指構(gòu)成大科學(xué)裝置的獨(dú)立組成局部.3.7 單位工程(SubuMtofproject)具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)文件,可獨(dú)立組織施工,但竣工后不能獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)水平或工程效益的工程.它是單項(xiàng)工程的組成局部.3.8 分部工程(Subproject)單位工程中可以獨(dú)立施工的工程.它是單位工程的組成局部.3.9 分項(xiàng)工程(Subunit)單位工程中最根本的計(jì)算單位.它是分部工程的組成局部.分部工程按不同的施工方法和不同的規(guī)格等劃分具體的分項(xiàng)工程.4

5、根本要求4.1 工程建檔工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)治理、保證質(zhì)量、便于利用的原那么.4.2 工程檔案必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、配套,能夠全面反映工程由來、建造過程和竣工驗(yàn)收結(jié)果.4.3 工程建檔工作必須納入建設(shè)單位和各參建單位工程治理的各個(gè)環(huán)節(jié)和工作人員的責(zé)任范圍,與工程治理同步進(jìn)行,并建立工程文件的形成積累和整理歸檔制度.4.4 建立以建設(shè)單位為核心、參建單位參與的工程檔案治理網(wǎng)絡(luò),做到各單位有負(fù)責(zé)人主管和有專人負(fù)責(zé)本單位形成的工程文件的全過程治理工作.4.5 嚴(yán)格執(zhí)行國家保密和保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)等法規(guī),保證科技機(jī)密和工程檔案的安全.5.治理責(zé)任5.1 院業(yè)務(wù)主管部門責(zé)任5.1.1 下達(dá)大科學(xué)工程工程建設(shè)

6、任務(wù)時(shí),同時(shí)下達(dá)工程建檔任務(wù).5.1.2 負(fù)責(zé)對(duì)院屬大科學(xué)工程工程建檔工作的監(jiān)督、檢查、協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo).5.1.3 在國家檔案行政治理部門指導(dǎo)下,負(fù)責(zé)組織大科學(xué)工程工程竣工的檔案驗(yàn)收.5.2 建設(shè)單位責(zé)任5.2.1 負(fù)責(zé)組織領(lǐng)導(dǎo)工程建檔工作,將工程建檔工作納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程,納入工程治理的各個(gè)環(huán)節(jié),納入領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)工作人員的責(zé)任范圍.5.2.2 編制包括工程各組成局部在內(nèi)的工程檔案分類表,建立健全工程建檔工作的相關(guān)制度并監(jiān)督執(zhí)行.5.2.3 配備專兼職人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、催促本單位各工作部門做好工程文件的收集、整理和歸檔工作.5.2.4 在與大科學(xué)裝置研制建造、勘察、設(shè)計(jì)、建筑安裝工程施工、監(jiān)理

7、等單位簽訂合同、協(xié)議時(shí),應(yīng)制定專門條款,對(duì)移交工程檔案的套數(shù)、質(zhì)量、移交時(shí)問及費(fèi)用等提出明確要求.5.2.5 負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)大科學(xué)裝置研制建造、勘察、設(shè)計(jì)、建筑安裝工程施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作.5.2.6 負(fù)責(zé)收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段和建設(shè)單位承當(dāng)大科學(xué)裝置的設(shè)計(jì)和研制過程中形成的工程文件,并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔.5.2.7 負(fù)責(zé)收集和整理與工程有關(guān)的引進(jìn)技術(shù)或引進(jìn)設(shè)備的技術(shù)文件,并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔.5.2.8 負(fù)責(zé)接收、審查和匯總大科學(xué)裝置研制建造、勘察、設(shè)計(jì)、建筑安裝工程施工、監(jiān)理等單位以及本單位各部門移交的工程檔案,保證接收的工程檔案完整、準(zhǔn)確、

8、系統(tǒng)、配套.5.2.9 負(fù)責(zé)向國家檔案局上報(bào)?國家重點(diǎn)建設(shè)工程檔案治理登記表?.5.3 大科學(xué)裝置設(shè)計(jì)、研制建造單位責(zé)任應(yīng)按合同、協(xié)議規(guī)定,將大科學(xué)裝置設(shè)計(jì)、研制建造過程中形成的應(yīng)歸檔的工程文件,經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)整理立卷后移交建設(shè)單位.5.4 勘察、設(shè)計(jì)單位責(zé)任應(yīng)按合同、協(xié)議規(guī)定,將勘察、設(shè)計(jì)過程中形成的全部勘察、設(shè)計(jì)文件,經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)整理立卷后移交建設(shè)單位.5.5 建筑安裝工程施工單位責(zé)任應(yīng)按合同、協(xié)議規(guī)定,將施工過程中形成的全部施工文件,經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)整理立卷后移交建設(shè)單位.5.5.1 建筑安裝工程工程實(shí)行總承包的,總承包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案,并及時(shí)向建設(shè)單位移交.各分包單位應(yīng)將本單位形成的

9、工程文件整理立卷后及時(shí)移交總承包單位.5.5.2 在城市規(guī)劃范圍內(nèi)的工程,施工單位應(yīng)整理一套原件符合本標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目檔案移交建設(shè)單位,另編制一套與城市規(guī)劃、建設(shè)及其治理有關(guān)的工程檔案移交城建檔案館.5.6 監(jiān)理單位責(zé)任5.6.1 應(yīng)按合同、協(xié)議規(guī)定,將監(jiān)理過程中形成的全部監(jiān)理文件,經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)整理立卷后移交建設(shè)單位.5.6.2 負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查大科學(xué)裝置設(shè)計(jì)、研制、建造、勘察、設(shè)計(jì)、建筑安裝工程施工等單位工程文件的形成積累和立卷歸檔工作.審查大科學(xué)裝置設(shè)計(jì)、研制、建造、勘察、設(shè)計(jì)、建筑安裝工程施工等單位向建設(shè)單位移交工程檔案情況,對(duì)其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性簽署意見,并在竣工圖上簽字.6工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量

10、要求6.1 工程文件的歸檔范圍6.1.1 工程從立項(xiàng)、實(shí)施到竣工交付使用全過程中形成的,具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔.6.1.2 工程文件的歸檔范圍及保管期限見?大科學(xué)工程工程文件歸檔范圍及保管期限參考表?附錄B.6.2 歸檔文件的質(zhì)量要求6.2.1 歸檔的工程文件應(yīng)為原件.6.2.2 工程文件的內(nèi)容必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程.6.2.3 工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確,與實(shí)物、實(shí)況相符合.6.2.4 工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料,不得使用易褪色的書寫材料.6.2.5 工程文件應(yīng)字跡工整、圖樣清楚、圖表整潔、紙質(zhì)優(yōu)良,

11、簽字蓋章手續(xù)和文件形成日期完備.6.2.6 外文文件和相應(yīng)的中文譯件應(yīng)歸檔,未譯的外文文件,應(yīng)譯出中文標(biāo)題,并附上內(nèi)容提要.6.2.7 錄音、錄像文件的歸檔應(yīng)保證載體的有效性,符合?中國科學(xué)院聲像檔案建檔標(biāo)準(zhǔn)?的要求.電子文件應(yīng)使用不可擦寫的電子介質(zhì)存儲(chǔ),與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔,并應(yīng)保持內(nèi)容一致.6.2.8 竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖,均應(yīng)逐張加蓋竣工圖章,履行簽字手續(xù).修改必須符合技術(shù)要求,設(shè)計(jì)變更單和工程洽商記錄均應(yīng)歸人相關(guān)的案卷.7工程文件的整理立卷7.1 分類7.1.1 根據(jù)建設(shè)單位編制的工程檔案分類表,將不同類別、不同層次的工程文件進(jìn)行分類.7.1.1.1 工程文件可按工程組成局部、建設(shè)程序或階段

12、等分為工程綜合治理文件、監(jiān)理文件、大科學(xué)裝置研制建造文件、建筑安裝工程施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件以及聲像、電子文件等大類.7.1.1.2 每一大類的工程文件,再按建設(shè)程序、階段、單項(xiàng)工程、系統(tǒng)、專業(yè)等逐級(jí)細(xì)分.7.1.2 工程文件的分類見?大科學(xué)工程工程文件分類例如圖參考件?附錄c建設(shè)單位在編制工程檔案分類表時(shí),應(yīng)從實(shí)際出發(fā),根據(jù)工程的構(gòu)成和工程文件的類別、數(shù)量和形成等情況,逐級(jí)分層次設(shè)置各級(jí)類目,并將類目組合成有機(jī)整體,以完整、系統(tǒng)反映工程全貌,便于整理立卷和檔案治理.7.2 立卷7.2.1 立卷原那么應(yīng)遵循工程文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,便于檔案的保管和利用.7

13、.2.2 立卷單元根據(jù)工程任務(wù)、責(zé)任分工和文件形成等情況,明確工程文件的各個(gè)立卷單元.每個(gè)立卷單元由立卷責(zé)任者部門或單位負(fù)責(zé)將工程文件收齊,根據(jù)工程文件類別、數(shù)量等組成假設(shè)干案卷.如大科學(xué)裝置可以單項(xiàng)工程、系統(tǒng)等為立卷單元,由研制部門負(fù)責(zé)將工程文件組成多卷.7.2.3 立卷方法7.2.3.1 工程綜合文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等立卷；7.2.3.2 監(jiān)理文件按單項(xiàng)工程、問題或文種等立卷；7.2.3.3 大科學(xué)裝置研制建造文件按單項(xiàng)工程、系統(tǒng)等立卷；7.2.3.4 建筑安裝工程施工文件按單項(xiàng)工程、專業(yè)等立卷；7.2.3.5 竣工圖按單項(xiàng)工程、專業(yè)、系統(tǒng)等立卷；7.2.3.6 竣工驗(yàn)收文件按

14、單項(xiàng)工程、專業(yè)、系統(tǒng)等立卷.7.2.4 立卷的其他事項(xiàng)立卷要求、卷內(nèi)文件排列、案卷編目、案卷裝訂、案卷排列等均執(zhí)行?中國科學(xué)院根本建設(shè)工程檔案建檔標(biāo)準(zhǔn)?第6章的有關(guān)規(guī)定.其中大科學(xué)裝置局部每個(gè)立卷單元還應(yīng)填寫?科研課題檔案歸檔說明書?式樣參見?中國科學(xué)院科研課題檔案建檔標(biāo)準(zhǔn)?附錄D8,作為該立卷單元首卷的第一份文件,登人卷內(nèi)目錄.8工程檔案的匯總整理8.1建設(shè)單位各部門及各參建單位在工程任務(wù)完成后、驗(yàn)收前,將各自形成的應(yīng)歸檔的工程檔案移交給建設(shè)單位.移交檔案時(shí),應(yīng)編制工程檔案案卷移交目錄附錄Ga、Gb,辦理交接手續(xù).8.2整套工程檔案匯總整理由建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織,其內(nèi)容包括：對(duì)整套工程檔案進(jìn)行清點(diǎn),并根據(jù)工程檔案分類表對(duì)全部案卷進(jìn)行系統(tǒng)分類、排列和逐卷編寫檔號(hào)檔號(hào)可用鉛筆l臨時(shí)填寫.并由工程綜合治理部門填寫?大科學(xué)工程工程檔案建檔總說明?附錄I及組織編制