行政中心會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

1、行政中心會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)行政中心及會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.職責(zé)1）部門經(jīng)理全而監(jiān)督會(huì)議、參觀接待工作流程：2）大堂經(jīng)理（分管經(jīng)理助理）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、跟蹤會(huì)務(wù)、參觀接待前期準(zhǔn)備工作：3）客戶服務(wù)中心A,負(fù)責(zé)受理各類會(huì)議、參觀信息并填寫行政中心會(huì)議服務(wù)通知單交由會(huì)務(wù)都負(fù)責(zé)人安排落實(shí)并跟蹤服務(wù)過(guò)程。B.中心負(fù)責(zé)人需在每天下班前由客服中心負(fù)責(zé)人將后兩天會(huì)議室預(yù)定信息以郵件或復(fù)印的形式上報(bào)機(jī)關(guān)事務(wù)局指定部門/人（目前為行政事務(wù)科杜婉華小姐處）。C.根據(jù)會(huì)議組織方要求聯(lián)系落實(shí)會(huì)議用水（用水需提前填寫會(huì)議采購(gòu)?fù)ㄖ獑谓晃飿I(yè)服務(wù)中心采購(gòu)員進(jìn)行相關(guān)用品采購(gòu)）、用花、會(huì)標(biāo)等代購(gòu)事宜：D.會(huì)后根據(jù)會(huì)議準(zhǔn)備中產(chǎn)

2、生的費(fèi)用額，制作行政中心會(huì)議費(fèi)用清單并附上發(fā)票交由會(huì)議組織方報(bào)銷。4）3.4技術(shù)保障部負(fù)責(zé)燈光、影音、空調(diào)設(shè)備調(diào)試工作：5）3.5安全部負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)周邊警戒，控制噪音及閑雜人員出入并引導(dǎo)車輛進(jìn)出及停放工作:6）3.6會(huì)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)中服務(wù)及會(huì)后現(xiàn)場(chǎng)清理等工作。7）3.7清潔綠化部負(fù)責(zé)會(huì)議、接待前各主要部位及參觀路線范圍的清潔。2.會(huì)議/接待保密規(guī)定1）甲方的會(huì)務(wù)/接待內(nèi)容不得向外界透露任何信息。2）會(huì)務(wù)/接待中產(chǎn)生錄音、錄像、文件資料，在會(huì)務(wù)/接待結(jié)束后第一時(shí)間交會(huì)議主辦單位或機(jī)關(guān)事務(wù)管理局處理。3）甲方有保密要求的會(huì)務(wù)/接待，按甲方要求執(zhí)行。3.會(huì)議場(chǎng)所分類1）根據(jù)行政辦事中心各類會(huì)議場(chǎng)所

3、特點(diǎn)，現(xiàn)將各類會(huì)議場(chǎng)所分為A、B、C三類。2）分類說(shuō)明：A）A類（40座以下小型接待室、座談式會(huì)議室）：各會(huì)議主辦單位需至少提前一個(gè)小時(shí)致電客戶服務(wù)中心（TEL:22830444）提出會(huì)議要求，客戶服務(wù)中心值班人員需明確會(huì)議時(shí)間、所需會(huì)議室、會(huì)議主題、與會(huì)人數(shù)、會(huì)場(chǎng)布置、組織單位、聯(lián)系人等信息并記錄于行政中心會(huì)議服務(wù)通知單，再交由會(huì)務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備。（此類會(huì)議信息需提前告知機(jī)關(guān)事務(wù)管理局）B）B類（150座以下課堂式會(huì)議室），各會(huì)議主辦單位需至少提前半天致電客戶服務(wù)中心（TEL:22830444）提出會(huì)議要求，客戶服務(wù)中心值班人員需明確會(huì)議時(shí)間、所需會(huì)議室、會(huì)議主題、與會(huì)人數(shù)、會(huì)場(chǎng)布

4、置、組織單位、聯(lián)系人等信息并記錄于行政中心會(huì)議服務(wù)通知單，再交由會(huì)務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備。（此類會(huì)議信息需提前告知機(jī)關(guān)事務(wù)管理局）C）C類：戲院式會(huì)議廳（主樓240人會(huì)議廳、北樓500人會(huì)議廳）由會(huì)議主辦單位向物業(yè)服務(wù)中心提出使用申請(qǐng)，明確使用時(shí)間；由物業(yè)服務(wù)中心將會(huì)議信息向機(jī)關(guān)事務(wù)局進(jìn)行反饋匯總；由機(jī)關(guān)事務(wù)局根據(jù)會(huì)場(chǎng)檔期安排進(jìn)行確認(rèn)并由物業(yè)服務(wù)中心回復(fù)會(huì)議主辦方：進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備及服務(wù)。在明確該類會(huì)議服務(wù)要求后，客戶服務(wù)中心或管理專員也需按要求填寫行政中心會(huì)議服務(wù)通知單并通知相關(guān)部門進(jìn)行準(zhǔn)備。特別說(shuō)明：物業(yè)服務(wù)中心可提供鮮花、會(huì)標(biāo)、飲水等代購(gòu)代訂服務(wù)。4.方法和過(guò)程控制1）客戶服務(wù)中心（或項(xiàng)

5、目管理專員）A.電話預(yù)定當(dāng)各辦公單位通過(guò)電話進(jìn)行會(huì)議預(yù)定時(shí)，客服中心值班人員（或?qū)T）應(yīng)要求會(huì)議組織方明確：a）會(huì)議時(shí)間b）會(huì)議地點(diǎn)c）會(huì)議組織單位d）聯(lián)系人/電話e）會(huì)議主題B.服務(wù)要求（含：會(huì)標(biāo)、飲水、鮮花、錄音、銘牌、簽到臺(tái)、麥克風(fēng)、指引標(biāo)識(shí)、主席臺(tái)擺位）等，根據(jù)以上要求填寫行政中心會(huì)議服務(wù)通知單，如有代訂、代購(gòu)服務(wù)的，應(yīng)請(qǐng)會(huì)議組織單位聯(lián)系人簽名確認(rèn)后通知物業(yè)服務(wù)中心相關(guān)部門進(jìn)行準(zhǔn)備：同時(shí)需對(duì)會(huì)議服務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行跟進(jìn)及時(shí)掌握服務(wù)動(dòng)態(tài)。代訂、代購(gòu)項(xiàng)目有：瓶裝水、會(huì)標(biāo)、鮮花、錄音帶、指示標(biāo)識(shí)（噴繪）、復(fù)印等。2） 口頭（書(shū)面）預(yù)定當(dāng)各辦公單位直接與物業(yè)服務(wù)中心相關(guān)人員進(jìn)行口頭或書(shū)而預(yù)定時(shí)，接

6、洽人員需及時(shí)做好相關(guān)記錄或根據(jù)其書(shū)而要求補(bǔ)填寫“行政中心會(huì)議服務(wù)通知單&gt：）并及時(shí)交客戶服務(wù)中心進(jìn)行通知落實(shí)。5 .工程技術(shù)部接獲會(huì)議通知后，應(yīng)根據(jù)會(huì)議通知中設(shè)備方面的要求,提前對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查并調(diào)試燈光、音響、區(qū)域照明、錄音及空調(diào)設(shè)備。如屬C類會(huì)議。按以下流程進(jìn)行：1）空調(diào)設(shè)備技術(shù)人員在會(huì)議前兩小時(shí)開(kāi)啟相關(guān)會(huì)議室空調(diào)風(fēng)柜；會(huì)議前一小時(shí)開(kāi)啟空調(diào)設(shè)備，視具體情況提前開(kāi)啟其他必要區(qū)域的通道并視會(huì)場(chǎng)人數(shù)和溫度加開(kāi)主機(jī)和水泵。2）會(huì)場(chǎng)照明設(shè)施會(huì)議開(kāi)始前一小時(shí)開(kāi)啟所有場(chǎng)地?zé)簟?）舞臺(tái)燈光、音響設(shè)備A.嚴(yán)格按照會(huì)議主辦方要求進(jìn)行調(diào)試，一般技術(shù)要求燈光開(kāi)啟不要太強(qiáng)或太弱。B.嚴(yán)格按照會(huì)議主辦方的要

7、求穩(wěn)固擺放麥克風(fēng)，按照設(shè)備開(kāi)機(jī)程序開(kāi)啟音響設(shè)備，并逐一調(diào)試每個(gè)麥克風(fēng)音量，力求均衡無(wú)反饋聲和嘈雜音。C.根據(jù)會(huì)議主辦方要求準(zhǔn)備好錄音帶和錄音設(shè)備，對(duì)會(huì)議內(nèi)容全程進(jìn)行錄音，并做好標(biāo)識(shí)。4）所有準(zhǔn)備工作完成后，需及時(shí)將情況反饋至客戶服務(wù)中心，由客戶服務(wù)中心主辦或其它相關(guān)人員進(jìn)行檢查核實(shí)。6 .安全管理部接獲會(huì)議通知后，根據(jù)要求提前一小時(shí)開(kāi)啟相關(guān)區(qū)域門鎖及責(zé)任范圍內(nèi)電源，包括：大堂、電梯廳等，安排人員在會(huì)議區(qū)域進(jìn)行巡查，及時(shí)制止噪音及閑雜人員進(jìn)出。如屬C類會(huì)議，按以下流程進(jìn)行：1）崗位設(shè)置在原有崗位基礎(chǔ)上根據(jù)會(huì)議通知要求至少提前半小時(shí)增設(shè)相關(guān)警衛(wèi)崗位。2）標(biāo)識(shí)指引協(xié)助客服負(fù)責(zé)人擺放人員指引標(biāo)識(shí)和車位

8、導(dǎo)向標(biāo)識(shí)。3）現(xiàn)場(chǎng)控制根據(jù)會(huì)議主辦方要求控制人員出入，并對(duì)現(xiàn)場(chǎng)消防安全情況進(jìn)行全面監(jiān)控。4）所有準(zhǔn)備工作完成后，需及時(shí)將情況反饋至客戶服務(wù)中心，并由客戶服務(wù)中心主辦或其它相關(guān)人員進(jìn)行檢查核實(shí)。7 .會(huì)議服務(wù)部按獲會(huì)議通知后，及時(shí)到客戶服務(wù)中心領(lǐng)取行政中心會(huì)議服務(wù)通知單，并根據(jù)要求進(jìn)行準(zhǔn)備。如屬C類會(huì)議.按以下流程進(jìn)行準(zhǔn)備：1）現(xiàn)場(chǎng)布置按獲會(huì)議通知后，根據(jù)通知要求，提前組織人員清潔相關(guān)區(qū)域：并根據(jù)會(huì)議主辦方要求。提前布置會(huì)場(chǎng)。2）物資準(zhǔn)備根據(jù)會(huì)議人數(shù)，提前準(zhǔn)備熱水瓶、茶壺（兩個(gè)）、茶葉、煙灰盅、紙巾、紙杯、托盤、毛巾（兩條，大、小各一）等會(huì)務(wù)用品；并視會(huì)議、接待人數(shù)和主辦方要求，擺放瓶裝飲用水和水果等。3）會(huì)務(wù)準(zhǔn)備在會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)務(wù)人員提前1小時(shí)到場(chǎng)準(zhǔn)備茶水、擺好杯子，待賓主到