人事檔案管理論文 檔案管理措施論文

1、人事檔案管理論文檔案管理措施論文談對如何搞好檔案管理問題的探討【摘要】改革開放以來,我國企業(yè)的人事檔案管理發(fā)生了很大的變化。文章在分析人事檔案存在問題和原因的基礎(chǔ)上,提出了幾點(diǎn)完善措施?！娟P(guān)鍵詞】人事；檔案；管理措施1 檔案管理存在的問題隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,特別是我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和人事制度改革的進(jìn)一步深入,舊的規(guī)章制度條例無法解決新出現(xiàn)的問題,傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要,企業(yè)人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況,在不同程度上存在著許多問題,已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要,亟待人們加以解決。當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題有：1.1 檔案管理人員管理水平不

2、高，管理手段落后。由于檔案管理人員大多數(shù)是兼職，因此導(dǎo)致了管檔人員工作變動(dòng)頻繁，新手占70%，加之各級管檔部門沒有組織專業(yè)知識培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作。又因?yàn)榇蠖鄶?shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，因此會(huì)嚴(yán)重影響了檔案管理水平。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，陽光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。1.2 人事檔案收集工作力度不夠。由于收集歸檔工作制度不健全，導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)。而且收集

3、歸檔的材料不全面，有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價(jià)材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。1.3 人檔分離的情況愈加嚴(yán)重。隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動(dòng)日益頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，人才的流動(dòng)造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對檔案沒什么要求，導(dǎo)致了這種人檔分離的情況愈加嚴(yán)重。1.4 企業(yè)人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高 。由于上述原因,當(dāng)前企業(yè)許多人的人事檔案質(zhì)量不高,缺乏利用價(jià)值,其人事檔案材料空洞的、形式的多,細(xì)致的

4、、實(shí)際性的少;反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多,反映個(gè)人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長的少;反映過去情況的多,反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多,定量描述少;或者只講優(yōu)點(diǎn),避免缺點(diǎn);內(nèi)容空乏,個(gè)人總結(jié)和組織意見盡是套話,無法全面、公正的評價(jià)和反映一個(gè)人的情況。1.5 人事檔案管理的信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。2 檔案管理問題形成的原因2.1 收集的對象范圍

5、太窄一些企業(yè)的人事部門只關(guān)注收集單位主要領(lǐng)導(dǎo)人及高層干部的材料,而忽視了廣大普通職工的材料收集,造成了領(lǐng)導(dǎo)干部的材料多,普通職工的材料少的現(xiàn)象。事實(shí)上,人事檔案并不是人物檔案或名人檔案,其收集的對象范圍不應(yīng)只局限于著名人物和主要領(lǐng)導(dǎo)人,而應(yīng)是單位的每一個(gè)員工。無論員工現(xiàn)任何職,是否出眾,都是該單位寶貴的人力資源,有關(guān)其個(gè)人的材料,都是單位的寶貴財(cái)富,人事部門均應(yīng)根據(jù)規(guī)定收集齊全。2.2 整理不規(guī)范整理人事檔案是一項(xiàng)細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作,在干部檔案整理工作細(xì)則中曾明確要求整理工作做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊?！薄巴ㄟ^整理使每一個(gè)檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用”的目的。

6、同樣,對于企業(yè)人事檔案工作來說也應(yīng)如此。把個(gè)人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提,許多單位在這個(gè)方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂,甚至根本沒有清理,有些單位檔案隨已立卷成冊,但沒按要求的格式進(jìn)行分類處理,給檔案利用帶來了諸多不便。2.3 企業(yè)員工人事檔案意識淡薄有一部分企業(yè)員工對于自己的人事檔案不夠重視或根本不重視,認(rèn)為人事檔案是“身外之物”,可有可無,要用時(shí)想到、不用時(shí)不要,認(rèn)為人事檔案根本不影響自己的發(fā)展,有意無意地就遺棄了檔案。中新網(wǎng)曾經(jīng)公布了一項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù):在2068名被調(diào)查者中,認(rèn)為“工作中注重的是能力,檔案沒用”的占到被調(diào)查者人數(shù)的49.03%,另有12.33%的人表示“無所謂”

7、,只有38.64%的人認(rèn)為“擇業(yè)自由,但檔案不能遺棄”。這些數(shù)據(jù)將目前社會(huì)上人事檔案意識淡薄的事實(shí)擺在我們面前,機(jī)制不適應(yīng)或規(guī)定不合理等因素可以很快改進(jìn),但這種社會(huì)整體意識上的欠缺是非常嚴(yán)重的,這是導(dǎo)致大量棄檔現(xiàn)象發(fā)生的最主要的原因。3 企業(yè)完善人事檔案管理的措施3.1 提高檔案管理人員的素質(zhì)。干部檔案工作條例三十八條規(guī)定，各級組織人事部門要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。建議：主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，讓他們掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案

8、的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。配置專（兼）職人事檔案管理人員，落實(shí)管檔人員待遇。3.2 注重人事檔案材料收集。提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。3.3 健全制度，進(jìn)一步規(guī)范檔

9、案資料管理。實(shí)踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此各單位要建立相應(yīng)的檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度，對永久、長期保存的檔案應(yīng)定期向上級檔案主管部門進(jìn)行移交；再其次為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，對檔案管理中出現(xiàn)問題的，實(shí)行責(zé)任追究，保證檔案管理規(guī)范有序。3.4 加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息

10、化建設(shè)。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應(yīng)社會(huì)對檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)要充分