探析人事檔案管理在人力資源管理中的作用(1)

1、探析人事檔案管理在人力資源管理中的作用(1)論文摘要:人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用，它是識別人才、選拔人才、使用人才的重要根據(jù)。科學(xué)的人事檔案管理能促進人力資源的開發(fā)和使用。人事檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代管理化管理的要求，積極拓展效勞職能，為人力資源開發(fā)提供強有力的保障。 關(guān)鍵詞:人事檔案管理 人力資源管理 作用 人力資源管理是一種管理員工關(guān)系的戰(zhàn)略方法，它強調(diào)開發(fā)員工的潛能對獲取持續(xù)競爭優(yōu)勢有至關(guān)重要的作用。人力資源管理是以“人為中心，高層管理人員應(yīng)盡可能地培育并保持最正確員工隊伍，最大限度地實現(xiàn)個人目的和組織目的的有機統(tǒng)一，使組織成長與個人才能開展相適應(yīng)。 人事檔案是國家機構(gòu)、

2、社會組織在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察理解和正確選拔使用員工的重要根據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。 由此可見，人事檔案與人力資源管理的關(guān)系非常親密。人事檔案是人力資源管理過程中產(chǎn)生各種信息的有效載體，人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要根據(jù)。人力資源管理與人事檔案管理互為作用，互相促進，人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的開展，而人事檔案的科學(xué)化管理，又會推動人力資源的開發(fā)。1 人事檔案管理對人力資源開發(fā)的促進作用 1.1 有助于最大

3、限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力 人事檔案全面記錄了員工的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及開展過程，通過檔案可以理解員工的過去，掌握如今，從而預(yù)測其開展?jié)摿?，及時發(fā)現(xiàn)人才，防止壓制人才，埋沒人才;根據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚長避短，各司其職，最大限度地發(fā)揮人才效力。 1.2 促進人力資源的合理配置 利用人事檔案可以進一步理解員工的相關(guān)信息，從而對其進展科學(xué)管理，根據(jù)不同人才的才能和各類人才的不同特點，在組織內(nèi)進展合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的特長，促進部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，防止人才擠壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生，為

4、企事業(yè)的開展迅速、合理地配置人力資源。1.3 有利于人力資源需求預(yù)測的科學(xué)化與標(biāo)準(zhǔn)化 影響人力資源需求的因素主要來自組織內(nèi)部，有效的人事檔案對分析組織內(nèi)部人力資源狀況是否適應(yīng)組織的變革與開展要求，制定科學(xué)的人力資源方案起著重要作用，脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預(yù)測必然是盲目的。 2 人事檔案管理缺乏對人力資源開發(fā)的負(fù)面作用 人力資源管理隨著時代的開展出現(xiàn)了新的趨勢(最好用簡潔的字眼概括地指出是什么“新趨勢，如流動性、電子化，而目前人事檔案管理存在的缺乏，已經(jīng)不能適應(yīng)人力資源開展的需求，并對其開展產(chǎn)生了負(fù)面影響，主要表如今以下方面: 2.1 檔案材料失真現(xiàn)象阻礙了人力資源的合理配置 真實性是檔案的根本特性，沒有真實性，人事檔案也就失去了利用價值，失真現(xiàn)象削弱了人事檔案的嚴(yán)肅性。我們在工作中發(fā)現(xiàn)有的檔案材料中年齡越填越小，學(xué)歷越填越高，工齡越填越長，有的檔案材料甚至出現(xiàn)涂改痕跡。這些情況的出現(xiàn)，使檔案喪失了真實性、權(quán)威性、嚴(yán)肅性，使得人力資源方案中的配置方案、退休解聘方案、補充方案不能正確制定，必將對當(dāng)前配置及將來人力資源的供求造成負(fù)面影響，從而有可能使組織錯過開展機遇。2.2 檔案材料內(nèi)容簡單雷同，降低了人事檔案對人力資源開發(fā)的參考價值 人事檔案是一個人在社會理論活