項目部費用及報銷管理制度

1、【精品文檔】如有侵權，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除，僅供學習與交流項目部費用及報銷管理制度.精品文檔.XXXXX有限公司運營項目部費用及報銷管理制度 批 準： 審 核： 編 寫：2016年09月01日頒布實施一、 編制目的為規(guī)范運營項目部的資金管理、費用管理、報銷管理，確保資金安全，控制費用合理支出，理順費用報銷流程；根據(jù)XXXXX有限公司有關規(guī)定結合項目部實際情況，特制定本制度。二、 適用范圍本制度適用于XXXXX有限公司運營項目部的資金管理、費用管理、報銷管理。三、資金管理制度3.1項目部使用資金采用備用金制度。3.2運營項目部備用金按月度申請，月度備用金額度原則上不超過5萬元，具體各項目月度備用金額度

2、由公司計劃經(jīng)營部根據(jù)項目實際確定，遇特殊情況可單獨申請。3.3.運營項目部備用金由項目部填報備用金申請單，報公司計劃經(jīng)營部審核，經(jīng)分管副總經(jīng)理審核總經(jīng)理批準后由財務付款；備用金申請單作為財務留存項目借款依據(jù)。3.4運營項目備用金欠款由項目部月度報銷費用沖抵，項目部對已發(fā)生的費用應及時匯總報銷；對月度報銷不能沖抵的部分作為項目欠款累計，累計欠款達15萬元時公司將停止向項目提供備用金。3.5運營項目部的資金管理由項目副經(jīng)理負責，項目副經(jīng)理開設專用項目資金賬戶。項目的備用金由公司財務打入項目部專用資金賬戶。3.6項目部計劃員兼任項目出納，必須建立現(xiàn)金日記帳，每筆收支款必須及時登記，必須核對現(xiàn)金帳面余

3、額及庫存余額，保證帳款相符。四、借款管理制度4.1項目部應嚴格控制借支現(xiàn)金，因公事務需借款的應先填寫借款單，經(jīng)項目經(jīng)理批準后方可支付。4.2項目借支現(xiàn)金，單筆上限額度不得超過1萬元。個人累計未還欠款總額不得超過3萬元。4.3項目部現(xiàn)金借款的償還，可采用現(xiàn)金還賬方式，亦可采用報銷沖抵方式，對報銷不能沖抵的應采用現(xiàn)金方式補齊。4.4單筆借款單的沖抵或還款日期最長不得超過3個月，超過3個月仍不能償還的在薪資中扣還。4.5原則上不允許私人借支現(xiàn)金，特殊情況，必須制定還款計劃，嚴格按還款計劃還款，經(jīng)項目經(jīng)理批準后方可借款，逾期還款的每月從薪金中扣款。4.6項目應做好借款的記賬工作，每月由計劃員統(tǒng)計匯總項

4、目部借款及欠賬情況，及時清欠。五、付款管理制度5.1運營項目部的付款分現(xiàn)場付款和申請公司付款兩種方式。5.2申請公司付款：5.2.1申請公司付款的需填報付款申請單，每月25日前集中郵寄至公司，經(jīng)分管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準后由財務直接付款至指定賬戶。5.2.2申請公司付款的費用項目如下：l 原材料付款l 房租付款l 通過簽訂合同采購的或能單獨開具增值稅發(fā)票的備品備件的付款l 鋼球、潤滑油、油漆等通過簽訂合同采購的或能夠單獨開具增值稅發(fā)票的消耗性材料的付款l 外委工程的付款l 固定采購地點且能夠集中統(tǒng)一開具增值稅發(fā)票的其他物品的付款。5.2.3原材料申請公司付款按月度申請，同時隨單提供發(fā)票、月度

5、進料清單（按天統(tǒng)計），月度進料清單需項目經(jīng)理簽字。5.2.4其他申請公司付款的應隨單提供發(fā)票、合同或復印件、入庫單等。帶合同的付款應注明付款比例。預付款、未開發(fā)票的在發(fā)票欄應注明“待開”。5.3項目部現(xiàn)場付款：5.3.1項目部現(xiàn)場采購的不具備申請公司付款的貨款由項目部采購員負責付款。5.3.2項目部招待費的付款一般由經(jīng)辦人先行墊付，然后報銷；較大數(shù)額的招待費也可先行辦理借款然后結付報銷。5.3.3項目部臨時用工的工人工資由項目部現(xiàn)場支付。5.3.4其他項目部零星付款由經(jīng)辦人先行墊付，然后報銷。5.4項目部車輛的油費由公司總部統(tǒng)一充卡付款。六、報銷管理制度6.1基本要求：6.1.1項目部的費用報

6、銷采取月度報銷制，每月25日前項目部將當月應報費用的發(fā)票粘貼清楚郵寄至公司報銷。6.1.2項目部費用報銷應填寫公司費用報銷單，費用報銷單應按照報銷費用分類標準分類填寫并分類貼報發(fā)票。開在同一張發(fā)票的幾類費用可按較高額度費用類別貼報，但統(tǒng)計必須按分類標準分開統(tǒng)計。6.1.3項目部費用的發(fā)票粘貼由項目計劃員負責，費用報銷單需項目經(jīng)理審核簽字后方可郵寄回公司報銷。6.1.4費用報銷時間：以發(fā)票開具日期為依據(jù)，報銷時不得超過發(fā)票開具日期60日。6.1.5項目部個人報銷不需粘貼發(fā)票。個人費用的報銷需經(jīng)項目經(jīng)理審核并在發(fā)票上簽字后至項目計劃員處報銷。6.1.6項目計劃員對項目部個人的報銷費用應做好記賬并保

7、管好發(fā)票。6.1.7費用的報銷應盡量取得正規(guī)發(fā)票，對于確實不能取得發(fā)票的應開具正規(guī)收據(jù)；對于確實無發(fā)取得票據(jù)的應出具費用的詳細說明，并經(jīng)項目經(jīng)理簽字確認報公司審核。6.2差旅費報銷6.2.1出差是指員工因工作需要，受公司派遣前往異地辦理業(yè)務、開發(fā)市場，協(xié)調關系或處理公司事務，開會、學習等活動。6.2.2差旅費包括出差發(fā)生的城際交通費、住宿費、出差地市內(nèi)交通費等費用；員工定期的回家路費；不包括外出接待客戶、洽談業(yè)務、聯(lián)絡關系所需的招待費及購買禮品的費用。6.2.3出差期間的洗衣費、健身保健費及住宿房間內(nèi)的有價商品等，不予報銷。6.2.4項目部項目經(jīng)理以下人員出差由項目經(jīng)理批準。6.2.5項目經(jīng)理

8、出差由公司總部批準。6.2.5交通費標準：項 目級（職）別交 通火 車輪船飛 機客車副總經(jīng)理以上軟臥/硬臥/高鐵二等二等經(jīng)濟艙普通部門負責人 /高工/項目經(jīng)理硬臥/高鐵二等三等無(特殊情況需申請)普通員工硬臥/高鐵二等三等無(特殊情況需申請)普通備注：員工級別車程超過4個小時的，火車方可乘坐“硬臥”席別。6.2.6住宿費標準：住宿費包括房費、地方政府收取的保險等費用。以如家、漢庭為標準（應酬除外） 。 項 目級（職）別住勤補助標準（元）縣級及以下一般城市省會級城市直轄市特區(qū)城市副總經(jīng)理以上300300400500部門負責人 /高工/項目經(jīng)理160200260360員工1201502002606

9、.2.7無特殊情況，員工出差旅程嚴禁繞道中轉，出差期間因工作需要或生病等原因需延長出差時間或改變差旅路線，應立即請示出差主管領導批準。未經(jīng)許可擅自延長出差時間或改變差旅路線的，不予報銷差旅費。6.2.8市內(nèi)交通費指出差期間的市內(nèi)交通費，包括公共汽車、地鐵、中巴、出租車等，以及因此產(chǎn)生的相應的過橋、停車等費用。市內(nèi)交通以公共交通為主。如需打出租車的在報銷出租車票背面上注明打車起點、終點及打車時間。 6.2.9員工家距項目部所在地方圓200公里范圍外的員工，享受回家路費的報銷：專工以上人員（含專工）每隔2個月報銷一次，專工以下人員的每隔3個月報銷一次。6.2.10員工回家路費僅報銷正常的交通費，期

10、間發(fā)生的出租車費用、食宿費用不予報銷。6.2.11員工回家過程中不得繞道、繞程、惡意中轉；不得已繞道、繞程的在報銷時應予以主動說明，并按正常行程應產(chǎn)生的費用報銷，超出部分自理。6.2.12員工回家乘用交通工具應按交通費標準乘坐，回家路費中如有超過標準的交通費，員工應主動說明并按乘坐標準應發(fā)生的費用予以報銷，超出部分自理。6.3業(yè)務招待費報銷6.3.1業(yè)務招待費是指在項目運營生產(chǎn)過程中需要對外進行的招待類費用，具體項目見報銷費用分類標準。6.3.2業(yè)務招待經(jīng)辦人員須填寫業(yè)務招待費申請單提出申請，經(jīng)項目經(jīng)理批準后執(zhí)行；如因時間原因招待前未能申請的，在招待后3日內(nèi)補辦申請單。6.3.3無申請單的招待

11、費用項目計劃員不予報銷。6.4報銷單填制及發(fā)票要求。6.4.1報銷單的填制要求6.4.1.1發(fā)票類單據(jù)按報銷費用分類標準分類、分次、分頁粘貼填制；所有報銷單據(jù)的張數(shù)和合計金額必須準確無誤填寫，粘貼要求整齊、美觀。6.4.1.2費用報銷單后按票據(jù)順序詳細附上各單據(jù)明細（詳見費用報銷明細表），隨附在費用報銷單后一同郵寄至公司。6.4.1.3收據(jù)類單據(jù)盡量用發(fā)票抵用報銷，確實沒有，按順序依次粘貼并在費用明細清單里詳細說明（即費用報銷明細表）。6.4.1.4單次出差任務的差旅費集中一次報銷，所有票據(jù)粘貼在一張費用報銷單中；員工回家路費的報銷按月度集中粘貼報銷。6.4.1.5員工出差期間發(fā)生的訂票費、行

12、李托運費等費用可憑發(fā)票報銷，訂票費收據(jù)不能做為報銷依據(jù)的，訂票時一定要取得正式發(fā)票。6.4.1.6所有報銷內(nèi)容填寫完畢后，需要核算總數(shù)，并將合計金額大小寫填寫完整，金額應頂格寫，前面不能留有空隙，在涉及金額的地方不得涂改。6.4.2發(fā)票取得的注意事項6.4.2.1費用報銷時原則上要取得正規(guī)真實發(fā)票，票據(jù)完整、內(nèi)容清晰，定額發(fā)票票面加蓋發(fā)票專用章或財務專用章，機打發(fā)票必須寫清發(fā)票抬頭（XXXXX有限公司）且不能簡寫，對于虛假不完整發(fā)票公司有權退回個人或不予報銷。6.4.2.2經(jīng)辦人在索取發(fā)票時如能索取增值稅專用發(fā)票盡量索要增值稅專用發(fā)票。 6.4.2.3在不能取得發(fā)票時盡量取得收據(jù)（加蓋單位章）

13、，所有購銷、花費必須有票有據(jù)。在發(fā)票和收據(jù)都沒有的情況下必須注明事情原由由經(jīng)各級負責人審核簽字確認后方可報銷。6.4.2.3對于員工提供的發(fā)票、車票不符合報銷要求的，超出報銷標準且無合理解釋的，計劃員有權拒絕接收票據(jù)。6.4.2.4需憑票報銷的項目，若報銷單據(jù)丟失，除火車票，飛機票外，一律不報銷；飛機票，火車票報銷按實際金額的50%給予報銷。6.4.2.5員工進行費用報銷時應以誠信為原則，如從中弄虛作假，一經(jīng)查出就按虛報金額的25倍處罰；對于出具偽證的員工及審核人包庇作假的行為,按違紀人處罰金額的50%處以罰款。七、解釋權限該規(guī)定的解釋權屬于公司計劃經(jīng)營部。八、批準執(zhí)行該制度自頒布之日起生效、

14、執(zhí)行。九、費用報銷流程項目計劃員公司財務部專業(yè)提報人項目經(jīng)理分管副總開始提供發(fā)票；招待費同時提供業(yè)務招待費申請單；物資采購同時提供項目物資采購申請單審核、在發(fā)票上簽字確認。發(fā)票統(tǒng)計、分類、貼票、填制費用報銷單或差旅費報銷單。審核填制好的費用報銷單據(jù)并簽字確認。審核、批準審核、入賬、沖抵項目備用金借款。附表：備用金申請單 XXXXX有限公司運營項目備用金申請單項目： 申請時間： 年 月 日申請金額¥：大 寫收款賬號申請說明申 請 人項目經(jīng)理分管副總計劃經(jīng)營部總 經(jīng) 理財 務借款單借 款 單 有限公司 年 月 日項目名稱借 款 人借 款 金 額大寫：小寫：借 款 用 途備 注總經(jīng)理： 財務： 工程部/計劃經(jīng)營部： 部門負責人：付款申請單XXXXX有限公司付款申請單日期：申請人收款單位開戶行賬 號合同編號付款金額人 民 幣：人民幣大寫:付款比例用 途發(fā)票編號采購申請編號備 注項目負責人工程部計劃經(jīng)營部財 務總經(jīng)理業(yè)務招待費申請單XXXXX有限公司運營項目部業(yè)務招待費申請經(jīng)辦