行政中心會議大廈會議服務質量標準

1、行政中心會議大廈會議服務質量標準行政中心及會議大廈會議服務質量標準1.職責1）部門經理全而監(jiān)督會議、參觀接待工作流程：2）大堂經理（分管經理助理）負責協(xié)調、跟蹤會務、參觀接待前期準備工作：3）客戶服務中心A,負責受理各類會議、參觀信息并填寫行政中心會議服務通知單交由會務都負責人安排落實并跟蹤服務過程。B.中心負責人需在每天下班前由客服中心負責人將后兩天會議室預定信息以郵件或復印的形式上報機關事務局指定部門/人（目前為行政事務科杜婉華小姐處）。C.根據(jù)會議組織方要求聯(lián)系落實會議用水（用水需提前填寫會議采購通知單交物業(yè)服務中心采購員進行相關用品采購）、用花、會標等代購事宜：D.會后根據(jù)會議準備中產

2、生的費用額，制作行政中心會議費用清單并附上發(fā)票交由會議組織方報銷。4）3.4技術保障部負責燈光、影音、空調設備調試工作：5）3.5安全部負責會場周邊警戒，控制噪音及閑雜人員出入并引導車輛進出及停放工作:6）3.6會務部負責會場布置、會中服務及會后現(xiàn)場清理等工作。7）3.7清潔綠化部負責會議、接待前各主要部位及參觀路線范圍的清潔。2.會議/接待保密規(guī)定1）甲方的會務/接待內容不得向外界透露任何信息。2）會務/接待中產生錄音、錄像、文件資料，在會務/接待結束后第一時間交會議主辦單位或機關事務管理局處理。3）甲方有保密要求的會務/接待，按甲方要求執(zhí)行。3.會議場所分類1）根據(jù)行政辦事中心各類會議場所

3、特點，現(xiàn)將各類會議場所分為A、B、C三類。2）分類說明：A）A類（40座以下小型接待室、座談式會議室）：各會議主辦單位需至少提前一個小時致電客戶服務中心（TEL:22830444）提出會議要求，客戶服務中心值班人員需明確會議時間、所需會議室、會議主題、與會人數(shù)、會場布置、組織單位、聯(lián)系人等信息并記錄于行政中心會議服務通知單，再交由會務部相關負責人進行會議準備。（此類會議信息需提前告知機關事務管理局）B）B類（150座以下課堂式會議室），各會議主辦單位需至少提前半天致電客戶服務中心（TEL:22830444）提出會議要求，客戶服務中心值班人員需明確會議時間、所需會議室、會議主題、與會人數(shù)、會場布

4、置、組織單位、聯(lián)系人等信息并記錄于行政中心會議服務通知單，再交由會務部相關負責人進行會議準備。（此類會議信息需提前告知機關事務管理局）C）C類：戲院式會議廳（主樓240人會議廳、北樓500人會議廳）由會議主辦單位向物業(yè)服務中心提出使用申請，明確使用時間；由物業(yè)服務中心將會議信息向機關事務局進行反饋匯總；由機關事務局根據(jù)會場檔期安排進行確認并由物業(yè)服務中心回復會議主辦方：進行會議準備及服務。在明確該類會議服務要求后，客戶服務中心或管理專員也需按要求填寫行政中心會議服務通知單并通知相關部門進行準備。特別說明：物業(yè)服務中心可提供鮮花、會標、飲水等代購代訂服務。4.方法和過程控制1）客戶服務中心（或項

5、目管理專員）A.電話預定當各辦公單位通過電話進行會議預定時，客服中心值班人員（或專員）應要求會議組織方明確：a）會議時間b）會議地點c）會議組織單位d）聯(lián)系人/電話e）會議主題B.服務要求（含：會標、飲水、鮮花、錄音、銘牌、簽到臺、麥克風、指引標識、主席臺擺位）等，根據(jù)以上要求填寫行政中心會議服務通知單，如有代訂、代購服務的，應請會議組織單位聯(lián)系人簽名確認后通知物業(yè)服務中心相關部門進行準備：同時需對會議服務各個環(huán)節(jié)進行跟進及時掌握服務動態(tài)。代訂、代購項目有：瓶裝水、會標、鮮花、錄音帶、指示標識（噴繪）、復印等。2） 口頭（書面）預定當各辦公單位直接與物業(yè)服務中心相關人員進行口頭或書而預定時，接

6、洽人員需及時做好相關記錄或根據(jù)其書而要求補填寫“行政中心會議服務通知單&gt：）并及時交客戶服務中心進行通知落實。5 .工程技術部接獲會議通知后，應根據(jù)會議通知中設備方面的要求,提前對設備進行檢查并調試燈光、音響、區(qū)域照明、錄音及空調設備。如屬C類會議。按以下流程進行：1）空調設備技術人員在會議前兩小時開啟相關會議室空調風柜；會議前一小時開啟空調設備，視具體情況提前開啟其他必要區(qū)域的通道并視會場人數(shù)和溫度加開主機和水泵。2）會場照明設施會議開始前一小時開啟所有場地燈。3）舞臺燈光、音響設備A.嚴格按照會議主辦方要求進行調試，一般技術要求燈光開啟不要太強或太弱。B.嚴格按照會議主辦方的要

7、求穩(wěn)固擺放麥克風，按照設備開機程序開啟音響設備，并逐一調試每個麥克風音量，力求均衡無反饋聲和嘈雜音。C.根據(jù)會議主辦方要求準備好錄音帶和錄音設備，對會議內容全程進行錄音，并做好標識。4）所有準備工作完成后，需及時將情況反饋至客戶服務中心，由客戶服務中心主辦或其它相關人員進行檢查核實。6 .安全管理部接獲會議通知后，根據(jù)要求提前一小時開啟相關區(qū)域門鎖及責任范圍內電源，包括：大堂、電梯廳等，安排人員在會議區(qū)域進行巡查，及時制止噪音及閑雜人員進出。如屬C類會議，按以下流程進行：1）崗位設置在原有崗位基礎上根據(jù)會議通知要求至少提前半小時增設相關警衛(wèi)崗位。2）標識指引協(xié)助客服負責人擺放人員指引標識和車位

8、導向標識。3）現(xiàn)場控制根據(jù)會議主辦方要求控制人員出入，并對現(xiàn)場消防安全情況進行全面監(jiān)控。4）所有準備工作完成后，需及時將情況反饋至客戶服務中心，并由客戶服務中心主辦或其它相關人員進行檢查核實。7 .會議服務部按獲會議通知后，及時到客戶服務中心領取行政中心會議服務通知單，并根據(jù)要求進行準備。如屬C類會議.按以下流程進行準備：1）現(xiàn)場布置按獲會議通知后，根據(jù)通知要求，提前組織人員清潔相關區(qū)域：并根據(jù)會議主辦方要求。提前布置會場。2）物資準備根據(jù)會議人數(shù)，提前準備熱水瓶、茶壺（兩個）、茶葉、煙灰盅、紙巾、紙杯、托盤、毛巾（兩條，大、小各一）等會務用品；并視會議、接待人數(shù)和主辦方要求，擺放瓶裝飲用水和水果等。3）會務準備在會議開始前，會務人員提前1小時到場準備茶水、擺好杯子，待賓主到